Поначалу составление отчета о работе может показаться трудным, но на самом деле это проще, чем вы думаете. Отчеты о работе обычно используются для объяснения прогресса конкретного проекта или предоставления выводов и рекомендаций по определенным вопросам на рабочем месте. Чтобы легко написать эффективный отчет о работе, начните с рассмотрения вашей цели, аудитории, исследования и сообщения. Составьте отчет в формате бизнес-отчета. Внесите изменения, чтобы отчет вступил в силу.
Шаг
Часть 1 из 3: Планирование рабочего отчета
Шаг 1. Определите цель и тему отчета
Иногда вас могут попросить сделать отчет. Скорее всего, в запросе будет указана цель или тема отчета. Если вы не уверены в цели или теме, подумайте о том, что вы хотите донести до читателей. Вы также можете уточнить у своего руководителя или начальника.
Например, вашей целью может быть анализ бизнес-проблемы, объяснение результатов проекта, над которым вы работаете, или предоставление руководителю краткого описания хода вашей работы
Шаг 2. Выберите тон и язык, которые подходят читателю
Учитывайте знания читателя и известные им жаргоны. Когда вы пишете отчет, вы можете использовать жаргон и более профессиональный язык, чем когда вы пишете для общественности.
- Кто будет читать отчет? Обдумайте всех читателей, которые могут использовать ваш отчет.
- Если ваши читатели неоднородны, запишите всю информацию для читателя, который меньше всего знает о том, что вы пишете. Однако используйте заголовки для каждого раздела, чтобы более образованные читатели могли пропустить информацию, которую они не считают необходимой. Вы также можете написать отдельные разделы для конкретных групп читателей.
Шаг 3. Соберите данные и вспомогательные материалы, если таковые имеются
Включите материал, который вы использовали в качестве основы для своих выводов или рекомендаций. Вы будете ссылаться на эти материалы при составлении отчета. Возможно, вам также потребуется включить эти материалы в приложение к отчету. Ниже приведены типы материалов, которые вы можете включить при подготовке отчета:
- Финансовая информация
- Диаграмма
- Диаграмма
- Статистическая информация
- Опрос
- Анкета
- Результаты интервью с экспертами, коллегами, клиентами и т. Д.
Шаг 4. Просмотрите свой прогресс, если вы пишете отчет о проделанной работе
Вместо этого опишите работу, которую вы проделали, работу, которую вы будете делать, и соответствовала ли работа первоначальной цели. Думайте об отчете как об ответе на вопросы, которые могут возникнуть у людей о вашем проекте. Ниже приведены вопросы, на которые вы должны ответить в отчете:
- Изменился ли объем работ?
- Какую работу вы выполнили с момента последнего отчета?
- Какую работу вы будете делать?
- Будет ли ваш проект завершен в срок? Если нет, то почему?
- С какой проблемой вы столкнулись и как вы ее решили?
- Какие уроки вы извлекли в этом месяце?
Шаг 5. Обозначьте информацию, которую вы должны включить в отчет
Напишите набросок своей идеи в качестве руководства. При составлении плана разработайте заголовки отчета, чтобы упорядочить то, что вы собираетесь сказать. Этот план не обязательно должен быть аккуратным или хорошо написанным, потому что только вы будете его использовать.
- Как правило, отчет начинается с объяснения результатов, выводов или рекомендаций. После этого объясните, как вы пришли к такому выводу, и, если возможно, свой образ мышления.
- Если вы собираетесь сделать противоречивый вывод или рекомендацию, объясните свой процесс и рассуждения, чтобы читатель понял причины ваших выводов и рекомендаций.
Часть 2 из 3: Составление отчета о работе
Шаг 1. Используйте титульную или титульную страницу
Титульный лист должен содержать название отчета, после которого в отдельной строке указывается дата его представления. В третьей строке напишите имена всех авторов отчета. После этого в четвертой строке напишите название организации.
- В некоторых случаях вы можете включить сопроводительное письмо, в котором объясняется, почему вы пишете отчет, что в нем содержится и что делать дальше. Этот вид письма обычно используется, когда процесс написания отчета занимает много времени или автор чувствует, что читатель нуждается в дополнительных объяснениях, прежде чем копаться в отчете.
- Для отчетов о ходе работ укажите свое имя, название проекта, дату и отчетный период на титульной странице. Напишите их на разных строчках. Вы можете пометить каждую строку такими словами, как «имя», «название проекта», «дата» и «отчетный период». Вы также можете написать информацию об этих вещах без этикеток.
- Спросите своего начальника, есть ли какие-то конкретные рекомендации по рабочему отчету. Эти рекомендации - лучший источник материала для подготовки отчетов.
