Бизнес-отчеты - одно из самых эффективных средств коммуникации в современном деловом мире. У бизнес-отчетов много преимуществ. Компании или частные лица могут использовать бизнес-отчеты для принятия важных решений. Если вы хотите написать хороший бизнес-отчет, узнайте, как и понять цель написания отчета.
Шаг
Часть 1 из 2: решите, какой бизнес-отчет вы хотите написать
Шаг 1. Используйте бизнес-отчеты для передачи идей
Этот отчет называется «отчетом с обоснованием / рекомендацией». Вы можете использовать этот отчет, чтобы поделиться идеями со своим руководителем или директором. Обычно вам необходимо подготовить резюме и основную часть отчета. Резюме - это средство передачи идей. В теле содержится информация о преимуществах, затратах, рисках и другая информация, связанная с вашей идеей.
Например, вы хотите купить принтер для своего подразделения. Чтобы убедить менеджера в том, что принтер действительно необходим, подготовьте отчет с обоснованием / рекомендацией для формальной подачи заявки на покупку принтера руководству
Шаг 2. Представьте риски, сопутствующие бизнес-возможности
«Следственные отчеты» помогают лицам, принимающим решения, учитывать риски, с которыми они должны столкнуться, когда они хотят предпринять определенные действия, чтобы руководство могло предвидеть непредвиденные воздействия. Этот отчет состоит из введения, текста и заключения. В предисловии содержится важная информация о расследуемом вопросе. В теле содержится объяснение фактов и результатов расследования. Заключение содержит краткое содержание отчета.
Например, фармацевтическая компания X хочет работать с фармацевтической компанией Y, которая столкнулась с проблемой. Компания X не желает работать с компаниями, которые в настоящее время испытывают или испытывали финансовые проблемы. Поэтому компания X ищет полную информацию о компании Y, а затем готовит отчет о расследовании для обсуждения финансовых данных компании Y с финансовым директором
Шаг 3. Представьте информацию о соответствии государственным органам
Этот отчет, обычно называемый «отчет о соответствии», полезен для демонстрации корпоративной подотчетности, доказывая государственным органам (город, провинция, центральный район и т. Д.), Что руководство работает в соответствии с применимыми законами / постановлениями и управляет финансами в соответствии с процедурами.. Этот отчет состоит из введения, текста и заключения. Предисловие содержит объяснение основных тем, затронутых в отчете. Ствол содержит данные, факты и другую информацию, которую необходимо знать государственным органам. Заключение содержит краткое содержание отчета.
Например, совет директоров государственной страховой компании должен представить министру финансов, что управление компанией осуществляется в соответствии с законами и постановлениями, действующими в 2019 году. Для этого совет директоров готовит ежегодный Отчет о соответствии, чтобы представить деятельность компании в течение 2019 года
Шаг 4. Представьте реализуемость предложенной идеи или проекта
Отчет, который содержит объяснение, чтобы определить, принята ли идея или отклонена, называется «отчетом о осуществимости». Этот отчет состоит из резюме и тела. В резюме содержатся идеи, а в основной части излагаются преимущества, возможные проблемы, затраты и другие вопросы, связанные с предлагаемой идеей. Руководство может использовать технико-экономическое обоснование, чтобы ответить на следующие вопросы:
- Можно ли реализовать этот проект в рамках финансового бюджета?
- Насколько выгоден этот проект?
- Можно ли завершить этот проект в соответствии с заранее определенным графиком?
Шаг 5. Представьте результаты исследования, полученные в ходе исследования
«Отчет об исследовании» представляет результаты детального изучения очень конкретной проблемы или проблемы. Этот отчет состоит из аннотации (резюме), предисловия, использованных методов, результатов исследования, выводов и предложений. При составлении отчета вы должны сообщить результаты исследований, которые используются в качестве справочных материалов.
Например, руководство хочет провести исследование с участием всего персонала, чтобы решить, нужно ли запретить сотрудникам курить в столовой компании. Лицо, проводящее исследование, напишет отчет о результатах исследования
Шаг 6. Помогите компании улучшить ее политику, продукты или процедуры посредством последовательного надзора
Затем подготовьте «периодический отчет», который будет составляться каждый определенный период времени, например, еженедельно, ежемесячно, ежеквартально и т. Д. В этом отчете представлены уровень эффективности компании, прибыль / убыток и другие данные за определенный период.
