План работы - это набор целей и процессов, которые могут помочь команде и / или человеку достичь этой цели. Прочитав план работы, вы сможете лучше понять масштаб проекта. Независимо от того, используются ли они на рабочем месте или в учебе, планы работы помогут вам организовать проекты. С помощью рабочего плана вы разбиваете процесс на небольшие легкие задачи, зная, чего хотите достичь. Узнайте, как составить план работы, чтобы лучше подготовиться к следующему проекту.
Шаг
Шаг 1. Решите, для чего нужен ваш рабочий план
Есть много причин, по которым мы разрабатываем план работы. Установите эту цель заранее, чтобы хорошо подготовиться к проекту. Помните, что большинство планов работы действительны в течение определенного периода времени, например, 6 месяцев или 1 год.
- В офисе план работы помогает вашему начальнику узнать, над какими проектами вы будете работать в следующие несколько месяцев. Эта информация нужна вашему начальнику обычно после ежегодной проверки эффективности или когда ваша команда работает над крупным проектом. План работы также может быть результатом сеанса стратегического планирования, который компания проводит в начале нового календарного или финансового года.
- В академическом мире планы работы подходят для использования студентами при работе над крупными проектами или преподавателями для разработки учебной программы на семестр.
- В случае личных проектов план работы дает вам представление о том, что вы собираетесь делать, как вы это будете делать и когда планируете его завершить.
Шаг 2. Напишите введение и предысторию
Для профессионального плана работы вам следует написать введение и предысторию. Ваш начальник или менеджер получит информацию, необходимую для понимания плана работы. С другой стороны, планы академической работы обычно не нуждаются в представлении и предыстории.
- Введение должно быть коротким и интересным. Напомните своему боссу, почему вы составили этот план работы. Познакомьте его с проектом, над которым вы будете работать в течение определенного периода времени.
- Фон должен подчеркивать, почему вы создали план работы. Вы можете сделать это, например, представив подробную информацию или статистику последнего отчета, определив проблемы, которые необходимо решить, или по другим причинам, основываясь на данных и отзывах, которые вы получили во время работы над предыдущими проектами.
Шаг 3. Определите цели и задачи
Цели и задачи - две взаимосвязанные вещи. В плане работы оба они приводят к достижению результата. Разница в том, что цели являются общими, а цели - более конкретными.
- Цели - это общая картина вашего проекта. Запишите, какие конечные результаты вы хотите получить от рабочего плана. Убедитесь, что охват широкий. Например, вы хотите выполнить исследовательскую работу или научиться писать.
- Цели должны быть конкретными и осязаемыми. Другими словами, вы сможете зачеркнуть шаги в списке целей после их выполнения. Поиск источников для интервью для вашей исследовательской работы - хороший пример цели.
- Если существующие цели слишком разнообразны, вы можете разбить их на долгосрочные короткая, период Средняя, и срок длинный. Например, краткосрочная цель компании по увеличению количества аудиторий на 30% за три месяца отличается от долгосрочной цели по усилению узнаваемости бренда в социальных сетях в течение года.
- Цели обычно записываются активными предложениями с использованием глаголов действия с определенным значением. Например, «планировать», «писать», «улучшать» и «измерять». Избегайте глаголов с расплывчатым значением, таких как «учиться», «понимать» и «знать».
Шаг 4. Разработайте план работы с целями «SMART»
SMART - это аббревиатура, обычно используемая для поиска более ощутимых и реальных результатов в планах работы.
- Специфический значит подробно. Что именно мы собираемся делать для кого? Опишите население, которому вы будете служить, и любые конкретные действия, которые вы будете использовать, чтобы им помочь.
- Измеримый означает измеримый. Является ли цель количественной и измеримой? Вы можете рассчитать результат? Планировали ли вы работу так, чтобы «уровень здоровья в Южной Африке улучшился в 2012 году»? Или вы структурируете ее так, чтобы «число случаев заражения ВИЧ / СПИДом среди новорожденных в Южной Африке к 2020 году снизилось на 20%»?
