Работа и бизнес, особенно в офисной среде, требуют определенного уровня сотрудничества. Например, важные решения часто требуют большего с точки зрения одного человека, и, как правило, для успеха важной работы требуется опыт нескольких людей. Встречи - это способ наладить структурированное и организованное сотрудничество, но без цели или контроля собрания могут легко стать слишком длинными и неэффективными. Знание того, как планировать, готовиться и проводить встречи, может сделать встречу эффективной или пустой тратой времени.
Шаг
Часть 1 из 3: Подготовка к встрече
Шаг 1. Обсудите с участниками предстоящую встречу
Когда вы узнаете, что будете председательствовать на предстоящем собрании, первое, что вам следует сделать, - это уделить немного времени разговору с людьми, которые будут участвовать (особенно с важными и высокопоставленными людьми). Спросите, есть ли что-нибудь конкретное, что они хотели бы обсудить на встрече. Запишите их ответы и используйте их в качестве руководства при составлении повестки дня.
Спросить участников о том, что они хотели бы обсудить, - это разумный шаг, не только для облегчения вам составления повестки дня, но и для вовлечения их в процесс встречи еще до ее начала. Люди с большей вероятностью будут присутствовать на собраниях и уделять им внимание, если они знают, что на них будут обсуждаться важные для них вопросы
Шаг 2. Напишите и поделитесь повесткой дня
Повестка дня встречи полезна не только для ведущего, но и для присутствующих гостей. Повестка дня включает полезную информацию о встрече, например, когда, где и кто будет присутствовать. Самое главное, что в повестке дня также указаны обсуждаемые темы, чтобы каждый мог подготовиться. Отправьте повестку дня до самой встречи - чем важнее встреча, тем раньше вы должны отправить повестку дня.
Одна вещь, которую следует включить в повестку дня, - это примерный лимит времени для каждого обсуждения. Приведенный ранее примерный график поможет вам наладить встречу. Хотя некоторые мероприятия в вашей повестке дня займут больше времени (а другие - быстрее), расписание поможет вам организовать и скорректировать общее время
Шаг 3. Изучите тему предыдущих обсуждений и встреч
Люди, присутствующие на встрече, могут не знать всей информации по теме, которую вы планируете обсудить - некоторые, возможно, не присутствовали на последней встрече, а другие, возможно, забыли. Для вас, как председателя собрания, будет хорошей идеей знать историю обсуждения на данный момент. Попробуйте поговорить с людьми, которые раньше посещали важные встречи, чтобы узнать о нерешенных вопросах, чтобы обсудить их на встрече. Вам также необходимо получить протокол последней встречи от должностного лица, которое ведет записи, чтобы помочь вам организовать свои планы.
Протоколы предыдущих встреч могут быть важным ресурсом для вас как руководителя. Протоколы суммируют обсуждения и решения, принятые во время последней встречи, чтобы вы могли относительно быстро и легко найти всю важную информацию. Возможно, вам потребуется поделиться с участниками важными протоколами встречи вместе с повесткой дня
Шаг 4. Заранее подготовьте место встречи
В день собрания необходимо убедиться, что помещение или место, которое будет использоваться, чистое, аккуратное и готово к размещению участников собрания. Вы должны убедиться, что все технологические компоненты для встреч (такие как презентации, проекторы, визуальные устройства и т. Д.) Функционируют должным образом и готовы к использованию - технический беспорядок может тратить драгоценное время и нарушить бесперебойное проведение встречи.
