Стандартная рабочая процедура (СОП) - это документ, который содержит информацию об этапах выполнения задачи. Возможно, существующую СОП просто нужно изменить и обновить, или вы можете оказаться в ситуации, когда вам придется писать с нуля. Может показаться, что это много работы, но на самом деле это очень, очень, «очень» исчерпывающий список. См. Шаг 1, чтобы начать работу.
Шаг
Часть 1 из 3: Создание формата СОП
Шаг 1. Выберите свой формат
В написании СОП нет правильного или неправильного. Однако у вашей компании может быть ряд СОП, которые вы можете использовать как руководство по форматированию, в которых излагаются предпочтительные способы выполнения задачи. В этом случае используйте существующую СОП в качестве шаблона. Если это не так, у вас есть несколько вариантов:
- Формат простых шагов. Это обычная процедура, которая коротка, имеет несколько возможных результатов и прямо по делу. Помимо необходимой документации и правил безопасности, этот документ представляет собой просто список простых предложений, содержащих приказы об исполнении для читателя.
- Пошаговый формат. Как правило, это для длительных процедур - процедур, состоящих из более чем десяти шагов, включая принятие некоторых решений, пояснения и терминологию. Этот список обычно состоит из основных шагов с подэтапами в определенном порядке.
- Формат блок-схемы. Если процедура больше похожа на карту с бесконечным числом возможных результатов, блок-схема может быть вашим лучшим выбором. Это формат, который вам следует выбрать, если результаты не всегда предсказуемы.
Шаг 2. Считайте своих читателей
Перед написанием СОП необходимо учитывать три основных фактора:
- Предварительные знания ваших читателей. Знакомы ли они с вашей организацией и ее процедурами? Они знают терминологию? Ваш язык должен соответствовать знаниям и инвестициям читателя.
- Языковые навыки вашего читателя. Есть ли шанс, что люди, не понимающие вашего языка, «прочитают» вашу СОП? Если это возможно, рекомендуется включать изображения и диаграммы с подписями.
- Ваши читатели. Если вашу СОП одновременно читают много людей (каждый с разной ролью), вам нужно отформатировать документ, как разговор в пьесе: пользователь 1 выполняет действие, затем пользователь 2 и т. Д. Таким образом, каждый читатель может увидеть, как они становятся неотъемлемой частью бесперебойной работы двигателя.
Шаг 3. Учитывайте свои знания
Суть в следующем: вы тот человек, который это написал? Вы знаете, что включает в себя этот процесс? Возможна ли ошибка? Как сделать это безопасным? Если нет, возможно, вам лучше передать его кому-нибудь другому. Плохо написанные или даже неточные СОП не только снизят производительность и могут привести к организационным сбоям, но также могут быть небезопасными и негативно повлиять на все, от вашей команды до окружающей среды. Короче говоря, это не тот риск, на который вам следует идти.
Если вам поручили этот проект, и вы чувствуете, что должны (или обязаны) его завершить, не стесняйтесь обращаться за помощью к тем, кто выполняет повседневные процедуры. Проведение собеседований - обычная часть процесса создания СОП
Шаг 4. Выберите между короткими или длинными СОП
Если вы пишете или обновляете СОП для группы людей, которые знакомы с протоколами, терминологией и т. Д., И хотели бы получить краткую, краткую СОП, которая больше похожа на контрольный список, вы можете написать ее в сокращенной форме.
Помимо основных целей и соответствующей информации (дата, автор, идентификационный номер и т. Д.), Это лишь краткий список шагов. Если подробности или пояснения не нужны, вот как это сделать
Шаг 5. Запомните цель вашей СОП
Ясно одно: в вашей организации есть процедуры, которые повторяются снова и снова. Но есть ли конкретная причина, по которой эта СОП полезна? Следует ли делать упор на безопасность? Меры по соблюдению? Используется ли эта СОП для тренировок или в повседневной деятельности? Вот несколько причин, по которым ваши СОПы важны для успеха вашей команды:
- Для обеспечения соблюдения стандартов соответствия
- Чтобы максимизировать производственные требования
- Чтобы процедура не оказала вредного воздействия на окружающую среду
- Для обеспечения безопасности
- Чтобы убедиться, что все идет по расписанию
- Чтобы предотвратить сбой в производстве
-
Для использования в качестве учебного документа
Если вы знаете, на что нужно обратить внимание в вашей СОП, вам будет легче строить свое письмо на основе этих моментов. Также будет легче понять, насколько важна ваша СОП
Часть 2 из 3: написание СОП
Шаг 1. Покройте необходимый материал
В общем, технические СОП состоят из четырех элементов, которые «отделены» от самой процедуры:
- Титульная страница. Это включает 1) название процедуры, 2) идентификационный номер СОП, 3) дату, когда она была выпущена или пересмотрена, 4) название агентства / подразделения / отделения, в котором применялась СОП, и 5) подпись тех, кто подготовил и утвердил СОП. В этом разделе можно использовать любой формат, если переданная информация ясна.
