Записки обычно используются для передачи определенной информации группе людей, например, о деятельности, политике или доступных ресурсах, и для того, чтобы попросить их принять меры. Слово «меморандум» означает то, о чем нужно помнить или на что обращать внимание. Вы можете написать хорошую и понятную памятку, изучив эти советы.
Шаг
Часть 1 из 4: Написание заголовков памяток
Шаг 1. Введите «MEMORRANDUM» в верхней части листа бумаги, чтобы написать заметку
Сначала объясните, что этот документ является меморандумом. Напишите слово «MEMORDUM» на расстоянии 3 см от верхнего края бумаги жирными буквами в первой строке. Это слово можно разместить в центре или слева от большей буквы.
Перед написанием следующей строки пропустите две пустые строки
Шаг 2. Правильно запишите имя получателя памятки
Поскольку служебная записка является формальным средством делового общения, получатель также должен быть официально указан. Запишите полное имя и титул получателя служебной записки.
Если эта памятка адресована всем сотрудникам, напишите: «Кому: всем сотрудникам»
Шаг 3. Также запишите других получателей в строке «CC»
Строка «CC» (что означает «любезная копия») используется для написания имени человека или лиц, которые получат копию служебной записки, а не того, кому она будет отправлена. Имя, указанное в строке «CC», - это сторона, которую необходимо уведомить о политике или проблеме, описанной в памятке.
Шаг 4. Напишите свое имя в строке «От»
Имя автора и отправителя служебной записки должно быть указано в ее заголовке. Напишите в этой строке свое полное имя и титул.
Шаг 5. Введите дату
Запишите дату составления памятки полностью с указанием даты, месяца, года в формате. Например: «Дата: 9 декабря 2015 г.» или «9/12/2015».
Шаг 6. Определите тему памятки и напишите ее отдельной строкой с заголовком «О программе»
Тема памятки даст вам представление о том, что обсуждается в памятке. Выберите конкретную, но краткую тему.
Например, вместо того, чтобы писать «Муравьи» в качестве темы, выберите что-нибудь более конкретное, например: «Проблема с муравьями в офисе»
Шаг 7. Хорошо знайте формат заголовка памятки
Заголовок заметки должен быть вверху слева. Вы можете использовать прописные или строчные буквы для слов «Кому:», «От:», «Дата:» и «О:».
-
Заголовок памятки будет выглядеть, как в следующем примере:
Кому: Имя и титул получателя
От: Ваше имя и должность
Дата: Дата написания служебной записки
Тема: темы, затронутые в памятке (используйте жирный шрифт или определенный цвет для вещей, которые, по вашему мнению, являются важными).
- При написании заголовка заметки ставьте пробел после двоеточия, чтобы он выглядел аккуратнее.
- Когда вы закончите писать заголовок заметки, пропустите строку, прежде чем продолжить писать заметку, чтобы отделить заголовок заметки от тела заметки.
Часть 2 из 4: Написание текста памятки
Шаг 1. Рассмотрите аудиторию, которая получит памятку
Чтобы написать памятку, которая заинтересует людей чтением и ответом, вы должны определить стиль, длину и формальность вашего объяснения в основной части памятки, исходя из аудитории, которая будет ее читать. Для этого вы должны знать, кто получит и прочитает эту памятку.
- Узнайте, каковы приоритеты и проблемы получателя записки.
- Постарайтесь предугадать вопросы, которые зададут читатели памятки. Поддержите свое объяснение, приведя примеры, доказательства или другую информацию, которая может повлиять на читателя.
- Рассматривая аудиторию, которая будет читать памятку, вы можете передать в памятке правильную информацию или мнения.
Шаг 2. Не произносите формального приветствия
Записку не нужно начинать с приветствия типа «Уважаемый г-н Анвар». Вместо этого просто напишите вступительное предложение, чтобы объяснить тему, которую вы хотите затронуть.
Шаг 3. Сформулируйте проблему или проблему в первом абзаце
Кратко опишите предысторию действия, которое вы хотите предпринять. Как и в случае подачи тезиса, объясните тему и объясните, почему это действие важно. Вы можете использовать это вступительное предложение в качестве резюме или памятки.
