Вводные письма чаще всего используются в деловом общении, чтобы установить контакт, запросить информацию или создать обзор нового продукта или услуги. Как правило, вы пишете вводное письмо кому-то, кого не знаете лично, что немного усложняет его восприятие или стиль. Тем не менее, вы можете выучить несколько быстрых советов, которые помогут сделать ваше письмо таким же кратким, разборчивым и эффективным, как вы хотите.
Шаг
Часть 1 из 3: Написание преамбулы
Шаг 1. По возможности адресуйте свое письмо конкретному человеку
Вступительное письмо должно быть адресовано как можно лучше тому, кто его прочитает. Если вы отправляете письмо на общий счет или в компанию по найму и не уверены, то можно отправить письмо «Всем заинтересованным лицам», менеджеру по найму или конкретному владельцу титула.
Начните свое письмо с указания вашей должности, звания или роли и причины написания письма. Обычно вам не нужно указывать свое имя в письме, потому что ваше имя будет на подписи
Шаг 2. Четко сформулируйте свои цели
Причину написания письма нужно сообщить как можно раньше. Чего ты хочешь? Зачем ты написал письмо? Если такие вопросы когда-либо приходят в голову начальнику или компании, скорее всего, ваше письмо оказалось в мусорной корзине вместо того, чтобы получить звонок для собеседования.
Прекратите охоту: «Я пишу, чтобы узнать о новой вакансии финансового контролера» или «Я пишу, чтобы описать новую функцию продукта, недавно выпущенную моей компанией» - это действительно эффективные формулировки цели, которые должны быть одним из первых предложений. письмо
Шаг 3. Создайте соответствующее ощущение или стиль для письма
При написании вступительного письма лучше всего иметь последовательный и компетентный стиль, который звучит странно или звучит слишком высокопарно или технически. Для вступительного письма ваше письмо должно быть профессиональным, но не холодным или жестким. В письмо необходимо включить элемент человеческого тепла, сохраняя при этом профессиональное содержание.
- Распространенная ошибка, которую допускают неопытные писатели, - это отчаянные попытки избежать сокращений, которые создают впечатление, что письмо - это перевод, а не письменное письмо. Используйте сокращения / сокращения, пусть это звучит плавно, как разговор, но все же профессионально. Пусть письмо представляет вас.
- Не пытайтесь казаться умным, заменяя часто используемые слова словами из тезауруса / словаря. Это не магистерская работа, а вводное письмо. Используйте точные и лаконичные слова.
Шаг 4. Создайте личную связь
Объясните, как вы узнали о работе, вакансии или компании, которую ищете, и установите связь. Читая вводное письмо, работодатель или координатор по найму должны иметь четкое представление о том, кто вы, почему вы хотите получить эту работу и подходите ли вы для нее. Если эта связь достаточно сильна, вас вызовут на собеседование, и это даст вам возможность получить работу.
Если у вас есть связи с кем-либо, кто работает в компании, или вас даже рекомендовали подать заявку, или даже если вы знаете кого-то, кому ваше агентство помогало в работе, рекомендуется представиться прямо в письме. Это может пробудить чью-то память («О, это тот человек, о котором говорил Джоко!») Или заставить вспомнить с самого начала
Часть 2 из 3: Написание содержания письма
Шаг 1. Свяжите свою квалификацию с заявленной должностью
Если вы пытаетесь описать свою квалификацию, компетенции или способность справляться с работой или проектом, неплохо было бы сделать четкую ссылку в нескольких предложениях и объяснить, как ваш опыт связан с вашей способностью делать это, независимо от того, является ли это новым. должность, перевод или новая работа … совершенно новое.
- Опишите свой опыт работы в этой области или отрасли, как указано в ссылке в письме. Если вы направили свое вступительное письмо, как упоминалось ранее, оно будет сосредоточено на какой-то профессиональной или отраслевой сфере. Хорошая идея - включить определенные навыки и опыт, чтобы письмо было более эффективным.
- Желание получить работу - это не то же самое, что обладать квалификацией для работы. Если во введении вы объясните, что хотите, чтобы вам позвонили на собеседование, потому что вы чувствуете, что действительно подходите, вам не нужно повторять это пятьдесят раз. Если вы напишете, что вам «действительно нужна эта работа», это не сделает вас привлекательным кандидатом.
