Письменные политики и процедуры описывают руководящие принципы, правила, направленность и принципы организации. Как правило, политики и процедуры включены в руководства, созданные для сотрудников. Как писать бизнес-политики и процедуры, зависит от целей самой компании.
Шаг
Часть 1 из 5: Краткое описание бизнес-целей
Шаг 1. Составьте список целей
Как менеджер или владелец бизнеса вы знаете цели компании. Обдумайте такие вещи, как цели продаж, цели сотрудников и руководства, а также позицию в бизнесе, которую вы ожидаете занять в следующие несколько лет.
- Постарайтесь ставить перед собой не только конкретные цели, но и достижимые, к которым стоит стремиться. Например, ставьте финансовые цели, которые достижимы, и цели в отношении производительности сотрудников, которых можно достичь, следуя установленным вами политикам и процедурам.
- После того, как вы поставили цели, убедитесь, что вы готовы принять на себя обязательства как владелец или менеджер бизнеса. Постановка целей - важный первый шаг в разработке политик и процедур. Тогда не менее важно соблюдать.
Шаг 2. Составьте список работ и процедур
Подумайте о повседневных событиях и задачах вашего бизнеса. Записывайте каждую работу, которую необходимо выполнять каждый день, чтобы бизнес шел гладко.
Подумайте о следующем: какие задачи требуют формального описания или направления? Какие процедуры необходимо последовательно выполнять одинаково? Вместо того, чтобы сосредотачиваться на ручной работе, которая не требует большого количества инструкций, сосредоточьтесь на более крупных задачах
Шаг 3. Перечислите возможные проблемы и решения
Разработаны политики, гарантирующие, что все работает без сбоев и что у сотрудников и менеджеров есть стандарты производительности. Подумайте о проблемах, которые могут возникнуть при отсутствии политики. Таким образом, вы сможете подумать о необходимых вам политиках.
Обдумывая потенциальную проблему, ищите краткий обзор того, как решить или исправить проблему. Подумайте о проблемах повседневной деловой активности, таких как финансы, взаимодействие между сотрудниками и клиентами, а также поведение и отношения сотрудников
Часть 2 из 5: Написание деловой политики
Шаг 1. Перечислите категории политики
После рассмотрения различных возможных проблем, которые необходимо решить с помощью политики, подумайте о категориях каждой из них. Например, используйте такие категории, как безопасность, расписание, поведение, оплата, льготы, отпуск или отпуск и дискриминация.
Позже, при составлении руководства, политики, уже разделенные на категории, помогут вам организовать руководство и его разделы. Категории также помогают вам решить, что является наиболее важным, и могут разбить их более подробно
Шаг 2. Используйте формат структуры, чтобы разбить различные политики по каждой категории
Шаблон позволяет вам глубже разбираться в аспектах каждой политики или категории и добавлять термины и спецификации по мере продвижения. Используйте числа для сортировки каждого раздела или категории.
Начните с краткого наброска. Затем, записав все первоначальные идеи, вы можете вернуться к схеме и добавлять или расширять ее по мере внесения изменений
Шаг 3. Подумайте о соответствующих последствиях нарушения политики
Политики позволяют предприятиям функционировать должным образом, а также служат стандартами, которых должны придерживаться сотрудники и руководство. Политики также служат в качестве письменных документов, в которых описывается, как решать вопросы или нарушения политики. Это особенно важно, когда и если необходимы действия для решения проблемы.
В официальных документах политика может охватывать юридические права и обязанности сотрудников и компании. Политика включает информацию о правах людей с ограниченными возможностями на работу, налогах и запретах на дискриминацию и домогательства на рабочем месте. Убедитесь, что вы ввели информацию в соответствии с действующим законодательством
Шаг 4. Установите четкую политику увольнения
Если вам необходимо уволить сотрудника за нарушение политики, именно эта письменная политика будет служить доказательством, если сотрудник считает, что его уволили несправедливо. Обязательно выделите раздел для обсуждения правил увольнения.
Вам также следует создать политику найма. Например, проверка биографических данных перед приемом кандидата на работу или испытательный срок после приема на работу сотрудника и до того, как он станет постоянным сотрудником. Убедитесь, что вы создали и изложили четкие термины
Шаг 5. Используйте чистый активный язык
Четко излагайте все правила, чтобы их нельзя было неправильно истолковать или неправильно понять. Если есть другая интерпретация, подумайте о том, чтобы переписать ее на другом языке.
