Если вам нужно ненадолго покинуть офис или вы планируете уехать в отпуск, вы можете позволить людям написать вам по электронной почте, что вас нет. Если у вас есть учетная запись Exchange, Outlook поставляется со встроенными функциями. Если у вас нет учетной записи Exchange, вы все равно можете отвечать на электронные письма автоматически, создав несколько правил. Следуйте этому руководству, чтобы настроить автоматические ответы, независимо от того, есть у вас учетная запись Exchange или нет.
Шаг
Метод 1 из 4: Outlook 2010/2013
Шаг 1. Включите автоматические ответы
Выберите папку Exchange. Выберите папку из вашего хранилища сообщений. Вы должны выбрать папку Exchange, чтобы увидеть параметр «Автоматические ответы». Откройте меню автоматических ответов (нет на рабочем месте). Вы можете найти это меню, щелкнув вкладку «Файл», а затем выбрав вкладку «Информация».
Шаг 2. Настройте свой ответ
В меню «Автоматические ответы» установите флажок «Отправлять автоматические ответы». Вы можете установить активное время для помощника, установив флажок и указав время и диапазон дат.
Шаг 3. Напишите свой ответ
Для электронной почты, отправленной с вашего сервера обмена, используйте вкладку «Внутри моей организации». Чтобы отвечать на электронные письма, полученные от других людей, используйте вкладку Вне моей организации. Когда вы будете удовлетворены своим ответом, нажмите ОК.
Шаг 4. Отключите автоматические ответы
Если вы установите диапазон дат для автоматического ответа, помощник автоматически завершит работу, когда диапазон дат истечет. Если вы не установите диапазон дат, он будет продолжаться до тех пор, пока вы не откроете меню «Автоматические ответы» и не выберете «Не отправлять автоматические ответы».
Метод 2 из 4: Outlook 2007
Шаг 1. Активируйте Office Assistant
Щелкните вкладку Инструменты. В меню «Сервис» выберите «Ассистент вне офиса». Установите флажок «Отправлять автоответы об отсутствии на работе». Вы можете установить активное время для помощника, установив флажок и указав время и диапазон дат.
Шаг 2. Напишите свой ответ
Для электронной почты, отправленной с вашего сервера обмена, используйте вкладку «Внутри моей организации». Чтобы отвечать на электронные письма, полученные от других людей, используйте вкладку Вне моей организации. Когда вы будете удовлетворены своим ответом, нажмите ОК.
Шаг 3. Отключите помощника «Нет на рабочем месте»
Если вы установите диапазон дат для автоматического ответа, помощник автоматически завершит работу, когда диапазон дат истечет. Если вы не установите диапазон дат, он будет продолжаться до тех пор, пока вы не откроете меню «Автоматические ответы» и не выберете «Не отправлять автоматические ответы».
Метод 3 из 4: Outlook 2003
Шаг 1. Активируйте Office Assistant
В меню «Сервис» выберите «Ассистент вне офиса». Установите флажок «В настоящее время меня нет на рабочем месте».
Шаг 2. Напишите свой ответ
В поле с надписью «Автоответчик только один раз каждому отправителю со следующим текстом:» введите ответ, который вы хотите использовать в качестве ответа по электронной почте.
Шаг 3. Добавьте правила
Вы можете добавлять в Ассистента правила, например пересылать сообщения от определенных отправителей другим получателям. Нажмите кнопку «Добавить правило…», чтобы настроить определенное вами правило. Например, вы можете создать правило, которое будет пересылать электронную почту от определенного клиента вашим коллегам, чтобы важные электронные письма не пропадали, когда вас нет рядом.
Шаг 4. Отключите помощника при отсутствии на рабочем месте
Помощник об отсутствии на работе будет продолжать работу, пока вы не откроете меню автоматических ответов и не выберете «Не отправлять автоматические ответы об отсутствии на работе».
