Один из способов сохранить конкурентоспособность бизнеса - это улучшить свои бизнес-процессы как с операционной, так и с финансовой точки зрения. Для этого требуется способ измерения прогресса конкретного процесса. «То, что нельзя измерить, нельзя контролировать». Бизнес не может управлять процессом, если у него нет подходящего метода измерения. Поэтому метрики (измеримые детали процесса) используются для сбора данных до и после внедрения изменений. Анализ Эти метрики предоставляют данные, которые сообщают об объеме улучшений, вызванных изменениями процесса. Чтобы начать, вам сначала нужно выбрать метрику, которая соответствует измеряемому процессу.
Шаг
Часть 1 из 3: Настройка системы улучшения процессов
Шаг 1. Определите, что нужно измерить
То есть, что вы подразумеваете под «улучшением». Вы хотите, чтобы процесс был более надежным, быстрым, эффективным или лучше в чем-то другом? Это прояснит ваш проект. Убедитесь, что ваш процесс дает измеримый результат.
Например, компания, которая хочет увеличить скорость доставки продукта, будет измерять время доставки. Компании по оцифровке данных могут захотеть измерить процент ошибок символов в пакете или обработать вывод
Шаг 2. Убедитесь, что словарный запас вашего проекта согласован
Используйте общепринятые термины, чтобы гарантировать точность и согласованность измерений. Это обеспечивает надежность информации, передаваемой другим сторонам из разных мест и объектов. Это предотвратит недопонимание и прояснит определения всех измеряемых переменных.
Например, компания измеряет время в днях. В других филиалах той же компании слово «один день» может толковаться по-разному. Возможно, они думают об этом как о 8-часовом рабочем дне, а не о 24-часовом. Подобные вещи могут привести к недопониманию между филиалами компании
Шаг 3. Решите, как будут собираться данные
Данные должны собираться одинаково на всем предприятии. Например, если один отдел использует случайную выборку для сбора данных, все отделы должны последовать его примеру. В противном случае данные не будут сопоставимы. Кроме того, единицы измерения также должны быть одинаковыми. Убедитесь, что все используемые единицы измерения совпадают при измерении выходного сигнала.
Например, скорость доставки может измеряться в минутах или часах. Преобразование одной единицы в другую - пустая трата времени
Шаг 4. Определите эталон точности расчетов
Это означает, что один отдел не должен округлять числа до тех пор, пока нет запятых, а другой отдел должен округлять до двух цифр после запятой. Разница в уровне детализации чисел испортит результаты. Не забывайте, что меньшие единицы обычно дают более точные результаты.
Например, все отделы должны договориться о том, как округлять числа
Часть 2 из 3: Определение подходящих показателей для проекта
Шаг 1. Выберите основную метрику
Ключевые показатели определяют результаты или цели улучшения процесса. Например, производитель автомобилей может измерить количество автомобилей, производимых в час. Перед проведением усовершенствования процесса в первую очередь берется основа измерения. В конце проекта процесс повторно измеряется. Затем производится подсчет количества улучшений в процессе.
Шаг 2. Соедините ключевые метрики с бизнес-метриками
Бизнес-метрики измеряют, как улучшения операционных процессов достигают одной из целей компании. Например, если основной метрикой является ускорение производства продукта, бизнес-метрика может увеличить прибыль или снизить постоянные затраты. Между ключевыми метриками и бизнес-метриками существует причинно-следственная связь. Это несоответствие объясняет причину, по которой улучшение ключевых показателей также улучшает работу компании.
Шаг 3. Рассмотрите возможные неожиданные результаты
Неожиданные нагрузки могут возникнуть в результате проектов улучшения процессов. Если основная метрика измеряет то, что следует улучшить, будут другие дополнительные метрики для измерения того, что не должно меняться. Последующие метрические данные должны быть получены до, во время и после проекта. Из множества возможных косвенных показателей в проекте только некоторые имеют большое влияние на качество вывода и должны быть приняты во внимание.
Например, компания, стремящаяся увеличить скорость доставки, не должна испытывать повышенных затрат из-за плохого обращения и повреждения продукта. В этом случае косвенным показателем является доля дефектов продукта
Шаг 4. Определите финансовые показатели
Экономия денег не обязательно является основным показателем компании. Однако компаниям необходимо отслеживать финансовые результаты улучшений процессов. Это не следует путать с бухгалтерскими расходами по проекту. Финансовые показатели должны быть инструментом для анализа финансовой выгоды от реализованных проектов. Многие компании продолжают отслеживать финансовые показатели в течение года после завершения проекта.
