Иногда вас заставляют отменить встречу по разным причинам, например, из-за чрезвычайной ситуации, попадания в пробку или неправильного расписания. Вы можете беспокоиться, когда думаете о том, как уведомить об отмене, но люди, которых не удалось найти, смогут понять, если вы сообщите им об этом как можно скорее. Установите новый график встреч, когда вы свяжетесь с ним или когда появится возможность. Чтобы он чувствовал себя комфортно, предложите встретиться рядом с его домом или офисом.
Шаг
Часть 1 из 2: вежливо отмените встречу
Шаг 1. Как можно скорее свяжитесь с пропавшим без вести
Вы раздражаете других, если откладываете отмену встречи до последней минуты. Если вы сообщите ему об этом заранее, это покажет, что вы уважаете его и цените время, которое он приготовил для вас.
Шаг 2. Сообщите вам лично по телефону, если вы отмените встречу, которая очень близка
Если вы отменяете встречу в тот же день, вам необходимо позвонить, чтобы уведомить лично. Внезапная отмена встречи, из-за которой собеседник почувствовал раздражение, может показаться грубым, если вы сообщите ему об этом по электронной почте, в текстовом сообщении или кому-то еще.
Шаг 3. Принесите искренние извинения
Даже если вы сообщите им заранее, убедитесь, что они знают, что вам жаль, что вам пришлось отменить встречу. Возможно, он разочарован тем, что вы отменили встречу, хотя он уже отменил другие планы встречи с вами.
- Принесите короткие и простые извинения, например: «Извините, я не могу прийти завтра».
- Не используйте двусмысленные слова и не говорите, что вы «не можете» сдержать свое обещание. Расскажите новости честно и прямо.
Шаг 4. Кратко объясните, почему вы отменили встречу
Если причина логична, например, потому что автомобиль сломался или вы заболели, сообщите ему, что это такое. Если причину сложно принять, например, потому что вы забыли записаться на прием или случайно дважды назначили встречу, укажите общую причину, например: «Извините, мне срочно нужно».
- Вам не нужно приводить подробные причины, даже если вы говорите правду. Из-за подробных объяснений создается впечатление, что вы хотите что-то скрыть.
- Не говорите: «У меня есть дела поважнее» или другим подобным оправданием.
- Не лгите, потому что у ваших отношений возникнут проблемы, если вы обнаружите, что вы не честны.
Шаг 5. Убедитесь, что он знает, что вы цените его время
Дайте понять, что вы цените его готовность уделить вам время и что вам действительно жаль, что ему пришлось отменить встречу, потому что вы понимаете, что он занят и нашел время для встречи с вами.
Это особенно важно, если вы назначаете встречи с людьми, с которыми вам нужна помощь, например с профессорами или клиентами
Часть 2 из 2: Установка расписания замены
Шаг 1. Спросите его готовность изменить расписание встречи, когда вы сообщаете новости
Помимо того, что вам не придется снова связываться с ним, чтобы записаться на прием, этот шаг показывает, что вы действительно хотите его увидеть. Когда вы звоните или пишете по электронной почте, в конце скажите, что вы хотели бы записаться на другую встречу, если он не возражает.
Шаг 2. Проверьте свое расписание и отметьте время, доступное для встречи с ним
Вы можете предложить расписание встреч, но постарайтесь вписать свое расписание в его расписание. Предложите несколько альтернативных вариантов расписания, а затем попросите обратную связь.
Например, скажите ему: «Мое расписание не заполнено: понедельник с утра до вечера, четверг с 1 до 5 и пятница после 2, но если вы не можете, я скорректирую расписание»
Шаг 3. Предложите провести встречу недалеко от его дома или офиса
В качестве компенсации за отмену встречи рекомендуется организовать встречу в месте, до которого он может легко добраться, например, в своем офисе или в определенном месте, мимо которого он проходит по дороге домой.
В качестве альтернативы предложите встретиться с помощью Skype или Google Hangouts, если он очень занят или уехал из города
Шаг 4. Определите график замены, который вы можете выполнить
После отмены первой встречи не позволяйте повторной отмене второй встречи. Это не только раздражает и неудобно, но и может навредить вашей репутации. Прежде чем согласовать график замены, внимательно проверьте свое расписание и убедитесь, что вы можете уложиться в назначенные встречи в соответствии с новым графиком.
Например, в декабре у вас нет встреч, но обычно у вас много дел перед новым годом. Так что не заполняйте это время графиком замены
Шаг 5. Запишите согласованный новый график встреч
Если есть график замены, запишите его в повестку дня. Кроме того, запишите свое расписание на листе бумаги и положите его на видное место в качестве напоминания.
Шаг 6. Поблагодарите их за понимание и терпение при встрече с ними
Начните разговор, поблагодарив его (или их) за согласие отменить встречу. Тебе не нужно снова извиняться. Вместо этого покажите, что вы цените его / ее время, ценив возможность изменить расписание.
подсказки
- По возможности не отменяйте запланированные встречи, потому что это может нанести ущерб репутации и отношениям с другими людьми.
- Прежде чем заключать контракт с кем-то, кто предоставляет платные услуги, например, с консультантом, узнайте, отменяете ли вы встречу с ним или с ней.