Если вы используете электронную презентацию (например, PowerPoint и т. Д.), Найдите время, чтобы ознакомиться с пультом дистанционного управления или кликером, который будет использоваться в презентации. Вы, конечно, не хотите тратить время на то, чтобы возиться с этими контроллерами, обсуждая важные вопросы
Часть 2 из 3: Как руководитель во время встреч
Шаг 1. Откройте собрание официально
Когда запланированное время истекло и все участники (или, по крайней мере, все важные участники) присутствуют, обратите внимание на всех в комнате. Представьтесь как лидер и представьтесь, какова цель встречи. Установите временные рамки, указав, когда закончится запланированная встреча - у вас может быть длинная или короткая встреча, но заблаговременное установление лимита времени поможет соблюсти встречу вовремя. Если некоторые из участников не знают друг друга, найдите время, чтобы вкратце прочитать имена участников и представить важных участников.
Следует отметить, что некоторые предприятия и организации имеют строгие и регулярные процедуры открытия и проведения встреч. Например, есть некоторые организации, которые открывают собрания молоточком
Шаг 2. Предоставьте соответствующие резюме предыдущих встреч
В начале встречи, которая является частью длительного текущего проекта, вам необходимо предоставить краткую информацию о проекте, предоставив краткую сводку событий или решений предыдущей встречи. Не все участники так хорошо разбираются в теме обсуждения, как вы, поэтому этот шаг может помочь сделать встречу эффективной и результативной.
- Вместо того, чтобы самостоятельно подводить итоги предыдущих собраний, вы можете попросить секретаря собрания или должностное лицо, которое ведет записи, прочитать протоколы предыдущих собраний, чтобы придать резюме формальный вид.
- Вам также следует подумать о чтении важной переписки или сообщений, которые произошли после предыдущей встречи.
- Следует отметить, что если вы предоставляете участникам копии протокола / корреспонденции, их чтение может не понадобиться.
Шаг 3. Позвольте важным участникам рассказать об общей ситуации
Затем пригласите людей, обладающих соответствующими знаниями, чтобы сообщить вам о новых событиях, произошедших со времени последней встречи. Это может быть что угодно - например, новые проблемы, стоящие перед бизнесом или организацией, изменения в персонале, развитие проекта и изменения в стратегии, которые можно здесь обсудить. Участники встречи также хотят услышать о результатах конкретных действий, предпринятых в результате предыдущих встреч.
Шаг 4. Закончите все незаконченные дела
Если есть нерешенные вопросы и решения, которые не были приняты на последней встрече, постарайтесь решить их, прежде чем обсуждать новые вопросы. Чем дольше предыдущий вопрос откладывается, тем меньше участников захочет взять на себя ответственность за него, поэтому постарайтесь определить и решить все незавершенные дела во время встречи. Обычно незавершенные дела помечаются как «нерешенные» или «отправленные для дальнейшего обсуждения» в протоколе предыдущего собрания.
- В зависимости от культуры и правил, в которых вы работаете, ваш бизнес или организация могут иметь определенные процедуры для принятия решений - например, участникам встречи может потребоваться только достижение консенсуса большинства, или, возможно, группе людей высшего уровня поручено принять решение. все решения.
- Имейте в виду, что некоторые вещи слишком велики, чтобы их можно было закончить во время встречи. Вам не нужно думать о долгосрочном прогрессе незавершенных проектов. Однако вы должны поднять решение или проект, требующий действий в это время.
Шаг 5. Обсудите новый бизнес
Затем придумывайте любые новые проблемы, проблемы и вопросы, которые необходимо обсудить. Эти вещи, естественно, вытекают из событий, имевших место в период между предыдущей и нынешней встречами. Постарайтесь получить от участников конкретные, определенные решения - чем больше вопросов вы оставите без ответа, тем больше нерешенных вопросов вы принесете на следующую встречу.
Шаг 6. Прочтите заключение встречи
После того, как вы проработаете все свои старые и текущие проблемы, выделите время, чтобы прочитать заключение собрания для всех присутствующих. Перечислите все решения, которые были приняты индивидуально, и, если необходимо, опишите конкретные действия, которые участники должны предпринять до следующего собрания.
