Хотя это в первую очередь не программа-календарь, вы можете использовать Excel для создания календарей и управления ими. Доступно множество шаблонов календаря, которые можно настроить по своему вкусу, что обычно быстрее, чем форматирование самого календаря. Вы также можете использовать список календарей из электронной таблицы Excel и импортировать его в свой календарь Outlook.
Шаг
Метод 1 из 2: Использование шаблонов Excel
Шаг 1. Откройте новый документ Excel
Когда вы щелкаете ярлык «Файл» или кнопку «Office» и выбираете «Создать», отображаются различные шаблоны, из которых вы можете выбрать.
- Для некоторых версий Excel, например Excel 2011 для Mac, вам нужно будет выбрать «Создать из шаблона» в меню «Файл» вместо «Создать».
- Создание календаря на основе шаблона позволяет создать пустой календарь, который можно заполнить важными днями. Этот шаг не преобразует ваши данные в формат календаря. Если вы хотите преобразовать список данных Excel в календарь Outlook, см. Следующий раздел.
Шаг 2. Найдите шаблон календаря
В зависимости от версии Office, которую вы используете, может быть раздел «Календари», или вы можете просто ввести «календарь» в поле поиска. Некоторые версии Excel выделяют несколько шаблонов календаря на главной странице. Вы можете использовать его, если он соответствует вашим потребностям, или вы также можете поискать различные другие шаблоны календаря, доступные в Интернете.
В соответствии с вашими потребностями можно настроить более точный поиск. Например, если вы хотите создать академический календарь, используйте в поисковой системе ключевое слово «академический календарь»
Шаг 3. Установите в шаблоне правильную дату
По завершении загрузки шаблона вы увидите новый пустой календарь. Дата может быть неточной, но обычно ее можно изменить с помощью меню, которое появляется при выборе даты.
- Этот процесс будет немного отличаться в зависимости от используемого шаблона. Обычно вы можете выбрать отображаемый год или месяц, а затем нажать кнопку, которая появляется рядом с ним. Это покажет вам варианты выбора, и календарь настроится автоматически.
- Обычно вы также можете установить день, с которого начинается неделя, выбрав новый и выбрав его.
Шаг 4. Проверьте подсказки
Многие шаблоны имеют текстовые поля с краями, в которых рассказывается, как изменить дату или другие параметры в шаблоне календаря. Вам нужно будет удалить это текстовое поле, если вы не хотите, чтобы оно отображалось в распечатке.
Шаг 5. Настройте внешний вид, который вы хотите изменить
Вы можете настроить различные элементы, выбрав один и изменив его на ярлыке «Дом». Вы можете изменить шрифт, цвет, размер и т. Д. Для любого объекта в Excel.
Шаг 6. Введите важные даты
После того, как календарь правильно настроен, вы можете начать вводить важные даты и информацию. Выделите ячейки, которые хотите заполнить важными датами, и начните вводить текст. Если вы хотите включить более одного события в одну дату, при необходимости отрегулируйте интервал.
Метод 2 из 2: импорт списков Excel в календарь Outlook
Шаг 1. Создайте новую пустую электронную таблицу в Excel
Вы можете импортировать данные из Excel в календарь Outlook. Это значительно упрощает такие задачи, как импорт рабочих графиков.
Шаг 2. Добавьте правильный заголовок в электронную таблицу
Список проще импортировать в Outlook, если таблица имеет правильный заголовок. Вставьте следующие заголовки в первую строку:
- Тема
- Дата начала
- Начальное время
- Дата окончания
- Время окончания
- Описание
- Место нахождения
Шаг 3. Вставьте каждую календарную запись в новую строку
Поле «Тема» - это название события, отображаемое в календаре. Вам не нужно вводить что-то для каждого поля, но вам понадобится как минимум «Дата начала» и «Тема».
- Убедитесь, что вы вводите дату в стандартном формате N / Y / MM / MM / MM / Y / Y, чтобы Outlook мог правильно ее прочитать.
- Вы можете создавать события, которые охватывают несколько дней, с помощью функций «Дата начала» и «Дата окончания».
Шаг 4. Откройте меню «Сохранить как»
Когда вы закончите добавлять события в список, вы можете сохранить копию в формате, понятном для Outlook.
Шаг 5. Выберите «CSV (с разделителями-запятыми)» в меню типа файла
Это распространенный формат, который можно импортировать в различные программы, включая Outlook.
Шаг 6. Сохраните файл
Дайте списку имя и сохраните его в формате CSV. Нажмите «Да», когда Excel спросит, хотите ли вы продолжить.
Шаг 7. Откройте календарь Outlook
Программа Outlook встроена в Office и обычно устанавливается на ваш компьютер, если у вас также установлен Excel. Когда откроется Outlook, нажмите кнопку «Календарь» в нижнем левом углу, чтобы отобразить календарь.
Шаг 8. Щелкните метку «Файл» и выберите «Открыть и экспортировать»
Вы увидите несколько вариантов обработки данных Outlook.
Шаг 9. Выберите «Импорт / экспорт» (импорт / экспорт)
Эта опция откроет новое окно для импорта и экспорта данных в Outlook и из него.
Шаг 10. Выберите «Импортировать из другой программы или файла», а затем «Значения, разделенные запятыми»
" Вам будет предложено выбрать файл, который вы хотите загрузить.
Шаг 11. Нажмите «Обзор» и найдите CSV-файл, созданный в Excel
Обычно вы можете найти его в папке «Документы», если вы не меняли расположение по умолчанию для Excel.
Шаг 12. Убедитесь, что «Календарь» выбран в качестве папки назначения
Обычно эта папка выбирается автоматически, потому что вы находитесь в представлении календаря в Outlook.
Шаг 13. Нажмите «Готово», чтобы импортировать файл
Ваш список будет обработан, а важные даты будут добавлены в календарь Outlook. Вы можете найти важные даты в соответствующих полях, с указанием времени в соответствии со списком. Если к этой дате прилагается описание, вы увидите его после выбора.
