Вы только что были избраны или назначены секретарем комитета, членом которого вы являетесь. Безопасно! Вы умеете составлять, готовить и представлять протоколы? Соблюдаете ли вы законодательный орган «Правила порядка Роберта» или ведете протокол в менее формальной обстановке, вот важные методы, которым нужно следовать.
Шаг
Часть 1 из 4: Начальная подготовка
Шаг 1. Изучите политику организации встреч
Если ожидается, что секретарь будет вести формальный протокол, спросите, следует ли группа Правилам распорядка Роберта или другим руководящим принципам. В более неформальной обстановке спросите, что нужно включить в протокол или как они будут использоваться.
- Как специалист по ведению заметок, вам не нужно быть знакомым со всей страницей «Правила заказа». Однако получение экземпляра книги (или взаймы у председателя) может быть полезным для ответа на конкретные вопросы.
- Хорошо поймите свою роль. Некоторые секретари, которые вели протокол, не участвовали в собрании, в то время как другие вели протокол и также принимали участие в обсуждении. В обоих случаях секретарем не должно быть кого-то, кто выполняет другую основную роль, например, ведущего собрания или фасилитатора.
Шаг 2. Заранее подготовьте шаблон
Каждый протокол собрания будет содержать в основном одну и ту же информацию. Шаблоны создают единый формат для удобного использования. Включите пробелы для следующей информации.
- Название организации.
- Тип встречи. Это еженедельное или ежегодное собрание, собрание небольшого комитета или собрание, проводимое с особой целью?
- Дата, время и место. Освободите место для начала и окончания собрания (открытие и роспуск).
- Имя председателя или председателя собрания и имя секретаря (или их преемника).
- Список «участников» и «извинения за отсутствие». Это причудливый термин для списков посещаемости. Отметьте, имеется ли кворум (достаточное количество людей для голосования).
- Освободите место для вашей подписи. Как делатель заметок, вы всегда должны подписывать свои заметки. При утверждении протокола могут потребоваться дополнительные подписи в соответствии с политиками вашей организации.
- Записная книжка, если таковая имеется. Если председатель или координатор собрания не просит вас составить повестку дня, она должна быть предоставлена по запросу. Справочная повестка дня поможет вам составить протокол собрания.
Шаг 3. Возьмите с собой ноутбук или ноутбук
Убедитесь, что все, что вы приносите, удобно для вас. Если вы собираетесь часто делать заметки, заведите для этого блокнот или создайте папку на своем компьютере.
- Если вы выделяете протокол для предыдущего собрания, которое не было утверждено, возьмите его с собой.
- Хотя аудиомагнитофон может помочь вам записать минуты позже, они не заменяют минуты. Если вы записываете встречу, убедитесь, что все присутствующие согласны, и не поддавайтесь искушению сделать дословную стенограмму.
- Изучение стенографии ускорит создание заметок, но вам не нужно записывать каждое слово, чтобы делать заметки. Фактически, вам следует избегать этого.
- Если вас просят публично вести протокол на собрании, используйте OHP или доску для презентаций. Убедитесь, что после этого вы сможете делать заметки дома, не выцветая, чтобы вы могли использовать сокращенный набор для ввода заметок.
Часть 2 из 4: Составление протокола собрания
Шаг 1. Поделитесь списком посещаемости
Как только все будут присутствовать, раздайте лист бумаги (больше для больших собраний), на котором будет достаточно места, чтобы люди могли записать свои имена и контактную информацию. Вы можете использовать этот документ после собрания, чтобы заполнить раздел списка участников вашего шаблона или вставить этот список в свои готовые протоколы.
Если вы не знакомы с большим количеством присутствующих людей, нарисуйте схему рассадки и заполните ее, когда попросите всех представиться. Подготовьте эту таблицу, когда будете писать свои протоколы, чтобы вы могли по возможности называть людей по именам (как обсуждается ниже)
Шаг 2. Заполните как можно больше доступных шаблонов
Ожидая начала собрания, отметьте название организации, дату и место собрания, а также тип собрания (еженедельное заседание совета директоров, заседание специального комитета и т. Д.). Когда собрание начнется, отметьте время начала.
