Если вы работаете учителем или составителем технических руководств, вам, конечно, придется записывать инструкции каждый день. Однако для большинства людей составление четких рекомендаций может быть трудным. Вы можете пропустить важный шаг, потому что предполагаете, что читатель сделает это автоматически, или запутать читателя множеством действий, выполняемых на одном шаге. Чтобы написать четкие инструкции, вы должны сначала знать, как выполнить задачу. Воспринимайте свое руководство буквально, чтобы убедиться, что оно помогает читателю выполнить задачу.
Шаг
Часть 1 из 3: понимание задач
Шаг 1. Соберите необходимые материалы
Прежде чем писать руководство, вы должны ознакомиться с поставленной задачей. Подготовьте все необходимые инструменты и оборудование и разместите их в том порядке, в котором они используются.
Запишите все, что вам нужно. При написании руководства вам может потребоваться перечислить все принадлежности и материалы, необходимые для выполнения задачи
Шаг 2. Выполните соответствующее задание самостоятельно
Даже если вам удастся выполнить соответствующее задание самостоятельно несколько раз, рекомендуется повторить задание еще раз при написании руководства, чтобы ничего не пропустить.
- Если вы хорошо знаете задачу, возможно, вы захотите ее сократить. Убедитесь, что вы не пропустите ни одного шага или информации при написании руководства.
- Представьте, что вы выписываете кому-то рецепт. Если вы часто готовите это блюдо, вы сможете определить, какие ингредиенты вам нужны, просто взглянув на них. Однако другим людям, конечно, необходимо точное количество доз этих ингредиентов.
Шаг 3. Создайте подробную схему
Выполняя задания, найдите минутку, чтобы записать, что вы сделали. Это поможет вам писать руководства в логическом порядке. Если вы выполняете задачу, записывая шаги, вы точно будете знать, что нужно сделать и когда ее завершить.
Шаг 4. Определите свою аудиторию
Способ написания руководства может быть адаптирован к типу людей, которые будут читать и следовать вашему руководству. Как написать руководство для подростков будет отличаться от того, как написать руководство для взрослых.
Это также влияет на причины, по которым аудитория выполняет задание. Цель студента, работающего над проектом, безусловно, отличается от цели взрослого, который хочет завершить свою работу
Шаг 5. Составьте краткое введение
Это введение расскажет читателю, что можно сделать и каковы будут результаты при выполнении задачи. Имейте в виду, что большинство людей пропустят введение или бегло просмотрят его. Поэтому не включайте во введение важную информацию или предупреждения.
- Например, если вы пишете руководство по приготовлению бутербродов с арахисовым маслом и желе, вы можете вкратце упомянуть, что бутерброды с арахисовым маслом и желе - хороший и простой вариант для детских обедов и послеобеденных закусок.
- Если вы чувствуете, что вам нужно включить предупреждение во введение, рекомендуется включить его на одном из этапов на тот случай, если читатель пропустит ваше введение.
Часть 2 из 3: Написание руководства
Шаг 1. Разделите задачу на маленькие шаги
Каждый шаг должен содержать одно действие. Если у вас более одного-двух предложений на шаг, постарайтесь разбить его на более короткие и простые шаги.
Например, вы написали руководство о том, как выгуливать собаку. Шаг, который гласит: «Наденьте ошейник на шею собаки и привяжите поводок», представляет собой комбинированный шаг, состоящий из двух действий: прикрепления поводка. а также связать поводья. Итак, напишите «Оберните поводок на шею собаки» в качестве первого шага и «Наденьте поводок на поводок» в качестве второго шага.
Шаг 2. Начинайте каждый шаг со слова действия
Каждый написанный шаг должен быть выполнимым. Используйте глаголы, чтобы точно указать, какое действие необходимо предпринять для выполнения шага в задаче.
- Составляйте предложения, чтобы указывать кому-то, что делать, а не то, что ему нужно знать.
- Например, предположим, что вы пишете руководство о том, как выгуливать собаку, и один из шагов - отрегулировать размер поводков. Для этого шага фраза «проверьте размер поводков» или «измерьте шею вашей собаки» более вероятна, чем просто «Узнайте размер поводков».
Шаг 3. Следите за логическим прогрессом
Предположим, что читатель приступит к работе сразу после прочтения первого шага. Обычно читатель не прочитает руководство до конца. Если есть информация, которую читатель должен знать для выполнения задачи, включите ее в шаги руководства.
- Если на каком-то этапе есть опасность, включите в него предупреждение. Не включайте предупреждение во введение или в конце руководства, когда уже слишком поздно.