Например, не пишите: «При определенных обстоятельствах может быть предоставлен дополнительный отпуск по болезни». Вместо этого напишите: «Дополнительный отпуск по болезни утверждается только с явного разрешения дежурного менеджера»
Часть 3 из 5: Процедуры написания
Шаг 1. Определите, какие работы требуют подробных процедур
Не для всех работ или происшествий требуются подробные инструкции. Расставьте приоритеты для задач или процедур, которые необходимо выполнять последовательно, например, для расчета заработной платы или планирования.
Решая, какие процедуры требуют подробностей, рассмотрите следующие вопросы: Была ли процедура длительной или сложной? Каковы последствия ошибки в реализации? Были ли реализованы какие-либо важные изменения в последнее время? Требуются ли для этой процедуры важные или обширные документы? Часто ли сотрудники вводят в заблуждение порядок действий?
Шаг 2. Соберите информацию, необходимую для каждой процедуры
Прежде чем изложить процедуру, вам необходимо знать все шаги и их аспекты. Обдумайте возникшие вопросы сотрудников и любые проблемы, с которыми вы, возможно, столкнулись.
Даже если у вас есть вся информация, вам все равно придется придерживаться основ самой процедуры. Подумайте, что читателям или сотрудникам нужно понять, и выполнить процедуру
Шаг 3. Используйте всю информацию, чтобы написать четкую процедуру
Используйте активный язык. Старайтесь избегать длинных и повторяющихся слов. Убедитесь, что вы не используете трудный для понимания язык, в том числе жаргон, которого сотрудники могут не знать.
Например, вместо того, чтобы писать «Разорванные квитанции о заработной плате сотрудников должны храниться в финансовом файле», используйте следующий язык: «Сохранение разорванных квитанций о заработной плате в финансовом файле»
Часть 4 из 5: Понимание законности
Шаг 1. Войдите в раздел антидискриминационной политики
Все владельцы бизнеса должны соблюдать антидискриминационную политику, установленную правительством. Убедитесь, что вы включили информацию о политике вместе с ожиданиями, что все сотрудники ее соблюдают.
Информация о равных возможностях трудоустройства также должна быть включена в политику, а также в закон о праве на работу для лиц с ограниченными возможностями и политику в отношении домогательств
Шаг 2. Убедитесь, что ваша политика законна
Вы должны убедиться, что все разработанные политики справедливы и соответствуют закону. Есть много ресурсов, которые вы можете использовать, чтобы узнать, соответствует ли ваша политика действующему законодательству.
Вы также можете попросить юрисконсульта изучить разработанные вами правила, прежде чем применять их к сотрудникам. Как владелец бизнеса, наличие юрисконсульта, которого вы можете регулярно консультировать, очень выгодно
Шаг 3. Попросите сотрудников подписать проекты политик и процедур
Новых сотрудников следует попросить согласовать и подписать документы о политике и процедурах, а также предоставить копию для справки. Кроме того, любые изменения должны быть повторно подписаны всеми сотрудниками. Это сделано для того, чтобы все они были связаны политикой на случай, если в будущем обе стороны предпримут какие-либо юридические действия.
Несовершеннолетние не могут заключать контракты на законных основаниях. Если вы нанимаете сотрудников в возрасте до 18 лет, убедитесь, что у них есть письменное разрешение от опекуна на заключение контракта, поскольку родитель или опекун могут по закону расторгнуть контракт
Часть 5 из 5: Составление руководства
Шаг 1. Расположите информацию в логическом порядке
Начните с более крупных точек, затем переходите к более мелким. Например, вместо того, чтобы начинать с категории компенсации, начните руководство с процесса найма или категории приемлемости.
- Рассмотрите возможность открытия руководства с описанием целей компании, как вы обрисовали ранее. Напишите четкие, унифицированные абзацы, в которых кратко изложите руководство, чего сотрудники могут ожидать от компании и чего компания ожидает от сотрудников.
- Используйте схему для создания подкатегорий в руководстве. Когда закончите, составьте оглавление, чтобы каждый фрагмент информации можно было легко найти.
Шаг 2. Используйте картинку, диаграмму или диаграмму
Есть люди, которые более наглядны, поэтому диаграммы, диаграммы или изображения в руководстве могут помочь разным сотрудникам понять концепции. Изображения могут упростить процедуры и политики.
Например, вы можете создать диаграмму или таблицу, в которой перечислены различные названия и их обязанности. Вы также можете использовать таблицу вопросов и ответов, которую сотрудники могут использовать в качестве справочной информации при необходимости
Шаг 3. Обеспечьте всех сотрудников легкодоступными руководствами
В идеале новые сотрудники получают копию руководства при приеме на работу, а старые сотрудники получают новую копию при внесении изменений. Подумайте о том, чтобы все сотрудники подписали контракт, в котором говорилось бы, что они понимают все пункты, изложенные в руководстве, и согласны с ним.