Например, можно ожидать, что увеличение времени производства увеличит выручку компании. Компания будет отслеживать выручку, а также другие факторы, такие как прибыль, с момента внедрения изменения и измерять, каким будет влияние изменения процесса
Часть 3 из 3: Сбор данных
Шаг 1. Измерьте время
Время процесса измеряет продолжительность шагов в процессе создания продукта или услуги. Другие временные метрики измеряют продолжительность времени, в течение которого проект добавляет ценность, или время, необходимое для ответа на запрос клиента. Расчет метрики может быть процентным от времени доставки.
Доказано, что стратегии сокращения времени процесса способствуют развитию бизнеса. Это может увеличить производство и более быструю доставку продуктов или услуг. Если цена и качество товаров или услуг такие же, как у конкурентов, клиенты предпочтут покупать товары или услуги, которые будут приняты быстрее. Если время обработки может быть сокращено, шансы на получение новых заказов и бизнеса увеличатся
Шаг 2. Измерьте затраты
Метрика стоимости оценивает общую стоимость производственного процесса. Этот показатель также измеряет эксплуатационные расходы по отношению к уровню производства. Стоимость транзакции измеряет стоимость производства одной единицы. Экономия затрат измеряет снижение затрат на транзакцию. Экономия труда измеряет сокращение рабочего времени, необходимого для производства товаров или услуг.
Стратегия сокращения затрат становится важной, когда доходы бизнеса начинают снижаться. Например, в 2011 году у Bank of America наблюдалось снижение выручки от кредитования и торговли. Поэтому они сократили штат сотрудников, чтобы продолжать платить акционерам. Банковские менеджеры и консультанты решили использовать показатели затрат, чтобы определить рабочие места, которые можно было бы списать, чтобы сэкономить деньги без ущерба для компании
Шаг 3. Измерьте качество
Показатели качества измеряют удовлетворенность клиентов. Данные об удовлетворенности клиентов можно получить с помощью опросов, жалоб клиентов и других отзывов. Метрики качества также позволяют оценить, добавляет ли процесс ценность для клиента. Этот показатель также учитывает частоту ошибок и переделок. Процент ошибок будет виден в уровне дефектов продукта. Процент выполнения и уровень точности измеряют частоту бездефектных процессов.
- Отрасль здравоохранения во многом полагается на показатели качества. Улучшение качества должно основываться на данных. Аналитики смотрят на финансовые и клинические данные, чтобы определить различия в оказании медицинской помощи. Процесс предоставления услуг разбивается, а затем проводится поиск ненужных или избыточных областей для создания процесса, обеспечивающего высококачественные результаты. Снижение затрат не добавляет ценности, если оно не может улучшить или поддерживать заданный уровень качества.
- Ключом к повышению качества является повышение эффективности без снижения эффективности. Под эффективностью понимается количество ресурсов, необходимых для предоставления продукта или услуги. Эффективность означает, насколько хорошо достигаются цели продукта или услуги.
Шаг 4. Измерьте производительность
Метрики вывода измеряют количество продукта или услуги, предоставленных за определенный период времени. Производственные цели должны соответствовать требованиям клиентов. Метрики вывода также учитывают отставание и избыточные запасы (сумма обоих должна быть минимальной). Наконец, незавершенная работа измеряется, чтобы определить количество продуктов или услуг, которые находятся в процессе.
Одна из стратегий увеличения объема производства - стандартизованная работа. Например, в автомобильной промышленности производители автомобилей используют стандартные методы установки автомобилей. Производители могут устанавливать стандарты производственного процесса для увеличения выпуска. Метрики могут помочь проанализировать, насколько хорошо процесс улучшает результат. Процесс считается успешным, если продукт производится в течение определенного времени с увеличением количества новых стандартизированных процессов
Шаг 5. Измерьте сложность процесса
Этот показатель измеряет количество этапов производственного процесса, которые необходимо пройти. Этот показатель также показывает частоту замедления процесса из-за смены рук или запросов на одобрение супервизора. Количество шагов в процессе считается вместе с шагами процесса добавления ценности. Эти шаги делают продукт или услугу более ценными. Этот показатель также измеряет частоту возврата продукта для устранения дефектов.
