Конференции - подходящее место для людей с одинаковыми интересами, чтобы встретиться друг с другом и обменяться последними идеями в своих областях. Конференции обычно регулярно проводятся образовательными учреждениями, компаниями, многоуровневыми маркетинговыми группами, религиозными общинами и т. Д. Если вы хотите провести конференцию, начните с подготовки подробного рабочего плана вместе с рядом действий, которые необходимо выполнить, например, определение места проведения конференции, составление списка участников, сбор материалов, подготовка оборудования для презентаций., обеспечение питания и различные другие потребности, которые необходимо продумать и спланировать как можно лучше. Если вы столкнетесь с проблемами при воплощении своих планов в жизнь, успокойтесь и будьте уверены, что вы можете позволить себе конференцию. Важным аспектом, определяющим успех проведения конференции, является выполнение действий по очереди с составлением списка задач, которые были выполнены, и тех, которые еще предстоит выполнить.
Шаг
Часть 1 из 4: Планирование конференции: ранняя стадия
Шаг 1. Подготовьтесь заранее
Планирование конференции следует начинать как минимум за восемь месяцев, даже раньше, если конференция будет большой или большой по размеру.
- Учтите, что многие конференц-залы и заведения общественного питания необходимо бронировать за несколько месяцев. Кроме того, участникам, которые живут за городом, необходимо составить расписание поездок, чтобы они могли посетить конференцию.
- Кроме того, спонсорам и крупным корпорациям, возможно, придется планировать свой годовой бюджет на несколько месяцев вперед. Поэтому о финансовой и нефинансовой поддержке вашего мероприятия следует оговариваться заранее.
Шаг 2. Сформируйте комитет
При подготовке к конференции необходимо решить многие важные вопросы. Создавая комитет, вы получите мнение нескольких человек, прежде чем принять решение. Они также помогут продумать детали.
- Нанять координаторов, то есть ключевой персонал, который будет принимать важные решения и уделять много времени координации. Если у вас достаточно средств, наймите координатора, который поможет вам спланировать и распределить задачи.
- Узнайте, проводились ли конференции по той же теме. Если да, пригласите координатора, проводившего конференцию, присоединиться к комитету. Если он не может участвовать, спросите, можете ли вы запросить уже освещенный материал, чтобы облегчить подготовку к конференции.
Шаг 3. Установите цели и составьте план работы
Запишите, для чего вы проводите конференцию, что послужит основой для каждого решения. Знание того, что вы хотите подарить и кому до подготовки к конференции, поможет вам претворить свои планы в жизнь.
Если вы никогда не проводили конференцию, начните с планирования небольшой, короткой конференции. Рассмотрите возможность проведения 1-2-дневной конференции с вместимостью 250-300 участников
Шаг 4. Определите место и дату конференции
Хотя новые даты и места можно определить после того, как вы составили подробный план, вам нужно будет оценить, сколько времени у вас будет в наличии для подготовки.
- Перед установкой даты заранее поищите информацию о том, в какой месяц и день обычно проводится конференция, чтобы не помешать ее реализации. Например, в Европе конференции обычно проводятся с марта по июнь или с сентября по ноябрь с понедельника по вторник или с четверга по пятницу, потому что участники менее заинтересованы в посещении конференций в другое время. Узнайте точное расписание в вашем регионе, прежде чем выбирать дату конференции.
- Продолжительность конференции зависит от предполагаемого количества участников и всего необходимого, что должно быть обеспечено во время конференции. Для 250-300 человек запланируйте конференцию, которая продлится 2 полных дня.
- Рассмотрите возможность проведения конференции в пределах города, но убедитесь, что есть доступ к ближайшему аэропорту, жилые помещения и соответствующие помещения. Мы рекомендуем вам провести конференцию в большом городе или туристическом месте, чтобы привлечь больше людей, желающих присоединиться к конференции.
Шаг 5. Определите название конференции
После определения заголовка вы можете публиковать и строить планы, потому что уже есть определенность в отношении материала как основы для распространения информации через социальные сети.
Выберите заголовок, который подразумевает цель и / или предысторию участников конференции. Ищите вдохновение, используя названия прошедших конференций, но убедитесь, что вы решаете сами
Часть 2 из 4: Подготовка к конференции
Шаг 1. Составьте финансовый бюджет
Никакая деятельность не может быть осуществлена без детального расчета суммы средств, которые необходимо потратить, например, на аренду здания, подготовку материалов и оплату гонорара докладчикам. Все расходы должны относиться к финансовому бюджету. Если вы делегируете обязанности, убедитесь, что ваш помощник придерживается установленного вами лимита бюджета.
