Возможно, вам нужно написать отчет о мероприятии, чтобы оценить успех мероприятия, сравнив результаты с его целями. Этот отчет требуется компании или частному лицу, проводящему мероприятие, для определения необходимости внесения изменений. Есть несколько способов обеспечить составление успешного отчета о событии. Он вам понадобится, если вы проводите другое мероприятие!
Шаг
Часть 1 из 3: Составление отчетов о событиях
Шаг 1. Определите стиль и формат презентации для каждой аудитории
Отчеты о событиях могут быть сшиты в виде файлов PDF, презентаций PowerPoint и т. Д.
- Убедитесь, что отчет о мероприятии разбит на четкие разделы. Вы должны определить, как сравнить результаты мероприятия с его целями. Подведем основные итоги проведенных мероприятий.
- Настройте отчеты о мероприятиях в соответствии с потребностями и интересами каждого спонсора и аудитории. Учитывайте цели спонсоров. В какой-то степени спонсоры являются ключевой аудиторией для репортажей о мероприятиях. Они хотят оценить правомочность спонсируемого мероприятия. Поэтому убедитесь, что вы знаете, чего они хотят и что их больше всего интересует.
- Настройте отчеты о мероприятиях в соответствии с конкретными потребностями, касающимися уникальных мероприятий и спонсоров. Не пишите отчет, как если бы он был нацелен на один тип аудитории. Высшее руководство и финансовые менеджеры также являются еще одной аудиторией для вашего отчета о мероприятии.
Шаг 2. Создайте процесс для отслеживания информации, необходимой на протяжении всего мероприятия
Нельзя полагаться только на память.
- Отслеживайте ключевую информацию до, во время и после мероприятия, чтобы создавать более конкретные и, прежде всего, более эффективные отчеты. Этот метод также позволяет составлять отчеты в соответствии с графиком.
- При необходимости рассмотрите возможность постоянного сбора данных с помощью нескольких человек (включая стажеров). По сути, отчетность не должна дожидаться завершения события.
Шаг 3. Обобщите отчет по основным моментам
Одна из проблем с отчетами о мероприятиях заключается в том, что они, как правило, мало охватывают повестку дня или сосредотачиваются на приятных заявлениях. Не делай этого. Хорошая идея - четко и аналитически выделить основные моменты.
- Выберите некоторые важные части мероприятия, которые нужно обсудить более подробно. Найдите три события, которые произошли наиболее удачно, и три момента, которые больше всего удивили.
- Не заполняйте отчет неважными деталями, такими как обеденное меню или подробное резюме всей основной презентации. Вам нужно включить важные вещи.
Часть 2 из 3. Правильное содержание отчета
Шаг 1. Напишите резюме
Отчет о событии должен включать обзор, который представляет собой сокращенную версию полного отчета. Думайте о резюме как о введении к отчету о мероприятии.
- Вы можете создать два отчета: одно резюме для людей, заинтересованных в результатах мероприятия, и более подробный отчет для людей, участвующих в подготовке, проведении и спонсировании мероприятия.
- В резюме вы должны обсудить и сосредоточить внимание на ключевых объектах и результатах. Резюме должно быть коротким, всего пару страниц. Отчет должен резюмировать ключевые элементы события и включать краткую интерпретацию данных.
Шаг 2. Включите в отчеты подробные наглядные пособия
Часто отчеты более эффективны, когда они включают графики, иллюстрирующие статистические тенденции, а не просто сообщают читателю набор цифр.
- Если мероприятие включает в себя новый продукт, мы рекомендуем вам включить фотографию этого продукта. Фотографии, показывающие момент во время мероприятия, могут помочь читателю отчета составить представление о проводимом мероприятии. Постарайтесь сделать фотографии, показывающие участие спонсора в мероприятии, чтобы зафиксировать их в отчете. Опять же, эта задача не может дождаться завершения события.
- Вы также можете включить образцы, репродукции и другие примеры, встречающиеся на сайте. Сообщите количество людей, получивших спонсорские купоны и т. Д. Задокументируйте воздействие мероприятия на месте и за его пределами, в средствах массовой информации, для аудитории и для спонсоров.
Шаг 3. Задокументируйте всю рекламу и освещение в СМИ
Мы рекомендуем вам оценить сопоставление полученных СМИ с заявленными целями мероприятия.
- Сосредоточьтесь на печатной рекламе и статьях, которые включают имя и рекламу спонсора, в дополнение к количеству ежедневных рассылок газет и рейтингам рекламы.
- Документируйте телевизионные рекламные ролики, публичные объявления, прейскуранты и рейтинговые карты, а также освещение новостей.
- Не забывайте радиодокументацию, объявления с прейскурантами, оценки за рекламу и продвижение по службе, проверенные отчеты и т. Д.
Шаг 4. Включите заявление о цели мероприятия
Вам нужно будет связать цели мероприятия с результатом, поэтому обязательно включите напоминание об исходной миссии и целях мероприятия.
- Вы можете включить в программу список событий. Вы также должны обсудить, кто будет ключевыми участниками во время мероприятия. Однако будьте краткими.
