Письмо с твердым префиксом способно произвести на адресата хорошее впечатление. Иногда бывает сложно составить начало письма и что сказать в первых нескольких строках, будь то личное письмо, деловое письмо или письмо с заявлением о приеме на работу. Если вам нужно выучить правильный формат букв или придумать незабываемый способ начать письмо, есть несколько конкретных правил и стратегий, которые могут помочь.
Шаг
Метод 1 из 3: запуск частной почты
Шаг 1. Напишите свой адрес в правом верхнем углу страницы
Для личных писем разместите адрес в правом верхнем углу письма. Такой порядок упрощает для получателя ответ на ваше письмо, поскольку ему или ей не нужно искать адреса или сохранять конверты.
Нет необходимости вводить свое имя в поле адреса. Просто напишите полный адрес или почтовый ящик в первой строке, а затем укажите город и почтовый индекс в следующей строке
Шаг 2. Включите дату после адреса
Очень важно указать дату, чтобы получатель знал, когда вы написали письмо. Наличие даты также очень полезно, если получатель хочет сохранить полученные письма для последующего упорядочивания по дате. Поставьте дату после адресной строки.
Сначала напишите дату, затем месяц и год. Например, 22 апреля 2016 г. Для писем на английском языке это означает использование соответствующего формата даты, начиная с месяца, затем даты и года, как показано ниже: «22 апреля 2016 г.»
Шаг 3. Поприветствуйте получателя
Затем очистите одну строку и начните писать с левой стороны страницы. Начните личное письмо с слов «Дорогой» или «Уважаемый» или другого подходящего личного приветствия. Затем напишите имя получателя и запятую.
Подумайте, как вы обычно называете получателя, когда разговариваете лично. Например, вы можете поприветствовать: «Дорогая Стефани», «Дорогая. Мистер Томпи »или« Дорогая бабушка », в зависимости от вашего обычного приветствия
Шаг 4. Задавайте вопросы
Для личных писем, например, друзьям или родственникам, обычно используется префикс вопроса. Вы можете начать письмо с вопроса, чтобы проявить интерес к действиям или новостям получателя.
Например, откройте письмо с вопросом «Как дела?» или "Как прошла ваша новая школа?" или "Бабушка лучше?"
Шаг 5. Сообщите, что вас интересует то, что получатель сказал или сделал
Другой способ начать личное письмо - выразить интерес к содержанию предыдущего письма получателя, например к недавнему достижению, захватывающему отпуску или проблеме, с которой он или она столкнулась.
Например, вы можете написать: «Поздравляю с получением награды», «У вас были отличные каникулы» или «Мне жаль слышать о вашем неприятном опыте в школе»
Метод 2 из 3: начало делового письма
Шаг 1. Запишите свой адрес
Полный адрес должен быть размещен над письмом. Не ставьте свое имя перед адресом, но вы можете указать свой адрес электронной почты и / или номер телефона под почтовым адресом, если хотите.
Вы можете поместить адрес слева или справа
Шаг 2. Введите дату
Записав адрес и другую желаемую контактную информацию, пропустите строку и укажите дату. Напишите полную дату с указанием месяца и года.
Например, 22 апреля 2016 г. »
Шаг 3. Разместите адрес получателя слева
Имя и полный адрес получателя должны быть написаны в левой части страницы делового письма. Разместите адрес после даты, разделив их одной строкой.
Снова пропустите одну строку после адреса. Вступительное приветствие («Уважаемый» или «Заинтересованному лицу») помещается на следующей строке
Шаг 4. Определите, подходит ли приветствие «Уважаемый» для ваших целей
Приветствие «Дорогой» является стандартным открытием английскими буквами, а также часто используется в индонезийских буквах, но не всегда уместно. Например, «Уважаемый» кажется очень личным для письма с жалобой или деловой переписки.
- Подумайте, кому адресовано письмо и уместно ли использование слова «Уважаемый» для ваших целей. Если вы хотите лучше узнать получателя, например, сформировать команду для проекта, возможно, можно использовать «Уважаемый».
- Если вам неудобно, забудьте о разделе приветствий и откройте прямое письмо с именем и заголовком получателя. Например, просто напишите «Мистер Приханторо» и продолжайте с первой строки.
- Как вариант, используйте «Для кого это важно», но это кажется более далеким и очень формальным. Используйте эту вступительную фразу, только если вы не знаете имени получателя.
Шаг 5. Подумайте, как бы вы поприветствовали получателя
Прежде чем писать имя получателя, подумайте, как лучше его поприветствовать. В большинстве случаев деловое письмо должно быть адресовано получателю формально, например, с использованием его или ее титула. Вы также можете подумать о том, как получатель приветствует вас в своем письме, и о ваших отношениях с ним.
