Как управлять событиями (с изображениями)

2024 Автор: Jason Gerald | [email protected]. Последнее изменение: 2023-12-16 11:35

Организация мероприятий - это отличный опыт, будь то частная вечеринка, корпоративное мероприятие для семьи и друзей, свадьба и другие официальные мероприятия. Это очень трудная работа, но она приносит большое удовлетворение. Вы действительно можете повлиять на людей, участвующих в мероприятии, которые оценят ваше гостеприимство и усилия по организации вечеринки по случаю дня рождения, юбилеев, самой свадьбы или любого другого торжества. Приведенные ниже шаги научат вас, как быть хорошим организатором мероприятий, предоставят предложения по устранению неполадок и помогут избежать всех проблем с помощью тщательного планирования.

Шаг

Часть 1 из 5. Освоение основ

Шаг 1. Определите цели и задачи, которых вы хотите достичь

Все это кажется слишком логичным, но вы должны записать это, чтобы узнать, какой размер помещения подойдет лучше всего, правильный бюджет, цель мероприятия, количество (или тип) гостей и какие стратегии следует придерживаться. ваше конкретное мероприятие. Каков идеальный конечный результат? Чего ты хочешь добиться?

После того, как вы решили, какое мероприятие вы собираетесь провести (празднование, сбор средств, обучение, продажи, предложение и т. Д.), Подумайте, зачем вы это делаете. Знание своей мотивации поможет вам оставаться сосредоточенным и заряженным энергией.
Постановка некоторых целей также может помочь вам достичь правильной цели. Вы не можете продолжать попытки достичь неопределенной цели! Если у вас только 40 000 000,00 индонезийских рупий и вы хотите достичь 50 000 000,00 индонезийских рупий, поставьте цель на эту сумму, и вам помогут дойти до финиша.

Шаг 2. Выберите дату и время

Эти два фактора являются наиболее важными при планировании мероприятия. Не выбирайте дату и время, которые будут удерживать большое количество людей от посещения, иначе все ваши усилия по планированию мероприятия будут напрасными. Кроме того, не устанавливайте эти два элемента слишком далеко от настоящего - или даже слишком близко - иначе ваши гости забудут о вашем мероприятии и составят другие планы. Не поддавайтесь синдрому Златовласки во время управления событиями!

В идеале уведомлять гостей за две недели. Таким образом, у них будет время составить планы, и вы сможете напомнить им еще один или два раза, прежде чем придет время. Если возможно, разошлите приглашения на мероприятия за несколько недель

Шаг 3. Выбираем место

Определив тип и время мероприятия, подумайте о месте. Подойдите к потенциальным местам, подготовив даты и то, что вам понадобится. Какой тип здания вы бы хотели использовать и как бы было устроено пространство? Будут ли гости сидеть на скамейках рядами, на обычных скамейках, на обеденном столе или на ковриках для пикника? Повлияют ли погодные условия? Будет ли место для танцев, трибуна для выступающих или сцена? Если это так, составьте план, чтобы убедиться, что место, которое вы хотите, достаточно большое.

Всегда заранее посещайте потенциальные места проведения и рисуйте карту. Эта карта может использоваться как «план войны» и позволяет вам рисовать и выделять табличное пространство, маршруты обслуживания для еды, доступ для инвалидов (при необходимости) и маршруты выхода из здания, а также то, как вы будете загружать различное необходимое оборудование. Вы также должны отметить расположение генераторов, внешнего оборудования, такого как холодильники, льдогенераторы, грили или печи и т. Д. Также изучите расположение розеток и кабелей (вы можете накрыть их ковром) и всего остального, что может представлять угрозу безопасности.
Потребуется ли вам по закону разрешение местного самоуправления? В большинстве случаев это разрешение требуется для открытия баров, но иногда и для шума, въезда и парковки транспортных средств, больших построек, таких как павильоны, скопления людей и других целей.

Шаг 4. Определите количество людей, которых нужно пригласить

Сколько человек вы можете пригласить в зависимости от бюджета и места проведения? Некоторые мероприятия строго ограничены, чтобы на них могли присутствовать только приглашенные, что упрощает планирование, но многие другие могут допускать дополнительных людей, таких как дети, супруги или друзья. Также знайте, что чем больше у вас будет гостей, тем больше вам понадобится членов экипажа.

Чтобы избежать логистических проблем, убедитесь, что в приглашенном всегда есть достаточно места для передвижения людей.
В старых заведениях обычно называют количество гостей «pax», поэтому, если вы видите слова «150 Pax» на многоцелевом здании, это означает, что его вместимость составляет 150 человек.

