Планы на случай непредвиденных обстоятельств, которые более известны как планы реагирования на чрезвычайные ситуации, очень полезны для прогнозирования событий, которые приведут к прекращению оперативной деятельности. При управлении организацией на самом деле могут возникать различные риски, начиная от технических сбоев (например, потеря данных) до природных явлений (например, наводнений). Таким образом, каждой организации необходимо разработать эффективный план действий в чрезвычайных ситуациях, чтобы быть готовой справиться с различными неблагоприятными событиями.
Шаг
Часть 1 из 3: Предвидение различных рисков
Шаг 1. Подготовьтесь к разработке плана действий на случай непредвиденных обстоятельств
Основная цель подготовки плана действий в чрезвычайных ситуациях - поддержание непрерывности операционной деятельности организации в случае бедствия.
- Во-первых, определите формальную политику, в которой говорится, что организация должна разработать план действий в чрезвычайных ситуациях.
- Составьте простой и практичный план. Используйте понятные слова и дайте рекомендации, которые читатель легко применит, потому что этот план должен выполняться всем персоналом в организации.
- Определите конкретные причины, по которым вы должны составить план действий на случай непредвиденных обстоятельств. Подумайте об индикаторах, которые служат ориентирами для определения успешного выполнения плана действий в чрезвычайных ситуациях, чтобы организация могла продолжать свою деятельность в обычном режиме. Определите операционную деятельность, которая играет важную роль в непрерывности вашего бизнеса.
Шаг 2. Составьте план действий на случай непредвиденных обстоятельств, ответив на три важных вопроса
Создание плана, который может ответить на все три вопроса, - это способ убедиться, что вы не упустите ни одного аспекта, который нужно учесть.
- Какие события могут произойти?
- Какие действия мы предпримем для решения этой проблемы?
- Что нам нужно сделать, чтобы подготовиться?
Шаг 3. Узнайте, с какими рисками может столкнуться ваша организация
Определение рисков, которые могут возникнуть, является одним из важных аспектов при подготовке плана действий в чрезвычайных ситуациях. Однако процесс будет отличаться в зависимости от ситуации и состояния каждой организации. Вы также должны учитывать обстоятельства вашей собственной организации при определении рисков. Планы на случай непредвиденных обстоятельств необходимы для прогнозирования бизнес-рисков в виде:
- Стихийные бедствия, например: наводнения, ураганы и засухи. Другие риски: финансовые кризисы, несчастные случаи на производстве, проблемы с персоналом (например, смерть лидера организации или забастовка сотрудников), потеря данных, хаос в управлении и проблемы с продуктами (например, дефектные продукты).
- Сосредоточьтесь на подготовке планов по аспектам управления, коммуникации, финансов, координации, логистики и решению технических проблем.
- С техническими проблемами обычно сталкивается команда, которая занимается коммуникационной инфраструктурой. Вы должны учитывать риск потери данных или клиентов.
Шаг 4. Рассмотрите риски согласно приоритетам
Определите рейтинг риска на основе величины вероятности возникновения риска. В общем, планы на случай непредвиденных обстоятельств не могут предвидеть все риски, потому что шансы возникновения неодинаковы. Постарайтесь определить риски, которые имеют наибольшую вероятность возникновения и которые сильно повлияют на операционную деятельность.
- Сосредоточьтесь на событиях с самыми фатальными последствиями. Запишите все события, которые влияют на работу, и присвойте рейтинг от 1 до 10. Подумайте о влиянии каждого из этих событий, например: возгорание двигателя имеет более низкий рейтинг, чем заводские пожары.
- После этого определите рейтинг, исходя из частоты возникновения риска. Например: поставьте оценку 1 для риска, возникающего раз в месяц, и оценку 10 для риска, возникающего раз в 100 лет. Умножьте два числа, чтобы получить общий балл, который показывает величину риска и его влияние на организацию.
- Разработайте план действий в непредвиденных обстоятельствах, начиная с мероприятия, набравшего наибольшее количество баллов. Подготовьте решения, чтобы предвидеть эти события. Кроме того, вы можете улучшить рабочие процессы для событий с низкой оценкой. Фундаментальные аспекты, обеспечивающие непрерывность деятельности организации, должны быть высшим приоритетом, например: управление денежными потоками, увеличение доли рынка и повышение производительности сотрудников.
Часть 2 из 3: определение нескольких сценариев
Шаг 1. Определите сценарий события с наибольшим риском
Чтобы разработать эффективный план действий в чрезвычайных ситуациях, определите реалистичные сценарии для каждого риска. Создайте конкретную структуру, чтобы предвидеть, каковы будут последствия, если действительно произойдет самый высокий риск.
- Вы можете определить влияние после тщательной компиляции сценария. Подробно подумайте о наибольшем влиянии каждого сценария.
- На основе сценария подготовьте несколько версий плана с градуированной интенсивностью воздействия, например: легкое воздействие, умеренное воздействие и серьезное воздействие.
Шаг 2. Составьте график реализации плана по сценарию
Определите, какой персонал отвечает за какие действия и когда. Также подготовьте обновленный список или список контактов и определите, кто должен отправлять уведомления.
