Персонал отдела кадров, отвечающий за прием заявлений о приеме на работу, обычно ожидает, что соискатели также отправят сопроводительное письмо, а не только биографию. Для соискателей работы сопроводительное письмо - это средство представиться и кратко объяснить, почему ваши биологические данные соответствуют требуемой квалификации. Используйте сопроводительное письмо, чтобы объяснить, почему вы хотите работать в конкретной компании, потому что информация об истории и опыте уже есть в вашей биографии. В этой статье объясняется, как написать сопроводительное письмо, которое должно быть личным, актуальным, профессиональным и не содержать грамматических или орфографических ошибок.
Шаг
Часть 1 из 2: Подготовка к написанию сопроводительного письма
Шаг 1. Определите цель написания письма
Прежде чем начать писать, подумайте о целях, которых вы хотите достичь, написав сопроводительное письмо. Отправляя биографические данные или краткую биографию в отдел кадров, приложите сопроводительное письмо. Даже если вы подаете заявку на вакансию, которая не рекламировалась, используйте сопроводительное письмо, чтобы объяснить свою мотивацию, указав, почему вы выбрали конкретную компанию.
- Если вы подаете заявление о приеме на работу для заполнения объявленной вакансии, напишите письмо, в котором объясните, что вы являетесь хорошим кандидатом на эту работу.
- Если вы пишете сопроводительное письмо без указания вакансии, опишите все навыки, которыми вы обладаете, и то, как они используются в компании.
- Какой бы ни была ваша цель, кратко и точно объясните, какой вклад вы можете внести в компанию, вместо того, чтобы хотеть получить что-то от компании.
Шаг 2. Знайте, кому вы должны отправить сопроводительное письмо
Прежде чем писать, постарайтесь выяснить, кто будет читать ваше письмо. Если вы подаете заявку на заполнение конкретной вакансии, первым, кто прочитает письмо, обычно будет отдел кадров, прежде чем оно будет отправлено соответствующему руководителю, которому нужны сотрудники. Персонал, занимающийся набором сотрудников, имеет большой опыт чтения заявлений о приеме на работу. Так что постарайтесь произвести положительное впечатление с самого начала.
- Если вы не знаете имя персонала, ответственного за получение заявления, поищите имя менеджера по персоналу на веб-сайте.
- Хотя это может показаться тривиальным, отправить письмо нужному человеку - это один из способов произвести положительное впечатление.
- Или позвоните в соответствующую компанию, чтобы узнать имя человека, которого вы должны указать в качестве получателя письма.
- Если вы не можете определить пол получателя по имени, напишите «Уважаемый», а затем полное имя.
- Имена Диан и Шри могут использоваться как мужчинами, так и женщинами. Посмотрите информацию на сайте компании или позвоните, чтобы уточнить пол получателя, чтобы избежать ошибок.
Шаг 3. Изучите должностные инструкции и объявления о вакансиях
Если вы пишете письмо с заявлением о приеме на конкретную работу, подготовьте черновик письма, в котором обсуждается работа. Найдите описания должностей и другую информацию, а также определите ключевые слова, задачи и должностные обязанности, прочитав объявление как можно более подробно. Используйте сопроводительное письмо, чтобы как можно лучше объяснить, что вы соответствуете требуемой квалификации, описав все навыки и опыт, которые принесут пользу компании.
Запишите все требования, перечисленные в объявлении, а затем сгруппируйте их как основные, вспомогательные и дополнительные
Шаг 4. Составьте письмо
Как только вы узнаете, что нужно объяснить в письме, начинайте готовить черновик письма. Напишите краткий черновик по каждому важному аспекту, который вы хотите осветить. Постарайтесь написать четкое и лаконичное письмо. Напишите сопроводительное письмо, состоящее из нескольких абзацев в следующем порядке:
- В первом абзаце объясняется, почему вы отправляете письмо, например: «Этим письмом я подаю заявку на работу…»
- Во втором абзаце объясняется, что вы имеете право на трудоустройство на основании вашей академической квалификации, опыта работы и профессиональных навыков, необходимых в соответствии с вашей должностной инструкцией или личными характеристиками.
- В третьем абзаце описывается вклад, который вы можете внести в компанию, и свои долгосрочные карьерные планы.
- Четвертый абзац объясняет, почему вы подаете заявление о приеме на работу и являетесь наиболее подходящим кандидатом для принятия на работу. Кратко заявите, что вы готовы к приглашению на собеседование.
- В конце подпишите письмо и укажите свое полное имя.
Часть 2 из 2: Написание сопроводительного письма
Шаг 1. Используйте правильный формат букв
Чтобы сопроводительное письмо, которое вы отправляете, выглядело профессионально, используйте стандартный формат письма, указав дату, ваше имя и адрес, название компании и адрес, а также название отдела кадров в качестве получателя письма. Поищите в Интернете форматы сопроводительных писем, чтобы вы могли написать сопроводительное письмо в стандартном формате.
- Напишите название и адрес компании вверху слева от письма.
- Пропустите две пустые строки и запишите дату написания буквы, начиная с числа дня, названия месяца и года.
