Коллеги не придут, если их пригласили на встречу без ясной цели. Если вы отвечаете за определение повестки дня собрания, избегайте этого, указав темы, которые будут обсуждаться на собрании, и время, необходимое для обсуждения каждой темы. Планируя и выполняя его в меру своих возможностей, вы можете добиться лучших результатов, и участники вашей встречи не будут чувствовать себя ущемленными из-за потерянного времени.
Шаг
Часть 1 из 3: Подготовка
Шаг 1. Спросите у коллег информацию
Участники встречи будут чувствовать себя более вовлеченными, если они будут участвовать в определении повестки дня встречи. Попросите их предложить тему, которую они хотят обсудить, а затем включите ее в повестку дня.
- Отправьте электронное письмо или встретитесь с коллегой, которого пригласят за несколько дней до встречи.
- Сделайте этот шаг как минимум за 6-7 дней, чтобы у них еще было время внести свой вклад. Убедитесь, что повестка дня собрания окончательная за 3-4 дня до даты собрания.
Шаг 2. Определите главную цель или несколько целей, которые необходимо достичь
Убедитесь, что встреча проводится с определенной целью, например, для принятия решений, обмена информацией, составления планов работы или отчета о ходе выполнения задач. Вам не нужно проводить собрание, если у вас нет цели.
Встречи могут проводиться для нескольких целей, например, для отчета о ходе работы как основы для принятия долгосрочных решений
Шаг 3. Сосредоточьтесь на темах, которые затрагивают многих людей
Темы, которые достаточно обсуждаются с участием 2 человек, не должны включаться в повестку дня. Найдите время, чтобы найти решения, требующие участия множества людей.
- Например, проведите отдельную встречу (вне собрания), если вы с коллегой хотите обсудить новое задание.
- Если вы проводите собрание для обсуждения проблемы, которую могут решить только несколько человек, участники встречи, которые не участвуют в обсуждении темы, должны иметь возможность продолжать работу. Это заставляет их чувствовать разочарование, потому что их рабочее время тратится впустую. Поэтому используйте эту возможность как можно лучше, потому что провести собрание, в котором участвует много людей, непросто.
Шаг 4. Составьте повестку дня встречи, выборочно определив темы, которые вы хотите обсудить
Расставьте приоритеты по важным темам, которые необходимо обсудить на собрании, потому что вы не можете включить все темы в повестку дня.
- Например, вы можете указать «переговоры о сроках выполнения проекта», «презентации отчетов о ходе работ», «планы новых проектов» и «предложения». Из-за нехватки времени вы не включили мозговой штурм в повестку встречи.
- Подумайте, нужно ли вам проводить встречу с несколькими людьми для обсуждения основной повестки дня при подготовке к пленарному заседанию.
Шаг 5. Сначала перечислите самые важные темы
При планировании встречи рекомендуется помещать наиболее важные темы в начало встречи. Таким образом, все участники могут обсуждать важные темы, в то время как их мысли ясны и физически здоровы, когда начинается встреча.
- Например, запланируйте «принятие решения», а затем «представление отчета о ходе работы» (если отчет о ходе выполнения не требуется для принятия решения).
- Кроме того, были обсуждены наиболее важные темы на случай, если собрание нужно закончить раньше или некоторым участникам собрания придется покинуть собрание до его окончания.
Шаг 6. Оцените, сколько времени потребуется, чтобы охватить каждую тему
Хотя вы не можете быть уверены, сколько времени потребуется, чтобы охватить каждую тему, сделайте приблизительную оценку. Подумайте, как долго продлится встреча и сколько тем будет рассмотрено. Уделите больше времени самым важным темам.
- Например, выделите 30 минут на отчет о проделанной работе, 10 минут на обсуждение и 10 минут на установку новых сроков.
- Часто повестка дня встречи не может быть завершена, потому что нет времени для каждой темы. Разделите время до встречи, чтобы убедиться, что все темы повестки дня можно обсудить до конца.
- При расчете дополнительного времени учитывайте количество приглашенных участников встречи. Если на собрании будет присутствовать 15 человек, и вы выделяете 15 минут на каждую тему, это означает, что каждый человек получает примерно 1 минуту разговорного времени на каждую тему. Хотя не все говорили, отведенного времени было слишком мало.
Часть 2 из 3: Подготовка повестки дня собрания
Шаг 1. Напишите заголовок повестки дня собрания
Используйте название повестки дня собрания, чтобы дать читателю понять, что он читает повестку дня, содержащую обсуждаемую тему. После определения заголовка поместите его вверху пустого документа. Выберите простой и понятный заголовок.
- Примеры названий повестки дня собрания: «Повестка дня на июль: обсуждение новых идей проекта» или «Повестка дня на август 2018 года: продление срока выполнения проекта».
- Введите повестку дня встречи, используя деловой шрифт, например Times New Roman или Calibri.
Шаг 2. Найдите время, чтобы поприветствовать и поблагодарить участников за посещение встречи
Воспользуйтесь возможностью, чтобы поприветствовать участников. В это время вы или другой председатель собрания можете открыть собрание и объяснить основные темы для обсуждения.
- Если многие участники встречи не знают друг друга, найдите время, чтобы поднять настроение.
- Если вы хотите составить повестку дня для важной встречи, например конференции, время, необходимое для ее открытия, обычно больше. Для обычных офисных встреч первое заседание обычно занимает всего несколько минут.
- Дайте время предвидеть изменения в повестке дня, когда начнется собрание.
