Вам нужно написать хорошее, безупречное профессиональное письмо? Большинство деловых писем имеют фиксированный, простой для изучения формат, который можно применять к любому типу контента. Деловые письма всегда должны содержать дату, информацию об отправителе и получателе и несколько абзацев основного текста. Следуйте приведенным ниже инструкциям и внесите изменения в соответствии со стандартами вашей компании.
Шаг
Часть 1 из 4: Начало письма
Шаг 1. Знайте формат
Каким бы ни было содержание вашего письма, есть несколько стандартных презентаций деловых писем, которым нужно следовать. Деловые письма следует набирать и набирать обычным шрифтом, например Arial или Times New Roman. Используйте блочные абзацы. То есть вы начинаете новый абзац, дважды нажимая Enter. В блочных абзацах не делайте отступ первой строки.
- Используйте поля 2,54 см со всех сторон.
- Деловые письма, отправленные по электронной почте, также следует набирать обычным шрифтом. Не используйте в деловых письмах шрифты или другие цвета, кроме черно-белого.
Шаг 2. Выберите правильный тип бумаги
Письма должны быть напечатаны на бумаге формата A4 размером 21 x 29,7 см или A4 размером 21,5 x 29,7 см. Несколько длинных писем или контрактов можно напечатать на бумаге F4 или Folio 21 x 33 см.
Если письмо будет отправлено по почте, подумайте о том, чтобы напечатать его на фирменном бланке компании. Использование фирменного бланка усилит профессиональное впечатление и предоставит логотип компании и контактную информацию
Шаг 3. Включите информацию о вашей компании
Введите название и адрес компании и используйте новую строку, чтобы отметить каждую часть адреса. Если вы работаете на себя или являетесь независимым подрядчиком, укажите свое имя вместо названия компании или над названием вашей компании.
- Если у вашей компании уже есть фирменный бланк, вы можете использовать его вместо того, чтобы вводить название и адрес компании.
- Если адрес все же необходимо ввести, его следует выровнять по правому или левому краю верхней части страницы, в зависимости от ваших предпочтений и предпочтений компании.
- Если письмо отправлено за границу, введите название своей страны заглавными буквами.
Шаг 4. Введите дату
Запись полной даты - самый профессиональный вариант. Например, напишите «1 апреля 2012 года». Дата должна быть выровнена по левому краю на несколько строк над информацией о получателе.
Если вы пишете письмо в течение нескольких дней, укажите дату, когда вы его написали
Шаг 5. Добавьте информацию о получателе
Напишите информацию о получателе в следующем порядке: полное имя, должность (если есть), название компании и адрес. Используйте новую строку для каждого фрагмента информации. При необходимости укажите ссылочный номер. Информация о получателе должна быть выровнена по левому краю, на несколько строк ниже даты.
Рекомендуем адресовать письмо конкретному человеку. Таким образом, заинтересованное лицо сможет ответить на ваше письмо. Если вы не знаете, как зовут человека, к которому обращаетесь, проведите небольшое исследование. Позвоните по номеру телефона компании-получателя, чтобы узнать их имя и должность
Шаг 6. Выберите приветствие
Приветствие - важный показатель уважения, и приветствие, которое вы используете, будет зависеть от того, кто его получает, хорошо ли вы знаете получателя, а также от того, насколько формальны ваши отношения с ним. Рассмотрим следующие варианты:
- Используйте «Для кого это может касаться», только если вы точно не знаете, к кому обращаетесь.
- Если вы не знаете получателя, вариант «Уважаемый господин / госпожа» - безопасный вариант.
- Вы также можете использовать полное имя и титул получателя, например, «Уважаемый доктор Деви Сари».
- Если вы хорошо знаете получателя и поддерживаете с ним неформальные отношения, вы можете подумать об использовании имени, например «Дорогая Сьюзен».
- Если вы не уверены, что пол получателя, просто запишите полное имя, например, «Уважаемый Крис Даманик».
- Не забудьте поставить запятую после приветствия или точку с запятой, если вы используете «Для кого это может касаться».
Часть 2 из 4: Составление текста письма
Шаг 1. Используйте правильный стиль письма
Согласно пословице, время - деньги, и большинство деловых людей не любят тратить время зря. Поэтому ваш стиль написания писем должен быть лаконичным и профессиональным. Составьте свое письмо так, чтобы его можно было прочитать быстро, прямо по делу, и включите в него только краткие личные комментарии в первом абзаце. Например, вы можете начать с «Что касается …» и продолжить оттуда.
- Не думайте слишком много о красивых переходах, сложных словах или длинных, запутанных предложениях. Цель вашего письма - как можно быстрее и яснее передать то, что нужно сказать.
