Бизнес-процесс - это система, которую компания использует для достижения своих целей. Этот процесс также можно интерпретировать как шаги, предпринимаемые для создания ценности для клиентов. Менеджеры анализируют бизнес-процессы, чтобы оценить, насколько хорошо они работают. Менеджер сначала анализирует запущенные в данный момент процессы. После этого руководство может определить изменения для улучшения существующих процессов. Улучшения процессов могут помочь компаниям сэкономить время, снизить затраты или создать продукты, более подходящие для клиентов.
Шаг
Часть 1 из 2: Определение того, как создаются бизнес-процессы
Шаг 1. Определите бизнес-процессы
Бизнес-процессы относятся к действиям, которые сотрудники выполняют ежедневно для достижения целей организации. Этот процесс отражает действия компании по достижению определенных целей. Бизнес-процесс должен включать все варианты или исключения из процесса. Чтобы понять, как анализировать бизнес-процесс, вы должны рассмотреть, как создается бизнес-процесс.
- Учитывайте объем задачи. Например, вы обновляете процесс отправки счетов клиентам. Объем задачи относится к тому, насколько широк объем задачи, которая должна быть выполнена. В этом случае предположим, что объем - это все счета, отправленные клиенту. Вы определяете, что в месяц клиентам отправляется в среднем 200 счетов.
- Укажите желаемый результат. Подумайте, чего пытается достичь этот процесс. В этом случае вы хотите, чтобы счета-фактуры отправлялись точно каждому покупателю, как только продукт будет отгружен. Вы отправите физическую копию счета при отправке заказа. Вы также отправите каждому клиенту электронный счет-фактуру по электронной почте.
- Перечислите находящиеся в процессе подпроцессы. Чем конкретнее процесс, тем легче его анализировать и улучшать.
- Документируйте бизнес-процессы. Вы можете задокументировать процесс в виде списка шагов и рассмотреть возможность их отображения на блок-схеме. В крупных организациях процессы часто проходят через несколько отделов. Например, в процессе создания счета-фактуры будут участвовать отделы выставления счетов и бухгалтерия.
- Определите различные отделы или функции объекта в процессе вместе со всеми входами и выходами. Например, для составления платежной ведомости требуется ввод от производственного отдела, чтобы узнать количество и часы работы рабочих, от отдела кадров, чтобы узнать ставки и сокращения заработной платы и т. Д.
- Перечислите все исключения из процесса. Почти все бизнес-процедуры будут иметь исключения и вариации. Например, вы можете сделать так, чтобы определенные клиенты получали большие скидки. Этот клиент заказывает продукцию в больших количествах. Предоставление большой скидки заставляет персонал по выставлению счетов вычесть сумму скидки, рассчитанную в программном обеспечении для выставления счетов. Большие скидки необходимо вводить вручную, чтобы создать точный счет.
Шаг 2. Задокументируйте бизнес-процесс и подумайте, какой тип бизнес-процесса создать
Разделение нескольких бизнес-процессов по типам поможет в анализе и улучшении бизнес-процессов. Если два процесса относятся к одному типу, обновления процесса могут быть аналогичными. Конкретный процесс может быть операционным, вспомогательным или управленческим.
- Операционные процессы относятся к повседневным задачам по доставке продуктов клиентам. Процесс создания счетов для клиентов может быть включен в операционный процесс. Очень важно отправлять клиентам точные счета-фактуры, чтобы платежи можно было собирать как можно быстрее.
- Под процессами поддержки понимается операционная поддержка вашей компании. Отдел кадров является примером области поддержки компании. Этот отдел поддерживает руководителей отделов в проведении собеседований и найме новых сотрудников. Хотя кадровые ресурсы не имеют прямого отношения к клиентам, они поддерживают операционный отдел.
- Каждой организации необходимо руководство для управления общим бизнес-направлением компании. Процесс планирования и исполнения бюджета - это процесс управления. У всех компаний должен быть официальный процесс составления бюджета. В этом процессе руководство должно обсудить бюджет компании с финансовым менеджером.