Шаг 5. Определите бюджет

В идеале у вас должно быть несколько человек, на которых вы можете рассчитывать, сколько денег вам понадобится для этого мероприятия. Вы будете платить персоналу? Арендуете оборудование и места для встреч? Доставка еды и напитков? Печатать брошюры или открытки? Определите разумную сумму и скорректируйте план с учетом этой суммы. Не позволяйте превышать свой бюджет, если вам это не нужно.

Вы можете оказаться в ситуации, когда есть возможность получить спонсоров или пожертвования, но большинству из нас обычно не так везет. Если вы не можете предсказать, какие дополнительные деньги появятся, сэкономьте как можно больше. Вместо того, чтобы нанимать услуги кейтеринга, устройте праздник удачи (гости приносят свою еду). Вы все еще можете приготовить еду, но обычно все, что вам нужно сделать, это предоставить обеденный стол, кухонные принадлежности и холодильник. Вместо того, чтобы нанимать фотографа, снимите собственное мероприятие. Проявите творческий подход, когда это необходимо

Шаг 6. Соберите команду

Создайте группу обслуживания (даже если в эту группу входят друзья, родственники или другие добровольцы) для работы с различными соответствующими разделами, даже если вы не проводите мероприятие профессионально, а организуете только небольшие семейные мероприятия. Суть хорошего управления крупномасштабными мероприятиями заключается в том, чтобы побудить людей руководить конкретными областями и убедиться, что все члены команды знают грандиозный план.

Ваша команда должна быть проинформирована о важных делах как можно раньше, как и любые другие команды, за которые вы платите, и любые приглашенные вами гости. Сообщите каждому члену экипажа о задаче как можно скорее и предоставьте им варианты, когда это возможно. Также постарайтесь перевести несколько человек в режим ожидания - так как всегда будут небольшие ошибки в каждом аспекте мероприятия

Шаг 7. Составьте повестку дня

Решите, что будет на вашем мероприятии. Когда выступающие начнут говорить? Будут ли запланированы игры, мероприятия или презентации? Сколько времени нужно гостям, чтобы поесть? Составьте подробный график занятий в течение дня.

Всегда оставляйте место для ошибки; в этом мире не будет ни одного события, которое с точностью до минуты могло бы пройти точно так, как было запланировано. Люди будут приходить с опозданием, речи будут длиться дольше, очереди за едой не будут работать гладко, или на вашем пути может появиться миллион других проблем. Итак, хотя вам нужно знать, что происходит, поймите, что это просто помощь организации, и нет ничего определенного

Часть 2 из 5: Беговые соревнования

Шаг 1. Разошлите приглашение

Если нет, как еще люди узнают, что вы проводите мероприятие? Отправьте приглашение! Не игнорируйте это. Приглашения - главное лицо вашего мероприятия. Первые впечатления о том, что люди могут ожидать, и заставляют их решить, стоит ли им приехать. Это приглашение должно быть хорошим.

Рассмотрим типовые приглашения - в виде открыток, брошюр и т. Д. Но также постарайтесь не использовать бумагу: рассылайте электронные письма, информационные бюллетени или используйте такие сайты, как Facebook, Twitter и Eventbrite, для рассылки приглашений, счетчиков гостей и календарей.

Исправление: если вы хотите привлечь как можно больше людей, используйте Facebook и Twitter. Если вы попытаетесь ограничить его только VIP-гостями, избегайте этих двух услуг, иначе у вас возникнут проблемы

Шаг 2. Обратите внимание на тех, кто подтвердил свое присутствие

Вам нужно будет рассчитывать заранее, чтобы узнать, сколько и что вам понадобится, так что делайте заметки! Возможно, появятся не цифры, но вы все равно получите обзор. Сайты, предназначенные для управления событиями, могут помочь в этом - хотя вы также можете использовать рабочие листы Facebook и Excel.

Шаг 3. Разберитесь с тем, что вам нужно арендовать

Вам нужно найти, нанять, заказать или делегировать задания фотографам, строителям, дизайнерам и декораторам, приглашенным ораторам, спонсорам, артистам или музыкальным группам, религиозным лидерам или официальным лицам, танцорам или демонстрационным мероприятиям? Примите во внимание все эти аспекты при рассадке и питании, чтобы при необходимости вы могли приготовить для них еду и столы.

