Организация эффективной встречи необходима для обеспечения бесперебойной работы компании или организации. Встречи - это возможность координировать работу, обмениваться информацией, улучшать командную работу и эффективно достигать целей. Эффективные встречи требуют хорошей подготовки, руководства и делегирования задач. Во время встречи постарайтесь повысить мотивацию участников и задействовать всю команду.
Шаг
Часть 1 из 3: Проведение встреч
Шаг 1. Подготовьтесь к встрече как можно лучше
Прежде всего, составьте повестку дня встречи, содержащую расписание и темы для обсуждения, и определите важные вещи, которые необходимо подтвердить до завершения встречи.
- Приходите в конференц-зал вовремя, потому что то, где вы работаете, повлияет на то, как другие люди воспримут вас. Ожидание в зале заседаний на 15 минут раньше заставляет других думать, что вы менее продуктивны или хотите оставить другую работу под предлогом посещения встречи.
- Подготовьте ксерокопию повестки дня. Хотя вы можете создать цифровую повестку дня, также подготовьте ее ксерокопию, чтобы ее было проще использовать.
Шаг 2. Проведите встречу
Ведя встречу, убедитесь, что вы охватили все темы повестки дня и выслушали, что говорят все участники, следующим образом:
- Распространите список посещаемости. Встреча - это средство распространения информации внутри команды и возможность для обсуждения, чтобы каждый знал свои соответствующие обязанности, чтобы они могли обеспечить ожидаемую производительность работы. Распространяя список присутствующих, вы узнаете, кто еще не пришел, чтобы с ними можно было связаться и присоединиться к собранию. Это также показывает, что информация, которой вы поделитесь на встрече, важна.
- Используйте повестку дня как руководство, чтобы каждому участнику встречи было легче сосредоточиться и знать, что им нужно делать. Участники встречи могут приходить по очереди. Таким образом, подготовка повестки дня перед встречей делает вас более сосредоточенными при ее ведении.
Шаг 3. Разработайте план работы
План работы представляет собой окончательное резюме, подтверждающее работу, которую необходимо выполнить после собрания, и представляет собой постоянный план, влияющий на всех участников собрания. Составьте план работы в соответствии со следующими инструкциями:
- Назначьте кого-нибудь ответственным за конкретную цель. Назначенному лицу не обязательно добиваться поставленной цели лично, потому что он будет менеджером проекта, отвечающим за подключение членов команды, которые должны быть задействованы, и подготовку необходимых ресурсов.
- Формально и неформально запрашивайте отчеты о проделанной работе, чтобы назначенный персонал сообщил о работе, выполненной в течение определенного периода времени.
Шаг 4. Сосредоточьтесь на теме в соответствии с повесткой дня встречи
После обсуждения одной темы в повестке дня и проведения необходимых обсуждений представьте краткое изложение результатов обсуждения, дайте возможность задать вопросы, а затем продолжите встречу, обсудив следующую тему.
Шаг 5. Определите расписание предстоящей встречи
Объявите расписание следующего собрания, когда все соберутся, чтобы им было легче его составить. Таким образом, вы заранее сообщаете расписание встреч, чтобы избежать противоречий в расписаниях.
Попросите членов команды предложить по электронной почте, какие темы должны быть в повестке дня. После завершения встречи сообщите им, что вы будете использовать ту же повестку дня для следующей встречи, и попросите участников представить предложения по темам, которые способствуют достижению целей компании / организации
Часть 2 из 3: Подготовка к встрече
Шаг 1. Решите, кто будет председательствовать на собрании
Эта роль обычно назначается менеджеру, но вы можете дать членам команды возможность проводить собрания в отделе, чтобы впоследствии они могли председательствовать на собраниях на более высоком уровне.
Шаг 2. Пригласите спикеров
Спикер - это человек, которого приглашают на встречу по определенной причине, потому что он имеет опыт управления человеческими и другими ресурсами, чтобы члены команды могли добиться максимальной производительности, включая эффективное объяснение рабочих процессов и результатов. Кроме того, он также может дать совет, чтобы предвидеть непредвиденные обстоятельства и при необходимости увеличить ресурсы.