- Используйте убедительный тон. Скорее всего, цель вашего письма - убедить читателя что-то сделать, например, передумать, исправить проблему, отправить деньги или принять меры. Итак, передайте вашу просьбу и доводы правильным тоном.
Шаг 2. Используйте личные местоимения
Использование местоимений «я», «мы» и «ты» в деловых письмах вполне допустимо. Выражайте себя как «я», а читателя - как «вы».
Будьте осторожны, если пишете письмо от имени организации. Если вы пытаетесь передать точку зрения компании, вам следует использовать «мы», чтобы читатели знали, что за вашим заявлением стоит компания. Если вы выражаете личное мнение, используйте «Я»
Шаг 3. Пишите четко и кратко
Убедитесь, что читатель действительно понимает то, что вы пишете. Читатели ответят быстро, только если цель вашего письма ясна. В частности, если есть результат или действие, которое вы хотели бы, чтобы читатель предпринял при получении письма, проясните это. Опишите свою позицию как можно короче.
Шаг 4. Используйте активные предложения
Описывая ситуацию или делая запрос, убедитесь, что вы выбрали активный голос, а не пассивный. Пассивный залог сделает ваше письмо неоднозначным или общим. Кроме того, активные предложения более эффективны и прямо отражают суть проблемы. Например:
- Пассивный: солнцезащитные очки не разрабатываются и не производятся с учетом долговечности.
- Активно: ваша компания разрабатывает и производит солнцезащитные очки независимо от их прочности,
Шаг 5. Используйте разговорный язык, если считаете нужным
Письма пишут люди и для людей. По возможности избегайте копирования букв. Нельзя строить отношения, копируя стандартные буквы. Однако не используйте нестандартный язык или сленг, например «вы знаете», «я имею в виду» или «хочу». Примените стиль делового письма, но пишите слова дружелюбные и вежливые.
- Если вы хорошо знаете получателя, вы можете добавить однострочное приветствие.
- Используйте свою интуицию, чтобы оценить индивидуальность письма. Иногда немного юмора может помочь на деловом уровне, но хорошенько подумайте, прежде чем использовать его.
Шаг 6. Оставайтесь вежливыми
Даже если вы отправите письмо с жалобой или жалобой, вы все равно можете быть вежливыми. Учитывайте позицию получателя и предлагайте как можно больше помощи, чтобы приспособиться к ситуации.
Пример невежливой жалобы: «Я считаю, что ваши солнцезащитные очки - отстой, и я никогда больше не куплю ваш товар». Пример вежливой жалобы: «Я разочарован конструкцией ваших солнцезащитных очков, в будущем я планирую купить солнцезащитные очки другой марки»
Шаг 7. Используйте «второй» бланк для дополнительных страниц
Большинство деловых писем достаточно лаконичны, чтобы поместиться на одной странице. Однако, если вам нужно написать более длинное письмо, например, о контракте или судебном решении, могут потребоваться дополнительные страницы. Используйте «второй» бланк, который обычно содержит короткий адрес и сделан из того же типа бумаги, что и основной бланк.
Включите номер страницы на второй и последующих страницах вверху страницы. Вам также необходимо будет указать имя и дату получателя
Шаг 8. Закончите письмо
В последнем абзаце суммируйте свои баллы и подчеркните действия, которые вы предпримете, или то, что вы ожидаете от получателя. Имейте в виду, что получатель может связаться с вами с вопросами или проблемами по поводу письма, а затем поблагодарить его за внимание к отправленному вами письму.
Часть 3 из 4: закрытие письма
Шаг 1. Выберите заключительное приветствие
Заключительное приветствие, как и вступительное приветствие, является показателем уважения и формальности. «Искренне» или «Искренне» - самые безопасные заключительные приветствия. Вы также можете подумать «С наилучшими пожеланиями» или «Приветствия». Не слишком формальные, но все же профессиональные приветствия: «Приветствие успеха», «Приветствие» и «Спасибо». Используйте запятую после заключительного приветствия.
Шаг 2. Поставьте свою подпись
Оставьте четыре строки пустыми для своей подписи. Подпишите после того, как письмо будет напечатано, или, если вы отправили его по электронной почте, отсканируйте изображение своей подписи и вставьте его в раздел подписи. Чернила для подписи могут быть синими или черными.
Если вы подписываете письмо от чьего-либо имени, напишите «pp:» перед подписью. «pp» означает per procurationem, что означает «представитель» или «от имени»
Шаг 3. Введите свое имя и контактную информацию
Под своей подписью укажите свою информацию, включая ваше имя, должность, номер телефона, адрес электронной почты и другие подходящие средства связи. Используйте новую строку для каждого типа информации.