В качестве общего руководства вступительный раздел должен быть записан в один абзац
Шаг 4. Например, в начале памятки можно написать:
«С 1 января 2016 года PT XYZ будет внедрять новую политику в области охраны здоровья. Все сотрудники и члены их семей будут ежемесячно получать медицинские льготы по BPJS класса 1 ».
Шаг 5. Опишите контекст проблемы, которую вы подняли в памятке
Читателям может потребоваться информация о предыстории проблемы, которую вы представляете. Кратко объясните контекст и скажите только то, что важно.
Если уместно, продолжайте писать памятку, объясняющую, почему вы хотите, чтобы эта политика применялась. Например, напишите: «Правительство издало постановление, согласно которому каждая компания обязана регистрировать своих сотрудников и членов их семей в качестве участников BPJS Kesehatan»
Шаг 6. Поддержите свой план, предоставив объяснение в разделе обсуждения
Кратко опишите действия, которые вы предпримете. Приведите доказательства и логические доводы в поддержку вашего предложения. Начните с передачи наиболее важной информации, а затем укажите конкретные или подтверждающие факты. Укажите, какие преимущества получит читатель от предлагаемого вами действия или какой вред будет нанесен, если это действие не будет предпринято.
- Если вы хотите создать более длинную памятку, также представьте релевантные и убедительные графики, списки или диаграммы.
- Для более длинных заметок вы можете предоставить короткий заголовок, описывающий содержание каждого раздела. Например, вместо заголовка «Политика» напишите «Новая политика для всех сотрудников». Сделайте заголовок конкретным и коротким, чтобы читатель сразу узнал о важных вещах в памятке.
Шаг 7. Предложите действия, которые должен предпринять читатель
В служебной записке вы просите других действовать по определенной проблеме, будь то объявление о новом продукте, новая политика в отношении отчетности о расходах или заявление о том, как компания решает проблему. В заключительном абзаце или предложении объясните, какие действия следует предпринять.
- Например, напишите: «Все сотрудники должны использовать новую систему бухгалтерского учета с 1 марта 2016 года».
- Также предоставьте подтверждающие доказательства вашего предложения.
Шаг 8. Закройте памятку, предоставив положительное и поддерживающее резюме
Последний абзац должен описывать следующий шаг, который может решить проблему. Также передайте сообщение поддержки об организационной солидарности.
- Вы можете сказать: «Я готов продолжить обсуждение этого предложения и реализовать решение, о котором мы обоюдно договорились».
- Или вы можете закрыть памятку, написав: «Мы очень рады плану по добавлению производственной линии. Мы уверены, что этот план будет способствовать развитию компании и обеспечению непрерывности нашего бизнеса ».
- Закройте записку одним или двумя предложениями.
Часть 3 из 4: Завершение памятки
Шаг 1. Хорошо знайте формат памятки
Используйте стандартный формат заметок для облегчения чтения. Напечатайте заметку шрифтом Times New Roman или Arial размером 12 с полями по 3 см слева, справа и снизу.
Используйте формат абзаца с выравниванием по левому краю. Пропустите две пустые строки в конце абзаца и не нужно оставлять пробел в начале абзаца
Шаг 2. Проверьте свою памятку
Прочтите еще раз и отредактируйте памятку, чтобы она была правильной, ясной, краткой и убедительной. Убедитесь, что вы используете правильный стиль письма. Избавьтесь от ненужных научных терминов или жаргона.
- Проверьте еще раз, чтобы увидеть, есть ли по-прежнему орфографические, грамматические и дискуссионные ошибки. Обратите внимание на написание имен, дат и чисел.
- Убедитесь, что ваша памятка достаточно короткая, и удалите лишнюю информацию.
Шаг 3. Выполните инициализацию рядом с вашим именем
Памятку не нужно подписывать, но ее нужно подписать шариковой ручкой в начале памятки рядом со своим именем. Инициалы означают, что вы одобрили эту памятку.
Шаг 4. Используйте бумагу с фирменными бланками
Есть бумага для писем, которая печатается на фирменных бланках, специально предназначенных для заметок, или просто используется обычная бумага для писем.
Если вы создали заметку на компьютере (и отправили ее по электронной почте), создайте собственный бланк с помощью программы Word с отображением логотипа компании и контактной информации. Используйте этот шаблон памятки для будущих сообщений
Шаг 5. Решите, как отправить памятку
Выберите лучший способ распространить памятку. Вы можете распечатать и поделиться им или отправить по электронной почте.
