Обратная связь - один из основных аспектов, который может помочь сотрудникам и учащимся улучшить себя. Помимо того, что обратная связь считается важной, она также является обязательным компонентом в большинстве офисов и учебных аудиторий. Это особенно заметно, если у вас есть сотрудники или вы отвечаете за обучение других. Написание отзывов по электронной почте становится все более важным, поскольку все больше сотрудников общаются и работают удаленно. Если вы являетесь руководителем производительности сотрудника, напишите отзыв об их работе. Если вы учитель, напишите отзыв для своих учеников.
Шаг
Метод 1 из 3: написание отзыва для сотрудников по электронной почте
Шаг 1. Назовите причину, по которой вы отправляете сотруднику электронное письмо (электронную почту)
Вы можете указать его в теме или в теле письма. Тем не менее, рекомендуется указать его в теме электронного письма, чтобы он знал, о чем он собирается прочитать.
Например, напишите «Отзыв о предложении проекта - отличное начало!» по теме письма
Шаг 2. Начните письмо с дружеского предложения
Это покажет сотрудникам, что вы предоставляете дружелюбную, а не критическую обратную связь. Кроме того, это увеличивает вероятность того, что читатели электронной почты прочитают и получат конструктивный отзыв.
Напишите что-нибудь вроде: «Хорошего дня!»
Шаг 3. Оцените работу, проделанную сотрудником
Обычно человек, получающий отзыв, выполнил задание, которое вы бы очень высоко оценили, поэтому сделайте ему комплимент в начале письма, чтобы дать ему понять, что вы цените его усилия.
Вы можете сказать: «Спасибо за то, что вы так усердно работали над этим предложением. Предложение очень хорошее »
Шаг 4. Сначала дайте сотрудникам положительный отзыв
Положительный отзыв смягчит резкую критику. Будьте честны, но не забудьте сделать ему комплимент. Вам следует сосредоточиться на его текущей работе или на ранее выполненной задаче.
Скажите: «Это очень хорошее предложение. Вы поставили очень впечатляющую цель, и я также вижу, что использованная методология претерпела значительные изменения »
Шаг 5. Запишите отрицательные отзывы как предложения
На самом деле, написание предложений о том, какие пункты необходимо заменить, более эффективно, но читатель не сможет хорошо воспринять такие советы. В конце концов, он мог быть разочарован. Поэтому запишите отзыв с вашей точки зрения и то, как бы вы его изменили, если бы написали предложение.
Вы можете написать: «Я заменю часть первую на вторую, а затем снова объясню третью часть, чтобы там можно было записать и бюджетную часть. Кроме того, вы можете сказать: «Я собираюсь удалить второй абзац, но добавлю обзор текущего проекта в конце»
Шаг 6. Объясните полученный отрицательный отзыв
При необходимости объясните, в чем проблема и где она находится. Если его критика касается изменения ожиданий или направления, дайте ему знать. Также укажите подробные причины, по которым в этот раздел следует внести изменения.
- Скажите: «Мы вносим серьезные изменения в компанию, поэтому нам нужно написать более подробное предложение, разбив его на несколько частей. Я уже делал обзор того, какие части нужно доработать.
- Если вы хотите написать отзыв, который касается отношения человека, не забудьте привести конкретный пример того, что вы имеете в виду. Например, если вы хотите критиковать ношение неподходящей одежды во время встречи с клиентом, вы должны привести пример ошибки, которую он или она допустили. Например: «В прошлый раз, когда мы видели клиента, вы были в шлепанцах, а до этого были в футболке. Такая одежда не отражает профессионализма компании, который мы всегда демонстрируем ».
Шаг 7. Дайте ему предложения о том, как он может стать лучше
Ваш отзыв будет бесполезен, если вы не предоставите ему выход. Эти предложения могут быть чем угодно, от конкретного списка входов до общего списка предложений по достижениям.
- Вы можете привести пример, чтобы он мог решить проблему. Это отличный вариант, если у вас есть конкретное предложение. Например, скажите: «Для следующей презентации используйте нейтральные цвета и не используйте переходы между слайдами. Кроме того, на встречу приходят клиенты, так что не используйте корпоративный жаргон ».
- Кроме того, вы можете спросить его, какие решения он хотел бы предпринять, чтобы решить проблему. Этот вариант - отличный способ поговорить о проблеме, которая может иметь несколько вариантов решения. Например, «Как вы можете улучшить свою следующую презентацию?» или «Какие изменения вы хотели бы внести в свою следующую презентацию?».
Шаг 8. Напомните ему о возможных последствиях
Некоторые проблемы на рабочем месте могут нанести ущерб имени компании, поэтому сотрудники должны знать об этом. В некоторых ситуациях ошибка сотрудника не имеет особых последствий. Однако бывают случаи, когда вы теряете клиента или не можете оказывать эффективные услуги из-за нехватки сотрудников. Иногда для работников также есть последствия, если они не улучшат ситуацию. Немедленно сообщите своим сотрудникам, если возникнут какие-либо проблемы.
- Например, сообщите ему, что вы беспокоитесь, что клиент уйдет из-за ошибки в оформлении документов.
