Меморандум - это документ, используемый для внутреннего общения сотрудников компании. Записки - это проверенный временем аспект делового мира, который при правильном написании может помочь сохранить процесс.
Шаг
Часть 1 из 3: Выбор языка и формата
Шаг 1. Избегайте излишне небрежной речи
В общем, язык памятки должен быть ясным и простым, но профессиональным. Вам следует избегать непринужденного тона разговора в памятке.
- Например, не пишите: «Всем привет! Слава богу, сегодня пятница, а? Я хочу поговорить о важном деле бизнеса ".
- Вместо этого сразу переходите к делу: «Я хочу поделиться отчетом о ходе выполнения проекта Z».
Шаг 2. Избегайте эмоционального языка
Вам также следует попытаться использовать нейтральный тон и избегать эмоциональной речи. Постарайтесь изложить факты и доказательства в поддержку своих утверждений.
- Например, избегайте заявлений вроде: «Я думаю, мы все были бы намного счастливее, если бы нам разрешили одеваться небрежно по пятницам».
- Вместо этого поищите информацию о том, повышается ли моральный дух, когда сотрудникам разрешено выбирать одежду, и укажите эту информацию в памятке.
Шаг 3. Используйте сигнальные фразы
Если вы хотите привести доказательства или источники, убедитесь, что вы используете язык, который позволяет читателю понять, что вы делаете.
Например, попробуйте фразу «Согласно нашим выводам…» или «Исследования, проведенные Агентством по охране окружающей среды, показывают, что…»
Шаг 4. Выберите подходящую модель и размер шрифта
Записки должны быть удобочитаемыми. Поэтому избегайте использования мелких шрифтов, размер по умолчанию - 11 или 12.
Вы также должны выбрать простой шрифт, например Times New Roman. Сейчас не время пробовать «забавные» шрифты, такие как Comic Sans (над выбором этого шрифта могут посмеяться)
Шаг 5. Используйте стандартные поля
Типичное поле для деловой заметки составляет 1 дюйм или 2,54 см, хотя некоторые текстовые редакторы подготовили шаблоны заметок с немного более широкими полями (например, 1,25 дюйма или 3,18 см).
Шаг 6. Выберите одно пространство
В служебных записках обычно не используются двойные пробелы. Чтобы страница альбома для вырезок была небольшой, используйте одинарный интервал, но добавляйте пробелы между абзацами или разделами.
Отступы абзацев обычно не требуются
Часть 2 из 3: Подготовка к написанию деловой памятки
Шаг 1. Решите, нужно ли отправлять памятку
Если вам нужно поделиться важными делами с несколькими людьми в вашей команде, рекомендуется отправить памятку. Записки также можно отправлять, даже если вы общаетесь, например, только с одним человеком или хотите вести учет переписки.
- Однако в некоторых случаях более эффективно поговорить напрямую с заинтересованным лицом.
- Кроме того, некоторая информация может быть слишком конфиденциальной для отправки в памятке.
Шаг 2. Определите цель написания памятки
Содержание и настройки заметок различаются в зависимости от цели. Большинство типов заметок пишутся по следующим причинам:
- Предложить идею или решение. Например, если вы знаете, как решить проблему с графиком сверхурочной работы, эту идею можно записать в служебную записку и отправить своему начальнику.
- Отдавать приказы. Например, отправка служебных записок также является эффективным способом делегирования ответственности за конференцию, которую проводит ваш отдел.
- Для отчетов. Вы также можете отправлять памятки, чтобы информировать коллег о недавних событиях, сообщать об обновлениях проекта, предоставлять отчеты о ходе работ или сообщать о результатах расследования.
Шаг 3. Сузьте тему
Возможно, вы занимаетесь несколькими проектами и у вас может возникнуть соблазн отправить коллегам, начальникам или клиентам записки о ходе работы. Однако помните, что деловые записки должны касаться только одного вопроса.
