Из этой статьи вы узнаете, как использовать функцию «Слияние» в Microsoft Word. Функция слияния позволяет использовать лист с контактной информацией для автоматического присвоения разных адресов, имени или информации каждой копии документа. Эта функция полезна, когда вам нужно настроить информационный бюллетень или аффидевит, потому что вам не нужно вручную писать каждое другое имя или адрес в верхней части каждого документа.
Шаг
Часть 1 из 3: Создание контрольного листа
Шаг 1. Откройте Microsoft Excel
Значок приложения Microsoft Excel имеет вид белого «X» на белом фоне. После этого откроется страница «Новый».
Если у вас уже есть контрольный лист в Excel, перейдите к шагу загрузки или импорта контактов Excel
Шаг 2. Щелкните Пустая книга
Он находится в верхнем левом углу страницы «Новое». После этого откроется новый документ Excel.
Шаг 3. Добавьте заголовок контакта
Начиная с коробки » A1 ”Справа введите заголовок или заголовок следующим образом:
- «Имя» - в это поле необходимо ввести имя контакта (поле « A1 ”).
- «Фамилия» - в это поле необходимо ввести фамилию контакта (поле « B1 ”).
- «Тел» - в это поле будет добавлен номер контактного телефона (поле « C1 ”).
- ”StreetAddress” - в это поле необходимо ввести контактный адрес (поле “ D1 ”).
- «Город» - к этому контакту необходимо добавить родной город / место жительства (поле « E1 ”).
- «Штат» - в этот столбец будет добавлена провинция происхождения контакта (поле « F1 ”).
- «ZIP» - в этот столбец необходимо добавить почтовый индекс, по которому проживает контакт (столбец « G1 ”).
- «Электронная почта» - в это поле будет введен адрес электронной почты контакта (поле « H1 ”).
Шаг 4. Введите контактную информацию
Начиная со столбца A поля 2, введите контактную информацию для каждого человека, которого вы хотите добавить в инструмент слияния почты.
Прежде чем переходить к следующему шагу, убедитесь, что введенная информация верна
Шаг 5. Сохраните документ
Чтобы сохранить это:
- Windows - нажмите « Файл ", выбирать " Сохранить как ", Двойной клик " Этот ПК », Выберите место хранения файла в левой части окна, введите имя документа в поле« Имя файла »и нажмите« Сохранить ”.
- Mac - нажмите « Файл ", выбирать " Сохранить как… », Введите имя документа в поле« Сохранить как », выберите место хранения, щелкнув поле« Где »и выбрав папку, затем нажмите« Сохранить ”.
- Запомните место для сохранения выбранного файла. Затем вам нужно будет найти в этом месте контрольный лист Excel.
Шаг 6. Закройте окно Excel
Нажмите кнопку Икс ”В правом верхнем углу окна Excel (Windows) или красный кружок в верхнем левом углу окна (Mac). Теперь вы можете создавать или использовать функцию слияния писем в Microsoft Word.
Часть 2 из 3: Импорт контактов в Word
Шаг 1. Откройте Microsoft Word
Значок приложения Microsoft Word выглядит как белая буква «W» на темно-синем фоне. Как и в Microsoft Excel, после открытия программы будет отображаться страница «Создать».
Если у вас уже есть документ Microsoft Word, в который вы хотите добавить контакты из Excel, вам нужно будет дважды щелкнуть документ, чтобы открыть его. Пропустите следующий шаг, если у вас уже есть настраиваемый документ
Шаг 2. Щелкните Пустой документ
Это белое поле в верхнем левом углу страницы. После этого отобразится пустой документ Microsoft Word.
Шаг 3. Щелкните вкладку Рассылки
Эта вкладка находится в верхней части окна Microsoft Word. После этого панель инструментов появится чуть ниже ряда вкладок.
Шаг 4. Щелкните Выбрать получателей
Он находится в разделе «Начать слияние» на панели инструментов ». Рассылки После этого появится выпадающее меню.
Шаг 5. Щелкните Использовать существующий список…
Эта опция находится в раскрывающемся меню. После этого откроется новое окно.
- Если вы хотите использовать контакты из Outlook, вы можете выбрать опцию « Выберите из контактов Outlook »Из раскрывающегося меню.
- Вы также можете ввести временный список контактной информации в Word, выбрав « Введите новый список " Эта функция полезна, когда вам нужно только создать некоторую контактную информацию.
Шаг 6. Выберите контрольный лист Microsoft Excel
В левой части окна щелкните папку, содержащую контрольный лист Excel. После этого щелкните лист Excel, чтобы выбрать его.
Шаг 7. Щелкните Открыть
Он находится в правом нижнем углу окна.
Шаг 8. Подтвердите свой выбор
Щелкните имя листа Excel во всплывающем окне, затем щелкните значок « Ok », Который находится под окном. Ваш лист Excel будет выбран в качестве источника контактов.
Убедитесь, что в нижней части окна установлен флажок «Первая строка данных содержит заголовки столбцов»
Часть 3 из 3: Использование функции слияния писем
Шаг 1. Перейдите в то место или точку, куда вы хотите вставить контактную информацию
Найдите место, куда вы хотите добавить контактную информацию (например, заголовок документа), и щелкните по нему, чтобы установить курсор.
Шаг 2. Щелкните «Вставить поле слияния»
Эта опция находится в разделе «Записать и вставить поля» на вкладке «. Рассылки После этого появится выпадающее меню.
Возможно, вам потребуется щелкнуть вкладку « Рассылки Еще раз перед выполнением этого шага.
Шаг 3. Выберите тип информации
В раскрывающемся меню щелкните имя одного из заголовков или заголовков информации из документа Excel, чтобы вставить его в документ Word.
Например, если вы хотите добавить тег имени контакта, нажмите « Имя »В раскрывающемся меню.
Шаг 4. При необходимости добавьте другую информацию
Эта информация включает адрес, фамилию, номер контактного телефона и т. Д.
Шаг 5. Нажмите «Готово и объединить»
Он находится справа на панели инструментов вкладки. Рассылки После этого появится выпадающее меню.
Шаг 6. Определите варианты слияния
Выберите один из следующих вариантов:
- “ Редактировать отдельные документы ”- эта опция откроет документ каждого получателя, чтобы вы могли скорректировать документ.
- “ Печать документов… ”- этот параметр позволяет распечатать копию документа для каждого человека, указанного в контактном листе.
- “ Отправить сообщения электронной почты… ”- этот параметр позволяет отправить документ по электронной почте. Адрес электронной почты контакта будет выбран в качестве адреса электронной почты назначения.
Шаг 7. Следуйте инструкциям на экране
В зависимости от выбранных опций вам могут потребоваться дополнительные формы (например, если вы выберете « Эл. почта », Вам нужно ввести заголовок и нажать« Ok ). После этого процесс слияния писем завершен.
