Иногда руководство компании просит сотрудников составлять собственные отчеты о производительности. Таким образом, владельцы бизнеса могут получить представление о том, как сотрудники оценивают свою работу. Если вас попросят сделать отчет, не волнуйтесь. Воспользуйтесь этой возможностью, чтобы продемонстрировать свой успех в работе, сообщая о своем прогрессе, достижениях и производительности как можно лучше.
Шаг
Часть 1 из 3: Подготовка к написанию отчета
Шаг 1. Убедитесь, что в первую очередь формат отчета используется компанией
Форматы отчетов о производительности варьируются в зависимости от потребностей. Некоторые компании просят отправлять отчеты по электронной почте. Другие компании определяют политику подготовки отчетов на основе определенных критериев для дальнейшего обсуждения.
- Если компания предоставляет стандартный формат, создайте отчет в соответствии с этим форматом. Как можно лучше следуйте инструкциям, чтобы предоставить полный отчет и не выглядеть небрежно. Иногда компании просят сотрудников заполнить формы или подготовить письменные отчеты в виде эссе.
- Попытайтесь выяснить, о чем сообщить до истечения крайнего срока подачи отчета. Таким образом, вы можете сообщить обо всех достижениях за год в соответствии с заданными критериями. Убедитесь, что ваша работа соответствует указанным критериям.
Шаг 2. Не торопитесь с отчетом
Чтобы показать наилучшие результаты, старайтесь составлять отчеты с хорошей грамматикой и исправлять без опечаток. Вам следует подготовить несколько проектов, а затем выбрать лучший.
- Отнеситесь к запросам компании серьезно, потому что результаты оценки работы будут важной частью истории работы каждого сотрудника. Если в вашей истории работы есть определенные записи и вам приходится конкурировать с другими сотрудниками, отчет о производительности будет иметь решающее значение.
- Составьте краткий отчет об исполнении на профессиональном языке. Чтобы создать краткий отчет, суммируйте все свои лучшие достижения за год, чтобы ваш отчет был не более двух страниц, вместо того, чтобы подробно описывать каждый элемент. Расставьте приоритеты в выступлениях, которые вы считаете наиболее важными, и предоставьте подтверждающие доказательства. Однако выбирайте действительно полезную информацию, потому что никто не хочет читать 30-страничный отчет.
Шаг 3. Возьмите за привычку делать хорошую укладку во время работы
Чтобы упростить написание отчета, сначала соберите все важные документы. Хорошая идея - начать сбор документов в начале года.
- Приложите несколько документов, подтверждающих успех работы, если они имеют формат, установленный компанией. Выберите правильный образец документа, чтобы продемонстрировать наилучшие результаты. Также подготовьте цели, которые были поставлены во время предыдущей оценки.
- Собирайте заметки с предложениями и отзывами от начальства, когда вы проводите оценку прогресса в середине года (если компания проводит оценку). Данные, которые вы получаете в течение года, можно использовать при создании отчетов, чтобы сделать информацию, которую вы представляете, более конкретной и полезной.
Шаг 4. Знайте, чего от вас ожидает компания
Прежде чем приступить к написанию отчета, вы должны быть в состоянии ответить на вопрос: «Чего компания от вас ожидает?» Если вы не знаете ответа, спросите своего начальника. Постарайтесь понять взаимосвязь между оценкой эффективности и целями, которые вы должны достичь, чтобы цели компании могли быть реализованы.
- Создавайте отчеты об эффективности на основе должностных инструкций, чтобы вы могли писать их систематически. Однако сначала убедитесь, что какие-либо из должностных инструкций изменились и все рабочие задания перечислены в описаниях должностей.
- Опишите каждую задачу на основе действий, которые вам необходимо предпринять, а затем объясните, что вам удалось достичь целей, запрошенных компанией. Для этого вы имеете право на объяснение того, что компания ожидает от вас. В противном случае оценки эффективности обычно носят субъективный характер и приводят к необоснованной критике.
Часть 2 из 3: напишите правильную информацию в отчете
Шаг 1. Сообщите о лучших достижениях
Не составляйте посредственные отчеты о производительности. Воспользуйтесь этой возможностью, чтобы сообщить обо всех задачах, которые вы выполнили с наилучшими результатами. Расскажите мне все и гордитесь своими достижениями!