Записки должны быть краткими, четкими и удобными для быстрого чтения занятыми людьми. Так что не позволяйте игнорировать важную информацию. Сфокусированные записки помогают гарантировать, что ваше сообщение будет получено и понято
Шаг 4. Учитывайте аудиторию
Содержание, стиль и тон деловой записки определяется предполагаемой аудиторией. Так что хорошенько подумайте, кто получит записку.
Например, напоминание коллеге о планировании вечеринки-сюрприза для кого-то в офисе отличается от записки руководителю о результатах расследования, которое вы проводите в течение нескольких месяцев
Часть 3 из 3: Составление деловой памятки
Шаг 1. Промаркируйте его
Существует много видов деловой переписки. Стандартный способ для заметок - это явно пометить документ.
- Например, напишите «Меморандум» или «Меморандум» вверху страницы.
- Позиция может быть выровнена по центру или по левому краю. Для вдохновения просмотрите полученные деловые записки и скопируйте формат.
Шаг 2. Напишите заголовок
Первая часть памятки должна включать важные моменты. Подробная информация о каждом компоненте будет описана на следующем шаге.
- КОМУ: напишите имена и звания людей, получивших памятку.
- ОТ: укажите полное имя и титул.
- ДАТА: укажите полную и точную дату, не забудьте год.
- ТЕМА: напишите краткое и конкретное описание содержания памятки.
- Обратите внимание, что тема обычно обозначается либо «Re:», либо «RE:» (оба означают «относительно»).
Шаг 3. Тщательно выберите список получателей
Убедитесь, что вы включили всех, кому нужна информация или разработки. Ограничьте рассылку заметок людям, которым нужно знать.
- С точки зрения бизнеса неразумно рассылать записки всем в офисе, если только некоторые из них обеспокоены или вовлечены.
- Люди будут завалены множеством заметок, и они будут склонны игнорировать или просто просматривать нерелевантные заметки.
Шаг 4. Используйте правильные имена, титулы и титулы для людей в списке получателей
Несмотря на то, что вы и ваш начальник знакомы каждый день, лучше вести переписку формально. Например, вы можете приветствовать своего босса по имени только тогда, когда встречаетесь в коридоре офиса, но для записок приветствуйте его словами «миссис Риана» или «доктор. Риана ».
Помните, что написанная вами информация предназначена для всех в списке получателей. Итак, запишите полное имя и титул
Шаг 5. Узнайте, как зовут человека, к которому вы обращаетесь во внешней памятке
Если вы отправляете памятку кому-то за пределами офиса, важно определить правильное приветствие. Найдите время, чтобы найти соответствующий профиль, личная информация обычно описывается на веб-сайте их компании.
- Например, вы сомневаетесь, есть ли у вас степень доктора философии. Если да, то обычно правильное приветствие - это доктор. Икс
- Какая у него позиция? Заместитель директора или декан? Если да, не забудьте упомянуть об этом в памятке.
Шаг 6. Внимательно напишите тему
Убедитесь, что тема короткая, четкая и не слишком общая.
- Например, тема «Новое дело» кажется расплывчатой, и если кто-то ищет файл на несколько недель или дней вперед, им может быть трудно решить, какая из ваших заметок.
- Лучшей темой было бы что-то вроде этого: «Отчет о ходе расследования расширения клиентской базы».
Шаг 7. Рассмотрите возможность пропуска приветствия
Вы можете выбрать, хотите ли вы начать сообщение с приветствия, например «Уважаемый. Миссис Вардани »или« Дорогая. Коллеги по работе. Однако помните, что в деловой записке приветствия не предполагается.
Записки - это быстрое и эффективное средство передачи важной информации, и аудитория четко знает, кто получил и отправил записку
Шаг 8. Составьте вступление
Объясните цель написания и отправки памятки.
Например, «Сообщаю вам, что…». Введение должно содержать краткое изложение содержания памятки
Шаг 9. Сделайте введение кратким
Нет необходимости предоставлять все детали и / или доказательства в первом разделе.
