Еженедельные отчеты обычно используются на многих предприятиях и в розничных продажах, а также в исследовательских проектах и стажировках. Пишите короткие и сжатые еженедельные отчеты, чтобы у вашего начальника было четкое представление о ваших успехах.
Шаг
Часть 1 из 3: Организация информации
Шаг 1. Определите цель отчета
Хотя вы должны подавать еженедельные отчеты как часть задания, цель самого отчета не в том, чтобы сохранить работу. Знание причин, по которым ваш начальник запрашивает еженедельный отчет, поможет вам точно определить, какая информация должна быть включена в отчет, а что является наиболее важным.
- Обычно отчеты составляются, чтобы держать менеджеров в курсе состояния проекта, над которым вы работаете, или чтобы помочь им в принятии решений.
- Например, если вы являетесь менеджером розничного магазина, вас могут попросить представить еженедельный отчет с итоговой информацией о продажах за неделю. Работодатели используют эти отчеты для оценки работы магазина, уровней цен и полученных заказов.
- Если вы отправляете еженедельный отчет о прохождении стажировки или исследовательского проекта, цель отчета - показать вашему начальнику или преподавателю, насколько вы продвигаетесь, и поделиться любыми крупными открытиями и открытиями.
Шаг 2. Решите, кто будет читать отчет
Для планирования отчета важно знать, кто ваша аудитория. Если вы не знаете, кто будет читать отчет (и почему), у вас нет возможности узнать, какая информация является наиболее важной.
- Определение вашей аудитории также поможет вам понять, как ваш отчет должен быть структурирован и на каком языке использовать. Например, вы можете написать настоящий отчет, если аудитория - это группа пятилетних детей, чем если бы вы писали его для руководителей большой корпорации.
- Вы также получите более четкое представление о том, что ваша аудитория уже знает и что вам нужно объяснить более подробно или предоставить дополнительные источники ссылки. Например, если вы составляете еженедельный отчет по юридическому вопросу, и его будет читать группа юристов, нет необходимости предоставлять подробное изложение закона. Однако такое резюме может потребоваться, если вы пишете отчет по этому вопросу для руководителей или администраторов, не имеющих юридических знаний.
- Если отчет требуется для стажировки, исследовательского проекта или другой академической деятельности, имейте в виду, что аудитория не является вашим лектором или преподавателем, хотя отчет будет представлен им. Чтобы найти аудиторию в этом контексте, сосредоточьтесь на характере вашего проекта и вашей дисциплине в целом.
Шаг 3. Отдавайте приоритет основным моментам отчета
Хотя вы должны стараться сделать свой отчет как можно более кратким, вполне возможно, что ваша аудитория не прочитает его полностью. Чтобы отреагировать на это, вы должны поместить наиболее важную информацию или окончательный результат в начало отчета.
- Например, если отчет направлен на сравнение и сопоставление трех различных марок оборудования и порекомендует тот, который, по вашему мнению, наиболее подходит для нужд компании, заключение должно быть написано в начале. Затем вы можете объяснить, почему.
- Как правило, первая страница отчета должна содержать краткое изложение результатов, рекомендаций или выводов. Используйте оставшуюся часть отчета, чтобы копнуть глубже, и читатели будут читать дальше, если они почувствуют необходимость или захотят расширить свое понимание ваших выводов.
Шаг 4. Помните о «судьбе», которую обычно переживает отчет
В большинстве случаев еженедельные отчеты создаются для требований к хранению данных и хранятся в соответствующих архивах. Еженедельные отчеты редко читаются полностью в большинстве случаев, и вы не должны ожидать иного.
- Однако не используйте этот факт как оправдание для фальсификации отчетов или работы над ними, чтобы они были низкого качества. Отчеты должны отражать вас и вашу трудовую этику. Небрежно составленный отчет может быть замечен, и фраза «Я знал, что вы его не прочитаете» не может служить оправданием для создания нестандартного рабочего продукта.
- Хотя отчет в целом должен быть качественным и хорошо написанным, сосредоточьтесь на тех частях отчета, которые аудитория, скорее всего, прочитает. Этот раздел обычно представляет собой резюме или рекомендацию. Вы должны написать это без малейшей ошибки.
- Имейте в виду, что начальство не читает все содержание отчета не потому, что им это не интересно или потому, что они не важны. Люди, занимающие высшее руководство или руководящие должности, очень заняты и умеют собирать информацию, необходимую для эффективного принятия решений. Они не будут читать весь отчет, если в этом нет крайней необходимости, но сохранят его на тот случай, если позже захотят прочитать его еще раз.