Для отправки заметок по электронной почте вы можете преобразовать заметку из документа Word в HTML или PDF и отправить его как вложение электронной почты
Часть 4 из 4: Использование шаблонов заметок
Шаг 1. Найдите шаблон памятки
Заметки можно создавать с помощью шаблонов, а не создавать их с нуля. Для этого поищите хорошие шаблоны заметок в Интернете, например, в Microsoft Word. Используемые форматы обычно почти одинаковы, но размер, длина и дизайн шрифта могут отличаться.
- Загрузите шаблон, который лучше всего соответствует вашим потребностям.
- Обязательно ознакомьтесь с правилами, прежде чем использовать шаблоны с любого веб-сайта.
Шаг 2. Откройте шаблон, который вы скачали на свой компьютер
После нажатия кнопки загрузки шаблон будет либо напрямую загружен на ваш компьютер, либо вам нужно будет выполнить несколько шагов. Если результатом является заархивированный файл, вы должны сначала распаковать этот файл, а затем открыть его в Microsoft Word.
Мы рекомендуем вам использовать последнюю версию программы Microsoft Word, чтобы у вас не возникло проблем, и этот шаблон вам подойдет. Если вы все еще используете более раннюю версию программы Microsoft Word, обновите ее перед загрузкой любых файлов
Шаг 3. Создайте собственный бланк
Все шаблоны можно изменить. Каждую часть шаблона памятки вы можете настроить в соответствии со своими потребностями. Например, добавьте логотип и регистрационный знак товарного знака в шаблон в разделе фирменного бланка. Щелкните раздел фирменного бланка, чтобы ввести информацию о компании.
Шаг 4. Заполните поля шаблона в заголовке памятки
Вы должны заполнить поля «Кому», «От», «Копия» и «О нас». Будьте осторожны при заполнении каждого поля, чтобы не запутаться, не упустить или опечататься в этом разделе.
Шаг 5. Введите ваше сообщение
Напишите введение, контекст, обсуждение и резюме в тексте памятки. Вы можете писать заметки в виде списка, чтобы передавать информацию по пунктам.
- Используйте один и тот же формат шаблона, чтобы все абзацы в заметке были аккуратно организованы с правильными полями и размерами шрифта.
- При необходимости вы можете использовать шаблон памятки для отображения таблицы. Это может быть более полезным, особенно если записка, подготовленная в виде списка или другого формата, выглядит неаккуратно или трудно читаемой.
- Не забудьте удалить слова уже в шаблоне. Перед отправкой проверьте еще раз.
Шаг 6. Также проверьте опорные ножки
Нижняя часть памятки находится в нижней части памятки, которая обычно используется для предоставления дополнительной информации, например, для записи информации о вашей компании или номера телефона. Внимательно проверьте, правильно ли введена вся эта информация. Конечно, вы хотите отправить хорошую памятку без неверной контактной информации или недостающей информации.
Шаг 7. Настройте отображение
Одним из преимуществ, которые вы можете получить от шаблона, является возможность изменить цвет документа. Отображение памятки можно настроить в соответствии с индивидуальностью и сделать ее более привлекательной. Кроме того, вы можете выбрать цвет, который лучше всего подходит для текущей ситуации, чтобы сделать его более привлекательным, но при этом профессиональным.
Шаг 8. Сохраните заметку как новый документ
Убедитесь, что у вас есть копия этого мемо-файла, чтобы иметь цифровую резервную копию в качестве доказательства любых деловых контактов, которые у вас были.
Шаг 9. Сохраните этот шаблон, чтобы использовать его снова
Всякий раз, когда вам нужно создать заметку с немного другой темой, замените информацию в ней темой заметки, которую вы хотите отправить. Помимо экономии времени, вы можете создавать заметки в едином формате, чтобы они казались профессиональными. Таким образом, читатели будут уделять больше внимания и внимательно читать записку, которую вы отправляете.
подсказки
- Не называйте слишком много причин. Вам нужно объяснить, почему необходимо предпринять определенные действия, но не переусердствуйте.
- Объяснение / информация, изложенная в памятке, должна быть представлена кратко.
Связанная статья
- Как написать деловую записку
- Как написать письмо
- Как эффективно общаться
- Как написать письмо читателя