Вы будете готовить еду и напитки? Если да, то какие члены команды будут следить за приготовлением, подачей и гигиеной еды? Какую еду подавать? Могут ли гости иметь аллергию, вегетарианские потребности, диабет, религиозные потребности, такие как халяльные или кошерные, без глютена и т. Д.? Будут ли младенцы, маленькие дети или пожилые люди / раненые, которые не могут есть твердую пищу?
Позаботились ли о развлечениях и логистике? В этом разделе может быть рассказано о музыкальном оборудовании, павильонах или палатках, а также о необходимых вам декоративных эффектах от сценического менеджмента, таких как микрофоны и усилители, освещение, линии электропередач, проекторы и экраны для слайд-шоу, дымовые машины или другие волшебные сценические эффекты.., например, зеркала, баннеры и вывески компаний и т. д.

Если вы нанимаете субподрядчика для проведения развлекательных мероприятий, проконсультируйтесь с ним, чтобы убедиться, что они могут поставить и подготовить оборудование самостоятельно, в дополнение к месту обслуживания, этапу и графику. Таким образом, вы сможете узнать, что делать, чтобы им помочь
Поставщикам услуг общественного питания, флористам, развлекательным заведениям и другим важным людям нужно много времени на подготовку. Внезапные запросы обычно обходятся дороже. К тому же, если они не могут сдержать свое слово, у вас все равно будет время поискать альтернативы.

Шаг 4. Найдите того, кто будет ведущим (MC)

MC не всегда должен организовывать все мероприятие, но он или она будет руководить им. MC обычно является членом группы, который сочиняет речь, объявляет о ряде событий, таких как обед, танцы, важные гости или развлечения. Часто общайтесь с этим человеком и держите его / ее в курсе.

Иногда вам, возможно, придется быть ведущим. В таком случае ваша задача будет намного сложнее, потому что вам придется работать, пока все мероприятие не будет завершено. Назначьте руководителей групп для своей сервисной группы, чтобы им можно было делегировать большинство обычных задач

Шаг 5. Соберите снаряжение

Нанимая команду, дважды проверьте и убедитесь, что у них есть необходимые предметы. В некоторых случаях они могут приготовить только себя или определенные предметы; Возможно, вам потребуется приобрести необходимое оборудование отдельно. Вы можете арендовать, купить или даже позаимствовать эти инструменты в своих социальных сетях. Ознакомьтесь со списком необходимого, от салфеток до акустической системы и соединительных кабелей.

Украшение - важная часть любого мероприятия. Скатерти, цветы, подарки, свечи, воздушные шары, баннеры или фотофоны, красные ковры и т. Д. всегда следует хорошо спланировать заранее

Шаг 6. Удовлетворите основные потребности

Одна из вещей, о которой забывают многие новички, - это превосходство оборудования на месте проведения мероприятия. Достаточно ли там удобств? Примерами являются туалеты и душевые, места для парковки, легкий доступ для людей с ограниченными возможностями, раздевалки, складские помещения и кухни, водостоки, винные холодильники, доступ к электричеству и т. Д. Таким образом, вы можете предвидеть возможные препятствия.

Подумайте и за пределами мероприятия: понадобится ли вам транспорт и жилье для приезжих / зарубежных гостей или делегатов из отелей? Вам нужно забронировать место для их транспортировки на мероприятие и обратно?

Шаг 7. Знайте, с кем вы будете встречаться

Понимание социальной иерархии события - даже если это не ваше мероприятие - важно для того, чтобы знать, как справиться с любой ситуацией. Поскольку клиенты должны верить в вас, узнайте следующее:

Кто являются ключевыми гостями - обычно это легко определить, когда мероприятие носит праздничный характер - например, жених и невеста на свадьбе. Однако клиент не всегда является ключевым гостем, даже если его все же можно отнести к одной из сторон группы. Или ваш клиент может вообще не присутствовать.
Кто такие гости, которые относятся к типу принимающих гостей - это люди, которые часто выступают в роли хозяев за своими столиками и, как правило, умеют общаться и мотивировать других гостей. Они полезны для поддержания приятной атмосферы и общения, когда все становится спокойным, поощрения людей танцевать или знакомства людей с другими гостями для новых дружеских отношений. Они также обычно надежны и полезны для того, чтобы быть в курсе событий, поскольку могут помочь или даже выступить в качестве приглашенного докладчика / ведущего в чрезвычайной ситуации. Именно благодаря таким людям мероприятие всегда проходит гладко.
Кто такие гости типа миротворцев? Вы должны всегда помнить об этих людях, поскольку именно с ними вы будете стремиться проконсультироваться по вопросам. При необходимости вы также привлечете их к обсуждению и обсуждению. Гости в этой группе обычно являются главой семьи, опекуном или начальником службы безопасности.
Кто принимает решения. В большинстве случаев решение принимает вы как менеджер, но когда вам нужно проконсультироваться с гостями без привлечения ключевой группы (поскольку они обычно сосредоточены на том, чтобы быть хорошими хозяевами), выясните, к кому вам следует обратиться в чрезвычайной ситуации. Проще говоря, этот человек будет платить по счету за ваши услуги или кого бы вы ни называли «клиентом».