- Достижимый означает достижимое. Сможете ли вы завершить его в отведенное время, используя имеющиеся в вашем распоряжении ресурсы? Учитывая все существующие ограничения, ваша цель должна быть реалистичной. Увеличение продаж на 500% имеет смысл, если ваша компания небольшая. Увеличение продаж на 500% - практически невыполнимая цель для компании, которая доминировала на рынке.
- Соответствующие связано с интересами. Будет ли цель повлиять на вашу желаемую цель или стратегию? Хотя это важно для общего состояния здоровья, правда ли, что измерение роста и веса старшеклассников может напрямую привести к изменениям в процедурах психического здоровья? Убедитесь, что ваши цели и методы работы имеют четкую и интуитивно понятную связь.
- Ограниченный по времени ограничено по времени. Когда была достигнута цель и / или когда вы узнали, что достигли ее? Определите дату окончания проекта. Также укажите, если таковой имеется, какой конечный результат мог привести к преждевременному завершению вашего проекта со всеми достигнутыми результатами.
Помните, что для расчета изменения необходимо указать базовое число. Если вы не знаете, сколько новорожденных в Южной Африке инфицировано ВИЧ / СПИДом, как вы можете гарантировать сокращение числа случаев на 20%?
В определенных ситуациях вам может потребоваться проконсультироваться со специалистом, чтобы убедиться, что цели вашего рабочего плана достижимы
Шаг 5. Составьте список имеющихся у вас ресурсов
В этом списке запишите все, что вам нужно для достижения ваших целей и задач. Ресурсы принимают различные формы, в зависимости от того, для чего предназначен ваш рабочий план.
- Ресурсы в офисе включают финансовые бюджеты, сотрудников, консультантов, здания или комнаты и книги. Вы можете приложить подробный бюджет, если план работы более формальный.
- Ресурсы в академических кругах включают доступ к библиотекам; исследовательские материалы, такие как книги, газеты и журналы; компьютер и доступ в Интернет; а также профессора или другие люди, которые могут помочь вам, если у вас возникнут вопросы.
Шаг 6. Признайте существующие ограничения
Границы - это препятствия, которые могут помешать вашим усилиям по достижению ваших целей и задач. Например, когда вы выполняете исследовательские задания в школе или колледже, ваш график оказывается слишком плотным, поэтому вы не можете хорошо исследовать и писать. Поэтому ваш лимит - это напряженный график. Попробуйте избавиться от других обязательств в течение семестра, чтобы вы могли эффективно выполнить свой рабочий план.
Шаг 7. Кто несет ответственность?
Подотчетность - важный элемент хорошего плана. Кто отвечает за выполнение каждой задачи? Даже если над задачей работает команда, один человек должен нести ответственность за своевременное выполнение задачи.
Шаг 8. Напишите стратегию
Наблюдайте за своим планом работы, а затем решите, как вы будете использовать свои ресурсы, преодолевая ограничения для достижения своих целей и задач.
- Напишите подробный список действий. Определите, что должно происходить каждый день или каждую неделю для достижения ваших целей. Также укажите, какие действия следует предпринять другим членам команды. Вы можете использовать программное обеспечение для управления проектами или личный календарь, чтобы систематизировать эту информацию.
- Составьте расписание. Хотя вы можете составить предварительный график работы, время от времени могут возникать непредвиденные события или ситуации. Поэтому выделите место в своем расписании, чтобы избежать задержек.
подсказки
- Определите вехи, если ваш проект большой. Вехи - это точки в рамках проекта, которые подчеркивают достижение определенных целей. Вы также можете считать это точкой для размышлений, когда вы наблюдаете, насколько далеко продвинулся процесс, и в то же время убедитесь, что он не отклоняется от плана работы.
- Составьте план работы, который вам подходит. Он может быть подробным, может быть обширным, в зависимости от ваших пожеланий или потребностей. Вы можете писать на листе бумаги или с помощью профессионального программного обеспечения, используя изображения и цвета. Используйте то, что наиболее естественно и эффективно для вас.