Часть 2 из 3: Форматирование отчетов
Шаг 1. Запросите образец
Многие компании имеют стандартный формат для еженедельных отчетов, и менеджеры или руководители могут привыкнуть к получению информации таким образом. Использование разных форматов может привести к разочарованию и замешательству.
- Это очень важно при составлении отчетов о продажах. Менеджеры привыкли быстро просматривать отчеты и знать, где на странице они найдут определенные числа или информацию. Использование разных форматов становится неэффективной мерой, потому что они вынуждены читать весь отчет, чтобы найти нужную информацию.
- Уточните у помощника администратора, есть ли шаблон, который можно использовать для написания отчета. Таким образом, вам не придется создавать его с нуля с помощью текстового редактора. Многие компании имеют шаблоны документов с правильными настройками, включая поля, таблицы, стили абзацев и шрифты.
Шаг 2. Рассмотрим способы доставки
Если вы отправляете отчет в виде печатного документа или вложения к электронному письму, формат будет отличаться от формата, если вы написали его как часть текста электронного письма.
- Например, если вы отправляете отчет в виде вложения к электронному письму, вы должны включить краткое изложение в текст электронного письма. Таким образом, читателям не нужно открывать приложение, чтобы понять основные аспекты вашего отчета.
- Если вы отправляете отчет в виде физического документа, вам, скорее всего, потребуется приложить сопроводительное письмо или титульный лист, чтобы отчет можно было правильно идентифицировать и подать.
- Независимо от того, как вы отправляете отчет, убедитесь, что ваше имя указано на всех страницах и что все страницы пронумерованы в формате «X из Y» (читайте: страница X из Y всего). Листы отчетов можно легко разбросать, и с первого взгляда можно будет определить, является ли отчет полным и кто его составил.
- Вы можете легко включить необходимую информацию в виде заголовка (хедера) на каждой странице. Например, заголовок может выглядеть следующим образом: «Отчет о продажах Сариты Хаким, воскресенье 23, стр. 3 из 7 ".
Шаг 3. Включите резюме
Резюме - это краткое изложение всего отчета, обычно всего пара параграфов, с несколькими предложениями для каждого раздела отчета. Общая идея состоит в том, что руководитель может прочитать это резюме, и если оно соответствует его первоначальным ожиданиям относительно рассматриваемой проблемы, он может предпринять действия, не читая дальше.
- При создании резюме очень важно использовать ясный и лаконичный язык, чтобы его было легко понять. Избегайте жаргона или конкретных терминов, требующих объяснения, даже если вы знаете, что ваша аудитория очень хорошо знакома с этими терминами.
- Напишите резюме в конце, после того как вы заполнили все остальные разделы отчета. В конце концов, вы не можете резюмировать то, что еще не было написано. Даже если у вас уже есть подробный план того, что писать в своем отчете, все может измениться в процессе написания.
Шаг 4. Создайте структуру абзацев и разделов отчета
Как только вы поймете формат, который будет использоваться для написания отчета, создайте схему для разделов отчета, которые будут соответствовать цели отчета.
- Проверьте схему, чтобы убедиться, что все логично перетекает из одного раздела в другой, и убедитесь, что схема разработана с учетом аудитории, которая была определена для отчета.
- В общем, отчет будет включать в себя резюме, введение, выводы и рекомендации, выводы и обсуждение, а также список ссылок. Вы можете включить вложения, содержащие соответствующие данные, а также оглавление для более длинных отчетов. Однако еженедельные отчеты обычно не такие длинные.
- Каждый раздел отчета посвящен определенной теме. В этом разделе каждый абзац обращается к одной идее. Например, если один раздел отчета называется «Популярные бренды для детей», вы можете написать отдельный абзац для каждого бренда. Если вы проводите различие между одеждой для мальчиков и для девочек, создайте подраздел (с соответствующими субтитрами) для каждого бренда, затем один абзац, посвященный одежде для мальчиков, предлагаемой этим брендом, и другой абзац, посвященный одежде для девочек.
Шаг 5. При необходимости создайте титульный лист или сопроводительное письмо
Для более коротких отчетов может не требоваться отдельная титульная страница, но для более длинных отчетов следует включать специальную страницу, на которой вы указываете как автора отчета и кратко объясняете цель отчета.
- Титульный лист отличается от резюме и, по сути, включает информацию, необходимую для выполнения административных целей, чтобы отчет мог быть правильно подан.
- У работодателей может быть специальная вводная страница, необходимая для еженедельных отчетов. Если да, убедитесь, что вы используете правильный формат.
