Понимание того, как написать хорошее письмо, - один из основных навыков, который можно применить в различных областях, как в сфере бизнеса, науки и личных отношений. Как вы уже знаете, письма - это распространенный способ общения, используемый для передачи информации, доброй воли или просто привязанности отправителя к получателю письма. Чтобы узнать, как написать хорошее и правильное письмо, попробуйте прочитать эту статью!
Шаг
Метод 1 из 2: написание официального письма
Шаг 1. Определите подходящее время для написания официального тонального письма или официального письма
Как правило, официальные письма адресованы людям, с которыми у вас есть только профессиональные отношения, например, деловым партнерам или определенным правительственным ведомствам, а не людям, с которыми у вас есть личные отношения.
- Затем официальное письмо можно набрать с помощью текстового редактора, такого как Microsoft Word, OpenOffice или Text Edit, а затем распечатать перед отправкой. Если письмо необходимо получить немедленно или если получатель предпочитает получать электронное письмо, мы рекомендуем отправить письмо по электронной почте.
- Если получателем является ваш нынешний начальник или коллега, вы можете использовать менее жесткий формат. Как правило, такие письма можно отправлять по электронной почте, и их необязательно сопровождать адресом в верхней части письма.
Шаг 2. Напишите свой адрес и дату написания письма вверху письма
В частности, укажите свое имя и адрес в левом углу письма. Если это официальное деловое письмо, укажите название и адрес компании или просто прикрепите бланк компании в том же месте. После этого сделайте пробел в две строчки перед написанием даты написания письма.
- Включите полную дату в правильном формате, например, 19 сентября 2021 г. Лучше избегать менее формального формата, например 19 сентября 2021 года или 19 сентября 21 года.
- Нет необходимости указывать дату в письме, отправленном по электронной почте.
Шаг 3. Введите имя и адрес получателя письма
Если письмо не было отправлено по электронной почте, оставьте двухстрочный разрыв и укажите контактную информацию получателя в пустом поле. В частности, перечислите каждую из этих сведений в отдельной строке:
- ФИО и титул получателя письма
- Название организации и компании, если есть
- Полный адрес получателя письма (при необходимости добавьте две или более дополнительных строк)
Шаг 4. Добавьте приветствие
Сделайте паузу в одной строке, затем включите приветствие, например «Уважаемый», после чего укажите свое имя как получателя письма. При желании вы можете указать свое полное имя, фамилию или просто имя. При необходимости также укажите официальный адрес или должность человека.
- Если вы знаете только должность человека в офисе, но не знаете его имени, не стесняйтесь писать «Уважаемый, менеджер по здравоохранению» или аналогичную фразу. Однако обычно имя человека, занимающего эту должность, может быть таким: поискал в Интернете, так что вы можете сначала попробовать.
- Если вы действительно не знаете получателя письма и его или ее положение, просто запишите «Уважаемый господин / госпожа:» или просто «Уважаемый:». Однако такие приветствия звучат неестественно и старомодно. и этого следует избегать, если это вообще возможно.
Шаг 5. Напишите письмо
Официальные письма должны открываться с четкой формулировкой цели (СОП). В частности, избегайте сокращений и используйте формальные вопросы, такие как «Вы заинтересованы в…» вместо «Вы заинтересованы в…?» Затем перечитайте текст письма с помощью другого человека или без него, чтобы убедиться, что в нем нет орфографических или грамматических ошибок.
Если вы пишете официальное деловое письмо, убедитесь, что тело письма всегда краткое и по существу. Между тем, если письмо адресовано родственнику или близкому другу с целью обмена новостями, используйте более мягкое и / или плавное предложение. Однако рекомендуется следить за тем, чтобы длина вашего письма не превышала одной страницы
Шаг 6. Включите заключительное приветствие
Заключительное приветствие обычно включается, чтобы закончить письмо в позитивном ключе и установить более глубокую связь с получателем письма. Поэтому после написания последнего абзаца включите заключительное приветствие, соответствующее типу письма. В официальном письме постарайтесь включить заключительное приветствие, например «С уважением», «Приветствую» или «Удачи». Затем укажите свое полное имя под ним, как указано в следующих рекомендациях:
- Для официально набранных букв оставьте около четырех пробелов между заключительным приветствием и вашим полным именем. Затем распечатайте письмо и поставьте свою подпись синими или черными чернилами на пустом месте.
- В официальных электронных письмах указывайте свое полное имя сразу под закрывающим приветствием.
- Если хотите, можете включить приветствие перед своим именем, особенно в официальном письме. Например, если вы женаты, пожалуйста, укажите имя «Бу Аманда Сурья» под заключительным приветствием.
Шаг 7. Сложите букву (по желанию)
Если письмо пришло по почте, попробуйте сложить его пополам. Хитрость заключается в том, чтобы сложить нижнюю половину к середине, пока она не покроет 2/3 области букв, а затем сложить верхнюю половину к середине, пока не останется открытой области букв. Таким образом, размер Letter подойдет для большинства конвертов, доступных на рынке.
