Прежде чем занять новую должность на работе, ваш руководитель или начальник обычно просит вас сопровождать сотрудника, который продолжит вашу работу. Ваша готовность помочь в переходный период, активно выполняя детальные приготовления и передачи, - это способ обеспечить бесперебойную деятельность компании и создать отличную репутацию при смене места работы или переходе на новую должность.
Шаг
Часть 1 из 3: Подготовка к передаче работы
Шаг 1. Пригласите своего начальника обсудить план передачи
Встретьтесь со своим начальником, чтобы подробно обсудить, что вам нужно делать во время перехода. В зависимости от вашей работы и стиля руководства вашего начальника, он или она могут попросить вас внести большой вклад во время передачи, например, если вас попросят обучить или обучить замещающего сотрудника в течение нескольких дней или нескольких недель.
- Обычно вам необходимо подготовить документы, подтверждающие официальную передачу.
- Обсудите этот план со своим начальником. Спросите, какой вклад он или она надеется внести и что вам следует сделать в первую очередь в переходный период.
Шаг 2. Составьте передаточный документ
После подробного ознакомления с ожиданиями начальника подготовьте проект документа о передаче. Этот документ не только поможет вам подготовиться, но и содержит задачи и информацию, которые необходимо предоставить во время перехода. В передаточный документ должно быть включено следующее:
- Подробная информация о повседневной деятельности, работе и приоритетах работы.
- Описание важных дел и обязанностей, которые должны быть выполнены на вашей текущей должности.
- Что ожидается от человека, который заменит вас.
- Список содержит важные файлы, которые необходимо отправить, например, соглашение или рабочую программу.
Шаг 3. Выполните незавершенные задания
Если вам нужно немедленно сменить работу, постарайтесь завершить любую незавершенную работу. Вы не только доставляете удовольствие от этого достижения, но и помогаете другим начать свою работу с нуля. Таким образом вы сможете оставить положительное впечатление и заработать хорошую репутацию.
- Как бы трудно это ни было, работайте усерднее, если есть задача, срок выполнения которой приближается.
- Выполнение новой задачи, срок выполнения которой приближается к сроку, может быть очень трудным для людей, которые еще не разбираются в тонкостях.
Шаг 4. Поговорите с коллегами
Перед началом переходного периода выделите время, чтобы обсудить с коллегами план передачи и спросить, каковы ваши приоритеты. Если есть новая проблема, о которой вы не знаете, воспользуйтесь этой возможностью, чтобы найти информацию и найти решение.
- Новые проблемы обычно не имеют большого значения перед ходом, но они могут быть переданы человеку, который заменит вас, если вы уже знаете об этом.
- Воспользуйтесь этой возможностью, чтобы поделиться своими планами и предстоящими свиданиями с коллегами. Также проинформируйте их о переходном периоде, чтобы они могли подготовиться.
- Вам необходимо рассказать коллегам о своих планах переезда, поскольку производительность труда в переходный период имеет тенденцию к снижению.
Шаг 5. Подготовьте официальный документ о передаче в письменной форме
Последний шаг в подготовке к переходному периоду - подготовка официального документа о передаче. При подготовке проекта перечислите и объясните всю важную информацию, а затем обсудите ее с начальством и руководством, на которых этот план повлияет. Заполните документы о передаче и отправьте их своему преемнику за несколько дней до того, как он приступит к работе. Содержание может варьироваться в зависимости от задания, но передаточный документ должен как минимум включать следующее:
- Список задач и график работы.
- Информация о незавершенных работах.
- В календаре указаны запланированные мероприятия и сроки.
- Информация о ключевых словах и процедуры входа в систему.
- Список контактов, связанных с работой.
- Руководство по доступу к файлам и каталогам на компьютере.
Часть 2 из 3: Переходный период
Шаг 1. Найдите как можно больше времени
После того, как заменяющий вас сотрудник приступит к работе, возможно, вы не переехали, и вас попросили сопровождать его до тех пор, пока он не поймет свою работу. Продолжительность переходного периода неизвестна, он может составлять дни или недели. Однако чем больше времени вы уделяете себе, тем больше информации вы можете передать.