Шаг 3. Включите повестку дня встречи в виде вопросов, чтобы вызвать любопытство участников
Они будут удивляться, если вы сформулируете повестку встречи всего в нескольких словах. Вопросы могут раскрыть контекст, который будет обсуждаться, так что участники встречи имеют возможность подумать об этом задолго до встречи.
- Например, вместо того, чтобы писать «Обсуждение сроков проекта», укажите: «Нужно ли продлевать сроки проекта по мере увеличения спроса?»
- При необходимости дайте краткое объяснение под вопросом.
Шаг 4. Укажите примерное время рядом с каждой темой
Хотя оценка времени может не входить в повестку дня, эта информация помогает коллегам подготовиться или запросить дополнительное время, если это необходимо.
У них также было время сократить срок представления отчета в соответствии с отведенным временем
Шаг 5. Подготовьте поток обсуждения по каждой теме повестки дня
Ход обсуждения - это метод обсуждения каждой темы. Например, при обсуждении продления крайнего срока проекта все будут обсуждать в соответствии с заранее определенным потоком. Таким образом, все участники встречи будут иметь одинаковую точку зрения.
Например, на встрече будет обсуждаться продление срока реализации проекта для удовлетворения растущего спроса. Для этого подготовьте поток обсуждения, состоящий из «10 минут для обсуждения прогресса в работе на сегодняшний день; 15 минут для принятия решения о том, как повысить производительность; 10 минут для рассмотрения положительных и отрицательных аспектов; 5 минут для принятия решения о продлении крайнего срока»
Шаг 6. Решите, кто будет вести обсуждение каждой темы
Напишите его имя рядом с темой, чтобы он мог подготовиться. Подтвердите эту задачу с этим человеком за несколько дней до встречи и включите ее в повестку дня.
Если вы будете председательствовать на собрании от начала до конца, укажите это под заголовком повестки дня собрания
Шаг 7. Выделите время, если на встрече присутствуют приглашенные докладчики
Если на встрече будет несколько приглашенных докладчиков, обсуждающих важную тему, вам нужно будет выделить им часть времени на встрече. Установите расписание в повестке дня, чтобы у каждого гостя была возможность выступить, даже если он хочет обсудить несколько тем. Таким образом, они могут подготовить материал к доставке как можно лучше.
За несколько дней до встречи позвоните приглашенному докладчику, чтобы узнать, сколько времени потребуется для обсуждения темы, которую вы хотите затронуть. Это поможет вам организовать свой график, чтобы они не противоречили друг другу
Шаг 8. Найдите время, чтобы обсудить другие вопросы
Запланируйте это занятие в конце собрания. Воспользуйтесь этим сеансом, чтобы спросить всех участников, есть ли еще что-нибудь, что они хотели бы обсудить до закрытия собрания. Кроме того, они могут передавать вещи, которые были упущены или не обсуждались.
- Включая эту сессию в повестку дня, приглашенный знает, что он может внести свой вклад, даже если то, что он хочет передать, не включено в повестку дня встречи.
- Выделите время для вопросов и ответов на этом занятии.
Часть 3 из 3: Завершение повестки дня собрания
Шаг 1. Перечислите детали, связанные с проведением собрания
Напишите время, дату и место встречи в повестке дня вместе с именами участников, которые могут присутствовать на встрече. Таким образом, они уже знают, с кем встретятся на встрече, когда получат приглашение.
- Рекомендуется указать имена участников, которые обычно присутствуют на собрании, но не могут присутствовать на этот раз. Четко проинформируйте, что имя не может присутствовать на встрече.
- Прикрепите карту местоположения для людей, которые не знают, где проводится встреча.
Шаг 2. Расскажите, что нужно подготовить перед встречей
Сообщите приглашенным коллегам, если есть вещи, которые им нужно подготовить заранее, например, чтение отчетов, сбор информации для определения решений или выявление проблем.
Включите эту информацию в конец повестки дня собрания, используя жирные или цветные буквы, чтобы сделать ее ясной и легкой для чтения для всех участников собрания
Шаг 3. Внимательно проверьте повестку встречи, прежде чем распространять ее, чтобы не было ошибок
Повестка дня встречи важна для приглашенных людей. Перед распространением проверьте повестку дня собрания, чтобы убедиться, что информация написана полностью и правильно и нет опечаток. Этот способ не только демонстрирует высокую трудовую этику, но и отражает то, что вы уделяете внимание деталям и цените их.
Шаг 4. Раздайте повестку дня за 3-4 дня до собрания
Коллеги, получившие приглашение, все еще имеют время подготовиться, если они прочитали повестку дня собрания за несколько дней до этого, но не отправляйте ее слишком рано, потому что есть вероятность, что она будет проигнорирована.
Если вы хотите провести важную встречу во время конференции, подготовьте повестку дня за несколько месяцев
подсказки
- Используйте формат повестки дня собрания, доступный в программе Word. Многие программы для создания документов, такие как Microsoft Office, Pages для Mac и др. который предоставляет личные и профессиональные форматы документов, например, для быстрого и удобного составления повестки дня встреч.
- Если в вашей компании существует стандартный формат повестки дня собрания, используйте его.
- Убедитесь, что встреча проходит в соответствии с заранее определенным графиком, но будьте гибкими. Вам нужно следить за встречей, часто сверяясь с часами. Если обсуждение первой повестки дня завершено, предложите участникам продолжить собрание, обсудив следующую повестку дня. Вы можете вежливо сказать: «Мы рассмотрим следующую тему, чтобы встреча закончилась по расписанию».