Шаг 2. Составьте резюме, содержащее ключевую информацию
Включите свои выводы, обоснования и рекомендации. Читатель поймет ключевые моменты отчета, не читая его полностью. Не нужно вдаваться в подробности, но читатель должен понимать описание вашего отчета. Резюме должно быть от половины до одной страницы.
- Нет необходимости подводить итоги всего отчета. Сосредоточьтесь на важных идеях в отчете, таких как ваша основная рекомендация или заключение.
- Если вы пишете отчет о проделанной работе, пропустите этот раздел.
Шаг 3. Создайте оглавление
Перечислите все заголовки разделов отчета и их номера страниц. Этот список облегчит читателям использование вашего отчета и поиск нужной информации.
- Используйте заголовки и заголовки для каждого раздела, чтобы отчет было легко читать.
- Если вы пишете отчет о проделанной работе, вам обычно не нужно создавать оглавление, если ваш босс не попросит вас об этом. Однако включите заголовок и заголовок для каждого раздела, чтобы отчет было легко читать.
Шаг 4. Напишите введение, чтобы дать представление о вашем отчете
Расскажите читателю, почему вы написали отчет. Обобщите контекст, стоящий за отчетом, и объясните свою цель. Укажите вопросы, на которые вы ответите в отчете, или проблемы, которые вы решите. Опишите объем и организацию отчета.
- Введение не должно быть долгим. Пишите четко и конкретно, чтобы читатели знали контекст и цель, не читая слишком длинных объяснений.
- Напишите 2-4 абзаца для введения.
- Для отчета о проделанной работе достаточно вводного раздела из 1-2 абзацев. Введение должно резюмировать ваш проект и цели. Вы также можете упомянуть выполненную работу и свои планы на будущее.
Шаг 5. Объясните результаты или выводы, которые вы упомянули
Опишите любое исследование или оценку, которые вы выполнили в отношении проекта. Напишите обсуждение и интерпретацию результатов и их отношения к теме отчета.
- Как правило, этот раздел состоит из вводного абзаца и списка ваших выводов.
- Заключение можно записать так: «1. Население стареет, поэтому риски для здоровья наших клиентов возрастают ».
- Если вы пишете отчет о проделанной работе, у вас нет результатов или выводов. Запишите достижения или работу, которую вы выполнили после введения. Вы можете написать для этого раздела 2-4 абзаца. Однако обычно списка бывает достаточно. Напишите: «Собрано 200000000 индонезийских рупий на аренду фестивальных палаток», «Подписан контракт с Party Planning Company на планирование фестиваля» и «Проведен опрос 1500 жителей для сбора общественного мнения».
Шаг 6. Дайте рекомендации для дальнейших шагов
Рекомендации должны объяснять, что будет в будущем. Опишите, какую проблему можно решить с помощью вашего решения и как это соотносится с сделанным вами выводом. После написания объяснения перечислите рекомендации по номерам. Каждое предложение начинайте с глагола. Составьте список рекомендаций и начните с самого главного.
- Например, вы можете написать: «1. Провести обучение сотрудников сердечно-легочной реанимации ».
- Если вы пишете отчет о проделанной работе, вам следует составить список работ или целей, над которыми вы будете работать / достичь в следующий период. Например, вы можете написать: «Найдите продавца для фестиваля», «Определите дизайн фестиваля» и «Закажите рекламный плакат».
Шаг 7. Обсудите процесс и структуру, лежащие в основе вывода
Опишите подход, который вы использовали для анализа темы, вопроса или проблемы. Просмотрите свои выводы, а затем объясните, как они были использованы в качестве основы для рекомендаций. Разбейте обсуждение на разделы. Назовите разделы в соответствии с их содержанием.
- Этот раздел также содержит более подробное обсуждение исследований и оценок.
- Это должен быть самый длинный раздел в вашем отчете.
- Если вы пишете отчет о проделанной работе, вы можете пропустить этот раздел. Вы можете заменить его разделом об узких местах при работе над проектом и способах их преодоления. Вы можете написать: «Многие жители не возвращают анкеты, потому что они не приходят с предоплатой почтовых услуг. После этого мы включим предоплату почтовых услуг или предоставим опцию цифрового опроса ».
Шаг 8. Перечислите ссылки, которые вы использовали при подготовке отчета
Ссылки могут быть в форме журнальных статей, новостей, интервью, опросов, анкет, статистических данных и другой связанной информации. Приведите эти ссылки в конце отчета. Назовите его «Библиография».
- Если вас не просят использовать определенный стиль цитирования, используйте формат APA в бизнес-отчетах.
- Пропустите этот шаг, если вы готовите отчет о проделанной работе.