Часть 3 из 5: Приближение к финишу

Шаг 1. Познакомьтесь с местом проведения

Перед началом мероприятия проверьте место проведения и решите, как вы собираетесь собирать все вместе. Возможно, вам потребуется указать дополнительные меры для размещения плана этажа - например, с точки зрения проводки, освещения и т. Д. И если вам сложно найти эти вещи, гости могут испытать то же самое, поэтому подумайте о практическом аспекте!

По возможности составляйте план развертывания и сроки. Если что-то не подходит, избавьтесь от этого. Поговорите с менеджером участка и узнайте, что он или она может сделать, чтобы помочь, и есть ли какие-либо правила зонирования, которые вы должны соблюдать, особенно в чрезвычайной ситуации

Шаг 2. Подумайте о том, чтобы приготовить подарки для своей команды

Члены экипажа в нем будут много работать. Чтобы выразить признательность и сохранить работоспособность, приготовьте небольшой подарок, который вы подарите после окончания мероприятия. Напитки в бутылках, батончики из мюсли, шоколад и другие мелочи - все, что вам подходит, помогут поддерживать их боевой дух.

Также подумайте о том, чтобы подарить им брошь или небольшой маркер для вечеринки, чтобы они почувствовали себя частью мероприятия и запомнили его. Также убедитесь, что их кормят и поят! Команда - это ресурс, который вы сможете использовать в будущем

Шаг 3. Проверьте все команды и аутсайдеров

Перед мероприятием убедитесь, что все согласны. Дайте команде четкие инструкции о том, как добраться до места проведения мероприятия, и сообщите свой контактный номер или визитную карточку, чтобы они могли позвонить, чтобы узнать дорогу. В заключение убедитесь, что у всех нет вопросов.

Убедитесь, что всем нравится задача. Некоторые люди могут не захотеть это говорить, поэтому попробуйте их прочитать. Они выглядят уверенно и уверенно? Если нет, успокойте их, просмотрите задания и задайте несколько основных вопросов. Если сомневаетесь, соедините сомневающегося с более способным партнером

Шаг 4. При необходимости подготовьте список контактов и другие файлы

Персональные настройки так же важны, как и организация мероприятий. Если ты всегда опрятен, даже если что-то напутается, все будет хорошо. Но в противном случае состояние мероприятия было бы полностью испорчено. Вот несколько способов подготовиться:

Создайте контактный лист с номерами телефонов и адресами. В кондитерской думали, что вы приходите за заказом? Не важно. Позвоните члену вашей команды, который живет рядом с магазином, и попросите его забрать товар по дороге к месту проведения мероприятия.
Составьте контрольный список. Вы узнаете, каких предметов, оборудования и предметов все еще не хватает, на основе отчетов команды.
Подготовьте соответствующее подтверждение оплаты и выставления счетов. Чем тщательнее вы будете, тем меньше у вас будет проблем в будущем.

Шаг 5. Избегайте изменений в последнюю минуту

Будут ли происходить регулярные художественные изменения? Свадьбы обычно бывают такими, когда клиент хочет изменить дизайн в последний момент, поэтому обязательно сообщите ему или ей окончательную дату изменения. Обычно этот крайний срок составляет 1 неделю до мероприятия, чтобы клиенты оставались свободными, но вы также защищены от изменений в последнюю минуту, которые являются громоздкими и дорогостоящими.

Если изменения простые, небольшие или базовые и могут использовать уже установленные декорации, постарайтесь максимально не отказывать в запросе клиента. Убедитесь, что вы максимально учитываете потребности клиента в мероприятии, которое может быть очень эмоциональным

Часть 4 из 5: Реальное событие

Шаг 1. Готовим все

Будьте первым на месте и наблюдайте за подготовкой. Убедитесь, что все отчитываются должным образом, и начинайте звонить, если они этого не делают. Помогите тем, кто в ней нуждается, укажите тех, кого нужно направить, и отойдите в сторону, когда это необходимо. Держитесь подальше от травм, пока событие не закончится.