На размер бюджета влияет наличие или отсутствие спонсоров. Вы можете попросить спонсора предоставить средства для финансирования конференции. Однако спонсор также имеет право определять некоторые вещи на конференции. Например: определение того, кто выступит с презентацией, или предложение оратора в качестве одного из участников дискуссии, например: успешный бизнесмен в спонсирующей компании и представление бренда путем размещения логотипа на всех материалах конференции. Преимущество в том, что спонсор предоставит средства заранее, чтобы вы могли сразу использовать их для реализации плана
Шаг 2. Определите цену и способ продажи билетов
Некоторые конференции бесплатные, некоторые очень дорогие. Прежде чем определять цены на билеты и способы их продажи, примите во внимание следующие аспекты:
- Каковы затраты на подготовку к конференции? Если вы хотите провести небольшую конференцию, которая не стоит больших денег, мы рекомендуем вам не взимать плату с участников. В качестве альтернативы участники должны платить за билеты для покрытия расходов на подготовку к конференции.
- Определите регистрационный взнос, если вы хотите провести конференцию на несколько дней или обеспечить питание. Стоимость регистрации на конференции в крупных городах Индонезии составляет от нескольких сотен тысяч до миллионов рупий.
- Многие конференции взимают многоуровневую плату в зависимости от должности или статуса участника. Например: академические конференции обычно берут со студентов меньше, чем с учителей. С сотрудников спонсоров также взимается меньшая плата, чем с постоянных участников.
Шаг 3. Определитесь с местом проведения конференции
Выбирая место, учитывайте количество участников, легкость доступа к нему, наличие парковочного места, расстояние до и от общественного транспорта, аэропортов и отелей. Помимо поиска подходящего места для конференции, убедитесь, что все участники могут легко добраться до него.
Ищите информацию о зданиях или отелях, которые предоставляют конференц-залы в городе. Для небольших конференций снимите комнату в церкви или другом молитвенном доме
Шаг 4. Воспользуйтесь помощью сотрудников, которые работают в качестве руководителей молитвенного дома
Если в здании, которое вы выбрали для конференции, доступны ресурсы, максимально используйте их. Персонал знаком со своими повседневными обязанностями и готов ответить на вопросы, решить проблемы или дать совет, когда это необходимо.
Вы можете воспользоваться услугами персонала, который отвечает за управление деятельностью в зале заседаний, например, для подробных договоренностей о конференции. Хотя есть плата, вам не обязательно выполнять все эти действия самостоятельно, так как это займет много времени в течение нескольких недель
Шаг 5. Определите меню потребления
Имейте в виду, что участники должны найти пищу во время конференции, и, вероятно, многие участники не знают, какая еда доступна в месте проведения конференции. Подумайте, нужно ли вам пользоваться услугами кейтеринга, чтобы обеспечить завтрак, обед и закуски, или узнайте, может ли менеджер конференц-зала приготовить еду для всех участников.
При выборе меню имейте в виду, что многим людям не следует употреблять определенные продукты из-за аллергии или предпочтений. Опытные предприниматели в сфере общественного питания могут предложить несколько вариантов, например: вегетарианское меню, без орехов, без глютена, халяльная еда или другие варианты меню
Шаг 6. Найдите время, чтобы проверить сайт
После того, как вы позаботились обо всем, что необходимо подготовить, найдите время, чтобы посетить место проведения конференции за день до ее проведения. Не ждите, пока наступит ваш новый день Д с участниками, которые присоединятся к конференции.
За день до мероприятия приходите на место проведения конференции и проводите встречу со всем задействованным персоналом, чтобы все было хорошо подготовлено до мельчайших деталей
Часть 3 из 4: Составление расписания конференции
Шаг 1. Запланируйте конференцию
После получения общего представления о темах для обсуждения и определения названия конференции, подготовьте расписание, начиная с открытия конференции и заканчивая закрытием. Конференции могут проводиться разными способами в зависимости от обсуждаемой области бизнеса. Чтобы упростить планирование, конференции обычно проводятся в следующем порядке:
- Начните конференцию с вступительной или вступительной речи, которую обычно произносит известный человек в определенной сфере бизнеса, который стал известным спикером. Вы можете провести мероприятие вечером, а затем завершить его ужином или в качестве первого занятия утром, чтобы начать конференцию.
- Разделите оставшуюся часть расписания на более короткие занятия. Если конференция проводится по просьбе участников согласно их предложениям, адаптируйте материал к потребностям участников. Однако вы также можете включить расписание семинаров, видеоклипы или другой материал в расписание конференции. В зависимости от количества присутствующих участников определите, могут ли все участники присутствовать на каждом занятии (так называемый «пленум»), или участников необходимо разделить на несколько групп, и каждая группа будет посещать разные занятия параллельно по своему выбору (так называемые «группы»). »).
- Завершите конференцию, предложив выступающим представить материал, который мотивирует или бросает вызов участникам.
Шаг 2. Решите, как проводить сеанс
Вы можете выбрать, как проводить сеанс в соответствии с потребностями компании, например, обучая, обсуждая кейсы, проводя семинары, представляя последнюю политику или результаты исследований, задавая вопросы или используя слайды.
- Выбор способа подачи материала повлияет на стратегию публикации. Итак, как можно раньше подготовьте материал, который будет очень полезен участникам.
- Продолжительность каждого сеанса может составлять от 45 минут до 3 часов в зависимости от количества презентаций и представленного контента.