Шаг 9. Прикрепите вложения к материалам, таким как опросы, анкеты или электронные письма
Не каждый отчет требует прикрепления. Однако вы можете включить их, если хотите предоставить цитированный вами материал или дополнительную информацию, которая поможет им легче понять вашу тему или результаты. Обозначьте каждое приложение разными буквами.
- Например, у вас могут быть «Приложение A», «Приложение B» и «Приложение C».
- Если вы пишете отчет о проделанной работе, вам не нужно включать этот раздел.
Шаг 10. Напишите краткое заключение, в котором резюмируйте все ваши выводы или успехи
Возможно, вам не нужно писать заключение, но заключение может выделить усилия, которые вы приложили. Сделайте вывод из 3-4 предложений, чтобы обобщить всю информацию, которую вы представили в отчете.
Вы можете написать: «Проект по планированию фестиваля искусств был выполнен в соответствии с графиком. Мы завершили 90% мероприятий по планированию и перешли к процессу закупки материалов. В настоящее время проект не сталкивается с какими-либо препятствиями, но мы будем решать любые проблемы, которые могут возникнуть в будущем »
Часть 3 из 3: Написание эффективных отчетов
Шаг 1. Используйте четкий заголовок, чтобы отчет было легко использовать
Сделайте заголовок понятным и не многословным. Глядя на заголовок, читатель должен сразу понять, о чем идет речь.
- Заголовки, которые могут вам понадобиться, включают: Введение, Завершенная работа, Цель на следующий период, Препятствия и решения и Заключение.
- Создайте заголовок, соответствующий информации в отчете.
- Для отчетов о ходе работы вашими читателями, скорее всего, будут руководители, группы или клиенты.
Шаг 2. Используйте простой и понятный язык для передачи идей
Отчеты о работе не требуют сложных слов и цветистых предложений. Вам просто нужно донести до читателя важные моменты. Излагайте идеи, используя самые простые слова, и доходите до сути идеи.
Напишите: «Выручка выросла на 50% в четвертом квартале», а не «Выручка выросла на 50% и принесла блестящую прибыль в четвертом квартале»
Шаг 3. Используйте лаконичный текст, чтобы ваш отчет был кратким
Слишком длинный текст - пустая трата времени для вас и читателя. Избавьтесь от ненужных слов и сразу переходите к сути своего утверждения.
- Некоторые отчеты о работе, естественно, длинные, потому что они содержат много информации. Однако способ его написания должен оставаться лаконичным.
- Лучше написать: «Продажи выросли в последнем квартале после того, как сотрудники провели телефонный маркетинг», а не «Выручка резко выросла в последнем квартале, поскольку наши талантливые и преданные своему делу сотрудники продавали потенциальных клиентов по телефону, чтобы побудить их покупать». продукты."
Шаг 4. Излагайте идеи, используя объективный и бесстрастный язык
Запишите факты и позвольте читателям сделать собственные выводы, основанные на объективной точке зрения. Вы можете давать рекомендации, как решить конкретную проблему, но не пытайтесь спровоцировать эмоции читателя, чтобы убедить их. Позвольте читателям строить идеи и решения, основанные на объективной перспективе.
Вместо того чтобы писать: «Недовольным сотрудникам обычно не хватает морального духа, поэтому офис кажется бездушной машиной», вы можете написать: «Сотрудники с относительно низкой производительностью говорят, что они чувствуют себя несчастными»
Шаг 5. Не используйте неформальный язык и слова «я» или «я»
«Вы можете использовать слово« я »в отчете о ходе работ, если вы работаете над проектом в одиночку. В противном случае не используйте слово «я» или очень неформальные слова в отчетах о вакансиях. Однако вы можете использовать слово «вы», когда направляете определенные предложения вашей целевой аудитории.
Используйте в отчетах профессиональный язык
Шаг 6. Перечитайте отчет еще раз, чтобы убедиться в отсутствии ошибок
Грамматические и орфографические ошибки снизят репутацию профессионализма отчета. Прочтите его еще раз, чтобы убедиться в отсутствии орфографических ошибок, плохих фраз или неправильного выбора слов. Было бы лучше, если бы вы могли перечитать отчет дважды.
- Если возможно, попросите кого-нибудь прочитать отчет, так как иногда бывает сложно придраться к себе.
- Если у вас есть время, оставьте отчет на 24 часа, прежде чем перечитывать его.
подсказки
- После написания первого отчета о работе используйте его как шаблон для последующих отчетов.
- На вашем рабочем месте может быть шаблон отчета о работе. Спросите своего руководителя, можете ли вы использовать шаблон офиса.
- Если вы можете это сделать, используйте существующий формат отчета о вакансиях в организации, в которой вы работаете. Проверьте файлы в офисе или попросите научного руководителя или коллегу предоставить копию отчета.