- Учитывайте титул и должность получателя. Если получатель имеет специальную степень или должность, укажите это. Например, для письма к врачу начните письмо с «Уважаемый. Доктор Джон". Для генерала начните письмо со слов «Уважаемый. Генерал Виранто ". Людей, у которых в конце имени есть докторская или докторская степень, также следует обращаться как к Dr.
- Еще раз проверьте почту, на которую вы ответили. Если ваше письмо написано для ответа на другое письмо, проверьте, как к вам обращаются, чтобы решить, как поприветствовать получателя. Например, если полученное вами письмо начинается с «Уважаемый. Миссис Йохана »означает, что вам также следует начать с« Дорогой. Г-н / г-жа / г-н _ ».
- Подумайте, насколько хорошо вы знаете получателя. Вы также можете учитывать уровень отношений с получателем, чтобы определить приветствие в письме. Вы обычно здороваетесь по имени? Или вы используете титул, когда приветствуете его? Помните, что даже если вы раньше звонили по имени, деловое письмо может быть слишком неформальным. Если сомневаетесь, выберите официального представителя, например Mr / Mrs / Dr.
Шаг 6. Используйте приятный тон
Кто бы ни был получателем, всегда используйте приятный тон, чтобы увеличить вероятность того, что получатель откроет ваше сообщение. Даже если вы записываете жалобу или другую неприятную потребность, никогда не начинайте письмо с резкого слова или требования. Вместо этого выразите добрые пожелания получателю или поздравьте его с достижениями.
Например, если вы хотите начать с дружеской ноты, скажите: «Надеюсь, у вас все хорошо» или «Поздравляю с повышением по службе»
Шаг 7. Укажите свои требования
Деловое письмо должно начинаться с дружеского начала, но не менее важно четко и прямо указать цель вашего письма. Вы можете определить причину письма, используя стандартный шаблон, например «Вот я…»
Вы можете настроить вступительное предложение в соответствии с различными потребностями. Например, начните письмо со слов: «Я заявляю, что у нас есть общие интересы», или «Я подаю жалобу», или «Я предлагаю сотрудничество между нашими компаниями»
Метод 3 из 3: начало письма-заявления о приеме на работу
Шаг 1. Используйте формат делового письма, чтобы написать адрес и поприветствовать получателя
При написании письма-заявления о приеме на работу можно использовать те же правила, что и для делового письма.
- Напишите свой адрес вверху справа или слева. Не включайте имя, только адрес.
- В следующей строке введите свой адрес электронной почты, адрес личного веб-сайта и / или номер телефона.
- Пропустить одну строку.
- Включите дату с месяцем, написанным буквами. Например, 22 апреля 2016 года.
- Пропустить еще одну строчку.
- Напишите приветствие, например «Уважаемый». или «заинтересованному лицу».
Шаг 2. Включите краткое изложение ваших достижений
Вы можете начать свое сопроводительное письмо с чего-нибудь простого, например, «Я подаю заявку на позицию X». Однако, если вы хотите немного другой подход, вы можете начать с резюме своих лучших достижений. Это резюме может привлечь внимание менеджера по найму и повысить ваши шансы на собеседование.
Например, начните со слов: «За последние пять лет я удвоил продажи и расширил охват до трех ближайших провинций». Вы также можете продолжить получение опыта, образования, специальной подготовки и других квалификаций, соответствующих должности, на которую вы претендуете
Шаг 3. Выразите энтузиазм
В письме с заявлением о приеме на работу страсть, которая выражается на бумаге, также может увеличить шансы на собеседование. Менеджеры по найму могут быть впечатлены вашей преданностью работе.
Например: «Я был взволнован, когда увидел это объявление о вакансии, потому что я большой поклонник вашей компании». Затем объясните, что вам нравится в компании, почему вы так преданы своей работе и почему вы хорошо подходите для нее
Шаг 4. Введите соответствующие ключевые слова
Ключевые слова могут помочь, если вы собираетесь соревноваться с большим количеством людей. Упоминание ключевых слов в начале письма может увеличить шансы на то, что ваше приложение заметят, особенно если эти ключевые слова указывают на то, что вы подходящий кандидат.
- Хорошие ключевые слова, которые следует включить, - это те, которые упоминаются в работе, например, конкретные навыки или опыт, которые у вас есть. Например, начните свое сопроводительное письмо со слов: «За пять лет работы менеджером по продажам я регулярно проводил презентации, разрабатывал успешные стратегии продаж и написал множество сценариев продаж для сотрудников».
- Вы также можете назвать человека, который направил вам эту должность. Имя может привлечь внимание менеджера по найму и гарантировать, что вы попадете на собеседование. Например: «Я узнал об этой вакансии от начальника нашего отдела доктора Ф. Сусанто ".
