Независимо от того, являетесь ли вы руководителем компании, менеджером или сидящим дома родителем, возможность делегировать обязанности является важной способностью повысить свою эффективность. Однако делегирование полномочий может быть непростым - вы должны быть твердыми и доверять человеку, которому вы делегируете свои обязанности. Эта статья поможет вам разобраться с любыми проблемами, которые могут у вас возникнуть по поводу делегирования полномочий, а затем проведет вас через фактический процесс делегирования работы с умом и уважением.
Шаг
Часть 1 из 2: правильное мышление
Шаг 1. Отложите в сторону свое эго
Самым большим препятствием для делегирования полномочий является фраза «Если вы хотите, чтобы что-то было сделано правильно, вы должны сделать это сами». Вы также не единственный человек в мире, который может понять это правильно. Возможно, вы единственный человек, который может понять это правильно на данном этапе, но если вы потратите время на то, чтобы кого-то обучить, они могли бы сделать это правильно. Кто знает - они могли бы сделать это быстрее или лучше, чем вы, и это не только то, что вы должны принять, но и даже попросить.
Подумайте логически и реалистично - сможете ли вы сами выполнить эту работу? Придется ли вам работать до смерти, чтобы сбалансировать эту работу и свои собственные обязанности? Если это так, вы должны быть готовы делегировать часть своей работы. Не стыдитесь или не отвечайте своим требованиям только потому, что вам в чем-то нужна помощь - вы действительно становитесь более эффективным работником, получая помощь, когда она вам нужна
Шаг 2. Перестаньте ждать, пока кто-нибудь предложит помощь
Если вы не хотите делегировать работу, вы можете страдать от умеренного мученического синдрома - вы можете быть подавлены и часто задаетесь вопросом, почему никто не предлагает помощь. Будьте честны с собой - когда люди предлагают помощь, вы отказываетесь им просто из вежливости? Вы втайне спрашиваете, почему они не настаивают? Чувствуете ли вы, что если бы ваши позиции поменялись местами, вы бы с колотящимся сердцем помогли бы им? Если вы ответили «да», вам нужно попрактиковаться в том, чтобы «взять под контроль» свои обстоятельства. Получать помощь, которая вам нужна - не ждите, пока она придет к вам, потому что этого может никогда не случиться.
Многие люди забывают, что переживают другие люди, и вы ничего не можете сделать, чтобы их изменить. Забудьте обо всех возможных разочарованиях в людях, которые не предлагают помощь; пожалуйста, помните, что ваша работа - говорить о том, что вам нужно
Шаг 3. Не смотрите на просьбы о помощи отрицательно
Многие люди чувствуют себя неловко, прося о помощи. Вы можете чувствовать себя виноватым, как будто возлагаете бремя на кого-то другого, или чувствовать себя неловко, потому что думаете (по какой-то причине), что должны уметь справляться со всем самостоятельно. Вы можете просто гордиться борьбой и рассматривать ее как доказательство того, что вы благородный человек (еще одно проявление синдрома мученика). Если вы воспринимаете просьбу о помощи как проявление слабости, вам нужно забыть об этом. быстро С другой стороны: попытки делать все в одиночку - это признак слабости в том смысле, что он указывает на то, что у вас нет реалистичного представления о своих способностях.
Шаг 4. Научитесь доверять другим
Если вы боитесь делегировать полномочия, потому что не думаете, что другие люди могут делать так же хорошо, как вы, помните о двух вещах: во-первых, почти каждый может стать хорошим в чем-то с достаточной практикой, а во-вторых, вы можете быть одарены не во всем.. Когда вы делегируете работу, вы не только освобождаете время для себя, но и даете своему помощнику возможность попрактиковаться в новом навыке или выполнить новую задачу. Наберитесь терпения - со временем ваш помощник, вероятно, сможет выполнять делегированную работу так же, как вы. Если работа, которую вы планируете делегировать, не очень важна, вашему помощнику может быть полезно, как со временем она будет хорошо ее выполнять. Если работа очень важна, подумайте дважды, прежде чем делегировать ее!
Даже если вы лучше всех справляетесь с работой, которую планируете делегировать, знайте, что делегирование работы позволяет вам заниматься другими делами в свое время. Если вы лучший сотрудник в офисе, который выполняет довольно монотонную работу по сборке жесткого диска, но вам нужно подготовить важную презентацию, то можно оставить эту задачу внутренней стороне. Вам лучше расставить приоритеты среди сложных задач - не расстраивайтесь, делегируя простые, повторяющиеся задачи, когда у вас есть более важные дела
Часть 2 из 2: Эффективное делегирование
Шаг 1. Запустите задачу
Первый шаг самый трудный, но самый важный. У вас должно хватить смелости попросить кого-нибудь помочь вам (или, если вы начальник, попросите кого-нибудь помочь вам). Не расстраивайтесь по этому поводу - пока вы вежливы, добры и дружелюбны, вы мы не грубо просим кого-то о помощи. Старайтесь быть дружелюбными и милыми, но при этом серьезно относитесь к своим просьбам.
- Если вы не знаете, как заставить кого-то сделать что-то для вас, постарайтесь говорить кратко и мило. Скажите что-нибудь вроде: «Эй, могу я поговорить с вами на минутку? Можете ли вы помочь мне собрать огромную кучу жестких дисков, которые только что прибыли. Я не могу сделать это сам, потому что меня сегодня нет в офисе. помочь мне? », давите на человека, но убедитесь, что его помощь нужна.
