Если у вас есть бизнес, возможно, вам придется писать письма клиентам. Вы можете написать что-нибудь, чтобы сообщить клиентам о новых событиях или специальных предложениях, или вы можете ответить на жалобы клиентов от имени компании. Независимо от причины письма всегда следует сохранять профессиональный стиль.
Шаг
Часть 1 из 2: Форматирование делового письма
Шаг 1. Используйте профессиональные фирменные бланки
Деловое письмо будет представлять вашу компанию. Так что он должен выглядеть по-другому и качественно. Деловое письмо также должно содержать логотип или бренд вашей компании.
Вы можете создавать фирменные бланки, используя готовые образцы цветов фирменных бланков в Microsoft Word. Обязательно используйте логотип или брендинг на фирменном бланке
Шаг 2. Откройте текстовый редактор
Вы всегда должны набирать на компьютере деловые буквы.
- Создайте новый документ и установите на нем границу 2,5 см.
- Используйте шрифт с засечками, например Times New Roman, Georgia или Ariel. Обязательно всегда используйте размер шрифта не больше 12 и не меньше 10 пунктов. Деловое письмо должно быть легко читаемым благодаря выбранному шрифту или размеру шрифта.
- Убедитесь, что в документе задано одно пространство.
Шаг 3. Отрегулируйте форму блоков
Блочная форма - наиболее распространенный формат деловых писем. Эта форма также является самой простой в настройке и использовании. Каждый заголовок должен быть выровнен и между заголовками должен быть один пробел. Ваше деловое письмо должно иметь следующие заголовки, начиная с нижней части документа:
- Сегодняшняя дата или дата, когда вы отправили письмо. Дата важна, потому что ее можно использовать как в заметке, так и в заметке получателя. Кроме того, финики также могут иметь законное использование. Поэтому убедитесь, что дата точная.
- Обратный адрес. Этот раздел содержит ваш адрес, отформатированный в стандартном адресном стиле. Если ваш адрес уже указан на фирменном бланке, вы можете пропустить этот раздел.
- Адрес на внутренней стороне. В этом разделе указаны имя и адрес человека, получившего письмо. Использование слова Mr / Ms необязательно. Так, например, если вы написали письмо Нине Марлиной, вы можете написать Ms. на его имя, если вы не уверены в его семейном положении.
- С Уважением. В приветствии можно использовать слова «Уважаемая госпожа Марлина» или «Уважаемая Нина Марлина». Если вы не уверены, кто будет читать письмо, используйте слово «С уважением». Вы также можете использовать «Для заинтересованных сторон», но только в крайнем случае, если вы не знаете, кто ваша аудитория.
- Тело письма. Подробнее об этом мы поговорим в следующем разделе статьи.
- Сопроводительное письмо с подписью. Вы можете использовать слова «С уважением» или «Приветствую».
Часть 2 из 2: Написание делового письма
Шаг 1. Определите свою аудиторию
Стиль письма всегда должен оставаться профессиональным, независимо от аудитории. Однако вы можете изменить свой язык или выбор слов в зависимости от человека, который получит ваше письмо. Если вы пишете для отдела кадров другой компании, возможно, вам придется использовать более формальный язык. Но если вы пишете для конкретного клиента, вы можете использовать более неформальный или повседневный язык.
- Определение своей аудитории также означает, что вы предотвратите путаницу в своей аудитории. Избегайте использования терминов, которые ваши читатели не поймут. Клиенты, скорее всего, не будут знать аббревиатуры, используемые, например, для космической программы вашей компании, поэтому не используйте их в письмах.
- Правило номер один при написании хорошего делового письма - оно должно быть четким, кратким и вежливым.
Шаг 2. Объясните назначение буквы в первой строке
Рассмотрим цель письма. Чтобы клиенты знали о вашем новом местоположении в новой части города? Чтобы напомнить клиентам о неоплаченных счетах или балансе? Или ответить на жалобы клиентов? Помня об этой цели, напишите первую строку, которая позволит читателю сразу понять, о чем идет речь. Не пишите непонятную цель письма. Переходите прямо к делу.
- Начните с «Я», если вы выражаете свое мнение как владелец бизнеса. Используйте «мы», если пишете от имени компании или организации.
- Сосредоточьтесь на прямых утверждениях, таких как: «Этим письмом мы информируем вас» или «Этим письмом мы просим». Вы также можете использовать формулировку «я», если пишете письмо как владелец бизнеса. Например: «Я связался с вами, потому что» или «Я недавно слышал о… и хочу узнать больше о…»
- Например, если вы (владелец бизнеса) написали Нине Марлиной о неоплаченном счете с прошлого месяца, начните письмо со слов: «Я связался с вами, потому что у вас есть неоплаченный остаток на вашем счете с марта 2015 года».