- Если у вас нет шаблона, запишите эту информацию в верхней части заметки.
- Если собрание проводится для специальной цели или мероприятия, сохраните отправленные уведомления, чтобы участники знали. Вам нужно будет вставить его в заметку после ее копирования.
Шаг 3. Запишите результаты первого движения
Большинство официальных встреч начинается с предложения принять повестку дня, поэтому этот шаг будет использован в качестве примера. Если собрание начинается с другого движения, обязательно запишите всю необходимую информацию:
- Соответствующая формулировка начала предложения: «Я делаю предложение». Обычно это относится к таким предложениям, как «Я предлагаю принять эту повестку дня».
- Имя заявителя (лица, подавшего ходатайство).
- Результаты голосования. Если голосование прошло успешно, напишите «предложение принято». В случае неудачи напишите «движение отклонено».
- Вы можете отправить длинное ходатайство в письменной форме, если не можете точно его записать. Если это повторяется, спросите в кулуарах собрания, можно ли сделать представление предложений в этом документе официальной политикой для предложений с определенным количеством слов.
- Если вы составляете повестку дня, вы можете быть сторонником этого предложения, а также секретарем протокола. Это можно сделать; Пока вы остаетесь объективным, у вас не должно быть проблем с записью собственных трюков.
Шаг 4. Записывайте другие движения в течение собрания
Внимательно слушайте все обсуждение, но (если не указано иное!) Не записывайте его. Когда будет сделано новое движение, запишите соответствующую информацию.
- Помните, что каждое предложение должно включать точную формулировку предложения, имя автора и результат голосования.
- Некоторые предложения требуют от сторонников предложений, прежде чем они попадут в бюллетень. Если кто-то говорит «Я поддерживаю это движение» или подобные слова, запишите имя этого человека как сторонника.
- Если вы не знаете имени предлагающего или вам нужно повторить предложение, вежливо прервите встречу. Точная запись информации важна для оправдания незначительных перерывов в работе.
- Если движение исправлено, просто измените формулировку движения в своих заметках. Если изменение не вызывает споров и не вызывает длительных дискуссий, нет необходимости отмечать, что изменение произошло на собрании.
Шаг 5. Прослушайте отчет и получите копию отчета
Всякий раз, когда отчет, бюллетень новостей или аналогичный элемент читается вслух, отметьте название отчета и человека, который его читал (или название подкомитета, который его подготовил). Если движение прикреплено, запишите его, как и любое другое движение.
- Наиболее практично получить копию отчета в конце собрания. Сделайте заметку, чтобы попросить копию у читателя или руководителя собрания (председателя или президента) после собрания. Вы будете прикреплять копию каждого отчета до ранее скопированных минут.
- Если копия недоступна, запишите, где хранится оригинал. Возможно, вам потребуется запросить эту информацию после встречи.
- Если участники делают устный отчет (а не читают документ), напишите краткое и объективное резюме отчета. Не включайте дословно особые подробности или цитаты выступающих.
Шаг 6. Запишите предпринятые или предпринятые действия
Сюда входит «проверка» задач на прошлых собраниях, а также новых действий. Кому-нибудь поручили написать письмо? Запишите их имена и инструкции.
- В зависимости от того, насколько формальна ваша встреча, многие из этих действий попадают в категорию «ходатайств». Для менее формальных встреч вам может потребоваться следить за решениями, которые не очень четкие.
- Включите краткое изложение причин решения, если таковое имеется.
Шаг 7. Запишите все инструкции и решения
Каждый раз, когда возражение вводится в процедуру, записывайте возражение и его основание, а также полное решение, данное Председателем.