Шаг 2. Будьте как можно более конкретными
Установите время, когда вы можете встретиться лично, или выразите то, что вы надеетесь увидеть позже, в своем ответе на свое письмо. Если вы хотите подробнее рассказать о своей квалификации на собеседовании, просто скажите об этом. Если тебе действительно нужна работа, просто скажи об этом. Узнайте все о процессе приема на работу или о процессе подачи заявления, которое вы написали, а затем спросите о следующем этапе процесса.
Сосредоточьте свое сопроводительное письмо на конкретном уровне работы. Тип работы или должности не нужно указывать явно, но помните, какие результаты вы хотите получить, чтобы письмо оставалось актуальным
Шаг 3. Не включайте информацию, уже включенную в ваше резюме
Писать в письмо титулы, награды и известные имена - плохая идея. Повторение легко видимой информации в резюме тратит впустую место в письме. Не записывайте информацию, которую можно быстро и легко собрать в другом месте. Вы пишете, чтобы продать себя и создать возможности.
Шаг 4. Напишите, чтобы вам позвонили на собеседование
Может быть, ты не найдешь работу или что-нибудь еще только благодаря силе письма. Написание письма приведет вас к порогу, возможность доказать себя и свои способности быть тем человеком или сотрудником, который нужен читателю писем. По этой причине рекомендуется сразу перейти к делу, сосредоточиться на своей квалификации, а также на вашей связи с должностью и перейти к следующему этапу процесса, будь то собеседование или другой этап приема на работу.
Повторите наиболее важную информацию в заключительном разделе. Перед тем, как закрыть письмо приветствием, рекомендуется вкратце повторить то, что вы хотите
Часть 3 из 3: Пересмотр и уточнение писем
Шаг 1. Пересмотрите и исправьте свое письмо
После написания черновика письма необходимо вернуться к нему и улучшить его по структуре предложения и так далее. Все хорошие писатели знают, что произведение нельзя назвать законченным, пока оно не будет отредактировано. Как только вы закончите писать письмо, самая сложная часть будет завершена, но еще есть время доработать и доработать ее.
- Исправление - это больше, чем просто удаление опечаток или исправление орфографических ошибок. Просмотрите еще раз свое письмо и убедитесь, что предмет и глагол совпадают, значение ясно и ваше письмо достигает своей цели.
- Как только вы думаете, что ваше письмо готово, вы можете начинать проверять и искать «последние важные вещи», то, что нужно в последнюю минуту, включая исправление опечаток, орфографических ошибок и форматирование вашего письма.
Шаг 2. Составьте простое и лаконичное письмо
В общем, вступительное письмо не должно быть длиннее лицевой стороны страницы и составлять от 300 до 400 слов. Какова бы ни была причина, велика вероятность, что вы пишете кому-то, кому в данный момент приходится иметь дело с большим количеством бумаги, и он не хочет видеть длинное, избыточное рекомендательное письмо. Жалко, что ваш тяжелый труд попадает в мусорную корзину, поэтому постарайтесь сделать это кратко. Сосредоточьтесь только на том, чтобы попытаться передать в письме самую важную информацию.
Шаг 3. Отформатируйте письмо как должно быть
Буквы должны быть правильно ориентированы на странице, иметь конкретное введение, основной абзац и краткое завершение. Если вы напишете короткий абзац без контактной информации или приветствия, вы не получите работу или не попадете на введение.
- Включите подходящее резюме или резюме в качестве приложения к рекомендательному письму. Рекомендательное письмо должно быть первым в заявлении.
- Включите хорошую контактную информацию. Внесите последние правки в вступительное письмо, убедившись, что вы включили важную контактную информацию, которая обычно помещается в верхнем правом углу фирменного бланка. Включите адрес электронной почты, номер телефона и другую основную контактную информацию.
Шаг 4. Рассмотрите возможность включения примечаний
Некоторые учителя пишут деловые письма, а специалисты по коммуникациям предлагают добавить наиболее актуальную или срочную информацию в заметку или заметку в письме. Причина в том, что это часто хорошо работает с точки зрения того, как люди обрабатывают сообщение в форме письма. Вместо того, чтобы помещать важную информацию в конце, важная заметка или заметка могут быть более эффективными. Хотя некоторым это может показаться неформальным, это может быть эффективным способом выделить важную информацию и выделить ваше письмо.