- Включите соответствующие инструкции, чтобы читатели знали, правильно ли они выполнили шаги. Например, можно написать: «Поводки подходящего размера, если вы можете просунуть два пальца между задней частью ошейника и шеей собаки».
Шаг 4. Тщательно подбирайте слова
Используйте простой язык, понятный каждому. Вам следует избегать использования жаргона или технических терминов. Если вам необходимо использовать технический термин, сделайте его кратким и простым.
Например, если вы пишете руководство о том, как подать иск, вам может потребоваться включить юридические термины. Сначала напишите простое объяснение, а затем переходите к техническим терминам, используемым в испытании
Шаг 5. Используйте положительные глаголы
Обычно лучше записывать, что читатель должен сделать для выполнения задачи, а не чего не делать. Когда человек читает руководство, его разум будет стремиться выполнить задание. Если вы начнете с того, чего им не следует делать, они могут запутаться и сделать то, чего не должны.
Например, если вы пишете руководство о том, как выгуливать собаку, вы можете написать «убедитесь, что поводок правильно прикреплен» или «отрегулируйте ошейник так, чтобы он подходил правильно» вместо «не надевайте поводок». слишком узкий »или« не носите слишком узкий воротник »."
Шаг 6. Пишите от второго лица
Используйте слово «вы», чтобы напрямую обращаться к своим читателям, чтобы они не запутались. Когда вы используете слово «вы», читатели будут знать, что нужно сделать, чтобы выполнить задание, не догадываясь.
Например, если вы пишете «рычаг должен быть нажат», вы заставляете читателя догадываться, кто должен нажать на рычаг. Фраза «нужно нажать на рычаг» или даже «нажать на рычаг» не оставит читателя в сомнениях
Шаг 7. Включите альтернативы
Иногда есть несколько способов выполнить один или несколько шагов. Включите альтернативы вместе с шагами, чтобы читатели могли выбрать способ, который они предпочитают.
Например, если вы пишете руководство о том, как приготовить сэндвич с арахисовым маслом и желе, включите альтернативную начинку, например «Миндальное масло для людей с аллергией на арахис»
Шаг 8. Добавьте изображение, если это помогает
Есть такая пословица: «Одна картинка лучше тысячи слов». Чтобы создать четкие рекомендации, иногда изображения или диаграммы помогут читателям понять рекомендации, которые вы предоставляете.
Для получения дополнительных технических указаний убедитесь, что изображение может помочь читателю, и что действиям с изображением не препятствуют инструменты или руки
Часть 3 из 3: Тестирование созданных руководств
Шаг 1. Организуйте свое руководство по разделам
Сложные задачи состоят из нескольких частей. Если вы пишете руководство для большой задачи, состоящей из нескольких разделов поменьше, разбейте их на отдельные разделы.
- Если вы нумеруете направляющие, присвойте номер каждому разделу. Читатель почувствует успех достижения после завершения каждого раздела.
- Даже если в вашей задаче нет частей, которые можно только частично контролировать (полунезависимые), разбейте ее на части, если задача состоит из нескольких шагов. Таким образом, читатель не будет ошеломлен количеством шагов в руководстве.
Шаг 2. Попробуйте выполнить написанное вами руководство
Если вы не можете следовать письменным инструкциям, никто другой тоже. Попросите друга прочитать руководство и следовать ему, а также спросите, есть ли какие-то моменты, которые его смущают.
Возможно, вам придется протестировать руководство несколько раз, особенно если оно длинное или сложное
Шаг 3. Тщательно отредактируйте руководство
Опечатки и грамматические ошибки испортят ясность вашего руководства и усложнят его понимание. Читайте руководство вперед и назад, чтобы убедиться, что нет ошибок.
Если вы не уверены в своих навыках редактирования, попросите друга проверить ваше руководство
Шаг 4. Включите список необходимых инструментов и материалов
Особенно, если для выполнения задания требуются специальные инструменты или материалы, этот список будет большим подспорьем для читателя. Разместите этот список в начале руководства, чтобы читатель мог собрать все инструменты и материалы перед тем, как приступить к выполнению задания.
Представьте, что вы пишете рецепт. Рецепты всегда включают в себя все ингредиенты и инструменты для приготовления, необходимые в самом начале. Так вы сможете собрать все перед приготовлением
Шаг 5. Сделайте соответствующие предупреждения
При тестировании руководства вы можете обнаружить скрытые опасности, которые не были раскрыты, когда вы впервые написали руководство. Предупредите читателей, чтобы они могли остерегаться этой опасности.
