В деловом мире достижение бизнес-целей не означает жертвовать вежливостью или дружелюбием. Фактически, хорошее поведение часто сопровождается разумной деловой практикой. Подтверждение - хороший пример, иллюстрирующий это; хорошее поведение также полезно для укрепления отношений, привлечения внимания и создания воспоминаний о вас в конкурентном деловом мире. Однако не всегда легко найти баланс между дружелюбием и профессионализмом. Следующие шаги предлагают простой способ выполнить эту сложную (но в целом полезную) задачу.
Шаг
Метод 1 из 1: напишите собственное спасибо
Шаг 1. Не откладывайте
Практически во всех деловых ситуациях самым большим преимуществом отправки благодарственной записки является то, что она производит неизгладимое положительное впечатление на умы деловых партнеров, потенциальных работодателей, клиентов или спонсоров. Чем дольше вы откладываете отправку благодарственного письма после собеседования, контракта или выполнения работы, тем менее эффективным оно будет.
Шаг 2. Выберите правильный формат
В общем, бумажная почта лучше электронной. Если вы представляете конкретную компанию, написание благодарственного письма на официальном бланке является наиболее профессиональным вариантом. Однако рукописные открытки производят личное впечатление и могут быть хорошим выбором в определенных ситуациях, например, если вы владелец малого бизнеса или когда благодарите вас за крупное пожертвование. Рукописное приветствие также является хорошим вариантом для того, чтобы поблагодарить потенциального работодателя после собеседования на конкретную должность. Если вы решили написать приветствие от руки:
- Выберите простую и современную карту. Белая карточка или карточка цвета слоновой кости с надписью «Спасибо» на лицевой стороне, как правило, является безопасным выбором. Избегайте открыток с напечатанными приветствиями на внутренней стороне и открыток с преувеличенным или «симпатичным» дизайном.
- Учитывайте свой почерк. Если вы не уверены в качестве или четкости своего почерка, покажите другу или коллеге образец письма. Если вы не можете писать ясно и аккуратно, потренируйтесь, прежде чем писать на отправляемой открытке. При необходимости вы можете попросить кого-нибудь написать ваше сообщение (не забудьте подписать его самостоятельно).
- Если вы не можете найти физический адрес, ваш единственный вариант - электронная почта или электронная почта. Электронная почта - хороший выбор, когда, например, она использовалась в качестве основного канала связи между вами и человеком, которого вы благодарите. Основным недостатком электронного письма с благодарностью является то, что оно рискует не быть отправленным или проигнорированным и, возможно, не привлечет внимание. Имейте в виду, что некоторые люди (особенно руководители предприятий) могут получать сотни электронных писем за один день. Имея это в виду, вы можете создать яркое электронное письмо или отправить электронную открытку через сторонний сайт. Короче говоря, не делайте этого - это сделает ваши электронные письма похожими на рекламу и увеличит риск их игнорирования или отказа. Делайте электронные письма короткими, простыми, сдержанными и, опять же, своевременными. Хорошей идеей будет написать заголовок электронного письма, который описывает конкретную информацию о ваших деловых отношениях или предмете вашей благодарности - например, «Спасибо за рассмотрение моего заявления о приеме на работу».
Шаг 3. Выберите подходящее приветствие
Если вы обращаетесь к одному конкретному человеку, обращайтесь к нему по соответствующему титулу или псевдониму и фамилии - например, «Уважаемый мистер Кинкайд». Если вы хотите поблагодарить более чем одного человека, введите все их имена, псевдонимы или титулы в строке приветствия. Избегайте обычных приветствий, таких как «Вашему вниманию, господин / госпожа». Степень формальности вашего письма зависит от того, насколько близки ваши отношения и от характера бизнеса, который вы ведете с этим человеком.
Шаг 4. В первом предложении скажите «спасибо» и четко укажите объект благодарности
В первом предложении нет необходимости вводить предисловие - избегайте таких фраз, как «Я пишу это письмо, чтобы поблагодарить вас…» или «Я хочу поблагодарить вас за…», и выбирайте простые и понятные предложения: «Спасибо. за поддержку наших общественных работ.
