Excel отлично подходит для таблиц и данных, но как вы можете использовать и структурировать его так, чтобы он отвечал вашим потребностям? Инструмент «Сортировка» позволяет быстро сортировать столбцы с различными форматами или создавать собственные форматы для нескольких столбцов и типов данных. Используйте функцию сортировки, чтобы упорядочить данные и упростить их понимание и использование.
Шаг
Часть 1 из 3: Сортировка по алфавиту или по номеру
Шаг 1. Выберите ваши данные
Вы можете щелкнуть и перетащить (щелкнуть и перетащить), чтобы выбрать столбец, по которому вы хотите отсортировать, или вы можете щелкнуть ячейку в столбце, чтобы сделать эту ячейку активной и позволить Excel автоматически отсортировать данные.
Все данные в столбце необходимо упорядочить по их типу для сортировки (например: текст, числа, даты)
Шаг 2. Найдите кнопку «Сортировка»
Эта кнопка находится на вкладке «Данные» в разделе «Сортировка и фильтр». Для быстрой сортировки используйте кнопки «AZ ↓» и «AZ ↑».
Шаг 3. Отсортируйте столбцы, нажав соответствующую кнопку
При сортировке чисел вы можете отсортировать их от наименьшего к наибольшему («AZ ↓») или от наибольшего к наименьшему («AZ ↑»). При сортировке текста вы можете сортировать его в алфавитном порядке («AZ ↓») или в обратном алфавитном порядке («AZ ↑»). Когда вы сортируете даты или время, вы можете сортировать их от самого раннего к последнему («AZ ↓») или от самого раннего к самому раннему («AZ ↑»).
Если есть еще один столбец, содержащий данные помимо сортируемого столбца, появится окно с вопросом, хотите ли вы ввести данные для сортировки. Результат заказа по-прежнему основан на выбранном вами столбце, но данные рядом с этим столбцом будут следовать порядку в соответствии с данными в выбранном столбце
Шаг 4. Проблема с столбцом, который не сортируется
Если при попытке выполнить сортировку появляется сообщение об ошибке, наиболее частой причиной является проблема форматирования данных.
- Если вы сортируете числа, убедитесь, что все ячейки отформатированы как числа, а не как текст. Цифры могут быть случайно «импортированы» или прочитаны как текст из определенных бухгалтерских программ или приложений.
- При сортировке текста ошибки могут возникнуть из-за наличия пробелов или неправильного форматирования данных.
- Если вы сортируете по дате или времени, проблема обычно возникает из-за формата данных. Чтобы Excel мог выполнять сортировку по дате, вы должны убедиться, что все ваши данные отформатированы как даты.
Часть 2 из 3. Сортировка по нескольким критериям
Шаг 1. Выберите ваши данные
Допустим, у вас есть электронная таблица со списком клиентов и их городов. Затем вы хотите отсортировать города по алфавиту, а затем отсортировать каждого клиента по алфавиту в каждом городе. Вы можете сделать это, создав пользовательскую сортировку.
Шаг 2. Нажмите кнопку «Сортировка»
Он находится в разделе «Сортировка и фильтр» на вкладке «Данные». Появится окно, позволяющее создать определенную последовательность с различными критериями.
Если в первой ячейке вашего столбца есть заголовки, например «Город» и «Имя», не забудьте установить флажок «Мои данные имеют заголовки» в верхнем левом углу появившегося ранее окна «Сортировка»
Шаг 3. Сделайте ваши первые настройки
Щелкните меню Сортировать по, чтобы выбрать нужный столбец. В этом примере вы сначала отсортируете город, поэтому выберите соответствующий столбец в меню.
- В меню «Сортировка по» выберите «Значения».
- Расставьте по своему вкусу порядок «от А до Я» или от Я до А.
Шаг 4. Сделайте вторую настройку
Нажмите кнопку «Добавить уровни». Это добавит еще один параметр под первым параметром. Выберите второй столбец (имя столбца в этом примере), затем настройте параметры (для облегчения чтения выберите то же меню настроек, что и в первом параметре).
Шаг 5. Щелкните ОК
Ваш список будет отсортирован по настройкам, которые вы сделали ранее. Вы можете видеть города, отсортированные по алфавиту, и имена клиентов, отсортированные по алфавиту в каждом городе.
Этот пример является простым и включает только два столбца. Однако вы можете создавать сложные последовательности и включать несколько столбцов, если хотите
Часть 3 из 3: сортировка по цвету ячейки или букве
Шаг 1. Выберите ваши данные
Вы можете щелкнуть и перетащить (щелкнуть и перетащить), чтобы выбрать столбец, по которому вы хотите отсортировать, или вы можете щелкнуть ячейку в столбце, чтобы сделать эту ячейку активной и позволить Excel автоматически отсортировать данные.
Шаг 2. Нажмите кнопку «Сортировка»
Он находится на вкладке «Данные» в разделе «Сортировка и фильтр». Появится окно сортировки. Если у вас есть другой столбец, содержащий данные, рядом с выбранным столбцом, вас спросят, хотите ли вы ввести эти данные.
Шаг 3. Выберите «Цвет ячейки» или «Цвет шрифта» в меню «Сортировка по»
Это позволит вам выбрать первый цвет, который вы хотите отсортировать.
Шаг 4. Выберите цвет, который вы хотите отсортировать первым
В меню «Порядок» вы можете использовать «раскрывающееся» меню, чтобы выбрать, какой цвет вы хотите поставить первым или последним в порядке. Вы можете выбрать только тот цвет, который находится в столбце.
Для сортировки цветов нет настроек по умолчанию или настроек по умолчанию. Вы должны сами все организовать
Шаг 5. Добавьте еще один цвет
Вам нужно будет добавить другие настройки для каждого цвета, который вы сортируете. Щелкните Добавить уровень, чтобы добавить настройки. Выберите следующий цвет, по которому вы хотите выполнить сортировку, затем установите порядок расположения в том порядке, в котором вы хотите их сделать.
Убедитесь, что каждая команда настройки одинакова для каждого параметра. Например, если вы выполняете сортировку сверху вниз, убедитесь, что в меню «Порядок» для каждого параметра вы выбрали «Сверху»
Шаг 6. Щелкните ОК
Каждая настройка будет действовать индивидуально, а столбцы будут отсортированы в соответствии с заданным вами цветом.
подсказки
- Попробуйте отсортировать данные другим способом; Различные точки зрения могут отображать разные аспекты представленной информации.
- Если в вашей электронной таблице есть суммы, средние значения или другая сводная информация под информацией, которую вы хотите отсортировать, будьте осторожны, чтобы не сортировать и их.