Шаг 4. Добавьте инициалы машинистки
Если человек, печатающий письмо, и его автор - разные люди, вы должны добавить инициалы машинистки под блоком подписи. Иногда также включаются инициалы автора письма. Таким образом будет понятно, кто работал над письмом.
- Если вы включаете только инициалы машинистки, напишите их строчными буквами, например mj.
- Если вы также включаете инициалы автора, напишите их заглавными буквами, а инициалы машинистки - строчными, например RW: mj. В других стилях между инициалами добавляется косая черта, например RW / mj.
Шаг 5. Включите информацию о вложениях
Если вы прикрепляете дополнительные документы для просмотра получателем, сделайте пометку в нескольких строках под контактной информацией, указав количество и тип прикрепленных документов. Например, напишите: «Приложение (2): резюме, брошюра». Или, в традиционном стиле, напишите описание вложения вверху письма, под датой.
Вы также можете сократить «Вложение» до «Лампа»
Шаг 6. Включите копию информации
Если вы отправляете копию письма кому-то другому, вы должны включить ее в письмо. Для этого нужно ввести «cc:» или «Copy» под строкой «Attachment» вместе с именем и титулом получателя копии («cc» означает копию, но в прошлом это означало копию, когда буквы еще набирались на машинке и копировались копировальной бумагой).
- Например, напишите: «Копия: Мари Санти, заместитель директора по маркетингу».
- Если вы добавляете более одного имени, выровняйте второе имя под первым, но без «cc:»
Часть 4 из 4: Заполнение писем
Шаг 1. Внесите правки
Презентация - ключевой элемент профессионализма. Убедитесь, что получатель может легко рассматривать вас как способного и ответственного человека, отредактировав ваше письмо и проверив наличие ошибок. Используйте средство проверки правописания в текстовом процессоре, но не забудьте внимательно прочитать его перед отправкой.
- Спросите себя, является ли письмо ясным и кратким? Есть ли абзацы длиннее 3-4 предложений? Если да, то определите, можете ли вы удалить ненужные утверждения.
- Если письмо очень важно, возможно, вам придется попросить друга или коллегу прочитать его. Иногда другие люди могут помочь обнаружить языковые ошибки или неудобства, о которых вы, возможно, не подозреваете.
Шаг 2. Не скрепляйте страницы степлером
Если ваше письмо состоит из нескольких страниц, использовать степлер не следует. Если вы хотите убедиться, что страницы в порядке, скрепите их скрепкой в верхнем левом углу.
Шаг 3. Отправить
Если вы отправляете письмо по почте, используйте деловой конверт. Если возможно, используйте конверт с логотипом вашей компании. Аккуратно напишите обратный адрес и адрес получателя. Сложите письмо пополам, чтобы получатель сначала развернул верхнюю часть, а затем нижнюю. Убедитесь, что вы наклеили достаточно марок, а затем отправьте его.
- Если вы чувствуете, что ваш почерк плохой и не соответствует вашему профессиональному образу, введите адрес в текстовом редакторе и распечатайте его на конверте.
- Если письмо срочное и / или поспешное, рассмотрите возможность его отправки курьером.
- Если вы хотите отправить его по электронной почте, сначала преобразуйте его в HTML или сохраните как PDF, чтобы формат не изменился. Однако было бы неплохо, если бы письмо было отправлено физически.
подсказки
- Для подписи букв используйте качественную ручку.
- Быстро отвечайте на письма. Если вы не можете ответить в течение недели, передайте его получателю и сообщите ему, когда он сможет дождаться вашего ответа.
- Подчеркните положительную сторону. Говорите о том, что вы можете сделать, а не о том, что не можете. Например, если товара нет на складе, не говорите покупателю, что вы не можете выполнить его заказ. Вместо этого скажите, что товар очень популярен и распродан. Затем скажите им, когда сможете выполнить их заказ.
-
Если вы пишете сложное письмо, сначала напишите план.
- Запишите любую тему, которую хотите осветить, не нужно думать о порядке.
- Для каждой темы составьте список ключевых слов, примеров, аргументов и фактов.
- Обратите внимание на соответствие каждой темы в списке цели и получателю письма.
- Выбросьте ненужные детали.
- Сортируйте информацию в удобном для читателя порядке.
Предупреждение
- Не используйте льстивые выражения. Искренняя похвала приемлема, но слишком много похвалы означает, что на работе вы зависите от похвалы, а не от компетентности.
- Не используйте резкую или напористую лексику. Помните, что с помощью этого письма вы пытаетесь восстановить или начать деловые отношения.