- В качестве альтернативы скажите сотруднику, что он или она не могут быть включены в следующий проект, если не улучшится его или ее способность писать документы.
Шаг 9. Завершите электронное письмо предложением уточнить и объяснить отзыв
Это хороший способ закончить письмо и показать ему, что вы его поддерживаете. Кроме того, это также заставит его чувствовать себя комфортно, когда он захочет попросить разъяснений по поводу того, чего не понимает.
Например, напишите такое предложение: «Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть другие вопросы или вам нужны разъяснения по этому поводу»
Метод 2 из 3: написание отзыва на отзывы
Шаг 1. Определите цели проверки эффективности
Это причина, по которой существует оценка. Сотрудник будет знать, что он собирается читать, если он знает, какие у вас цели, и поможет вам разработать для него обратную связь.
- Например, вы сосредоточены на повышении производительности сотрудников? Вы проводите общекорпоративную оценку, чтобы определить, какое профессиональное обучение требуется? Вы делаете ежеквартальные обзоры?
- Сообщите сотруднику об этой цели, когда вы дадите ему или ей обратную связь. Вы можете сказать: «Компания планирует проводить профессиональные тренинги, исходя из потребностей сотрудников. Поэтому я даю оценку эффективности каждого сотрудника.
Шаг 2. Просмотрите предыдущий отзыв
Это можно сделать на основе ранее предоставленных обзоров, а также неофициальных отзывов, предоставленных в течение периода оценки. Вы также должны проверить, что сделал сотрудник после того, как был дан отзыв. Он использовал это, чтобы улучшить себя? Обратная связь попадает только в правое ухо и выходит из левого уха?
- Если он вносит изменения на основе предыдущих отзывов, включите этот момент в положительный отзыв о нем.
- Если он игнорирует старые отзывы, обсудите с ним предыдущие проблемы и отсутствие инициативы, чтобы следовать предложениям.
Шаг 3. Опишите положительные отзывы и включите конкретные примеры
Всегда начинайте сеанс обратной связи с положительного комментария. Похвалите сотрудника за то, что он или она сделал хорошо, и дайте конкретные комментарии по поводу достижений. Будьте честны и постарайтесь оставить столько же отзывов, сколько и отрицательных.
- Приведите пример, например: «Вы проявили инициативу, когда вызвались возглавить проект. Кроме того, вы также демонстрируете хорошие лидерские качества, координируя свои действия с членами команды, выслушивая предложения других и распределяя людей по их соответствующим задачам ».
- Хвалите хорошее отношение и нужно его продолжать.
Шаг 4. Дайте конструктивную критику и приведите конкретные примеры
Сосредоточьтесь на критике, которая может принести наибольшую пользу компании или целевому сотруднику. Сообщите сотруднику, какие области он считает трудными и почему для него это проблема.
Приведите конкретные примеры. Например, «В последних трех презентациях вы забыли представить свой предполагаемый бюджет и замедление темпов реализации проекта» или «Среднее количество проектов, завершенных вами в прошлом квартале, составило 6, но на этот раз вы можете завершить только 2. Я считаю, что у вас показатели ниже среднего »
Шаг 5. Определите цели эффективности на следующий период оценки
Это поможет сотрудникам узнать, какие области нуждаются в улучшении. Кроме того, вы также поймете, что компании нужно от своих сотрудников. Работник также найдет эту обратную связь более полезной, потому что на основе оценки он знает, чего от него хочет компания.
- Цели должны быть краткими и конкретными. Например, «Сотрудники должны продавать 4 предмета в день», «Сотрудники должны улучшить общение с клиентами» или «Сотрудники должны пройти обучение лидерству».
- Убедитесь, что вы достигнете этих целей при следующей оценке, потому что это то, чего ожидают сотрудники.
Шаг 6. Обеспечьте возможности для повышения квалификации
Дайте рекомендации, основанные на конструктивной критике, которую вы высказали. Эти рекомендации могут быть основаны на существующих источниках, таких как семинары, учебные курсы, внутреннее обучение или наставничество между сотрудниками. Кроме того, вы также можете предложить бесплатные курсы, доступные в Интернете, если у вас мало ресурсов.
- Будьте открыты, если вам нужно изменить предложение после разговора с сотрудником. Например, сотрудники могут попросить о профессиональном обучении, о котором вы никогда раньше не думали.
- Учитывайте рабочие цели сотрудника. Например, если ваши сотрудники хотят перейти на руководящие должности, вы можете выбрать обучение лидерству в качестве варианта профессионального обучения. В качестве альтернативы, если он интересуется графическим дизайном, позвольте ему пройти курс, чтобы он мог использовать свои навыки для вашей компании.
Шаг 7. Поощряйте сотрудника завершить сеанс обратной связи
Независимо от того, насколько блестящей является оценка эффективности сотрудника, никому не нравится, когда ему говорят, чего ему не хватает или что нужно улучшить, поэтому завершите сеанс, поощряя сотрудника чувствовать себя более комфортно и менее разочарованным или подавленным.