- Удостоверьтесь, что вы потратили много времени на регистрацию и обсуждение конкретных ключевых результатов мероприятия и сопоставление их с зарегистрированными результатами. Будьте реалистичны и не подслащивайте вещи, которые не работают должным образом.
Шаг 5. Включите финансовую информацию из отчета о мероприятии
Вы должны подробно рассказать о текущем бюджете мероприятия и фактических расходах. Убедитесь, что вы включили сравнение вашего бюджета с фактическими расходами, а также подчеркнули некоторые из вещей, которые прошли хорошо, и области, которые нуждаются в улучшении.
- Вам также следует детализировать любые расходы, включая расходы на маркетинг и рекламную деятельность, расходы на персонал и спонсорские расходы. Мы рекомендуем вам составить подробный бюджет. Финансовые менеджеры и руководители высшего звена захотят увидеть доказательства, подтверждающие ваши выводы о расходах.
- Включите расчет доходов, например, от билетов, спонсоров и выставок. Однако не забудьте сравнить фактический доход с прогнозами.
Шаг 6. Включите статистику, имеющую отношение к читателю
Не позволяйте вашему отчету быть наполненным приятной информацией. Количество людей, которые посетили мероприятие, - это одна из данных, которые вам нужно включить. Мы рекомендуем вам предоставлять измеримые данные в отчетах.
- Статистические и другие связанные данные, которые могут быть включены, например, количество продаж и количество посетителей на конкретном стенде. Отчет о событии будет более достоверным, если предоставленные данные будут полными. Включите информацию об участниках / посетителях. Включите демографические данные, количество посетителей и результаты исследований посетителей (например, покупательские привычки).
- Сообщите количество людей, которые откликнулись на спонсируемые кампании, а также на пожертвования некоммерческим организациям. Задокументируйте экономический эффект и участие сотрудников.
Шаг 7. Включите качественные элементы, которые контекстуализируют данные
Ваш отчет должен включать некоторую статистику, но вам также потребуются ссылки людей для предоставления обратной связи с учетом контекста.
- Соберите обратную связь и обратную связь от участников и членов команды мероприятия, чтобы оценка успеха мероприятия исходила не только от составителей отчетов о мероприятии. Это делает ваш отчет более достоверным.
- Также рассмотрите возможность включения сторонних исследований. Оценка воздействия на СМИ - один из примеров того, что могут исследовать третьи стороны.
- Космическая ценность и подготовка мероприятий. Вы должны найти время, чтобы оценить эффективность сайта и подготовки с точки зрения другого человека. Обсудите, как использовать пространство для конференций, мероприятий и т. Д.
Часть 3 из 3: Заполнение отчета о событии
Шаг 1. Вовремя составьте отчет о событии
Постарайтесь написать и опубликовать отчет как можно скорее после мероприятия. Убедитесь, что вы запланировали это в своем календаре, чтобы вовремя. Некоторые люди рекомендуют опубликовать отчет через 30 дней после мероприятия, но другие утверждают, что отчет следует опубликовать через несколько дней после мероприятия.
- Когда наступит крайний срок, убедитесь, что вы его не пропустите. Возможно, вы пишете отчет о мероприятии для агентства, которое запрашивает конкретный клиент. Обращайте внимание на все запросы.
- По сути, ваша аудитория ожидает подробного и своевременного отчета. Итак, создавайте отчеты, соответствующие ожиданиям, и не ждите слишком долго, чтобы они устарели.
Шаг 2. Просмотрите отчет о мероприятии
Убедитесь, что в отчете о событии используется хорошая грамматика и нет орфографических, пунктуационных и других ошибок.
- Убедитесь, что ваши ответы не являются поверхностными. Как правило, вы должны использовать технику письма «показывай, а не говори». Это означает, что вам следует привести несколько конкретных примеров, подтверждающих общие положения отчета.
- Не забывайте свою аудиторию и убедитесь, что отчет выглядит формально и профессионально. Отчеты о событиях не являются неофициальными документами; этот документ важен для определения возможности проведения мероприятия, поэтому он должен звучать авторитетно.
подсказки
- Сделайте больше фотографий, чем вам нужно. Чем больше вариантов, тем лучше.
- Собирая цитаты от руководителей и планировщиков, не переходите сразу к ним. Это люди, которые еще долго после окончания мероприятия. Лучше сначала задать свой вопрос людям в толпе, так как они уйдут первыми. Кроме того, не беспокойте докладчика или ведущего мероприятия, если он занят. Их можно будет допросить позже.
- Собирая цитаты, поддерживайте нормальный разговор и продолжайте задавать вопросы естественным образом, пока другой человек не захочет высказать свое мнение.
- Соберите больше цитат, чем вам нужно. Чем больше, тем лучше.
- Хорошая фотография может показать, как прошло мероприятие или как люди отреагировали на него.
- Попробуйте сделать фотографии, которые отображают общую картину мероприятия в целом, включая фотографии толпы и выступающих на одном изображении, чтобы показать читателям размах мероприятия.