- Или, если вы являетесь сотрудником компании и пишете, чтобы ответить на жалобу клиента по поводу космической программы компании, начните письмо со слов: «Мы получили вашу жалобу на нашу космическую программу на Марс».
- Если вы пишете письмо, чтобы сообщить читателям, что они выиграли конкурс или что у них есть место в аспирантуре, начните с такой фразы, как: «Я рад сообщить вам, что …» или «Мы с удовольствием вам скажу … ".
- Если вы сообщаете плохие новости, начните с фразы вроде: «Мы с тяжелым сердцем говорим вам, что …». Или: «После тщательного обдумывания я решил не…».
Шаг 3. Используйте активные предложения, а не пассивные
В обычной речи мы все время используем пассивный залог. Но пассивный залог может сделать ваше письмо тусклым или запутанным. Активные предложения намного эффективнее в деловых письмах, потому что они демонстрируют более напористый стиль речи.
- Пример пассивного предложения: «Какую жалобу я могу обработать для вас?» Субъект предложения, а именно покупатель («вы»), появляется в конце предложения, а не в начале предложения.
- Пример активного предложения: «Что я могу сделать, чтобы рассмотреть вашу жалобу?» Эта версия предложения, написанная активным голосом, намного яснее и понятнее для читателя.
- Использование пассивного залога может быть хорошим способом донести ваше сообщение, не привлекая внимания к неправильным или неприятным моментам. Но только в этом случае используйте пассивный залог. В общем, в деловом письме активный голос намного эффективнее.
Шаг 4. Обратитесь к предыдущим событиям или предыдущему общению с читателями, если таковые имели место
Возможно, ранее в прошлом месяце вы связались с Ниной Марлиной и предупредили ее о неоплаченном счете. Или, может быть, клиенты выразили свое разочарование космической программой в прошлом месяце на конференции. Если вы раньше контактировали с читателями, укажите это. Это напомнит читателю о ваших предыдущих контактах и сделает деловое письмо более актуальным и важным.
Используйте такие фразы, как: «Согласно моему предыдущему письму о неоплаченном счете …» или «Спасибо за ваш платеж в марте». Или «Было очень полезно услышать о ваших проблемах с космической программой на конференции в мае»
Шаг 5. Сделайте запрос или предложение о помощи
Покажите читателю позитивный стиль речи, сделав вежливую просьбу или предложив помощь в форме рабочих отношений.
- Допустим, вы владелец бизнеса, пытаясь заставить клиентов оплачивать счета. Используйте такие фразы, как: «Я ценю ваше внимание к неоплаченному счету».
- Предположим, вы пишете от имени своей компании. Используйте такие фразы, как: «Мы хотели бы организовать личную встречу с вами и нашим руководителем отдела кадров».
- Вам также следует предложить ответить на любые вопросы или проблемы, которые могут возникнуть у читателей. Используйте такие фразы, как: «Я был бы рад ответить на любые вопросы или проблемы, которые могут у вас возникнуть по поводу вашего биллинга» или «Вы хотите, чтобы мы предоставили вам более подробную информацию об этой программе?»
Шаг 6. Обобщите письмо
Добавьте призыв к действию с вашей стороны или со стороны читателя. Этот запрос может быть запросом на оплату к определенной дате или примечанием об организации официальной встречи с читателем.
- Добавьте предложение, чтобы в будущем связаться с получателем письма. «Я с нетерпением жду встречи с вами на заседании по бюджету на следующей неделе». Или «Я с нетерпением жду возможности обсудить это с вами дополнительно во время вашего визита в нашу штаб-квартиру».
- Запишите все документы, которые вы приложили к письму. Добавьте такие фразы, как «Прикрепленные неоплаченные счета» или «Прикрепила копию нашей программы расширения пространства».
- Закончите письмо заключительной фразой. Используйте «Искренне» или «Искренне» для клиента или покупателя.
- Используйте «Приветствия» для официальных писем людям, которых вы вообще не знаете.
- Просто используйте «Приветствую» или «С уважением», если вы пишете кому-то, кого хорошо знаете или с кем у вас рабочие отношения.
Шаг 7. Исправьте букву
Все тщательное форматирование и написание пойдут напрасно, если письмо заполнено орфографическими ошибками!
- Найдите каждое предложение, в котором используется пассивный залог, и попробуйте превратить предложение в активное предложение.
- Обратите внимание на любые предложения, которые слишком длинные, неясные и прямые. В деловых письмах чем меньше, тем лучше, поэтому, если возможно, сократите длину предложения.