Шаг 8. Напишите адрес получателя на лицевой стороне конверта (необязательно)
Найдите центр конверта и напишите туда полный адрес получателя, например:
- Г-н Джоко Сусило
- Jl. ABC нет. 123
- Джакарта, 12345
Шаг 9. Напишите обратный почтовый адрес на обратной стороне конверта (необязательно)
Используя этот метод, почтовое отделение может возвращать почту, которую они не могут отправить по какой-либо причине, на ваш адрес без каких-либо дополнительных затрат. Используйте тот же метод, что и при написании адреса получателя письма, но просто укажите в нем псевдоним вместо своего полного имени.
Метод 2 из 2: написание неформальных писем
Шаг 1. Определите официальный уровень письма
В основном тон письма будет зависеть от степени близости ваших отношений с получателем письма. Чтобы определить формальность вашего письма, попробуйте следовать этим рекомендациям:
- Если письмо адресовано дальнему родственнику, пожилому родственнику или социальному партнеру, попробуйте использовать полуофициальный тон. Если человек уже отправил вам письмо по электронной почте, пожалуйста, напишите ему. В противном случае писать письма вручную - самый безопасный вариант.
- Если письмо адресовано близкому другу или родственнику, напишите его вручную или отправьте по электронной почте.
Шаг 2. Начните письмо с приветствия
Используемое приветствие очень зависит от тесных отношений между вами и получателем письма, а также от уровня формальности письма. Некоторые возможности, которые вы можете рассмотреть:
- Если письмо носит полуформальный характер, используйте приветствие, например «Привет». Затем после приветствия укажите псевдоним получателя, если вы двое не слишком далеко друг от друга по возрасту, или имя получателя, начинающееся с приветствия, например «Сэр» или «Мадам», если получатель намного старше вас.
- Если письмо носит неформальный характер, вы также можете использовать приветствие, например «Привет», или более непринужденное приветствие, например «Привет» или «Привет». После приветствия укажите имя получателя.
Шаг 3. Начните писать тело письма
Перейдите к следующей строке и начните писать. Если письмо предназначено как средство личного общения, попробуйте начать с подтверждения информации получателя. Например, вы можете использовать формальные предложения, такие как «Надеюсь, у вас все хорошо», или неформальные предложения, такие как «Как дела?». В частности, используйте слова, которые вы бы сказали, если бы получатель письма был перед ты.
Шаг 4. Составьте список вещей, о которых нужно сообщить
Поскольку основная роль письма - это средство коммуникации, включите в него вещи, которые, по вашему мнению, должен знать получатель письма, например подробности событий, которые произошли в вашей жизни. Например, если письмо адресовано бабушке, не пишите просто «Спасибо за подарок!». Вместо этого покажите, как много значит для вас подарок, например скажите: «Прошлой ночью мы с друзьями не могли уснуть, потому что играли в игру, которую прислала бабушка. Спасибо! Какой бы ни была тема письма, главное внимание должно быть уделено желанию поделиться информацией.
Поймите информацию, которую не следует включать. В принципе, письма, написанные как выражение гнева или попытки просить о пощаде, не должны отправляться. Если вы уже написали такое письмо, но не уверены, отправлять ли его, дайте ему постоять несколько дней. Возможно, эти несколько дней могут изменить ваше решение
Шаг 5. Закончите письмо
Чтобы завершить неформальное письмо, используйте заключительное приветствие, которое отражает близость ваших отношений с получателем. Если письмо адресовано супругу, другу или близкому родственнику, используйте заключительное приветствие, например «Приветствую», «Приветствую с любовью» или просто «Дорогой». Между тем, для полуформального письма используйте теплое, но все же достаточно формальное заключительное приветствие, такое как «Приветствие» или «Приветствие».
- Вы когда-нибудь слышали о термине «прощание»? Фактически прощание - это формальное английское выражение, которое в древние времена обычно использовалось в качестве заключительного приветствия письма. Если вы пишете английское письмо другу и хотите закончить его в глупом стиле, не стесняйтесь использовать этот метод. Например, поставьте заключительное приветствие в форме прощания, например: «Я, как всегда, остаюсь вашим преданным слугой», заканчивая вашим именем.
- Если вы хотите добавить информацию после того, как письмо было написано, используйте подпись P. S, что на английском языке означает Postscript («после написания»).
Шаг 6. Отправьте письмо
Поместите письмо в конверт, поставьте штамп, укажите адрес получателя, затем сразу отправьте на почту.
подсказки
- Постарайтесь сфокусировать тело письма на теме, которая заинтересует получателя.
- Обычно после приветствия всегда ставится запятая. Однако в официальных письмах в качестве знаков препинания обычно используется двоеточие вместо запятой.
- При написании письма с жалобой всегда используйте вежливый язык и веские аргументы. Это повысит ваши шансы получить положительный ответ.
- Если вы хотите напечатать очень официальное письмо, мы рекомендуем использовать бумагу немного тяжелее стандартной копировальной бумаги.
- Если вы хотите отправить официальное или полуофициальное электронное письмо, всегда используйте профессиональный адрес электронной почты. Письма, отправленные «sweetstar189», определенно не будут восприниматься так серьезно, как электронные письма, отправленные «jeni.sandra», верно?
- Всегда пишите буквы синей или черной ручкой.
- Убедитесь, что указан правильный адрес.
- Всегда начинайте абзац с предложения, написанного или набранного с отступом.
- Перепроверьте содержание вашего письма, по крайней мере, дважды.
- Если письмо написано вручную, всегда используйте шариковую ручку, не пропускающую чернила.