Скажите что-нибудь вроде: «В прошлом квартале у нас были некоторые непредсказуемые трудности, но вы отлично справились с регулировкой рабочей нагрузки. Нам нравится ваша работа, и мы с нетерпением ждем новых результатов в этом квартале »
Шаг 8. Поощряйте отклик слушателя
Этот ответ может быть устным после того, как вы обсудили его с ним, или вы можете заполнить форму обратной связи. Вы получите лучший ответ, если сотрудникам дадут время подумать о своих оценках эффективности и написать свои ответы в ваше отсутствие.
Попросите человека высказать свое мнение по поводу оставленного вами отзыва. Например: «У вас есть какие-нибудь предложения для меня, что мне нужно улучшить, когда я оставляю отзыв? И "Был ли мой отзыв достаточно ясным и полезным?"
Метод 3 из 3: обратная связь с учащимися
Шаг 1. Сосредоточьтесь на успеваемости учащихся
Цель обратной связи - помочь учащимся учиться. Поэтому давайте положительные комментарии, которые побудят его улучшить свои усилия, а не критиковать его ошибки. Используйте это занятие, чтобы давать инструкции, а не критиковать их.
Вы можете предоставить письменный отзыв о заданиях учащихся, включая письменные задания, презентации и проекты
Шаг 2. Предоставьте отзыв о содержании и механизме доставки задания
Оба они важны для ученика, потому что он или она должны знать, как улучшить эти два компонента. Кроме того, есть много учеников, которые успевают в одной области лучше, чем в другой. Например, у ученика может быть блестящая идея с хорошим развитием идеи, но он не может правильно писать, не может правильно использовать пунктуацию и имеет много неполных и неточных предложений.
- Если вы предоставляете обратную связь для устного проекта или презентации, обязательно оставьте отзыв по каждому разделу задания.
- Например, устные презентации требуют обратной связи по содержанию и навыкам публичных выступлений. Между тем, проекты требуют обратной связи с точки зрения содержания, творчества и методов реализации.
Шаг 3. Дайте конкретные положительные и отрицательные отзывы
Такие комментарии, как «хорошая работа», «улучшение» или «улучшение» не считаются достаточно конкретными; студенты не знают, какие части нужно улучшить, а какие достаточно хороши. Скажите учащимся, какие области нуждаются в улучшении, а какие достаточно хороши.
- Напишите что-то вроде: «Тезис ясен, хорошо написан и использует формат, который мы изучили. Однако вступительное предложение необходимо исправить, потому что оно не имеет отношения к вашей диссертации ».
- Предложите: «Ваша идея хорошо проработана, но я рекомендую вам провести дополнительные занятия, чтобы улучшить использование запятых и попрактиковаться в написании идеальных предложений».
- Дайте сочетание положительных комментариев и конструктивной критики.
Шаг 4. Подскажите, как улучшить способность вместо исправления ошибки
Вы можете отметить некоторые ошибки, но не редактируйте слишком много студенческих работ. Запишите любые проблемы, которые вы видите в студенческой работе, например, чрезмерное использование запятых. После этого подскажите, что с его помощью можно улучшить.
Например: «Вы использовали слишком много запятых в своем эссе. Пожалуйста, дважды проверьте правила использования запятых и как комбинировать предложения с запятыми. Если вы придете на дополнительное занятие, мы сможем попрактиковаться в том, как вместе написать хороший абзац
Шаг 5. Расставьте приоритеты для вашего следующего черновика или задания
Подобная установка приоритетов поможет учащимся сосредоточиться на других вещах, которые должны быть достигнуты. Вы можете расставить приоритеты для целей обучения или потребностей учащихся, в зависимости от вашей работы.
Скажите: «Теперь вам следует сосредоточиться на использовании активных предложений и не использовать неполные предложения»
Шаг 6. Ограничьте обратную связь одной областью или одной способностью, если это основная проблема
Сосредоточьтесь на текущих целях обучения или потребностях студентов, которых вы оцениваете. Убедитесь, что учащийся знает, что вы оцениваете только некоторые части его эссе, чтобы он не подумал, что остальная часть эссе идеальна.
- Отметьте области, которые будут в центре вашего отзыва.
- Прежде чем возвращать студенческие работы, сообщите им, что вы даете обратную связь только по определенным частям задания.
- Вы можете позволить учащимся выбирать, какие навыки или разделы они хотят прокомментировать.
Шаг 7. Не перегружайте учеников
Если ошибок слишком много, не исправляйте их все за один сеанс обратной связи. Если вы оставите слишком много комментариев за одно занятие, студенты могут почувствовать себя подавленными и в конечном итоге разочароваться. Итак, оставьте комментарий о самом простом и простом, что нужно исправить.
- Например, вы можете начать со способов избежать написания несовершенных предложений и поиска слов в словаре, если он не знает, как их писать.
- Кроме того, вы также можете сосредоточиться на учебных целях для выполнения задания.
Шаг 8. Мотивируйте студентов продолжать обучение
Завершите сеанс обратной связи положительными словами и поощрите его продолжать попытки. Вы также можете напомнить ему о его достижениях в других заданиях, чтобы он продолжал стараться еще больше.