Шаг 3. Проанализируйте бизнес-процессы, чтобы выявить признаки их неэффективности
Бизнес-процессы состоят из входов (входов) и выходов (выходов). Труд, энергия, материалы и капитальное оборудование рассматриваются как вводимые ресурсы. Входы - это активы, которые используются для получения дохода и прибыли. С другой стороны, результатом является физический продукт или услуга. Входы входят в процесс и производят выходы. Вам нужно будет провести анализ, чтобы выявить неэффективность этого процесса.
- Ваш процесс должен эффективно использовать входы для получения выходных данных. Например, вы управляете филиалом ремонтной мастерской. Ваш вклад - это рабочая сила, оборудование и запчасти. Ваш результат - услуги по ремонту автомобилей клиентов.
- Длительное время ремонта или невыполненные работы указывают на неэффективность процесса. Проблема может быть связана с тем, что график ремонта некоторых клиентов слишком близок.
- Признаки неэффективности процесса также можно увидеть, если стоимость замены деталей намного превышает бюджет. В этом случае проблема может быть связана с отделом закупок или деталями от поставщика.
- Определите, какие процессы нуждаются в улучшении, на основе выявленных проблем. Вы должны определить приоритетность нескольких бизнес-процессов. Выберите процесс, который имеет наибольшее влияние на ваш бизнес. Например, вы можете сначала исправить среду выполнения. Длительное время обработки приведет к потере клиентов. Сделайте ставку на улучшение процесса.
Часть 2 из 2: Анализ бизнес-процесса
Шаг 1. Поговорите с ключевыми людьми о процессах в компании
После того, как вы определили процесс, который необходимо улучшить, обсудите его с людьми, ответственными за его реализацию. Найдите время, чтобы побеседовать с ключевыми участниками и попросить внести улучшения.
- Спросите о действиях персонала и почему.
- Определите входные данные, необходимые для выполнения каждой задачи, и определите, где вы их получаете. Если компания производит джинсы из денима, вам необходимо знать, кто их поставщик и с какой периодичностью сырье отправляется в компанию.
- Определите результаты каждой задачи и определите, кто их получит. Если вы управляете мастерской, персонал мастерской должен документировать свою работу. Ремонтный персонал должен передать информацию в отдел выставления счетов, который затем выставит счет-фактуру для клиента.
- Спросите предложения о том, как решить проблему неэффективности процессов, которую обнаруживают ваши сотрудники.
Шаг 2. Создайте бизнес-схему для каждого процесса
Блок-схемы процессов могут помочь вам описать бизнес-процессы. Вы можете использовать документацию из обсуждения процесса, чтобы создать блок-схему. Эта блок-схема должна содержать все шаги, необходимые для завершения конкретного бизнес-процесса.
- Важно отметить, что блок-схема бизнес-процесса должна содержать только определенные процедуры, которым должны следовать сотрудники.
- Блок-схемы можно рисовать вручную или с помощью программного обеспечения. Для создания блок-схем можно использовать программы Word и электронных таблиц с картографическими средствами. Вы также можете найти специализированное программное обеспечение для создания блок-схем.
- Блок-схемы - это очень полезные инструменты, позволяющие четко увидеть бизнес-процессы, стоящие перед вами. Этот инструмент значительно упростит выявление и устранение недостатков.
- После внесения изменений в процесс еще раз просмотрите результаты и посмотрите, улучшился ли процесс до ваших ожиданий. Если нет, повторите процесс анализа и попытайтесь определить области, которые нуждаются в улучшении. Анализ бизнес-процессов - это постоянная деятельность вашего бизнеса.
Шаг 3. Проведите мозговой штурм, чтобы найти улучшения в процессе
Многие процессы вовлекают более одного отдела вашего бизнеса. Групповые занятия позволят выявить неэффективные процессы, влияющие на более чем один отдел. Эти занятия могут также подтверждать информацию, предоставленную во время личных интервью с участниками.
- Обобщите полученную информацию и поделитесь ею с участниками процесса. Сюда будут входить участники, которые прошли и не проходили собеседование ранее. Спрашивайте отзывы у всех. Этот отзыв послужит дополнительным руководством для вашего анализа.
- Информация, полученная от участников процесса, должна дать вам четкое представление о том, как работает процесс и в чем заключается проблема.
- Межличностное обсуждение становится основой для внесения изменений в процесс. Изменения могут заключаться в снижении затрат, сокращении времени цикла процесса, упрощении процесса или улучшении обслуживания клиентов.