Вы почувствуете себя немного спокойнее, если у вас есть контрольный список. Подготовьте этот список для бригады, посторонней бригады, отделки и установки, а также оборудования. Как только все будет проверено, вы можете вздохнуть с облегчением

Шаг 2. Делегируйте задачи

Не бойтесь этого делать. Главный фактор, вызывающий стресс в мероприятии, - это время. Чтобы сэкономить, будьте готовы разделить работу. Если кто-то не работает оптимально, дайте ему другое задание, которое ему больше подходит. Вы не фиксатор и не переходите границы; Вы делаете только ту работу, которая является вашей обязанностью.

Делая поручения, будьте тверды, но вежливы. Скажите: «Джон, ты нужен мне сейчас, чтобы помочь с питанием. Спасибо». Ваша команда должна быть увлечена управлением мероприятием. Убедитесь, что все идет гладко, будучи необходимой фигурой лидера

Шаг 3. Будьте гибкими

Это означает, что вы должны убедиться, что все идет по плану, и помочь или запустить резервный план на случай, если что-то пойдет не так, и быть в состоянии принять его. Если вы начнете нервничать, вы не сможете правильно мыслить. Когда ум не ясен, вы никогда не добьетесь хороших результатов. Поэтому, когда оратор задерживается на десять минут и игнорирует ваши сигналы или пытается его отвлечь, расслабьтесь. Просто настройте десертный сеанс, никто этого не заметит. Мероприятие также будет проходить гладко.

Проблемы будут всегда. Вы не можете все предсказать, и чем раньше вы это примете, тем лучше. Спокойный и стабильный ивент-менеджер может пригодиться на любом мероприятии; но если вы напряжены, а не спокойны, события могут пойти плохо. Так что расслабьтесь и плывите по течению - ваше шоу подходит к концу

Шаг 4. Расскажите всем о последних событиях

Убедитесь, что количество и потребности гостей по-прежнему соответствуют требованиям в день мероприятия, и как можно раньше уведомляйте сервисную службу о любых изменениях. Вы должны быть первой парой глаз, чтобы заметить, что что-то не так.

Проконсультируйтесь с клиентом, чтобы узнать, как он себя чувствует; он может быть взволнован, нервничать, беспокоиться, скучать, утомляться и иметь проблемы. Вы можете помочь ему, проявив понимание, сказав добрые слова и помогая ему практически. Найдите время, чтобы вызвать энтузиазм у гостей и команды, когда это необходимо

Шаг 5. Делайте свою работу

Доверяйте и уважайте сервисную команду, чтобы она занималась своим делом - как только вы дадите им прочную основу, они будут в порядке. Предложите свою помощь, если это необходимо, но этот член команды должен быть достаточно опытным, чтобы не нуждаться в помощи вообще. Вот несколько вещей, о которых следует помнить:

Сначала выступите в роли администратора или администратора. Встречайте и поприветствуйте (если требуется) каждого гостя по прибытии. Передайте роли MC, когда событие начнется. Здесь ваша роль как менеджера будет более активной, решая проблемы и обеспечивая, чтобы вся закулисная работа, такая как приготовление еды и обслуживание, проводилась в соответствии с планом.
Обращайте внимание на гостей и оставайтесь на связи с ведущим. Делайте это тайно, на всякий случай, если вам нужно изменить свои планы.
Держитесь подальше от ключевых гостей - это шоу о них, - но убедитесь, что вы находитесь в пределах легкой досягаемости, регистрируясь в определенные моменты. Спросите их, что они думают о шоу, а также о любых возможных проблемах, просьбах или предложениях, которые у них есть.

Шаг 6. Для маркетинговых мероприятий приготовьте сувениры

Убедитесь, что все гости помнят те хорошие времена, которые у них были. Возможно, вы даже захотите чего-то большего, чем просто счастливых воспоминаний: например, посещения веб-сайтов, будущие пожертвования, молва и т. Д. Чтобы ваше мероприятие было успешным, поделитесь сувенирами. Будь то картина, плакат или шариковая ручка, дать гостям что-нибудь, чтобы напомнить гостям о мероприятии, - отличный способ убедиться, что они вас запомнят.

Шаг 7. Поздравьте себя после окончания мероприятия

Большинство событий самодостаточны, когда они начинаются, но тяжелая работа находится в подготовительном периоде, о котором никто не осознает. Так что поздравьте себя, потому что вы заслуживаете счастья!