- Спросите, и вы (вероятно) получите. Не бойтесь делегировать полномочия, потому что вы думаете, что это прозвучит грубо или впечатляюще. Посмотрите на это с другой стороны - что вы чувствуете, когда люди просят вас о помощи? Вы чувствуете себя обиженным и обиженным? Или вы (обычно) хотите помочь? Может, вы выбрали второе!
Шаг 2. Не принимайте отказ на свой счет
Иногда люди просто не могут вам помочь - печально, но факт. Это может быть по разным причинам - наиболее распространенной является то, что человек, которого вы просите о помощи, очень занят на работе. Не принимайте это слишком близко к сердцу - просто потому, что кто-то не может (или не хочет) что-то сделать для вас в данный момент, не означает, что он вас ненавидит. Обычно потому, что они заняты или ленивы - не более того.
Если вам отказали, подумайте о своих возможностях - обычно вы можете вежливо настоять на том, что вам нужна помощь от этого человека (обычно это работает, если вы начальник или кто-то из авторитетных лиц), вы можете попробовать спросить кого-нибудь еще или вы можете выполнить эту работу. сам. Если вам нужна помощь, не бойтесь выбрать первый вариант или оба сразу
Шаг 3. Делегируйте цели, а не процедуры
Это ключ к тому, чтобы не стать кошмаром для микроменеджера. Установите четкие стандарты того, каких результатов вы хотите, и покажите человеку, как это сделать, но при этом скажите, что он может делать это так, как они хотят, при условии, что это сделано хорошо и вовремя. Дайте им достаточно времени не только для обучения, но и для экспериментов и инноваций. Не тренируйте их, как роботов; тренируйте их как людей - тех, кто приспосабливается и становится лучше.
Это также разумно, потому что это займет ваше время и уменьшит беспокойство. Вы хотите использовать свободное время для других, более важных дел, а не всегда беспокоиться об успехах своего помощника. Помните, вы делегируете работу, чтобы уменьшить стресс, а не добавить стресса
Шаг 4. Подготовьтесь к обучению помощника
Вы всегда должны выделять время, чтобы научить своего помощника выполнять делегированную задачу, даже если это несложно. Помните, что процесс, который кажется вам простым и понятным, может оказаться не таким простым, как для человека, который никогда не делал этого раньше. Будьте готовы не только помочь своему помощнику выполнить порученную вам работу, но и проявить терпение в отношении любых вопросов, которые могут возникнуть.
Считайте время, которое вы тратите на обучение спасателей, разумным долгосрочным вложением средств. Выделив время для правильного обучения своего помощника, у вас будет свободное время в будущем вместо того, чтобы тратить время на исправление его или ее ошибок
Шаг 5. Выделите достаточно ресурсов для выполнения задачи
У вас могут быть доступные ресурсы, необходимые для выполнения задачи, но лицо, которому назначена задача, может не иметь к ним доступа. Такие вещи, как защищенные паролем данные, специальные инструменты и определенные инструменты, могут иметь важное значение для выполнения работы, поэтому убедитесь, что у вашего помощника есть все необходимое для успеха.
Шаг 6. Поймите, что ваш помощник может делать только одно дело за раз
Когда ваш помощник помогает вам, он не выполняет свои обычные обязанности. Не забывайте, что у вашего помощника, как и у вас, может быть плотный график. Спросите себя: какую работу они отложили бы или делегировали, чтобы получить от вас работу? Убедитесь, что вы знаете ответ, когда в следующий раз поручаете кому-то задачу.
Шаг 7. Наберитесь терпения
Человек, которого вы делегируете, будет делать ошибки, когда учится выполнять новое задание. Это часть учебного процесса. Спланируйте это. Не делегируйте задачи, предполагая, что человек сделает это безупречно, пока у него не будет проверенной работы. Если работа не выполняется должным образом из-за того, что ваш коллега не может выполнить задачу идеально, то это ваша вина, а не он. Будьте ресурсом для своего помощника, и делегированная работа может быть для него опытом обучения, а не отпугиванием людей.
Когда вы обучаете кого-то чему-то, вы инвестируете. Сначала это замедлит вас, но в конечном итоге увеличит продуктивность, в зависимости от вашего подхода к позитивному и реалистичному поведению
Шаг 8. Готовьтесь к неприятностям
Составьте запасной план и будьте готовы действовать, если что-то пойдет не так. Знайте, что произойдет, если цель или срок будут пропущены. Неожиданные препятствия и проблемы возникают постоянно, будь то в офисе или дома - иногда технологии могут дать сбой. Пусть ваш помощник поверит, что если что-то случится, вы поймете и поможете ему уложиться в срок, а не просто оставляйте его в затруднительном положении.
Это тоже разумно в эгоистичном смысле: если ваш помощник боится обвинений, у вас будет больше времени на то, чтобы восполнить свои недостатки, чем на выполнение своей работы
Шаг 9. Поощряйте своего помощника, если он достоин
Делегирование задач кому-то важно, если у вас больше обязанностей. Но это контрпродуктивно, когда вы делегируете задачу, позволяете своему помощнику усердно работать над ней, а затем получаете признание. Цените и хвалите усилия других людей, которые работают от вашего имени.
Убедитесь, что каждый раз, когда вы получаете комплимент за свою работу, которой помог кто-то другой, вы также упоминаете имя человека, который вам помог
Шаг 10. Скажите «Спасибо
«Когда кто-то что-то делает для вас, важно поблагодарить этого человека, признать важность его или ее помощи и дать помощнику понять, что его ценят. В противном случае вы будете казаться неблагодарным, даже если не сделаете этого». т. Помните, что люди не могут читать ваши мысли. Люди будут более чем счастливы предложить помощь, если почувствуют, что их ценят.