- список содержания. Это необходимо только в том случае, если ваша СОП достаточно длинная для удобства использования. Здесь вы найдете простую стандартную структуру.
- Обеспечение качества / Контроль качества. Процедура не является хорошей процедурой, если ее нельзя исследовать. Подготовьте необходимые материалы и детали, чтобы читатели могли убедиться, что они получают желаемые результаты. Этот материал может включать другие документы, такие как образцы оценки производительности.
-
Ссылка. Обязательно запишите все использованные или важные ссылки. Если вы используете другие ссылки на СОП, обязательно приложите необходимую информацию в приложении.
В вашей организации может быть протокол, отличный от этой СОП. Если есть предыдущая СОП, которую вы можете использовать, игнорируйте эту структуру и следуйте процедуре, которая была проделана
Шаг 2. Что касается самой процедуры, убедитесь, что вы включили следующее:
- Сфера применения и применение. Другими словами, он описывает цель процесса, его ограничения и то, как этот процесс используется. Охватывает стандарты, нормативные требования, роли и обязанности, а также входы и выходы.
-
Методология и процедуры.
Суть дела - подробно перечислить важные шаги, включая необходимое оборудование. Включите последовательные процедуры и факторы принятия решений. Укажите «предпосылку» и возможные помехи или соображения безопасности.
- Уточнение терминологии. Объясните акронимы, сокращения и все фразы, которые не являются общепринятыми терминами.
- Предупреждение об охране здоровья и безопасности. Записать в отдельный раздел и вместе с шагами при возникновении проблемы. Не пропускайте этот раздел.
-
Оборудование и расходные материалы.
Полный список необходимых вещей, а также когда и где найти оборудование, стандарты на оборудование и т. Д.
-
Предупреждения и прерывания. В основном это часть устранения неполадок. Составьте список возможных проблем, которые могут возникнуть, на что следует обратить внимание и что может повлиять на идеальный конечный продукт.
- Выделите каждой из этих тем отдельный раздел (обычно обозначаемый цифрами или буквами), чтобы ваша СОП не содержала запутанных длинных предложений и для удобства.
- Это не полный список, а лишь небольшая часть процедурных шагов. Ваша организация может упомянуть другие аспекты, требующие внимания.
Шаг 3. Сделайте свой текст кратким и легким для чтения
Скорее всего, ваши читатели решили читать эту СОП не для развлечения. Вы захотите, чтобы этот документ был кратким и ясным, иначе их внимание переключится, и они сочтут документ пугающим и трудным для понимания. В общем, делайте предложения как можно короче.
- Вот плохой пример: Перед использованием убедитесь, что вы очистили всю пыль из воздуховыпускного отверстия.
- Хороший пример:: Перед использованием удалите всю пыль из воздуховыпускного отверстия.
- В общем, не используйте слово «ты». Это слово должно подразумеваться. Говорите активным голосом и начинайте предложения с командных глаголов.
Шаг 4. При необходимости опросите сотрудников, участвующих в процессе выполнения задания
Последнее, что вы хотите сделать, - это написать совершенно неточную СОП. Вы ставите под угрозу безопасность, эффективность команды, ее время, и вы объясняете процесс без должного внимания - что ваши товарищи по команде могут посчитать оскорбительным. При необходимости задавайте вопросы! Конечно, вы захотите написать точную процедуру.
Если вы не знаете, вы можете спросить разные источники, чтобы охватить все роли и обязанности. Один член команды не может следовать стандартным рабочим процедурам, или другой член может участвовать только в части процедуры
Шаг 5. Разбейте длинный текст на диаграммы и блок-схемы
Если вы включаете один или два конкретных шага, которые вас пугают, создайте диаграмму или диаграмму, чтобы облегчить читателям задачу. Это упростит чтение документа и даст уму паузу после попытки все понять. Кроме того, ваши документы будут более полными и хорошо написанными.