Достаточно нескольких предложений или короткого абзаца
Шаг 10. Задайте настройки тела заметки
После введения бизнес-меморандум обычно включает два-четыре дополнительных абзаца перед заключением. Содержание и настройки зависят от темы.
Например, вы можете упорядочить информацию по степени важности. Или, если вы описываете процесс, разделите тело заметки в соответствии с этапами процесса
Шаг 11. Решите, хотите ли вы включить субтитры
Деловые записки должны состоять из четких разделов. Обычно деловые записки четко разделены, чтобы получатель мог легко прочитать и усвоить информацию. Вы можете помочь им понять пункты списка, пометив подразделы.
Шаг 12. Напишите конкретный подзаголовок
Убедитесь, что фокус каждого подраздела понятен получателю.
Например, включите следующие подразделы при написании памятки о планируемом переезде в офис: «Новое местоположение нашего головного офиса», «Важные указания по приобретению канцелярских товаров» и «График завершения переезда в офис»
Шаг 13. Включите тематическое предложение в основной абзац
Первое предложение каждого подраздела или абзаца должно отражать основную идею раздела.
Каждый абзац или раздел памятки должен фокусироваться только на одной идее
Шаг 14. Рассмотрите возможность использования маркированного списка
Если вы хотите выделить важные моменты, маркированные пункты или списки могут быть очень полезными. Этот формат побуждает читателей обращать внимание на важные моменты и помогает им читать заметки быстрее и эффективнее.
Шаг 15. Сделайте памятку краткой
Как правило, деловые записки занимают не более одной-двух страниц.
Это стандартное ограничение на количество страниц обычно для документов с одинарным интервалом без лишних строк между разделами
Шаг 16. Решите, нужен ли вам итоговый абзац
Как правило, заметки не требуют резюме, особенно если они занимают меньше одной страницы.
Однако, если описываемая информация является сложной или если памятка длиннее, чем обычно, полезно иметь краткое изложение ключевых моментов
Шаг 17. Введите заключительный раздел или абзац
Даже если вам не нужна сводная записка, вы все равно должны закончить ее заключительным предложением. Подумайте о следующем:
- В чем суть записки? Вы хотите, чтобы получатель что-то сделал? Должны ли они отвечать не позднее любого дня? Если да, укажите четко.
- Если никаких действий не требуется, включите простое заключительное предложение, например «Я буду рад продолжить обсуждение» или «Свяжитесь со мной, если возникнут проблемы или вопросы».
Шаг 18. Распишитесь, если хотите
Обычно нет необходимости добавлять имя или подпись в конце памятки. Однако помните, что безопаснее всего следовать другим примерам заметок в вашей области.
- Если другой заканчивается формально (например, «С уважением, доктор Сари»), следуйте примеру.
- Хотя для этого не требуется подпись, вам может потребоваться включить свои инициалы в конце документа.
Шаг 19. Укажите, есть ли вложения
Если памятка также включает в себя вложения, такие как таблицы, графики или отчеты, не забудьте упомянуть вложения в конце памятки. Например, «Прилагается: Таблица 1».
- Вам также следует сослаться на приложение в тексте памятки.
- Например, в памятке, уведомляющей сотрудников о неизбежном переезде офиса, вы можете написать следующую информацию: «Мы намерены завершить процесс переезда к концу этого квартала. См. Прилагаемую Таблицу 1 для более подробного расписания ».
Шаг 20. Прочтите внимательно написанную памятку еще раз
Перед отправкой прочтите еще раз и поправьте. Убедитесь в правильности грамматики предложения, отсутствии орфографических ошибок или знаков препинания, а также в том, что содержание легко понять.
- Рассмотрите возможность переноса доставки после первого исправления, если время не является проблемой. Если вы перечитаете заметку через час или два, вы можете обнаружить ошибки, которые изначально не были замечены.
- Если заметка содержит конфиденциальную информацию, ознакомьтесь с политикой компании, чтобы узнать, кто может ее просмотреть, и окончательно утвердить ее содержание.