Важно упомянуть объект благодарности, но избегайте прямого упоминания денег, если объектом благодарности является пожертвование. Измените номинал наличных с помощью эвфемизмов, таких как «ваша щедрость», «ваша доброта» или «ваше пожертвование»
Шаг 5. Обсудите непосредственный эффект или значение объекта вашей благодарности
- При общении с спонсорами укажите, чего ваша компания может достичь с помощью гранта.
- Общаясь с потенциальными работодателями после собеседования, вы можете воспользоваться этой возможностью, чтобы выразить свой интерес к вакансии, которую вы ищете. Однако не используйте благодарственные письма как оправдание, чтобы подчеркнуть, почему вы «правильный выбор для работы». Используйте соответствующий подход, например: «Я очень рад познакомиться с вами и очень заинтересован в этой работе».
- При общении с деловым партнером или консультантом, высказывание чего-то вроде «Было приятно работать с вами» или «ваши предложения помогли нам достичь годовых показателей эффективности нашего отдела», может способствовать установлению позитивных отношений и указать на желание продолжить совместную работу.
Шаг 6. Хвалите, но не переусердствуйте
Эту часть иногда очень сложно выполнить при написании благодарственной записки, и она не всегда является правильной или необходимой. Используйте общие фразы похвалы - например, «Вы проделали очень хорошую работу» или «У вас очень высокие навыки управления счетами».
Шаг 7. Говорите о будущем
Здесь вы можете выразить свое желание продолжить деловые отношения или установить долгосрочные рабочие отношения. В разговоре с потенциальными работодателями это хорошая возможность выразить уверенность в решениях, которые примет компания. Вы можете сказать: «Я с нетерпением жду вашего ответа».
Шаг 8. Повторите благодарственное письмо
Используйте простые предложения, чтобы повторить сказанное ранее спасибо (но используйте другие слова). Просто скажите «Спасибо еще раз за …».
Шаг 9. Завершите приветствием и подписью
В общем, было бы уместно использовать слово «искренне» или аналогичную фразу, чтобы закончить благодарность. Даже если благодарственное письмо напечатано, всегда подписывайте его ручкой. В определенных ситуациях напишите свою должность или должность и название компании под своим именем.
Шаг 10. Проверьте и просмотрите благодарственное письмо
В зависимости от ситуации, эта речь должна быть короткой и относительно простой (примерно полстраницы при печати). Если он кажется длинным, проверьте, не используете ли вы ненужные слова - кроме фразы «спасибо», больше ничего не повторяйте. Убедитесь, что ваша интонация последовательна. Попросите одного или двух человек проверить ваши предложения и орфографию, так как даже самые мелкие ошибки могут оставить негативное впечатление.
Шаг 11. Если вы уверены в своей благодарности, немедленно отправьте ее
Опять же, время имеет значение - чем раньше вы отправите благодарственное письмо, тем глубже будет ваше впечатление.
подсказки
- Не включайте: личную информацию или новости о вашем бизнесе. Помните, что цель этого приветствия - выразить признательность и благодарность, а не льстить вашим достижениям. Кроме того, не используйте благодарственные письма как возможность рекламировать себя или компанию. Если вы напишете «Если вам нравится наш продукт X, возможно, вас также заинтересуют продукты Y и Z (в настоящее время проводится акция!)», Ваша благодарность будет звучать неискренне.
- Вы можете включить визитную карточку в свое приветствие, но в этом нет необходимости, если вы уже хорошо знаете человека или уже давали свою визитку раньше. Иногда уместно включать визитную карточку при общении с потенциальными работодателями, но есть большая вероятность, что вы сочтете ее претенциозной. Если вы не уверены, не делайте этого - ваше имя, должность и контактная информация уже должны быть доступны. Если ваше благодарственное письмо напечатано, вы можете ввести эту информацию в заголовок письма в левой части страницы, а затем указать имя и адрес получателя двумя пробелами ниже.