Например, владелец аптеки попросит своего продавца представлять ежемесячный отчет о продажах каждые 3 числа следующего месяца
Шаг 7. Предоставьте отчет в определенных ситуациях
В отличие от периодических отчетов, «ситуационные отчеты» пишутся для конкретных нужд, например, для простого предоставления информации на собраниях или отчетов об усилиях по борьбе со стихийными бедствиями. Этот отчет состоит из введения, текста и заключения. Введение содержит объяснение событий, о которых было сообщено, и дает краткий обзор вопросов, обсуждаемых в основной части отчета. В заключение объясните решения, которые были и будут реализованы.
Например, губернатор просит мэра предоставить ситуационный отчет после урагана, произошедшего в районе, находящемся под его ответственностью
Шаг 8. Представьте некоторые решения проблемы
В «сравнительном отчете» представлены несколько вариантов решения для принятия решений. По своему назначению автор рекомендует несколько действий, которые необходимо предпринять. Этот отчет состоит из введения, текста и заключения. В предисловии объясняется цель написания отчета. Туловище выражает ситуацию или проблему вместе с несколькими вариантами решения. Заключение дает лучшее решение.
Например, автомобильная компания хочет построить завод в Азии. При написании сравнительного отчета укажите максимум 3 страны в соответствии с потребностями компании и предложите лучшее место в заключении
Часть 2 из 2: Написание бизнес-отчета
Шаг 1. Определите цель написания и форматируйте отчет
Спросите себя, почему вы хотите написать бизнес-отчет. Выберите тип отчета в списке выше в соответствии с целями, которые необходимо достичь.
- Какой бы ни была причина, убедитесь, что вы ставите короткие и ясные цели. Читатели отчета запутаются, если формулировка целей будет многословной, что вызывает сомнения в достоверности отчета.
- Например, вашему отделу нужны дополнительные рекламные средства. При написании отчета сосредоточьтесь на имеющемся в настоящее время бюджете рекламного бюджета и представьте эффективный план работы, чтобы максимально использовать дополнительные средства.
Шаг 2. Рассмотрите аудиторию, которая будет читать отчет
Читатели отчетов могут быть вне компании (не сотрудники) или внутри компании. При написании отчета подумайте, насколько хорошо читатель понимает или владеет информацией по обсуждаемому вопросу. Также подумайте о том, насколько полезной будет для читателя информация, представленная в отчете.
- Кто бы ни читал отчет, финансовый аспект всегда является главным приоритетом для руководства или клиентов.
- Например, вы хотите реализовать программу распределения рабочих мест в своем подразделении. Для этого вам нужно будет написать бизнес-отчет, который будет прочитан директором по персоналу, операционным директором и главным исполнительным директором. Учтите, что они уже знают о программе, чтобы вы могли предоставить соответствующую информацию в отчете. Если руководство никогда не обсуждало программу распределения рабочих мест, ваш отчет будет информативным и полезным. Если компания уже спланировала эту программу, ваш отчет будет неэффективным и менее убедительным.
Шаг 3. Определите, чему нужно научиться
Самый сложный шаг при составлении бизнес-отчета - это не написание. Сложнее всего сделать выводы и собрать подтверждающие данные. Вам потребуется широкий спектр навыков, например, сбор данных и анализ рынка. Что вам и руководству необходимо знать, чтобы принимать обоснованные решения по темам, затронутым в вашем отчете?
Шаг 4. Соберите соответствующие данные для написания отчета
Убедитесь, что подтверждающие данные, которые вы предоставляете, являются результатом исследования. В противном случае вы можете потерять доверие. Сбор данных также определяется типом создаваемого отчета. Убедитесь, что вы используете точные данные, соответствующие цели написания отчета.
- Данные из внутренних источников обычно собираются быстрее. Например, данные о продажах продукции можно запросить в отделе продаж по телефону. Таким образом, данные сразу же поступают и включаются в отчет.
- Внешние данные можно получить в компании. Если другие отделы собирали и анализировали данные о потребителях, попросите об этом, чтобы вам не пришлось проводить собственное исследование. Необходимые данные должны быть адаптированы к сфере бизнеса, но составителям бизнес-отчетов обычно не нужно сначала проводить исследования.
- Например, если вы хотите написать отчет с обоснованием / рекомендацией, проведите небольшое исследование, чтобы выяснить преимущества представленных идей, а затем включите результаты исследования в отчет.
Шаг 5. Решите, как структурировать отчет перед написанием
На это решение влияет цель написания отчета. Например, как подготовить отчет о соответствии и технико-экономическое обоснование - разные. Начните писать, когда поймете, как составлять отчет.