Этот шаг имеет решающее значение - это ваш последний шанс убедиться, что все уйдут с собрания, зная, где именно находится проект и чего от них ждут
Шаг 7. В заключение изложите основы следующей встречи
Наконец, укажите, что будет обсуждаться на следующей встрече, и, когда вы приступите к планированию, скажите, когда и где будет проводиться встреча. Это помогает участникам создать ощущение непрерывности от одного важного проекта или решения к другому и дает им временные рамки для продолжения или выполнения поставленной перед ними задачи.
Стоит отметить, что вам не нужно планировать еще одну встречу, если вы рассмотрели все старые и новые вопросы на текущей встрече. Однако, если есть достаточно нерешенных вопросов, требующих дальнейшего обсуждения, или если вы хотите увидеть прогресс в конкретном проекте, другая встреча может быть хорошей идеей
Часть 3 из 3: Эффективное проведение встреч
Шаг 1. Направляйте обсуждение, но не доминируйте в нем
Одна из ваших ролей как руководителя встречи - поддерживать бесперебойное обсуждение. Ваша роль не состоит в том, чтобы высказывать свое мнение по всем вопросам или следить за тем, чтобы обсуждение проходило по фиксированному графику. У вас должна быть гибкость. Позвольте другим участникам говорить свободно и позвольте появиться новым темам для обсуждения, даже если они не включены в повестку дня. Возможно, вам придется незаметно завершить тему или изменить определенную тему обсуждения, чтобы обсуждение продолжалось, но вы не должны чувствовать, что должны контролировать все аспекты встречи. В конце концов, встречи - это совместный процесс.
Во время встречи обратите внимание на свою повестку дня. Если встреча не входит в повестку дня, возможно, вам придется пропустить определенные темы обсуждения или отложить их на потом. Не бойтесь делать это, если обсуждаемая тема очень важна
Шаг 2. Поощряйте всех участников к участию
Ваша задача как руководителя собрания - обеспечить открытое и продуктивное собрание. Если вы заметили, что некоторые участники, обладающие знаниями, относящимися к обсуждаемому вопросу, не открыты для группы, предложите им поговорить. Вам не нужно оспаривать или звонить им напрямую - просто скажите что-нибудь вроде: «Я думаю, что здесь пригодятся знания г-жи Миты», и это отличный способ привлечь менее активных членов к встрече.
Шаг 3. Убедитесь, что все понимают, о чем идет речь
Трудно вспомнить, что все присутствующие на собрании имеют одинаковый опыт или знание обсуждаемой темы. Чтобы участники мудро проводили время на собрании, вы можете воспользоваться возможностью, чтобы вкратце упростить сложный вопрос или тему. Участники, не знакомые с этой информацией, обязательно оценят ее.
Шаг 4. Не игнорируйте сложные или неудобные вопросы
Если такие вопросы не контролирует грамотный руководитель, встреча будет непродуктивной. Постарайтесь, чтобы на встрече обсуждались все важные вопросы, которые вы хотите обсудить. Не позволяйте участникам перекладывать вину или давать расплывчатые оправдания нерешенным вопросам. Постарайтесь прояснить и получить ответы на вопросы, которые никто не хочет обсуждать. Даже если участники могут этого не хотеть, для того, чтобы встреча была эффективной, нужно ответить на эти вопросы.
Убедитесь, что все важные решения записаны (если у вас есть должностное лицо или делопроизводитель, делегируйте им эту задачу). Если вам приходится задавать трудный вопрос, убедитесь, что ваши ответы хорошо задокументированы
Шаг 5. Следите за своим временем
Есть причина, по которой встречи имеют плохую репутацию - для большинства людей встречи отнимают много времени. Чтобы встреча не затягивалась слишком долго, используйте свою силу лидера, чтобы обсуждение продолжалось. Не бойтесь откладывать некоторые неважные вопросы или разговоры до следующего обсуждения, если встреча будет длиться дольше, чем вы ожидали. Вы должны быть готовы скорректировать расписание, чтобы время участников не было потрачено зря.