После мероприятия найдите время встретиться и поблагодарить клиента. Рекомендуется сделать соответствующий и сердечный подарок, чтобы запомнить время, проведенное с ними, поскольку именно такие мелочи обогащают опыт и позволяют им предлагать ваши услуги в будущем. Если вы дарите подарки на мероприятии, подарки после мероприятия, такие как цветы, фотографии любимых моментов на мероприятии (например, разрезание ленты, кульминация шоу, церемония награждения, свадебный поцелуй, задувание свечей на день рождения и т. Д.) Или другие подарки. может быть уместным

Шаг 8. Приведите в порядок место и идите домой

Как говорят мамы: «Оставьте его в том же состоянии, в котором вы пришли», - также действуют принципы, применимые к заведениям. Вещи следует оставить в том же состоянии, в котором они были до того, как вы к ним пришли - бизнес по управлению событиями - это деликатный бизнес, в котором нет места для ошибок. Так что дайте знать членам вашей команды, что пора навести порядок и не отпускайте их домой, пока все не уладится. Вы также должны вмешаться!

Помимо того, что это хорошо, это также предотвращает оплату более дорогих счетов. Многие места взимают дополнительную плату за уборку, если у них есть возможность это сделать. Итак, постарайтесь избежать скрытых комиссий

Шаг 9. Завершите процесс обмена, оплаты и благодарности всем участвующим сторонам

Возможно, вам придется организовать возврат взятого напрокат или взятого напрокат оборудования и проконсультироваться с клиентом о его или ее опыте. Даже если вам не заплатят, найдите время, чтобы поблагодарить их и сказать, что вам понравилось проводить с ними мероприятие. Можете ли вы обмениваться визитками друг с другом?

Спасибо также членам экипажа! Убедитесь, что все стороны оплачены (и заплатили), сохраните счета и сделайте все. Вы должны быть одним из последних, кто покинет зал - убедитесь, что все в порядке

Часть 5 из 5: Устранение неполадок

Шаг 1. Знайте, как поступать с опоздавшими гостями и другими проблемами

Это обычная проблема, поэтому вам лучше подготовиться. Опоздания неизбежны (например, из-за непредвиденных транспортных проблем) и обычно допускаются другими гостями, которые прибывают вовремя. Поэтому есть несколько способов предотвратить это:

Убедитесь, что время мероприятия четко указано в приглашении. Если вы используете систему RSVP, также убедитесь, что время подтверждено. Общайтесь (через свой контактный лист) с MC, соответствующими гостями (обычно с ведущим членом группы), артистами и кухонным персоналом, как только вы столкнетесь с препятствием, которое нелегко разрешить. Если в центре внимания мероприятия находятся опоздавшие гости (например, жених и невеста), обычно:
Вам необходимо связаться с ожидающим гостем напрямую, чтобы узнать предполагаемое время прибытия. Немедленно свяжитесь с кухней, чтобы узнать о последних разработках, чтобы они могли отрегулировать скорость приготовления в соответствии со временем.
Не объявляйте, что мероприятие было отложено из-за определенных гостей (потому что вечеринка разберется в этом самостоятельно), но дайте понять основным гостям, что вы в курсе ситуации. Расскажите им, что вы планируете, но позвольте им также предложить предложения, поскольку они обычно знают гостя и знают, что делать в этом контексте.
Обратите внимание на тайминг выступления. Если ключевые гости прибывают поздно, подайте дополнительные закуски и / или ранние напитки, чтобы другим прибывшим вовремя гостям не было скучно и они были заняты.
Если гости собираются очень поздно (например, когда подают еду, которую нельзя отложить, например суфле), начните мероприятие, как и планировалось. Когда они подойдут, подавайте следующую порцию (даже если это десертная).
Подготовьтесь к танцам, играм, комедии или другим видам развлечений (особенно к музыке) и убедитесь, что есть лишние отвлекающие факторы, например групповые фотографии. Эту стратегию резервного копирования следовало начать накануне.
Для гостей, которые намеренно опаздывают, не воспринимайте это как свою вину как менеджера. Так что ваша задача - в первую очередь привлечь других гостей и убедиться, что их потребности удовлетворены. По сути, ведите себя так, как будто все в порядке, и продолжайте мероприятие.

Шаг 2. Знайте, как справляться с проблемами питания

Проблемы в этой области возникают редко, особенно если вы тщательно спланировали свои планы, но иногда случаются несчастные случаи (например, гость или маленький ребенок испортили обеденный стол, или инцидент на кухне). Сначала вы должны знать, какие типы гостей будут присутствовать, чтобы вы могли подумать, когда и где будет отображаться еда (например, для блюд типа «шведский стол»), а также положение гостей.