- Сообщите сначала о лучших достижениях, которые имеют наибольшее влияние на производительность компании, особенно о важных вещах, которые способствуют достижению целей компании и обсуждались во время последней оценки эффективности. Не описывайте всю работу, которую вы проделали за один год.
- Однако постарайтесь передать информацию вежливо и профессионально. Используйте положительные слова, не оскорбляйте и не унижайте коллег. Сосредоточьтесь на собственном исполнении.
- Не забывайте сообщать о достижениях в начале оцениваемого периода. Сотрудники обычно больше сосредоточены на том, что они делают в конце периода.
Шаг 2. Раскройте ощутимые преимущества своей работы
Любой может составить отчет, содержащий клише и обыденные вещи, но отчет будет более качественным, если он будет подкреплен реальными доказательствами.
- Представьте конкретные факты, цифры, даты и другие подтверждающие данные. Например: если вы работаете менеджером по работе с социальными сетями в компании, предоставьте отчет в виде количественных данных (количество учетных записей, которые нажали «Нравится», оставили комментарии и т. Д.). Ищите другие данные, которые могут повысить ваше доверие.
- Сравните свои достижения с целями и задачами компании, чтобы показать, что вы достойный сотрудник.
Шаг 3. Составьте список и обсудите рабочие задачи
Вы должны подготовить очень конкретный отчет как основу для определения планов работы на следующий год. Также передайте план саморазвития, а именно то, чего вы хотите достичь.
- Объясните, как достичь этой цели. Составьте список целей, которых вы должны достичь, основываясь на результатах оценки эффективности, проведенной в начале периода, и того, насколько хорошо вы их достигли.
- Также укажите в отчете, если вас просят выполнить задачу, выходящую за рамки должностной инструкции, или если вы берете на себя инициативу и хотите больше работать.
Шаг 4. Обсудите свои основные компетенции
В целом компания определила основные компетенции, которыми должен обладать каждый сотрудник, чтобы хорошо работать. Сообщите и объясните это подробно.
- Покажите, что ваша компетентность выше стандартов, установленных компанией.
- Используйте слово «компетентность» в соответствии со стандартными терминами компании, чтобы доказать, что существует конкретная взаимосвязь между вашими достижениями и целями компании. Опишите свою работу в тех же терминах.
Шаг 5. Оценивайте с умом
Перед тем, как пройти аттестацию, вас могут попросить поставить себе оценку. Чтобы определить правильное значение, вы должны понимать, что оно означает.
- Оценка обычно дается сотрудникам, которые демонстрируют лидерство и способны внести изменения в компанию. Оценка B обычно присваивается сотрудникам, которые работают выше целевого показателя и чье поведение является образцовым.
- Оценка C обычно присваивается сотрудникам, которые добиваются поставленных целей и хорошо себя ведут. Значение D указывает на то, что производительность ниже целевого и считается неудовлетворительной. Значение E отражает низкую производительность, потому что сотрудники плохо работают. Ищите полную информацию, чтобы обеспечить определение каждого значения и то, как определить стоимость в соответствии с правилами компании.
Шаг 6. Составьте отчет как можно лучше
Иногда компании просят сотрудников составлять отчеты о производительности в определенном порядке. Если не указано, сгенерируйте отчет в следующем порядке:
- Начните с положительного и убедительного вступительного предложения. Это предложение является наиболее важной частью годового отчета о производительности.
- После этого запишите свои достижения вместе с подробными подтверждающими данными. Для каждого достижения задайте вопрос «почему?» Таким образом вы сможете доказать, что ваш вклад актуален и достоин уважения. Никогда не составляйте отчет об эффективности с отрицательными словами.
- Если есть цели, которые не достигнуты, или определенные аспекты, которые необходимо улучшить, не записывайте их в конце отчета, чтобы начало и конец отчета содержали положительные моменты. Последняя часть отчета - самая важная, потому что ее легче всего запомнить. Итак, в середине отчета перечислите то, что вам нужно улучшить.
Часть 3 из 3: правильные слова
Шаг 1. Сосредоточьтесь на создании отчета, который описывает вашу собственную работу
Как мы знаем, вы создали этот отчет, потому что вас попросили оценить себя. Однако многие люди включают в себя негативные вещи и говорят о других людях.