Обязательно включите ссылки на Правила регламента Роберта, внутренние организационные правила или протоколы компании
Шаг 8. Только при появлении запроса запишите краткое изложение обсуждения
Официально протоколы - это запись того, что было «сделано», а не того, что было «сказано». Тем не менее, выполняйте все запросы конкретной организации, адресованные вам.
- При записи обсуждений будьте максимально объективны. Включите конкретные моменты, а не мнения, и сведите к минимуму использование прилагательных и наречий. Ваша цель - сухое, содержательное и скучное письмо!
- Не называйте людей по именам в резюме обсуждения. Это особенно важно в горячих спорах, которые могут вызвать проблемы.
Шаг 9. Закройте в конце встречи
Запишите время закрытия собрания. Не забудьте попросить копию отчета или напомнить кому-нибудь отправить его вам.
Сканируйте свои заметки, чтобы увидеть, не пропустили ли вы что-нибудь или вам нужны пояснения. Если вам нужно задать кому-то вопрос, сделайте это сейчас, прежде чем он уйдет
Часть 3 из 4: Копирование минут
Шаг 1. Начните этот процесс как можно скорее
Официальный протокол лучше всего скопировать сразу после встречи, пока события еще свежи в памяти.
Шаг 2. Используйте компьютер для ввода протокола встречи
Вы, вероятно, сделали это, если использовали свой ноутбук на собрании. Сохраните свои заметки и создайте новый документ для минут, чтобы вы могли сравнивать свои заметки и заметки бок о бок.
Шаг 3. Отформатируйте заметки в аккуратные абзацы
Каждое новое ходатайство, решение или указание должно быть выделено в отдельный абзац. При создании формата убедитесь, что вы:
- Используйте правильную орфографию и грамматику. При необходимости воспользуйтесь средством проверки правописания.
- Используйте одну и ту же формулировку во всем отчете. Используйте прошедшее или настоящее время, но никогда не меняйте их в одном документе.
- Пишите максимально объективно. Ваше мнение не должно выводиться из протокола. Вы пытаетесь создать объективную запись, которую смогут использовать все.
- Используйте простой и определенный язык. Неясный язык следует заменить определенными словами. Цветочное описание следует вообще опустить.
- Просто перечислите предпринятые действия, а не обсуждения. Если вас не просят записать обсуждение, вам следует сосредоточиться на том, что сделано, не то, что сказал.
- Укажите номера страниц для удобного использования.
Шаг 4. Поделитесь своим черновиком протокола с участниками
Отправьте копию каждому участнику, используя контактную информацию в списке посещаемости. Если у вас нет их контактной информации, руководитель встречи сможет с ними связаться.
Шаг 5. Принесите свой протокол на утверждение
Вас могут попросить зачитать протокол вслух на следующем собрании и отправить его на утверждение. Если движение прошло успешно, отметьте, что протокол принят.
- Если протокол обоснован до принятия, запишите изменения в документе и укажите в конце, что протокол был исправлен. Не описывайте исправление конкретно.
- Если предлагается внести поправки в протокол после того, как он был получен, включите точную формулировку предложения в соответствующий протокол и укажите, было ли предложение одобрено или нет.
Часть 4 из 4: Использование шаблонов протоколов встреч
Шаг 1. Посетите сайт агрегатора шаблонов встреч
Этот готовый шаблон поможет вам сэкономить время на подготовке протокола встречи, не допуская ошибок при заметках.
Шаг 2. Найдите время, чтобы изучить эти сайты
Воспользуйтесь функцией поиска и изучите доступные варианты, чтобы найти лучший для вас.
Если вам нужен специальный шаблон, например общий или стандартный, просмотрите сайт и найдите тот, который соответствует вашим конкретным потребностям, а затем загрузите его, нажав кнопку «загрузить» или «использовать шаблон». Убедитесь, что вы храните его где-нибудь, чтобы его было легко найти, чтобы не потерять
Шаг 3. Откройте файл шаблона
После загрузки откройте zip-файл, а затем откройте его в Microsoft Word или Excel. Чтобы получить шаблон высочайшего качества и упростить его использование, используйте последнюю версию Microsoft Word. Использование последней версии упростит вашу работу и позволит вам использовать новые функции.