Все разливы следует немедленно убирать из соображений безопасности, даже если для этого вам придется избавиться от красной ковровой дорожки или причудливых украшений и мебели. Скрыть пятно, не повлияв на внешний вид или целостность предмета (например, старинной мебели), невозможно, поэтому сначала избавьтесь от него. Если у вас есть резервная копия, используйте ее; в противном случае переместите объект незаметно, чтобы гости не заметили.
Рекомендуется использовать веревки, занавески или ширмы, чтобы скрыть места с едой (например, грязный стол или пока вы готовите следующее блюдо), поскольку некоторые гости могут воспринимать видимую еду как что-то, что можно свободно употреблять в любое время. - хотя это может быть не обязательно в соответствии с вашими намерениями.
Смешайте меню. Если блюдо невозможно подать (например, из-за того, что оно подгорело), избавьтесь от всего этого или найдите новую альтернативу. Уменьшайте порции, чтобы сэкономить на еде, но увеличивайте порции других продуктов, чтобы они оставались сбалансированными. Сообщите гостям по мере необходимости.
Вегетарианцы, разборчивые едоки, страдающие аллергией или люди, придерживающиеся специальной диеты / религиозные люди, должны позаботиться о своих потребностях - вы сможете сделать это при хорошем планировании. Однако иногда гости приводят члена семьи, супруга или близкого друга, не сообщая вам об этом, особенно если приглашение бесплатное. Когда это происходит, решение простое. Подсчитайте недавних гостей и, когда они появятся у дверей, спросите об особых диетических потребностях и немедленно сообщите об этом обслуживающему персоналу и персоналу кухни.
Если большие группы не приходят на мероприятие в качестве темных гостей, отправьте члена команды на кухню и попросите его пересчитать запасы. При необходимости приобретите дополнительные продукты питания. На кухне обычно завышают порции на всякий случай, поэтому отмены более распространены, чем нехватка еды. Ограниченные порции также можно сэкономить, если вы предоставите дополнительные начинки, такие как хлеб, салаты или овощные блюда, ингредиенты, которые можно легко приобрести в местном супермаркете.

Шаг 3. Знайте, как обращаться с маленькими детьми

Имейте в виду, что многие менеджеры часто забывают или недооценивают интеллект, потребности и желания детей на мероприятии. Они такие же, как и взрослые - хотят повеселиться и не скучать. Помните, родители тоже будут обижены, если мероприятие не сможет удовлетворить потребности их детей. Хорошая идея - попросить подтверждение посещения (RSVP) для всех детей, которые могут посещать.

Детей младшего возраста (до 10 лет) лучше подавать с едой или закусками заранее, так как ужин может быть подан не ранее 20:00. Это время подачи обычно слишком поздно для большинства детских приемов пищи. Еда, которую вы даете своим детям, также должна быть веселой и полезной, но при этом особенной с особым акцентом для них - это помогает родителям получать помощь и наслаждаться мероприятием в качестве гостя.
Детям старше 10 лет обычно можно давать взрослую еду и порции, даже если они не доедают ее, но также предлагают им детское меню (конечно, с разрешения родителей), если им это не нравится. Как правило, подростки в возрасте 13–18 лет часто просят те же продукты, что и дети младшего возраста, например гамбургеры и картофель фри, вместо более формальных блюд в ресторане. Еда для детей обычно пишется термином «Альтернативное меню». Будьте осторожны и обсудите со своими ключевыми гостями свои планы, чтобы и дальше успешно удовлетворять потребности молодых и старых.
Предоставьте место мамам с маленькими детьми. Удовлетворите их потребности, такие как перерывы в туалетной комнате, потребности в кормлении грудью и т. Д., И подготовьте место отдыха для очень маленьких детей, чтобы они могли спать, если они устали.

Шаг 4. Знайте, как обращаться с пьяными или грубыми гостями, злоумышленниками и т. Д

Эти гости иногда доставляют неприятности, как на семейных, так и на корпоративных мероприятиях. Они несут в себе не только драму, но и политику, и, будучи сторонним наблюдателем, вы можете этого не осознавать. Так что всегда будьте начеку.