Шаг 3. Определите правильный график встреч
При настройке расписания учитывайте наличие времени и ограничения участников. Например: все участники могут присутствовать на собрании во второй половине дня в пятницу, но сейчас не время для обсуждения серьезных вопросов.
- Чтобы все члены команды могли присутствовать на предстоящей встрече, сначала спросите человека, ответственного за график, а затем попросите всех участников составить свои графики в соответствии с планом.
- Определите, кто будет вести протокол, и убедитесь, что информация о результатах встречи также отправляется отсутствующим участникам.
Шаг 4. Подготовьте повестку дня встречи
Повестка дня собрания должна содержать как минимум список тем для обсуждения, делегирование задач по презентации и выделение времени для обсуждения каждой темы. Вы можете составить повестку дня встречи в соответствии со следующими предложениями:
- Поинтересуйтесь мнением всех участников собрания, отправив электронное письмо как минимум за 2 дня до собрания. Электронная почта - лучший инструмент для этого, потому что вы будете получать запросы в письменной форме.
- Составьте повестку дня встречи за столом, чтобы записать все обсуждаемые темы, выступающих и распределение времени. Если есть запрос по теме, которая отличается от общей темы, свяжитесь с заинтересованным лицом и попросите его или ее сделать конкретный запрос, который будет обсужден на следующей встрече.
- Составьте реалистичный график. Объяснения и обсуждения, которые занимают 30 минут, не должны заканчиваться за 15 минут. Составьте расписание по мере необходимости и завершите встречу пораньше, когда все темы будут обсуждены.
Шаг 5. Предложите правила встречи
Вам не нужно устанавливать формальные правила или налагать санкции, но соблюдение правил делает встречу гладкой, и каждый может хорошо высказать свое мнение.
Когда собрание открывается, сформулируйте правила, сказав: «Чтобы сэкономить время, участники могут задавать вопросы и отвечать после того, как докладчик закончит свое выступление. Если после завершения обсуждения у вас все еще есть отзыв, напишите мне, чтобы мы могли обсудить его дальше »
Шаг 6. Определите временное деление
Составьте повестку дня встречи, определив, сколько времени потребуется каждому выступающему, и обсудив каждую тему.
- Сообщите разделение времени до начала собрания, чтобы все участники знали, когда они могут внести свой вклад, и предотвратить случайные или искаженные обсуждения.
- В качестве ориентира дайте как минимум 10 минут для обсуждения после обсуждения определенных тем.
Шаг 7. Отправьте повестку дня встречи
За день до собрания разошлите повестку собрания всем участникам, чтобы у всех была ксерокопия расписания и они знали цель собрания. Кроме того, они также могут сообщить вам, если в повестке дня есть неверная информация.
Шаг 8. Отправьте напоминание
Перед тем, как начать первое или необычное собрание, отправьте напоминание за час, чтобы все участники пришли вовремя.
Часть 3 из 3: Как стать эффективным лидером собрания
Шаг 1. Будьте хорошим руководителем встреч
Постарайтесь общаться со всеми участниками во время встречи, чтобы цели встречи были достигнуты. Делегируйте ответственность за ведение собраний приглашенным докладчикам для обсуждения конкретных тем. Вы сами должны активно участвовать в обсуждении.
Шаг 2. Информируйте о рабочих задачах, которые были и не были достигнуты
Если целью встречи является обсуждение нескольких задач, сообщите о достигнутом прогрессе и о том, кто несет ответственность за достижение.
- Если есть план работы, который не был реализован со времени последней встречи, спросите, почему.
- Если это связано с нехваткой времени или других ресурсов, обсудите решение с лицом, назначенным ответственным за проект, или подробно обсудите проблему вне собрания.