Шаг 4. Добавьте логотип компании и отметку об авторских правах на шапку шаблона
Удалите образец логотипа, но обязательно ознакомьтесь с условиями использования сайта-источника шаблона. Вы же не хотите столкнуться с ненужными проблемами с законом, не так ли?
Шаг 5. Измените заголовок
В разделе заголовка выделите слово «Встреча / Группа», затем введите заголовок для протокола встречи.
Шаг 6. Измените тему (необязательно)
Чтобы протокол собрания был более красивым и профессиональным, подумайте об изменении цвета или выборе готовой темы. Уловка проста: найдите «Макет страницы» и откройте раздел «Цвета и темы». В этом разделе вы можете настроить внешний вид шаблона. Вы даже можете настроить цвет, чтобы он соответствовал цвету логотипа компании.
Шаг 7. Назовите части шаблона
В шаблоне должно быть несколько разделов. Возможно, вам нужно больше или меньше, или вам просто не нравится это имя. Вы можете изменить его в соответствии с конкретными потребностями встречи.
Шаг 8. Сохраните этот шаблон на своем ноутбуке, чтобы вы могли взять его с собой, чтобы вести протокол встречи
Если вы все еще используете Microsoft Office, эту работу выполнить легко и быстро. Вы также должны иметь возможность посещать собрания более регулярно и аккуратно, чем раньше. Кроме того, вы также можете распечатать шаблон и написать минуты от руки. Тем не менее, убедитесь, что разделы достаточно широки, чтобы вы могли включить столько информации, сколько необходимо.
Шаг 9. Проверьте свой шаблон
Безопасно! Вы закончили создание шаблона протокола собрания. Ваша продуктивность и точность работы во время собраний должны значительно повыситься теперь, когда у вас есть шаблон руководства для организации заметок на собраниях. Как и в случае с любой другой работой, прочтите подробности в шаблоне, чтобы увидеть, не упущено ли что-нибудь или что-то непонятно. Убедившись, что все правильно, можно использовать этот шаблон, и вы будете лучше подготовлены к следующей встрече.
подсказки
- Введите свой протокол, как только собрание закончится. Лучше всего делать это, пока события еще свежи в вашей памяти. Важно, чтобы участники получили копию задания как можно скорее после собрания.
- Сядьте как можно ближе к ведущему собрания. Это позволит вам все услышать и попросить разъяснений, не повышая голоса.
- Попросите людей записывать свои движения, чтобы вам не приходилось записывать на месте.
- Храните протоколы в надежном файле.
Не бойтесь в любой момент прервать и попросить разъяснений.
- Примечания очень важны. Эти записи хранятся и могут использоваться для справок в будущем. Например, когда дело доходит до юридических вопросов, чья-то репутация может зависеть от ваших минут.
- Прочтите разделы в Правилах распорядка Роберта, особенно раздел, посвященный профессии секретаря.
- Записывайте важные вещи, когда они говорят. Если одна и та же тема поднимается дважды, не группируйте их вместе.
Предупреждение
- Не включайте в протокол слишком много деталей. Даже если вас просят записать обсуждение, делайте его как можно короче и прямолинейнее. Ограничьтесь записью важных моментов, иначе вы будете ошеломлены, заполняя протокол ненужными деталями.
- Личные интерпретации и чувства ведущего не следует включать в записи.
- Если одна часть встречи подпадает под категорию конфиденциальности поверенного и клиента, не надо запишите эту часть. Обратите внимание, что «Советник сообщает, что это обсуждение включает конфиденциальность адвоката и клиента. Это обсуждение не записывается».
- Если вас просят записывать конфиденциальные беседы, например, между юристами и клиентами, составляйте «разные» протоколы и храните их отдельно от обычных. Отметьте как конфиденциальный и укажите, кто имеет доступ к документу.