- Разберите вспомогательные данные на несколько групп. Бизнес-отчеты обычно содержат множество данных и информации. Разделение данных на группы - ключ к успешному написанию хорошего бизнес-отчета. Например, представляйте данные о продажах отдельно от данных о клиентах и включайте заголовок для каждого резюме данных.
- Составляйте отчеты, сортируя данные резюме по заголовкам, чтобы их было легко читать и понимать. Таким образом, представленные данные могут поддержать основную цель написания отчета.
- Иногда вам нужно подождать, пока кто-то другой проанализирует или введет данные. В ожидании вы можете обработать полный набор данных.
Шаг 6. Сделайте выводы и дайте конкретные предложения
Убедитесь, что вы делаете логические выводы, используя данные, содержащиеся в отчете. Объясните действия, которые необходимо предпринять, основываясь на этих выводах.
Каждое предлагаемое вами решение должно сопровождаться конкретными измеримыми действиями. Опишите любые изменения в описании должности, расписании или распределении средств, необходимых для реализации нового плана работы. Убедитесь, что ваши предложения подкреплены данными, которые доказывают, что руководство может достичь поставленных целей, внедряя решения, представленные в отчете
Шаг 7. Подготовьте резюме
Это резюме будет первой страницей бизнес-отчета, но написано в самом конце. Резюме - это средство представления результатов исследования и выводов, позволяющее получить представление о содержании отчета, если у кого-то нет времени прочитать его до конца. В качестве иллюстрации краткое изложение похоже на трейлер фильма или тезисы диссертации.
Этот отчет называется исполнительным резюме, потому что занятые руководители могут только читать это резюме. Передайте важную информацию начальству в 200-300 словах в виде резюме. Он мог бы читать дальше, если бы хотел узнать подробности
Шаг 8. Используйте инфографику для передачи конкретных данных
Иногда вам нужно предоставить количественные данные с помощью графиков или диаграмм. Представляйте данные разными цветами, чтобы сделать их более привлекательными и понятными. Используйте маркированные списки, порядковые номера или таблицы, чтобы облегчить чтение данных. На этом шаге представление данных выглядит иначе, чтобы показать его значимость.
- Обычно изображения делают бизнес-отчеты более привлекательными. Отчеты кажутся однообразными, если они содержат только текст и числа. Представляйте актуальную и полезную инфографику, но не переусердствуйте.
- Напишите информацию в полях на странице, которая почти полностью состоит из текста, без таблиц или чисел. Страницы с полным текстом, как правило, утомительны. Сводка важной информации может быть представлена в рамке.
Шаг 9. Перечислите источники информации
В зависимости от типа исследования, которое вы проводите, вам может потребоваться указать поставщика информации. В бизнес-отчете библиография или исходная страница призваны предоставить читателю информацию, если он хочет проверить или найти другие данные.
Используйте правильный формат при включении цитат в отчеты по типу бизнеса
Шаг 10. Проверить отчет 2 раза
Вы не кажетесь серьезным, когда сообщаете о каких-либо орфографических или грамматических ошибках. Эти ошибки ставят под сомнение достоверность вашего исследования. Кроме того, предоставьте четкую и недвусмысленную информацию.
- Например, не используйте слова, которые трудно понять, или слишком длинные предложения.
- Избегайте разнообразных разговоров.
- Если читатель отчета занимается тем же бизнесом, вы можете использовать жаргон или технические термины, но не переусердствуйте.
- Обычно бизнес-отчеты пишутся пассивным голосом. Этот отчет является одним из примеров, показывающих, что использование пассивных предложений лучше, чем активных.
- При проверке отчетов ошибки можно не заметить, потому что вы ввели сами. Попросите коллегу, который вас поддерживает, прочитает ваш отчет, а затем попросите высказать свое мнение. Намного лучше знать ошибки от коллег, чем от начальства. Воспользуйтесь мнением коллег, чтобы улучшить отчеты, принимая во внимание предложения.
Шаг 11. Создайте оглавление
Напишите бизнес-отчет в соответствии с официальным форматом, создав оглавление, которое будет полезно в качестве справки при поиске определенной страницы. Включите номера страниц каждого раздела отчета в оглавление, особенно резюме и заключение.
Шаг 12. Время привязать отчет
Лучший способ улучшить отчет, содержащий полезный полный обзор, - это как можно лучше переплести его, например, используя спиральную проволоку, папки или картонные обложки. Таким образом, отчет выглядит аккуратно и привлекательно, так что другие захотят прочитать его до конца.