- Как минимум, титульный лист должен включать заголовок или описание отчета (например, «Еженедельный отчет о продажах»), ваше имя и имена других участников, название компании и дату, когда вы заполнили или отправили отчет..
Часть 3 из 3: Использование ненормативной лексики
Шаг 1. Создайте эффектные заголовки и субтитры
Заголовки и подзаголовки позволяют читателям быстро находить конкретные разделы отчета, которые их интересуют или что они хотят прочитать, чтобы получить дополнительную вспомогательную информацию о ваших выводах или рекомендациях.
- Убедитесь, что заголовок и подзаголовок прямо и точно описывают содержание раздела или подраздела.
- Например, при составлении еженедельного отчета о продажах вы можете включить разделы, в которых обсуждаются «Тенденции женской одежды», «Тенденции мужской моды» и «Популярные бренды детской одежды». В этих разделах вы можете разместить субтитры, чтобы выделить определенные тенденции или популярные бренды.
- Используйте одинаковую грамматическую конструкцию для всех заголовков, чтобы отчеты звучали логично и последовательно. Например, если первый заголовок гласит «Создание точки опоры в мужской одежде», второй заголовок должен быть «Ведущий тренд женской одежды», а не что-то вроде «Показатели продаж женской одежды».
Шаг 2. Напишите отчет, используя понятные и простые предложения
Лаконичное письмо с предложениями, построенными в стандартном порядке «субъект-глагол-объект», обеспечивает ясность мысли и придает достоверность вашим рекомендациям и выводам.
- После написания первой версии отчета внимательно прочтите ее и исключите все ненужные выражения. Найдите действие для каждого предложения и поместите его рядом с глаголом. Думайте о каждом предложении, как если бы в нем говорилось «кто что сделал».
- Удалите ненужные предложения и используйте фразы для паузы, такие как «отдельно от», «с целью» или «по порядку».
- Вы можете подумать, что такой стиль написания скучен, но цель еженедельных отчетов - не развлекать. Этот стиль наиболее эффективен для того, чтобы донести свою точку зрения до читателя.
Шаг 3. Убедитесь, что вы пишете объективно и беспристрастно
Ваши рекомендации должны основываться на конкретных доказательствах, а не на мнениях или чувствах. Убедите читателя убедительными, четко изложенными фактами.
- Избегайте ненужных прилагательных и других слов, а также фраз, имеющих отрицательный или положительный оттенок. Вместо этого сосредоточьтесь на написании аргументов, основанных на фактах.
- Например, предположим, что вы рекомендуете продвижение по службе для одного из продавцов в своем еженедельном отчете. Подкрепите рекомендацию фактами, показывающими, что сотрудник достоин, а не записывайте субъективные или эмоциональные детали. Фраза «Сари стабильно демонстрирует высокие продажи в нашем магазине, хотя она работает всего 15 часов в неделю» была бы лучше, чем «Сари - мой самый дружелюбный сотрудник и всегда старается изо всех сил, даже если ей приходится ограничивать свои часы, чтобы заботиться о ней. больная мать.
Шаг 4. Используйте сильные слова
Когда вы пишете активным голосом, вы используете одно слово, которое сообщает читателю, какое действие происходит в предложении, а именно глагол. Используйте короткие сильные глаголы, которые четко описывают происходящее действие.
- Выбирайте простые глаголы. Например, «использовать» лучше, чем «использовать».
- Глаголы, описывающие процессы, такие как мышление, знание, понимание и вера, иногда необходимы, но, как правило, они менее действенны, чем глаголы, описывающие действие. Возможно, вам придется углубиться в утверждение и воплотить его в жизнь. Например, вы можете написать: «Я считаю, что наши продажи увеличатся в следующие несколько месяцев». Измените утверждение и выясните, почему вы ему верите. Затем вы можете написать предложение, которое приведет к действию, например: «Исторически продажи увеличиваются во время курортного сезона. Я прогнозирую рост продаж в ноябре и декабре ».
- Чтобы письмо было ориентировано на действия, проверьте отчет и попробуйте удалить предлоги и заменить их более сильными глаголами. Например, «общий консенсус» можно упростить до «консенсуса», и если кто-то «обеспечивает защиту», впечатление создается еще сильнее, если он говорит, что он «защищает».
Шаг 5. Избегайте пассивного голоса
Когда вы пишете пассивным голосом, вы меньше акцентируете внимание на человеке, который это делает, и уделяете больше внимания объекту действия. Хотя в некоторых случаях это необходимо по политическим или дипломатическим причинам, использование пассивного залога часто приводит к нечеткому и запутанному письму.
