Access - это интерфейс менеджера баз данных, который позволяет пользователям импортировать одну или несколько частей базы данных Excel в систему, чтобы они могли находить совпадения между своими полями (полями) или внутри них. Поскольку один файл Access может содержать несколько электронных таблиц Excel, эта программа также отлично подходит для сопоставления или анализа больших объемов информации электронных таблиц Excel в Access. Вам просто нужно сделать несколько ключевых шагов.
Шаг
Часть 1 из 3: Подготовка к импорту Excel в Access
Шаг 1. Откройте обе программы на компьютере
Вам нужно будет приобрести и загрузить план Microsoft Office, который включает Excel и Access. Сделать это можно только через веб-сайт Microsoft.
- После завершения загрузки программы нажмите «Пуск» в Windows и выберите «Все программы».
- Щелкните «Microsoft Office» и выберите «Доступ» (или «Excel») в раскрывающемся меню. Возможно, электронная таблица Excel была отправлена по электронной почте или загружена с сайта. Файл откроет программу Office на вашем компьютере.
Шаг 2. Очистите электронную таблицу Excel перед ее импортом в Access
Чтобы упростить вам задачу, мы рекомендуем выполнить несколько простых шагов перед импортом файла Excel в Access. Ключевым моментом является то, что данные между импортируемыми электронными таблицами должны быть согласованными.
- Рекомендуется убедиться, что первая строка электронной таблицы Excel содержит заголовки столбцов (или имена ячеек) и может быть понятна четко и легко. Например, для столбца, содержащего фамилии людей, мы рекомендуем указать заголовок столбца «Фамилия». Обеспечьте четкие и точные заголовки, чтобы упростить сопоставление заголовков столбцов одного листа Excel с другим.
- Access позволяет связывать два или более полей между несколькими листами. Допустим, у вас есть лист Excel, содержащий информацию о заработной плате. Эта таблица содержит имя и фамилию человека, адрес и размер заработной платы. Предположим, вы хотите сопоставить лист в Access со вторым листом Excel, который содержит информацию о кампании финансовых взносов. Этот второй лист содержит имя человека, адрес и пожертвование. Access позволяет сопоставить заголовки одного столбца с другим. Например, вы можете связать Именные Заголовки, чтобы увидеть людей с одинаковыми именами в обеих базах данных.
- Отсканируйте лист Excel, чтобы убедиться, что каждый тип данных обрабатывается одинаково, и очистите его перед импортом в Access. Это то, что в Access называется «реляционным». Например, если ваша электронная таблица заработной платы содержит имя, фамилию и отчество в одном столбце, а вторая таблица содержит только имена в отдельных столбцах, Access не будет отображать совпадения. Заголовки столбцов / полей должны точно совпадать.
Шаг 3. Разделите информацию по столбцам в Excel
Чтобы обойти эту проблему, информацию необходимо разделить по столбцам в Excel, чтобы в Access не было совпадений.
- Например, вы можете разделить имя, отчество и фамилию, чтобы у каждого был свой столбец. Если второй рабочий лист был структурирован таким же образом, когда вы связываете, скажем, фамилию с фамилией в Access, результаты сопоставления отображаются для тех же имен.
- Чтобы разделить столбец в Excel, выделите столбец, содержащий информацию, которую вы хотите разделить. Щелкните данные «данные» на панели инструментов в программе Excel. Щелкните «текст в столбцы». Обычно вы выбираете вариант «с разделителями». Нажмите «Далее» («Далее»).
Шаг 4. Продолжайте использовать мастер для разделения сходящихся столбцов
Теперь вы готовы выполнить процесс разделения информации, объединенной в один столбец, на несколько столбцов.
- Выберите способ «разграничения» данных в столбце. То есть каждая часть информации в столбце чем-то отделена. Обычно этот разделитель представляет собой пробел, запятую или точку с запятой. Часто эта информация просто разделяется пробелами. Например, в следующем примере произнесите имя «Буди А. Додо» в одном столбце. Имя (Буди) и инициалы А. разделяются пробелами. Фамилия и инициалы Додо А. также разделяются пробелами. Итак, выберите пробел в мастере с разделителями.