Метод 4 из 4: отправка автоответчиков без учетной записи Exchange
Шаг 1. Создайте шаблон
Без учетной записи Exchange функция автоматического ответа недоступна. Но по-прежнему можно настроить автоматические ответы, используя шаблон и некоторые правила. Начните с создания нового электронного письма. Это будет шаблон для вашего автоответа.
- Выберите тему, которая кратко описывает ситуацию. Например, «Нет на работе до». Вы также можете написать слова «автоответчик» в теме письма, чтобы получатели сразу знали, что полученный ими ответ является автоматическим.
- Напишите короткое сообщение. В теле письма напишите общее сообщение, которое можно применить ко всем, кто его получит. Сообщите получателю, как с вами связаться или с кем-нибудь еще, с кем он может связаться.
Шаг 2. Сохраните ваш шаблон
Если вас устраивает сообщение, нажмите «Сохранить как…». В раскрывающемся меню «Тип файла» выберите «Шаблон Outlook». Это сохранит файл как шаблон, который загружается в Outlook.
Шаг 3. Создайте правило
Чтобы автоответчик работал правильно, вам необходимо определить некоторые правила для автоматизации процесса. В Office 2003/2007 откройте меню «Сервис» и выберите «Правила и предупреждения». В Office 2010/2013 перейдите на вкладку Файл, выберите Сведения, а затем щелкните Правила и предупреждения. Это откроет меню правил электронной почты.
- Щелкните кнопку New Rule. Вам будет предложено выбрать шаблон. В разделе «Начать с пустого правила» выберите «Проверять сообщения при их получении». Нажмите "Далее.
- Решите, на какое сообщение ответить. Если вы хотите отвечать на каждое сообщение, которое получаете в свой почтовый ящик, установите флажок «Где мое имя в поле Кому». Вы можете сузить его, указав конкретную доставку или электронное письмо с определенными словами в теме или теле письма. После того, как вы сделали свой выбор, нажмите «Далее».
- Загрузите свой шаблон. В следующем окне выберите поле «ответить с использованием определенного шаблона», чтобы загрузить ранее созданное сообщение. Щелкните ссылку в поле описания для «определенного шаблона». Откроется диалоговое окно с вопросом, где сохранить шаблон. Выберите «Пользовательские шаблоны в файловой системе». Откройте сообщение, которое вы создали ранее.
- Установите свои исключения. После загрузки шаблона вы можете указать экземпляры, если не хотите, чтобы ответ отправлялся, например, для определенных получателей или для определенных типов сообщений. После того, как вы сделали свой выбор, нажмите «Далее».
- Дайте своему правилу имя. Прежде чем вы сможете закончить, вы должны присвоить своему правилу имя. Используйте что-нибудь, что легко запомнить, чтобы вы могли быстро отключить правило в будущем. Установите флажок «Включить это правило», чтобы включить правило, затем нажмите «Готово».
Шаг 4. Отключите правило
Вернувшись на работу, вы можете отключить правило, повторно открыв меню «Правила и предупреждения». Выберите созданное вами правило «Нет на работе» из списка активных правил, затем нажмите кнопку «Удалить».
подсказки
- Организация обычно определяется как ваша компания и включает людей, у которых есть учетные записи Exchange Server в вашей системе электронной почты.
- В главном окне Outlook появится меню «Инструменты». Главное окно - это то же окно, которое появляется при запуске Outlook, и содержит меню «Файл», «Правка», «Просмотр», «Перейти», «Инструменты», «Действия» и «Справка». В окне, которое вы используете для создания или просмотра таких элементов, как сообщения электронной почты, контакты или задачи, нет меню «Инструменты».
- Если вы установите флажок «Автоматическое воспроизведение для людей за пределами моей организации», вкладка «За пределами моей организации» будет отображаться (Вкл.) Рядом с названием вкладки.
- Контакт должен находиться в папке контактов сервера Exchange. Если контакт находится только в папке, которая является частью файла личных папок (.pst), сообщение автоответчика отправлено не будет.