- Пропустите еще две строки и введите имя сотрудника отдела кадров, который получит письмо. Если вы не знаете название, введите название отдела, например «Отдел кадров» или «Менеджер по найму кадров», а затем введите адрес компании под ним.
- Пропустите две строки и введите приветствие, например «Уважаемый мистер Сламет» или «С уважением», если вы не знаете имя человека, получившего письмо. После этого пропустите одну строку и начните вводить первую строку.
Шаг 2. Напишите хороший начальный абзац
Начните письмо с ясного и точного первого предложения, чтобы читатель сразу понял, для чего вы пишете письмо. Назовите желаемую работу в начале письма, например, в первом предложении: «Этим письмом я подаю заявку на работу в качестве торгового персонала в PT XYZ».
- Если вы получили от кого-то рекомендацию о работе, запишите его имя. Убедитесь, что отдел кадров знает человека, дающего рекомендацию.
- Например: «Госпожа Мариса из отдела вознаграждения сообщила, что PT XYZ нужен продавец».
Шаг 3. Запишите, что вы хотите
После написания первого абзаца переходите к раскрытию, почему вы отправляете сопроводительное письмо, и кратко опишите, кто вы есть. Объясните, что ваши навыки, квалификация и опыт соответствуют критериям, необходимым для заполнения желаемой должности. Используйте ключевые слова и термины, перечисленные в объявлении. Поддержите информацию о своих навыках, кратко описав свой опыт во время вашей карьеры.
- Например: если критерием, необходимым для приема на работу, является умение хорошо общаться, напишите в письме: «Во время работы в качестве сотрудника по обслуживанию клиентов я прошел несколько тренингов, чтобы очень хорошо общаться». После этого расскажите мне о проблеме, которую вы решили с помощью этого навыка.
- Если написать сопроводительное письмо в формате из четырех абзацев, получится короткое и понятное письмо, которое будет прочитано до конца персоналом отдела кадров.
Шаг 4. Также запишите соответствующие достижения
Отдел кадров обычно быстро читает сопроводительное письмо. Поэтому убедитесь, что вы перечисляете свои достижения и успехи, имеющие отношение к той работе, которую вы хотите. Этот метод заставляет рекрутеров помнить вас как кандидата, имеющего преимущество перед другими кандидатами. Запишите свои достижения по пунктам, чтобы они отличались от остальной части письма.
- Краткая письменная информация облегчает чтение письма. Однако информация, представленная в форме эссе, свидетельствует о хороших письменных и коммуникативных навыках.
- Чтобы у читателей было сильное первое впечатление, напишите наиболее впечатляющие успехи в первой строке.
- Поддерживайте баланс между энтузиазмом, профессионализмом и уверенностью.
Шаг 5. Завершите письмо выражением признательности
Напишите положительное заключительное предложение, в котором поблагодарите вас за то, что вы прочитали письмо или рассмотрели ваше заявление о приеме на работу, например: «Спасибо за внимание. Я жду дальнейших новостей о заявлении о приеме на работу, которое я отправил в этом письме ». Также сообщите, как с вами связаться, указав адрес, указанный в начале письма, или контактную информацию в биографии.
- Введите «С уважением» или «Васалам» в качестве заключительного приветствия, затем подпишите и введите свое полное имя.
- Помните, что ФИО должно быть набрано под подписью.
Шаг 6. Используйте простой формат
Поскольку сопроводительное письмо является официальным письмом, это должно быть отражено в формате и редакции письма. Используйте стандартный формат букв приложения, то есть поле 2,5 см, и шрифт Times New Roman или Arial, чтобы облегчить чтение. Печатайте черными чернилами на гладкой простой белой бумаге.
- Если вы отправляете электронное письмо, сделайте его формальным, четко указав тему и имя получателя, как если бы вы писали обычное письмо.
- Используйте правильный адрес электронной почты, если вы хотите отправить заявку по электронной почте. Создайте адрес электронной почты, используя свое имя или инициалы. Никогда не отправляйте заявление о приеме на работу на адрес электронной почты [email protected].
Шаг 7. Внимательно изучите почту
Вам следует перечитать и тщательно проверить письмо перед его отправкой. Письма с опечатками, орфографическими и грамматическими ошибками создают лишь плохое первое впечатление о вас и своем профессионализме. Сопроводительное письмо является частью заявки и отражает ваши коммуникативные навыки и внимание к деталям.
- Не полагайтесь только на программу проверки орфографии на электронном устройстве.
- Прочтите сопроводительное письмо вслух, чтобы вас услышали, если есть невидимые ошибки.
- Сохраните письмо на некоторое время, а затем прочитайте его снова, когда отдохнете.
подсказки
По возможности подготовьте сопроводительное письмо на одной странице. Сотрудники отдела кадров благодарны за короткое профессиональное письмо
Предупреждение
- В цифровую эпоху многие люди предпочитают отправлять письма-заявки и биоданные с помощью электронных устройств. Убедитесь, что содержание отправляемого вами электронного письма с заявлением о приеме на работу соответствует стандартному формату делового письма.
- Если вы хотите отправить заявление о приеме на работу по электронной почте, придерживайтесь профессионального и делового стиля написания писем.
