Многие компании просят своих сотрудников составлять отчеты о проделанной работе, оценивая себя, чтобы они могли сообщить о том, что они сделали за определенный период. Если вы работаете в качестве составителя заметок на собрании, вас также могут попросить сделать отчет. В этой статье объясняется, как подготовить хороший отчет о производительности, потому что он играет важную роль в определении успеха или неудачи вашей карьеры.
Шаг
Часть 1 из 3: Понимание формата отчета о достижениях
Шаг 1. Начните подготовку отчета с краткого обзора ваших достижений
Вверху отчета представьте краткое изложение предоставленной вами информации, чтобы дать общее представление о вашей работе.
- Например: вы работаете в некоммерческой организации, и ваш начальник просит вас составить отчет о производительности. Кратко опишите в одном абзаце все выполненные задачи, например: вы организовали деятельность, которая выгодна владельцу организации, добились признания в отрасли и наладили отношения с деловыми партнерами.
- Не включайте конкретные вещи в резюме, потому что вам нужно представить только важную информацию, чтобы дать общий обзор достижений в работе. В качестве ориентира отчеты должны быть представлены на 2 страницах, если работодатель не указывает другой формат. Прежде всего убедитесь, нужно ли вам составлять отчет по определенному формату.
Шаг 2. Предоставьте подробные подтверждающие факты
Чтобы подкрепить каждую информацию в резюме, представленном в начале отчета, запишите детали в соответствии со следующими инструкциями:
- Используйте формат списка. Готовьте отчеты по каждому виду деятельности отдельно. Включите действие как заголовок отчета, а затем описание действия под заголовком. Например: действие, которое вы выполняете, называется «Подготовка и проведение мероприятия».
- Под заголовком составьте список, используя цифры или буквы, чтобы кратко и конкретно описать мероприятие, которое вы организуете, включая его цель и преимущества для поддержки достижения миссии организации.
Шаг 3. Создайте отчет стандартного формата, чтобы он выглядел профессионально
Не представляйте случайные отчеты. Вместо этого подготовьте аккуратно напечатанный отчет профессиональным шрифтом на бумаге стандартного размера.
- Напишите название отчета в середине листа жирным шрифтом, чтобы информация была аккуратно организована.
- Вверху отчета укажите дату его завершения. Также укажите имя, должность и должность человека, подготовившего отчет.
Шаг 4. Вести журнал за отчетный период
Вам будет проще составлять отчеты, если вы сразу будете делать заметки, когда выполняются действия.
- Подготовьте блокнот или папку для записи трудовых достижений за определенный период. Это упростит вам подготовку отчетов, если ваш босс попросит вас об этом.
- Если этого не сделать, можно забыть о важных достижениях в начале отчетного периода.
Часть 2 из 3: предоставление качественного контента
Шаг 1. Опишите цель, которую вы хотите достичь, и ожидаемые должности, которые вам необходимо выполнить
Напомните читателям, что в начале отчетного периода есть цель, которую вы хотите достичь. Убедитесь, что вы знаете цели организации и ожидаемый от вас вклад в работу. Если вы еще не знаете, спросите об этом у работодателя.
- Затем объясните, что вы достигли своей цели, предоставив фактические данные. Составьте отчет, который представляет собой сравнение данных между целью и ее реализацией.
- Например: вам удалось собрать больше средств, чем планировалось, и это достижение является положительным моментом для инвесторов и работодателей. Однако результаты этой работы нельзя считать успешными, и сложно определить, насколько высок ваш успех, если нет данных для сравнения.
Шаг 2. Включите в отчет визуальную информацию
Прикрепите несколько таблиц или графиков, которые облегчат читателям визуализацию представляемых вами данных.
- Имейте в виду, что занятые читатели обычно просматривают отчеты только бегло. Иногда визуальные средства могут более эффективно передать информацию.
- Однако не стоит размещать слишком много графики. Выберите 1-2 диаграммы, которые могут объяснить важную информацию.
Шаг 3. Сосредоточьтесь на «АВТОМОБИЛЕ»
CAR означает: Challenge (вызов), Action (действие), Results (результаты). Вы можете составить систематический отчет о проделанной работе, обсудив эти три вещи.
- Определите проблемы, с которыми вы сталкиваетесь. Опишите действия, которые вы предприняли для преодоления трудностей, и каковы были результаты. Например: в качестве менеджера ресторана напишите в отчете: «Проблема: очереди за ужином становятся длиннее в час пик, а количество посетителей с жалобами увеличивается на 10%. Действие: попросите 1 официанта начать работу на 1 час раньше, чтобы улучшить качество обслуживания в часы пик. Результат: количество клиентов, которые пожаловались, уменьшилось до 2 человек или уменьшилось на 80% ».
- Сделайте отчет, предоставив конкретную информацию. Достижения, которые невозможно измерить, например: «Я умею хорошо работать в команде», бесполезны, потому что каждый может сказать одно и то же. Таким образом, вы должны быть в состоянии показать взаимосвязь между результатами и проблемами, которые необходимо решить, и сообщить о производительности, предоставив конкретные данные и информацию.
Шаг 4. Опишите использованную вами методологию
Если вам необходимо собрать данные в качестве основы для написания отчета, кратко опишите применяемую вами методологию сбора данных.
- Расскажите читателю о причинах выбора метода опроса, его преимуществах и результатах. Также объясните, почему этот метод считается надежным. Продолжая сценарий ресторана в приведенном выше примере, объясните, почему вы используете данные о жалобах клиентов в качестве метода опроса.
- Укажите дату или период опроса и то, что вы хотели бы получить от опроса.