Не включайте диаграммы или диаграммы только для того, чтобы укрепить вашу СОП; делайте это только при необходимости или если вы пытаетесь преодолеть языковой барьер
Шаг 6. Убедитесь, что на каждой странице есть обозначение контрольного документа
Ваша СОП, скорее всего, одна из многих, поэтому у вашей организации, вероятно, есть какая-то большая база данных, которая каталогизирует все с определенной справочной системой. Ваша СОП является частью этой справочной системы и, следовательно, требует поиска определенного типа кода. Здесь вам пригодятся обозначения.
Каждая страница должна иметь короткий заголовок или идентификационный номер, номер редакции, дату и «номер страницы из #» в верхнем правом углу (в большинстве форматов). Вам может понадобиться сноска (или напишите указанное выше обозначение в сноске), в зависимости от предпочтений вашей организации
Часть 3 из 3: Обеспечение успеха и точности
Шаг 1. Протестируйте процедуру
Если вы не хотите тестировать свою процедуру, вы, вероятно, плохо ее написали. Попросите кого-нибудь с ограниченными знаниями о процессе (или обычного представителя читателей) использовать вашу СОП в качестве руководства. С какими проблемами они столкнулись? Если да, устраните проблему и произведите необходимый ремонт.
- Лучше всего, чтобы несколько человек протестировали вашу СОП. Разные люди будут сталкиваться с разными проблемами, что приведет к разным ответам (которые, как ожидается, будут полезны).
- Обязательно протестируйте процедуру на том, кто никогда раньше не делал ее. Каждый, у кого есть предварительные знания, будет полагаться на свои знания при выполнении шагов задачи, а не на вашу СОП, поэтому ваша цель не будет достигнута.
Шаг 2. Пусть люди, выполняющие процедуру, рассмотрят вашу СОП
В конце концов, мнение вашего начальника о СОП не имеет особого значения. Эта СОП важна для тех, кто действительно выполняет соответствующую работу. Поэтому, прежде чем отправлять СОП начальнику, покажите работу людям, которые будут выполнять (или уже сделали) соответствующую работу. Что они думают?
Вовлекая их и заставляя их чувствовать себя частью процесса, они с большей вероятностью примут ваши СОП. И у них даже могут быть отличные идеи
Шаг 3. Пусть ваш консультант и группа по обеспечению качества ознакомятся с СОП
Как только команда даст вам зеленый свет, отправьте его своему консультанту. Их ввод в фактическое содержание может быть меньше, но они сообщат вам, соответствует ли ваша СОП требованиям формата, если вы что-то пропустили, а также протоколу для формализации СОП и ввода ее в систему.
- Направляйте СОП на утверждение с использованием системы управления документами, чтобы обеспечить отслеживание этих утверждений. Этот процесс может отличаться от одной организации к другой. По сути, вы хотите, чтобы все соответствовало руководящим принципам и правилам.
- Требуются авторизованные подписи, хотя сейчас большинство организаций не возражают против принятия электронных подписей.
Шаг 4. После утверждения приступайте к выполнению СОП
Это может быть формальное обучение соответствующего сотрудника (обучение в классе, компьютерное обучение и т. Д.) Или это может означать, что ваш документ СОП висит в ванной. Что бы это ни было, распространяйте свою работу! Вы много работали, чтобы это сделать. Пора получать комплименты!
Убедитесь, что ваши СОПы обновлены. Если эта СОП устарела, обновите ее, получите повторное одобрение и документирование обновлений, а затем при необходимости распространите СОП. Безопасность, продуктивность и успех вашей команды зависят от этих СОП
подсказки
- Не забывайте всегда вовлекать заинтересованные стороны, чтобы документированный процесс стал фактическим процессом.
- Проверить на ясность. Следите за тем, чтобы не было двояких толкований. Покажите процедуру кому-нибудь, кто не знаком с процессом, и попросите его сказать, что они думают о процедуре; Вы можете быть удивлены.
- Используйте блок-схемы и изображения, чтобы читатели могли четко видеть процесс.
- Используйте простой индонезийский язык, чтобы объяснить шаги.
- Попросите людей просмотреть ваш документ, прежде чем получить одобрение.
- Убедитесь, что история документа записывается для каждого изменения версии.