Шаг 3. Смените фокус, если обсуждение отклоняется от темы
Иногда обсуждение сбивается с пути из-за энтузиазма или разочарования участников. Сосредоточьте внимание и перенаправьте случайные обсуждения, выполнив следующие действия:
- Думайте о встрече как о миссии по сбору фактов. Дайте каждому участнику возможность высказаться, чтобы вы могли собрать как можно больше информации. Этот метод также заставляет участников встречи говорить по очереди, в том числе тех, кто любит доминировать на встрече.
- Используйте Cyberstorming, программу электронного общения, чтобы делиться идеями в группах, и можно использовать для неформальных встреч. Этот метод предотвращает конкуренцию между членами команды за желание быть услышанным, потому что каждый в группе может видеть информацию от других участников.
- Будьте нейтральны, если кто-то на встрече обсуждает тему, не включенную в повестку дня, например, говоря: «Интересная идея, Боб! Поговорим об этом позже ». Многие люди не осознают, что обсуждают вещи, которые отклоняются от повестки дня собрания, но они придут к вам для обсуждения, если вопрос действительно важен.
- Контролируйте направление обсуждения. Помимо того, что участники слишком долго говорят, проблемы на собрании могут возникнуть из-за того, что кто-то продолжает обсуждать темы, не входящие в повестку дня. Чтобы преодолеть это, сначала послушайте, что он говорит, а затем предложите обсудить этот вопрос на следующей встрече. Подчеркните, что на встрече продолжится обсуждение тем, перечисленных в повестке дня.
- Поговорите наедине с человеком, который доминирует на собрании, и спросите, почему. Проявляйте беспокойство, а не раздражайтесь. Сосредоточьтесь на том, что вы наблюдали во время встречи, и позвольте ему объяснить свое поведение. Предложите ему помочь перестать доминировать на собрании.
Шаг 4. Переходите к следующей теме по расписанию
Практикуйте тайм-менеджмент, проявляя напористость, не грубите. Правильная установка времени дает каждому участнику понять, что встреча все еще продолжается, и обсуждения, не связанные с ней, можно продолжить после ее окончания.
Не торопись. Даже если вам придется взять ситуацию под контроль, встреча будет менее полезной, если обсуждение будет сокращено. Перед возобновлением собрания дайте участникам возможность задать вопросы или внести свой вклад. Убедитесь, что все члены команды чувствуют себя вовлеченными, а не заброшенными
Шаг 5. Подчеркните важную тему
Подчеркните основные цели, которые должны быть достигнуты, и их взаимосвязь с другими целями, которые способствуют достижению основных целей.
Объясните участникам встречи, чтобы они понимали масштаб проекта, над которым они работают, и свои соответствующие роли как важную часть подразделения
Шаг 6. При необходимости помогите сделать заметки
Перед началом собрания решите, кто будет вести протокол. Если он ошеломлен, протяните руку помощи или сделайте заметки сами.
Шаг 7. Уточняем при недоразумении
После обсуждения всех тем руководитель встречи подведет итоги, чтобы участники знали результаты встречи и задавали вопросы, если остались неясные моменты.
Как руководитель собрания, предоставьте подробные объяснения, чтобы все участники понимали результаты собрания
Шаг 8. Перед закрытием собрания сделайте подробное резюме
Лидеры, твердо принимающие решения, предотвратят застой и нерешительность, заставят сотрудников работать усердно и мотивировано, будут чутко реагировать на изменения и новую информацию. Это видно по следующим характеристикам:
- Ставьте четкие цели, чтобы обеспечить соответствие решений целям компании / организации и этическим нормам.
- Забота, демонстрируя образцовый образ жизни и соблюдая трудовую этику как основу для эффективного и действенного принятия решений.
- Продемонстрируйте прозрачность, а именно самоотверженность, доказав, что решения, выгодные для компании, дают каждому возможность развиваться.
- Рассмотрение неудач как возможности для обучения, которая станет ступенькой для принятия лучших решений. Когда что-то идет не так, решительный лидер способен разобраться в ситуации.
- Открытое и эффективное общение в соответствии с корпоративной / организационной культурой для предотвращения несоответствий или противоречий при общении с подчиненными или начальством.
