Способность быть профессионалом играет важную роль в достижении карьерного успеха. Практически всем сотрудникам необходимо отвечать на телефонные звонки, независимо от их должности в компании. Чтобы звонящие чувствовали себя комфортно, научитесь принимать хорошие звонки, чтобы произвести положительное впечатление, и будьте готовы отвечать на заданные вопросы.
Шаг
Часть 1 из 2: Прием телефонных звонков
Шаг 1. Снимите трубку как можно скорее
Когда звонит офисный телефон, заставлять звонящего ждать - невежливо. Перед третьим звонком немедленно возьмите трубку и поздоровайтесь с звонящим.
Шаг 2. Поднесите трубку к лицу
Вы можете сразу же заговорить, но сначала убедитесь, что трубка телефона находится перед вашим лицом. Говорите, когда трубка находится в правильном положении, чтобы звонящий получил полную информацию.
Шаг 3. Прежде чем говорить, сделайте глубокий вдох
Положив телефон перед лицом, сделайте глубокий вдох, чтобы успокоиться и сосредоточить внимание, прежде чем поздороваться. Таким образом, вы можете спокойно говорить, концентрируясь.
Шаг 4. Укажите название и название вашей компании
Этот метод сообщает вызывающему абоненту, что он уже подключен к компании, которой он хочет позвонить. Поэтому убедитесь, что он знает название вашей компании и ваше имя. Сначала укажите название компании. Вы можете записать слова, которые хотите сказать, когда вам поступит телефонный звонок, чтобы вам не приходилось думать о том, что сказать, когда телефон звонит. Формулировку можно адаптировать к ситуации и условиям, в которых вы работаете.
- Если вы работаете в приемной, предоставьте полную информацию о компании, потому что для звонящего вы - вход, чтобы получить то, что ему нужно. Например, поприветствуйте звонящего, сказав: «Доброе утро / день / вечер. Штаб-квартира WikiHow находится здесь. Я Никита здесь, чтобы помочь». Благодаря этой информации вызывающий абонент узнает название вашей компании и ваше имя, поэтому ему будет удобнее продолжить разговор. Если вы личный секретарь, укажите имя вашего работодателя (например, «Офис мистера Миллера находится здесь. Я Никита»), потому что звонящий хочет связаться с вашим начальником.
- Если вы являетесь сотрудником определенного отдела, сообщите о своей должности, чтобы он мог задать соответствующие вопросы, например: «Доброе утро. Я Есика в бухгалтерском отделе». Таким образом, вызывающий абонент знает, подключен ли он к отделу и к человеку, которому нужно позвонить, или ему нужно поговорить с кем-нибудь еще.
Шаг 5. Подготовьте канцелярские товары и записную книжку рядом с телефоном
Таким образом, вы можете сразу делать заметки, если звонящий хочет оставить сообщение или предоставить информацию. Не заставляйте его ждать, потому что вам придется найти бумагу и ручку, чтобы писать.
Часть 2 из 2: Разговор по телефону
Шаг 1. Улыбайтесь, когда говорите
Даже если вы расстроены, имитация улыбки сделает ваш голос более приятным для звонящего. Хотя и принудительный, этот метод может улучшить настроение.
Шаг 2. Говорите четко и профессионально
При работе в профессиональной среде убедитесь, что вы и звонящий можете общаться четко и прямо. Говорите в медленном темпе и произносите каждое слово с четкой артикуляцией, чтобы передаваемая вами информация была понятна звонящему.
- Не говорите нестандартных слов, таких как «нет», «глоток» или «нет». Четко произносите каждое слово, например «да» или «нет», чтобы обе стороны хорошо понимали, о чем идет речь. Будьте вежливы, говоря «Спасибо» и «Не за что».
- Если вам нужно поделиться цифрами или буквами, например назвать имена или номера телефонов, выучите фонетический алфавит (произношение звуков речи). Таким образом, вызывающие абоненты не запутаются, когда вы произносите одинаковые по звучанию буквы, например буквы B и P. При написании имени Буди произносите букву B, объясняя «B балийского слова».
Шаг 3. Профессионально приветствуйте собеседников
Вместо того, чтобы приветствовать звонящего по имени, убедитесь, что вы сказали «отец» или «мать», прежде чем произносить его имя, например «мистер Джон», особенно если вы не знаете звонящего лично. Постарайтесь запомнить имя и произносить его на протяжении всего разговора.
Запишите имя звонящего, как только он назовет вам свое имя, чтобы не забыть
Шаг 4. При необходимости соедините вызывающих абонентов с другими людьми
Человеку, который звонит в компанию или офис, обычно требуется помощь, потому что он хочет найти информацию или сталкивается с проблемой. Если вы не можете ответить на вопрос или придумать решение, спросите, не хочет ли он поговорить с кем-нибудь, кто может помочь. Этот шаг показывает, что вы заботитесь о вызывающем абоненте и хотите помочь быстро решить проблему.
- Офисные телефоны обычно используют систему для переадресации звонков. Узнайте, можно ли передавать телефоны в вашем офисе, и узнайте, как они работают. Если нет, узнайте номер телефона человека, которому нужно позвонить, и поделитесь им с звонящим.
- Вежливо спросите звонящего, можете ли вы связать его с кем-нибудь еще. Например: «Извините, я не могу ответить на ваш вопрос. Как насчет того, чтобы перевести телефонную линию, чтобы вы могли поговорить напрямую с Паком Бамбангом? Он может предоставить решение». Прежде чем переводить телефонную линию, убедитесь, что звонящий согласен.
- Если человека, который может помочь, нет в офисе, спросите, не хочет ли звонящий оставить сообщение. Не забудьте передать сообщение компетентным людям.
Шаг 5. Завершите разговор профессионально
Сказать «Спасибо» или «Доброе утро / день / вечер» - это способ сообщить вызывающему абоненту, что разговор окончен и он может повесить трубку. Не запутайтесь, продолжается разговор или нет.
Подождите, пока звонящий повесит трубку. Если вы принимаете телефонный звонок, позвольте абоненту сказать все, что он хочет сказать, пока он не закончит. Вы можете показаться грубым или потеряете информацию, если повесите трубку, когда он не закончит говорить
подсказки
- Не отвечайте на личные телефонные звонки на работе. Вы в офисе по работе, а не болтаете с друзьями. Если вы хотите пообщаться или написать другу, отложите это до окончания обеденного перерыва или рабочего времени.
- Избегайте отвлекающих факторов. Чтобы звонящий почувствовал, что о нем заботятся, отложите незавершенную работу и сосредоточьтесь на звонящем. Не отвлекайтесь и не казайтесь слишком занятыми, чтобы отвечать на вопросы или оказывать помощь.
- Не разговаривайте во время еды, питья или жевания жевательной резинки по телефону, потому что вашу речь будет трудно понять, и звонящий будет чувствовать себя недооцененным.
- Даже если звонящий жалуется или груб, проявите сочувствие, сохраните спокойствие и дайте профессиональный ответ.