- Нажмите «Далее», затем «Готово» (готово). Программа разделит Буди, А. и Додо на три колонки. Затем вы можете дать этим новым столбцам новые заголовки, чтобы указать тип информации, которую они содержат (фамилия, имя и т. Д.). Лучше сначала создать несколько пустых столбцов справа от разделенных данных, чтобы данные были вытолкнуты. в новый пустой столбец (вместо перезаписи столбцов, которые уже содержат информацию).
Часть 2 из 3: Импорт Excel в Access
Шаг 1. Откройте программу Access на вашем компьютере
Зайдите в меню компьютерной программы. перейдите в меню «Пуск», выберите «Microsoft Office» и нажмите «Microsoft Access». Вам нужно открыть новую пустую базу данных Access, чтобы иметь возможность импортировать Excel.
- Выберите «пустая база данных рабочего стола», чтобы создать новую базу данных в программе Access.
- Если хотите, дайте ему новое имя. Нажимаем «создать» (создать).
Шаг 2. Импортируйте электронную таблицу Excel в Access
Следующим шагом является перетаскивание электронной таблицы Excel (одной или нескольких) в базу данных Access.
- Щелкните «Внешние данные» на панели инструментов один раз в диспетчере баз данных Access. Выберите «Excel». В некоторых версиях Access эту функцию можно найти, щелкнув «файл» на панели инструментов и «Получить внешние данные».
- Когда появится «имя файла», нажмите «Обзор», чтобы найти лист Excel на вашем компьютере.
- Не устанавливайте флажок «Импортировать исходные данные в новую таблицу в текущей базе данных». Этот параметр установлен по умолчанию.
- Когда вы найдете электронную таблицу, которую хотите импортировать на свой компьютер, щелкните по ней. Щелкните "ОК". Этот шаг приведет вас к мастеру импорта Excel в Access.
Часть 3 из 3: Использование мастера для завершения процесса импорта
Шаг 1. Выполните действия мастера, который появляется в Access
Чтобы завершить процесс импорта электронной таблицы, выполните действия мастера.
- Выберите рабочий лист в электронной таблице Excel, который вы хотите импортировать. Однако иногда люди создают несколько страниц в одной электронной таблице Excel, которую можно просмотреть, щелкнув ярлыки в нижней части таблицы. Если это так, вам необходимо указать мастеру Access выбранный рабочий лист. Нажмите "Далее.
- На следующей странице есть поле, в котором спрашивается, есть ли заголовки столбцов в первой строке листа Excel. Это означает, что сначала нужно очистить строки в электронной таблице, которые представляют данные в каждом столбце (например, фамилию, адрес, зарплату и т. Д.), Чтобы убедиться, что первая строка является заголовком столбца. Затем отметьте «да, первая строка содержит заголовки столбцов» (да, первая строка действительно содержит заголовки столбцов). Это самый простой способ. Нажмите "Далее.
- Если ваша первая строка не содержит заголовков столбцов, на следующей странице будет задан вопрос, хотите ли вы назвать то, что называется «полями» в Access (это заголовки столбцов). Если вы не заполнили каждое из этих полей четкими и легко запоминающимися именами перед импортом (рекомендуется), сделайте это здесь.
Шаг 2. Завершите процесс импорта
Осталось несколько шагов до процесса импорта. На следующей странице мастера спросят, хотите ли вы определить первичный ключ.
- Этот шаг не является обязательным, но может быть выполнен. Первичный ключ означает, что компьютерная программа присвоит уникальный номер каждой строке информации. Этот шаг может быть полезен позже при сортировке данных. Нажмите "Далее.
- На конечном экране мастера есть пробел, содержащий начальное имя. Вы можете переименовать импортированный лист Excel (после завершения импорта файл станет «таблицей» в Access в левой части страницы).
- Нажмите «импортировать», затем нажмите «закрыть». Вы увидите таблицу в левой части экрана. Теперь лист импортирован в Access.
- Если вы хотите связать более одного набора данных, повторите этот процесс с одной или несколькими другими электронными таблицами. Теперь вы готовы сопоставить данные на листе в Access.
Предупреждение
- Если файл Excel взят из версии Office, отличной от Access, процесс импорта может быть немного сложным.
- Мы снова подчеркиваем, что вам необходимо очистить электронную таблицу перед ее импортом. Одна из причин - проанализировать наличие проблем в данных.
- Всегда храните копию исходной таблицы, чтобы не пришлось повторять этот процесс, если вы допустите ошибку.
- Вы не можете импортировать в Access более 255 ячеек / блоков.