- Составьте график, чтобы весь ответственный персонал знал, что им нужно делать в первый день или в течение первой недели. Разработайте конкретный график для каждого сценария.
- Составьте график в соответствии со сценарием, чтобы предвидеть появление препятствий в различных аспектах организации, например, с точки зрения рабочих помещений (инфраструктурные ограничения), организации (нет системы предупреждения о чрезвычайных ситуациях или квалифицированной группы реагирования) и учреждений. (например: отсутствие источников финансирования или внешнего бизнеса партнеров). Определите персонал, который должен нести ответственность за определенные аспекты.
Шаг 3. Подумайте о самых важных факторах, чтобы ваш бизнес снова заработал
Обсудите это подробно, проведя анализ возможностей и уязвимостей внутри организации. Имеет ли организация адекватные возможности для устранения или устранения каждого риска?
- Например: стихийное бедствие, которое может произойти, - это наводнение, потому что речная вода разливается и затопляет жилые дома на берегу реки. Плохая инфраструктура может стать причиной уязвимости, а наличие квалифицированного персонала - это способность организации.
- Проведите честную оценку ресурсов. Определите, что нужно изменить или уменьшить из-за ограниченных ресурсов? Выполните анализ, чтобы определить влияние на бизнес-деятельность, чтобы вы могли определить действия, которые необходимо предпринять, чтобы организация продолжала работать и могла достигать своих целей.
Шаг 4. Определите, как снизить риск
Составив план на случай непредвиденных обстоятельств, не сидите сложа руки и не надейтесь, что ничего плохого не случится. Примите различные меры для снижения риска и предотвращения.
- Узнайте, есть ли коллеги, готовые помочь. Есть ли местные ресурсы, которые можно использовать в случае бедствия? Есть ли соседи, готовые помочь?
- Эффективный план действий в чрезвычайных ситуациях может выявить различные аспекты, которые необходимо улучшить, чтобы план, который изначально был очень полезным, теперь может больше не понадобиться.
- Например: вы осознаете необходимость страховой защиты или проводите симуляцию управления стихийными бедствиями. Установите систему резервного копирования данных, чтобы предотвратить потерю данных. Составьте план для каждого сценария.
Часть 3 из 3: Реализация плана действий в чрезвычайных ситуациях
Шаг 1. Сообщите всем сотрудникам план действий в чрезвычайных ситуациях
Вам необходимо проинформировать план действий в чрезвычайных ситуациях на всех уровнях управления организации как можно раньше, прежде чем произойдет чрезвычайная ситуация.
- Объясните роли и обязанности каждого персонала, чтобы они не запутались, когда этот план должен быть выполнен во избежание паники.
- Обеспечьте полезное обучение, чтобы каждый персонал мог выполнять обязанности в соответствии с планом. После проведения наблюдений выполните необходимое моделирование и внесите корректировки.
Шаг 2. Проверьте свой план
Чтобы повысить эффективность и результативность, проведите тестирование в 4 этапа. Если есть межведомственные проблемы или конфликты, скорректируйте план и проведите повторное тестирование.
- Проводите встречи с руководящим составом. Позвольте ему назначить дату и время встречи, чтобы провести полный обзор плана действий в чрезвычайных ситуациях и поблагодарить людей, которые выполнили работу до конца.
- Проводите межведомственные встречи для рассмотрения ведомственных планов. На этом этапе нужно распределить ресурсы и выявить возникающие конфликты.
- Найдите причину серьезных сбоев системы. Оценка плана может выполняться внутри отдела путем моделирования сбоев системы и / или поставщика. Моделирование сценария может выполняться без выключения оборудования или задержки процессов, которые должны продолжать выполняться.
- Сделайте пробный запуск. Однако вам необходимо протестировать план действий в чрезвычайных ситуациях, временно остановив работу.
Шаг 3. Храните план действий в чрезвычайных ситуациях в безопасном и легкодоступном месте
В случае бедствия не позволяйте плану загореться или быть унесенным наводнением. Чтобы упростить доступ при необходимости, не держите в секрете хранилище файлов планов.
- Сохраните файл плана и копии в нескольких местах, чтобы их можно было использовать как можно скорее при необходимости.
- Храните копию плана в разных местах от оригинала. Скажите, пожалуйста, авторизованным людям, как получить к нему доступ.
Шаг 4. Установите регулярный график проведения обзоров
Изменения происходят постоянно, так что предположения, лежащие в основе подготовки плана, больше не актуальны. Риск может быть больше, чем при составлении плана.
- Привлекайте к составлению и корректировке планов несколько человек. Например: попросите новых сотрудников внести свой вклад или внести улучшения с другой точки зрения.
- Сравните все допущения, использованные при составлении плана, с текущими данными или обратитесь к третьей стороне. Система резервного копирования на вашем компьютере может хранить меньше данных, чем вы думаете.
подсказки
- Не упускайте из виду важность плана действий на случай непредвиденных обстоятельств, чтобы не создавать его!
- Разработайте планы на случай непредвиденных обстоятельств в различных сценариях.
- Начните планирование с формирования комитета и назначения председателя. Выбирайте людей, у которых есть навыки, инструменты и знания, чтобы каждый отдел мог разрабатывать свои собственные планы.
- Перечитайте составленные планы, чтобы найти то, что было упущено.