Чтобы обеспечить полную информацию и ничего не упустить, вовлекайте своего заместителя в различные повседневные дела
Шаг 2. Отправьте важные документы напрямую
В переходный период вам придется лично передать важные данные и документы. Таким образом, вы можете убедиться, что важные дела делаются правильно, а приоритеты четко определены. Кроме того, у вас двоих еще есть время обсудить информацию, которую необходимо обсудить дополнительно, прежде чем вы переедете.
- Воспользуйтесь этой возможностью, чтобы объяснить ему важную информацию, и он может попросить очень полезные вещи, чтобы сделать хорошую передачу.
- Во время обсуждения найдите время, чтобы сделать обзор рабочей ситуации и объяснить контекст разговора, чтобы не пропустить ни одной информации.
Шаг 3. Постарайтесь оказать помощь
Если вы оба по-прежнему работаете в одном офисе, проявите поддержку и инициативу. Если есть проблема, окажите помощь, определив причину и найдя решение вместе. Новые сотрудники обычно чувствуют себя некомфортно или неудобно в первые несколько дней и не будут беспокоить вас, задавая вопросы.
- Дайте понять, что вы готовы оказать поддержку и помощь в случае необходимости.
- Таким образом, вы оба можете поддерживать друг друга в выполнении обязанностей в переходный период.
Шаг 4. Проведите заключительную встречу для обсуждения передачи
Прежде чем двигаться дальше и выполнять полную передачу, назначьте встречу с человеком, который заменит вас. Попросите его подготовить вопросы и записать то, с чем он имел дело. Эта встреча - хорошая возможность убедиться, что он понимает свою роль и обязанности.
- На встрече можно обсудить все вопросы, требующие уточнения.
- В зависимости от того, где вы работаете, подумайте, стоит ли приглашать начальника на встречу.
- Вы должны сообщить своему начальнику, когда и где состоится встреча. Спросите его, есть ли у него какие-либо предложения или информация, которой он хотел бы поделиться.
Часть 3 из 3: Подготовка долгосрочного плана развития
Шаг 1. Опишите поддержку и обучение, предоставляемые компанией
Передавая, покажите готовность внести свой вклад, открывая для других наилучшие шансы на успех. Вместо того, чтобы просто отказываться от обязанностей и работы, дайте свой совет по замене, чтобы он мог профессионально развиваться и оказывать поддержку своему бывшему начальнику, чтобы он всегда был здоров и успешен на работе.
- Предоставьте информацию о программе обучения, имеющей отношение к работе.
- Когда вы начинаете работать, возможно, вы посещали тренинг, чтобы отрегулировать и расширить свои знания.
- Не забудьте передать эту информацию человеку, продолжающему вашу работу, и поощрите его или ее максимально использовать возможность.
Шаг 2. Не игнорируйте культуру труда
Если какое-то время у вас еще есть время поработать с человеком, который займет ваше место, не сосредотачивайтесь только на технических аспектах работы. В каждом офисе есть уникальная рабочая среда и культура, которые могут ошеломить или запутать новичков. Найдите время, чтобы объяснить вещи и реальные офисные ситуации.
- Проведите его по офису и познакомьте со всеми сотрудниками.
- Объясните роли и обязанности новых и существующих сотрудников.
- Если в качестве нового сотрудника он получает другие задачи или его обязанности и рабочие приоритеты сосредоточены на разных вещах, убедитесь, что старый сотрудник это понимает.
Шаг 3. Предоставьте подробную контактную информацию
Если вы хотите помочь новому сотруднику, расскажите ему, как с вами связаться, и дайте ему знать, что он может связаться с вами, если у него возникнут серьезные проблемы или ему потребуется информация. Однако не все готовы помочь после смены работы или перехода на новую должность. Обычно на это влияют отношения с бывшим начальством.
- Часто проблемы можно решить, просто связавшись с ними по электронной почте.
- Даже если вы переехали, готовность помочь произведет хорошее впечатление и улучшит вашу репутацию.
