Архивирование и автоархивирование - это функции Office 2007, которые позволяют перемещать старые файлы в место архива в течение определенного периода времени. Как правило, Outlook 2007 архивирует файлы автоматически каждые 14 дней, но вы можете архивировать файлы вручную или настроить автоархивирование для архивирования файлов по расписанию.
Шаг
Метод 1 из 2: архивирование вручную
Шаг 1. Щелкните Файл в верхней части окна Outlook 2007, затем выберите Архивировать
Появится диалоговое окно архива.
Шаг 2. Нажмите кнопку «Архивировать эту папку и все подпапки».
Шаг 3. Щелкните меню рядом с «Архивировать элементы старше, чем», затем выберите нужную дату
Шаг 4. Щелкните Обзор, затем выберите место для сохранения файла архива
Шаг 5. Щелкните ОК
Все файлы в Outlook старше указанной даты будут заархивированы.
Метод 2 из 2: настройка автоархивации
Шаг 1. Щелкните Инструменты в верхней части окна Outlook 2007, затем выберите Параметры
Появится диалоговое окно "Параметры".
Шаг 2. Щелкните вкладку «Другое», затем щелкните «Автоархивирование».
Шаг 3. Установите флажок «Запускать автоархивирование каждые», затем выберите частоту сканирования в доступном меню
Обычно Outlook 2007 проверяет старые файлы каждые 14 дней.
Шаг 4. При необходимости выберите один или несколько из следующих вариантов:
- Запрашивать перед запуском автоархивации: эта функция будет отображать напоминание перед процессом архивирования, поэтому вы можете отменить сеанс автоархивации, если хотите.
- Удалить элементы с истекшим сроком годности: эта функция позволяет Outlook удалять файлы, когда они становятся достаточно старыми.
- Архивировать или удалять старые элементы: эта функция позволяет архивировать или удалять определенные файлы, когда они становятся достаточно старыми.
- Показать папку архива в списке папок: когда эта функция включена, каталог архива будет отображаться на панели навигации Outlook, так что вы можете легко просматривать заархивированные файлы.
- Очистить элементы старше: этот параметр позволяет указать возраст архивируемых файлов от 1 дня до 60 месяцев.
- Переместить старые элементы в: эта функция позволяет вам выбрать место для сохранения заархивированных файлов.
- Удалить элементы без возможности восстановления: эта функция позволяет Outlook напрямую удалять старые файлы без предварительного их архивирования.
Шаг 5. Щелкните ОК. Ваши настройки автоархивации будут сохранены и активны.