Проконсультируйтесь с клиентом или ключевыми гостями перед мероприятием, чтобы узнать о возможных подобных проблемах, или с некоторыми избранными, если ключевых гостей не следует беспокоить. Таким образом, вы можете быть уверены, что люди сидят в нужном месте и это не вызовет никаких проблем. Подготовьте обслуживающий персонал или ключевых гостей к тому, чтобы они действовали в качестве неформальных руководителей, были начеку и помогали при необходимости. Ваша задача - следить за тем, чтобы мероприятие прошло гладко, и держаться подальше от личных дел, если это не абсолютно необходимо. Итак, убедитесь, что вы знаете, кто на мероприятии классифицируется как гость типа «миротворцы» (те, кто может помочь обеспечить бесперебойное проведение мероприятия).
Поскольку отказаться от алкоголя пьяным гостям или иметь дело с сердитыми и грубыми гостями может быть сложно, лучше всего привлечь гостя-миротворца. Обращайтесь к юридическому персоналу только при необходимости и после консультации с ключевыми гостями. Вы все равно должны быть бдительными, даже когда проводите небольшие мероприятия или на заднем дворе.
Незваные гости - дело тяжелое. Если они придут и поднимут шум, при необходимости выбросьте их - посоветуйтесь с ключевыми гостями, чтобы убедиться, что эти люди никому не нужны. Если участников беспорядков много, ваша задача - защищать других гостей и связываться с охраной или полицией, если эти участники беспорядков отказываются покинуть помещение после того, как вы их попросили как менеджер и / или ключевые гости.
Гости обычно любят перемещать визитные карточки по столу, чтобы они могли сесть рядом с человеком, которого они хотят, или за тот стол, который они хотят. Проконсультируйтесь с ключевыми гостями о том, насколько это разрешено. Как правило, вам необходимо заранее составить план столов и получить одобрение ключевых гостей. Если положение этого стола предполагается правильным, лучше не подпускать гостей к обеденной зоне до того, как придет время. Обычно для размещения гостей могут использоваться бар, вестибюль или зал ожидания. Если определенные группы особенно важны по семейным обстоятельствам, соберите людей вместе и проведите их по каждой группе за отдельными столиками и рассадите их в правильном порядке.

Шаг 5. Умейте справляться с ненастной погодой

Во всем мире иногда бывает неожиданная непогода, например, дождь или снег. Холодный ветер или горячий воздух также могут вызвать проблемы. Хотя погода обычно не оказывает большого влияния, когда мероприятие проводится в помещении, вы должны быть готовы к трудностям на открытом воздухе. Если вы можете предсказать ненастную погоду, подумайте об изменении места проведения мероприятия. Если нет, снимите палатку или большую беседку (цена может быть высокой, особенно если это сделано по прихоти). Следить за погодой очень важно; если событие уже было испорчено из-за этого, исправить событие практически невозможно, поэтому максимально используйте то, что вы уже знаете и имеете.

Во многих частях мира теперь есть страховые полисы на случай плохой погоды или других проблем. Если вы находитесь в районе, известном внезапными изменениями погоды, поищите подтверждение, можно ли перенести мероприятие, чтобы клиенты могли, по крайней мере, сэкономить на аренде оборудования, площадок и обслуживающего персонала

подсказки

Подготовьте небольшое пространство, заполненное такими предметами, как дополнительные салфетки для вытирания пролитой жидкости, огнетушители, аптечки первой помощи и другие непредвиденные комплекты. Вам это не понадобится, если дела пойдут хорошо, но лучше быть в ожидании большого события.
Гости и выступающие, которые устали или испытывают смену часовых поясов, должны быть уверены в своей физической форме. При необходимости проконсультируйтесь напрямую с ними или их помощниками, чтобы заказать спа-процедуры, массаж или другие способы освежения тела. Вы также можете послать им еду, если они не ели какое-то время, или лекарства, если они плохо себя чувствуют (например, головная боль от полета или нервозность или боль в животе). При необходимости обратитесь к врачу. Усталые гости и выступающие могут испортить мероприятие, хотя все остальные проблемы вы сможете преодолеть.
Убедитесь, что все могут видеть и слышать сцену, музыку или речь.
Также помните, что вести дела других людей - это большая честь. Хотя это может показаться очень напряженным и трудным, ваш вклад может сделать многих людей счастливыми, поэтому они запомнят это событие на всю оставшуюся жизнь. Кроме того, вы также привыкли иметь способности, которые пригодятся в повседневной жизни.
Как менеджеру вам, возможно, придется выступить в роли импровизированного ведущего или даже партнера по танцам, чтобы мероприятие прошло гладко. Развивайте разговорные и танцевальные навыки, но в то же время делегируйте управленческие функции другим членам команды, которые могут временно занять ваше место. Цель здесь - убедиться, что никто не сидит неподвижно за столом.