- Не используйте отчеты о производительности в целях самозащиты. Будьте как можно более позитивными, например, сказав: «Я всегда устанавливаю график встреч после переговоров с коллегами, коллегами и клиентами, потому что я действительно ценю их время и их занятость». Ценить время может произвести положительное впечатление и показать мудрое мышление.
- Не обсуждайте других людей, потому что этот отчет не критикует работу или личность других людей.
- Вам также не нужно сравнивать себя с другими, сообщая о достижениях. Объясните, что вы сделали, не обижая коллег, которые не достигли такого же уровня производительности.
Шаг 2. Напишите конструктивную критику своих слабостей
Отчет, содержащий только хорошее, может показаться нереалистичным, но вы должны быть очень осторожны, признавая ошибки.
- Критикуйте себя в отдельном разделе, чтобы показать свою искренность в решении этой проблемы. Например: «Я так расставляю приоритеты в работе и хочу достичь наилучших результатов, что думаю, что меня меньше волнуют мои коллеги. Я буду продолжать улучшать свои коммуникативные навыки, чтобы решить эту проблему ». Эти утверждения могут создать положительный образ автора (перфекционист, сосредоточенный на работе, - это хорошо) и показать способность осознавать свои слабые стороны.
- Назовите аспекты, нуждающиеся в улучшении. Не заполняйте весь отчет планами улучшений. Сосредоточьтесь на объяснении достижений, но вам нужно перечислить некоторые аспекты, которые необходимо улучшить или улучшить. Однако не критикуйте себя чрезмерно, потому что вас сочтут неуверенным в себе.
- Продемонстрируйте позитивный настрой, представив планы улучшений. Будьте позитивны и ориентированы на действия. Опишите свой план конструктивными словами. Вместо того, чтобы просто рассказывать историю о своей неудаче, скажите, что вы хотите улучшить определенный аспект и какие действия вы предпримете.
Шаг 3. Предложите возможности карьерного роста
Если вы хотите получить возможность посетить тренинг или быть приглашенным на встречу, отчет о производительности - отличный способ передать это. Не предлагайте компенсацию в этом отчете.
- Также поделитесь своими мыслями о реализации инновационных проектов, приносящих пользу компании.
- Постарайтесь выяснить, почему начальник попросил вас сделать отчет, обсудить ли с другими, определить распределение бонусов и т. Д.
Шаг 4. Используйте полные предложения
Многие сотрудники стараются записать как можно больше информации, чтобы отчеты казались беспорядочными. Не позволяйте вашему отчету выглядеть беспорядочно.
- Например, избегайте использования фразы «измененное содержание», потому что она слишком коротка. Рекомендуется использовать полные предложения для объяснения обсуждаемой темы или для передачи информации по пунктам.
- Помимо вашего непосредственного руководителя, ваш отчет может прочитать кто-то другой, например, руководитель более высокого уровня. Поэтому вы должны предоставить четкую и подробную информацию, а не предполагать, что все уже знают, что вы пытаетесь сказать или сделать.
Шаг 5. Будьте позитивными и честными
Даже если есть что-то, что нужно исправить, вы можете сделать это позже. Сосредоточьтесь на будущем, а не на прошлых неудачах.
- Не производите негативного, недовольного, сварливого или высокомерного впечатления. Проявляйте позитивный настрой, уметь работать в команде и скромно объяснять свои достижения.
- Если есть что-то, что вам не нравится в компании, не записывайте это в отчете. Воспользуйтесь этой возможностью, чтобы доказать, почему вы нужны компании.
Шаг 6. Докажите, а не просто говорите
Постарайтесь представить в своем отчете конкретную информацию, а не только общие утверждения.
- Например: вместо того, чтобы сказать: «Я надежный сотрудник. Я прибыл в офис и вовремя прибыл в зал заседаний ». вам лучше предоставить точные данные о посещаемости и конкретные доказательства того, что вы достойны уважения.
- Предоставьте доказательства (включая числа) в поддержку общих утверждений, чтобы сделать ваш отчет более полезным и достоверным.
Прочтите ссылку:
подсказки
- Делайте отчеты заранее. Не откладывайте на потом, пока не закончится время.
- Проявите позитивный настрой!
- Перечитайте отчет о производительности за прошлый год, чтобы четко запомнить поставленные вами цели и рабочие задачи.
Предупреждение
- Не притворяйтесь и не лгите.
- Не указывайте отрицательную информацию о коллегах в отчетах о производительности.