Шаг 3. Подумайте, хотите ли вы включить другие занятия
Подумайте о полезных мероприятиях, которые можно было бы включить в расписание и сыграть важную роль в обеспечении успеха конференции, например:
- Запланируйте мероприятия в интересах организации-участника конференции, например деловую встречу или вручение награды.
- Предоставьте еду, если с участников взимается регистрационный взнос. Если плата не взимается, попросите участников принести обед (как последний вариант). Обычно участники рассчитывают съесть хотя бы один раз. Если место проведения конференции находится в городе, сделайте перерыв, чтобы участники могли пообедать в ближайшем ресторане.
- Спросите, не хотят ли участники запланировать развлекательное мероприятие, например: совершить экскурсию по городу, посмотреть комедийное шоу ночью, посмотреть фильм или сходить на представление в театре. Мероприятие может быть более подходящим для конференции, проводимой в большом городе или для компании, но не всегда.
Часть 4 из 4: Публикация
Шаг 1. Определите участников, которые будут присутствовать
Конференции очень разнообразны, например, научные, религиозные и деловые с разными участниками. Перед планированием убедитесь, что достаточное количество участников заинтересованы в посещении конференции.
Вам не нужно много рекламировать, если вы хотите проводить конференции для небольших групп, например сотрудников компании или церковных общин. Вы можете сообщить о планах конференции, отправив электронное письмо, объявив в информационном бюллетене компании и / или уведомив на административном собрании
Шаг 2. Попросите руководителей компании принять участие
Чтобы убедить людей в вашей компании, вам нужно придумать броское название или пригласить отличного докладчика.
Получив подтверждение от известных спикеров, включите информацию в материалы конференции и оповестите потенциальных участников
Шаг 3. Создайте сайт
Сегодня цифровые медиа - очень важный инструмент для успеха конференции. Создайте название веб-сайта со ссылками, которые легко найти, если вы выполните поиск по ключевому слову заголовка конференции или другим словам, связанным с конференцией. Напишите подробную информацию о конференции на сайте и включите ссылку на все печатные и рекламные материалы, связанные с конференцией.
- Укажите дату, время и адрес места проведения конференции на веб-сайте, включая имена известных спикеров. Также сообщите о транспорте, жилье, интересных местах и расписании конференций, если таковые имеются.
- Включите ссылку на веб-сайт, если участники могут зарегистрироваться.
Шаг 4. Разместите объявление
Начните размещать рекламу заблаговременно (за год), чтобы докладчики могли подавать предложения, содержащие материалы для презентации на конференции. Выберите правильный способ публикации в соответствии с размером конференции и опытом участников. Подумайте, откуда потенциальные участники получают информацию, например:
- Социальные сети, например, из аккаунтов спонсорской организации в Facebook и Twitter.
- Список контактов на Listservs и адреса электронной почты
- Блог, журнал, газета или деловой журнал
- Плакаты, листовки или другие уведомления, отправленные соответствующим группам, организациям или компаниям.
Шаг 5. Спросите предложения
При подготовке черновика объявления укажите, что вы открыты для регистрации или ожидаете подачи индивидуальных или групповых предложений в форме документов, групповых предложений или материалов семинара.
Вы можете определить продолжительность предложения в зависимости от направления деятельности. В области образования для небольших конференций обычно требуются выдержки из нескольких сотен слов, тогда как для крупных конференций требуются полные рукописи
Шаг 6. Начните принимать регистрации
Подготовьте помещения, чтобы участники могли зарегистрироваться до конференции, даже если до нее еще несколько месяцев. Таким образом вы сможете оценить количество участников, которые будут присутствовать.
- Создайте веб-сайт, который будет ссылаться на веб-сайт конференции для регистрации. Если у вас нет технических навыков для создания веб-сайта, воспользуйтесь существующей услугой. Например, воспользуйтесь платными услугами RegOnline, компании, которая занимается онлайн-регистрацией на различные мероприятия, обрабатывает данные и отправляет их вам, облегчая пользователям доступ к ним.
- Участники также могут зарегистрироваться по телефону или факсу, если у вас есть возможность обрабатывать квитанции об оплате с помощью кредитной карты.
- Если вы не принимаете регистрацию через Интернет или по телефону, создайте форму заявки в формате PDF и загрузите ее на веб-сайт. Сообщите участникам, что они могут распечатать форму, заполнить ее и отправить вместе с чеком или подтверждением перевода на адрес электронной почты вашей компании.
- Чтобы участники регистрировались раньше, предлагайте скидки участникам, которые вносят платеж как минимум за месяц вперед. Стоимость билетов немного выше, если участники платят на месте проведения конференции.
подсказки
- Спросите оратора, требуется ли ему дополнительное оборудование для презентации, например сцена, телевизор, большой экран или компьютер.
- При выборе меню питания убедитесь, что есть участники, которые должны соблюдать диету из определенных продуктов.
- Сравнивая стоимость аренды, спросите цены на еду, воду, безалкогольные напитки и т. Д. потому что это может быть очень дорого.
- При выборе помещения обдумайте цель конференции и решите, хотите ли вы использовать зал или стулья и столы для заметок.