- Активный голос вознаграждает человека, выполнившего действие, и показывает читателю отчета, кто несет ответственность за это действие. Чтобы понять, почему это важно, представьте, что вы читаете статью о пожаре, в которой говорится: «К счастью, все дети были спасены». Важна личность человека (или лиц), спасшего детей. Если фраза гласит: «Местный священник, отец Йохан, прошел через огонь, окружавший детский дом, и спас всех детей», то теперь вы знаете, кто заслуживает похвалы за то, что был героем в этой ситуации.
- Активные предложения также важны для принятия ответственности за действия, которые могут иметь негативные последствия. Если вы напишете в своем отчете «Произошла ошибка», ваш начальник захочет узнать, кто допустил ошибку, чтобы он или она могли назначить соответствующее наказание. Если вы допустили ошибку, признание и ответственность за поступок действительно поможет вам.
- Чтобы найти и исключить пассивные предложения в письменной форме, ищите глаголы, начинающиеся с «ди-». Когда вы его найдете, определите действие в предложении, выясните, кто его совершил, и переместите его в начало и середину предложения.
Шаг 6. Передайте информацию с помощью визуальных элементов
Таблицы и графики намного легче читать и следовать, чем абзацы, содержащие ту же информацию, особенно если информация, которую необходимо передать, состоит из множества чисел.
- Выберите правильные визуальные элементы, чтобы донести информацию до читателей таким образом, чтобы она была полезной для них и отражала цель отчета.
- Например, вы можете выбрать линейный график, чтобы показать тенденцию увеличения продаж шерстяных курток. Такой способ представления информации будет более эффективным для отображения увеличения, чем таблица с количеством шерстяных курток, проданных каждый месяц, потому что таблица требует от читателя взглянуть на все числа, сравнить их и признать, что рост есть. Все это можно сделать, просто отобразив простой линейный график.
- Помните, что внимание привлекают визуальные элементы. Убедитесь, что эти элементы выглядят аккуратно и организованно и расположены в нужном месте вверху страницы. Вы просто представляете визуальные элементы, которые важны для вашей рекомендации или заключения.
Шаг 7. Избавьтесь от жаргона
В каждой отрасли или академической дисциплине есть определенные неизбежные термины, а также модные словечки, которые приобретают популярность из известных книг или статей. Хотя иногда эти слова полезны, они обычно не добавляют ценности или не передают сообщение эффективно.
- Составление списка общих отраслевых ключевых слов, чтобы вы не злоупотребляли ими в своих отчетах, может быть полезным. Когда отчет будет готов, вы можете найти эти слова в документе и при необходимости заменить их.
- Имейте в виду, что для читателя чрезмерное использование модных ключевых слов не означает, что вы «хорошо осведомлены» в этой области, а скорее создает противоположное впечатление. В целом руководители и менеджеры старше и видели сотни таких слов, которые приходят и уходят. Если вы будете использовать его слишком часто, они подумают, что вы ленивы и не понимаете, о чем говорите, или просто пытаетесь произвести на них впечатление.
- Вам также следует избегать использования слишком сложных терминов. Например, если вы пишете отчет, в котором резюмируется юридический вопрос, это не значит, что вам нужно приправлять его большим количеством юридического жаргона.
Шаг 8. Выполните тщательную проверку символов
Отчеты, полные типографских и грамматических ошибок, могут быть неудобными для читателей и отражать негативное представление о вас. Составьте отчет заблаговременно до крайнего срока, чтобы у вас было достаточно времени для правильной проверки характера.
- Запустите программу проверки грамматики и орфографии в текстовом редакторе, который вы используете. Эта программа пропустит множество ошибок, особенно опечаток, которые приводят к гомофоническим ошибкам (например, набрав «загружено», когда вы хотите написать «условие»).
- Тщательная проверка символов в обратном направлении (назад вперед) - хороший способ убедиться, что вы не пропустите ошибки. Более того, если вы знакомы с тем, что хотите написать, вы пропустите такие ошибки, как пропущенные слова, потому что мозг автоматически их заполняет. Этого не произойдет, если вы проверите его сзади наперед.
- Чтение отчетов вслух - еще один эффективный способ обнаружения ошибок и редактирования стиля письма. Если вам трудно прочитать определенное предложение или абзац, скорее всего, эту часть трудно понять, потому что читатели также столкнутся с такими же трудностями. Исправьте сложные части, чтобы они текли лучше.