Шаг 5. Сосредоточьтесь на отчетах о достижениях в работе
Чтобы информация в отчете была сосредоточена на результатах работы, подумайте о том, чем вы больше всего гордились в отчетный период, например: вы смогли успокоить встревоженного гостя или провести обучение подчиненного. Не давайте читателю слишком подробную информацию.
- Другой способ - использовать метод «ЗВЕЗДА», который означает: Ситуация (проблема), Задача (задача), Действие (действие), Результаты (результат). Кратко опишите ситуацию, в которой вы оказались, задачу, которую вы должны были выполнить, действия, которые вы предприняли для выполнения задачи, и результаты, которых вы достигли. Как и в случае с методом «CAR», цель состоит в том, чтобы показать взаимосвязь между «проблемой» и «результатом» и объяснить, как ее достичь.
- Сосредоточьтесь на создании отчетов, которые могут отображать следующее: сложность, привилегия, приоритет, высокая видимость, сроки, инновации, описание должности и влияние вашей работы на организацию.
- Например: укажите в отчете, что годовая текучесть кадров составляла 35%, когда вас повысили до руководителя филиала. После проведения опросов об удовлетворенности сотрудников, наставничества сотрудников и проведения еженедельных встреч со всем персоналом текучесть кадров упадет до 15%. Этот пример показывает, что в отчете о достижениях нет необходимости использовать длинные предложения, если читатель может правильно понять взаимосвязь.
Шаг 6. Объясните достоинства вашего действия
Не просто доставляйте результаты. Вам также необходимо объяснить, почему достижение выгодно для организации.
- Например: у вас встреча с персоналом. Объясните, что такое последующие меры и их преимущества для организации? Тщательно продумайте, о чем вы хотите сообщить. Если это бесполезно, вы должны сообщить о другой работе.
- Если встреча с персоналом может повысить мотивацию к работе, так что прогулы сотрудников улучшаются и экономят деньги владельцев компании. Это результат работы, который считается полезным.
Шаг 7. Проверьте отчет перед его отправкой
Цели написания отчета не достигаются, если вы отправляете отчет с множеством ошибок и непрофессиональным форматом написания.
- Проверьте грамматику, пунктуацию и правописание слов. Сохраните отчет на 1 ночь, а затем прочтите его снова утром. Не делайте отчетов в последнюю минуту.
- Распечатайте отчет на бумаге и проверьте, не нужно ли еще что-нибудь исправить. Иногда наши глаза так устают от слишком долгого взгляда на экран компьютера, что ошибки игнорируются.
Часть 3 из 3: правильные слова
Шаг 1. Говорите негативное в позитивном ключе
Если есть цель, которая не достигнута, лучше не сообщать об этом. Вместо того, чтобы удерживать внимание читателя на этом, постарайтесь сообщить об этом другим способом.
- Опишите неудовлетворительные результаты работы, используя положительные предложения, например, сосредоточив объяснение на конкретных шагах, которые вы предпримете для решения проблемы, вместо того, чтобы обвинять других людей или оправдываться.
- Не вините других. Сосредоточьтесь на объяснении действий, которые вы предприняли, и на демонстрации того, что вы позитивный человек. Делитесь тем, что вы или ваша команда сделали хорошо. Сосредоточьте отчеты на работе, которой можно гордиться.
Шаг 2. Представьте числа и используйте метрики в отчетах
Если вы сможете представить очень конкретные данные, ваши достижения в работе будут более достоверными. Дополните информацию, которую вы передаете, чем-то измеримым в качестве подтверждающего доказательства.
- Часто используемые слова в превосходной степени, например «лучший» или «надежный», менее полезны. Каждый может сказать: «Моя работа в этом году была очень хорошей».
- Запомните эту фразу: «Докажи, не только говори!» Вместо того, чтобы говорить другим людям, что в этом году вы смогли хорошо поработать, подробно покажите, что вы сделали хорошо, с данными и показателями. Не говорите просто, что вы можете построить хорошие отношения с клиентами. Вместо этого процитируйте результаты опроса об удовлетворенности клиентов, приложите письмо, полученное от клиента, и предоставьте данные о сокращении числа клиентов, подавших жалобы.
- Настоящие числа. Бессмысленно говорить, что вы способны руководить несколькими сотрудниками, если читатели не знают, сколько человек у вас в штате. Представьте данные в числовой форме, чтобы читатели знали, сколько людей вы называете «многие», и объясните описание проделанной вами работы.
Шаг 3. В любом случае говорите правду
Не преувеличивайте и не лгите. У вас будут большие неприятности, если вас поймают.
- Даже если это совершенно непреднамеренно, у вас будут большие проблемы, если вы солгаете. Вы будете чувствовать себя неуверенно, и ваша карьера будет заблокирована.
- Проведите честную самооценку, чтобы сообщить о своих сильных и слабых сторонах такими, какие они есть. Постарайтесь преодолеть недостатки позитивным образом.
Шаг 4. Признавайте работу других
Курсы по написанию бизнес- и инженерных отчетов предполагают, что вы не используете слово «я», но его можно использовать в отчетах о производительности в определенных случаях.
- Например: если вы сообщаете: «Я нанял 100 сотрудников», не забудьте объяснить, что ваш успех поддерживается вкладом других людей или команды.
- Вы получите дополнительную ценность, если не будете высокомерны. Составьте различные предложения так, чтобы они не всегда начинались со слова «я».
подсказки
- Никогда не используйте слова, выражающие гнев в отчете о производительности. Вы произведете хорошее впечатление, если будете всегда настроены позитивно.
- Используйте профессиональные слова. Не используйте неформальный языковой стиль.
