Есть два типа планов управления изменениями. Первый тип плана касается воздействия изменений на организацию, что облегчает переход. Второй тип плана отслеживает конкретные изменения проекта, что приводит к четкой записи изменений в содержании проекта. Оба плана нацелены на четкое и точное указание того, что необходимо сделать.
Шаг
Метод 1 из 2: составление плана управления организационными изменениями
Шаг 1. Покажите причину изменения
Перечислите факторы, которые повлияли на решение об изменении, например, низкая производительность, новые технологии или изменение миссии организации.
Один из подходов, который можно использовать, - это описать текущую ситуацию и будущую ситуацию, которую организация хочет создать
Шаг 2. Определите тип и масштаб изменения
Кратко опишите суть проекта изменения. Определите, повлияет ли это изменение на название должности, бизнес-процессы, изменения политики и / или организационную структуру. Перечислите отделы, рабочие группы, системы или другие компоненты, в которые будут внесены изменения.
Шаг 3. Опишите поддержку заинтересованных сторон
Перечислите все стороны, которых затронет предлагаемое изменение, например, высшее руководство, менеджеры проектов, спонсоры проекта, конечные пользователи и / или сотрудники. Для каждой стороны запишите, поддерживает ли партия изменение.
- Рассмотрите возможность создания диаграммы, чтобы четко и лаконично передать это. Одним из примеров является перечисление осведомленности, уровня поддержки и влияния каждой стороны, ранжированной по шкале «высокий / средний / низкий».
- Если возможно, проведите личное собеседование, чтобы оценить поддержку.
Шаг 4. Сформируйте команду управления изменениями
Эта команда отвечает за предоставление информации всем сторонам, выслушивание опасений и обеспечение максимально плавного процесса изменения. Выбирайте людей, пользующихся доверием в организации и обладающих хорошими коммуникативными навыками.
В эту команду также должны входить представители высшего руководящего звена. Подчеркните, что они несут ответственность за продвижение изменений, а не только за их одобрение
Шаг 5. Разработайте подход к управлению
Полная поддержка важных людей в организации очень важна для успеха изменений. Дайте старшим сотрудникам возможность высказать свое мнение и работать с ними, чтобы играть активную роль в демонстрации изменений и руководстве ими.
Шаг 6. Создайте план для каждой заинтересованной стороны
Оцените риски и опасения всех сторон, включая тех, кто поддерживает изменения. Назначьте команду менеджеров для решения проблем.
Шаг 7. Создайте план коммуникации
Коммуникация - самый важный компонент в управлении изменениями. Регулярно общайтесь с людьми, которых коснулись изменения. Подчеркните причины изменения и выгоды, которые оно принесет.
- Заинтересованные стороны должны принимать двустороннее личное общение. Личные встречи очень важны.
- Связь должна исходить от высокопоставленного спонсора изменений, от вашего непосредственного руководителя и от других лиц, которым доверяют заинтересованные стороны. Все сообщения должны передавать последовательное сообщение.
Шаг 8. Наблюдайте за матчем
Всегда есть те, кто сопротивляется переменам. Этот матч проходит на индивидуальном уровне. Итак, пообщайтесь с этим человеком, чтобы понять его рассуждения. Отслеживайте жалобы, чтобы команда управления изменениями могла их рассмотреть. Общие причины сопротивления включают:
- Нет мотивации к изменениям, нет ощущения срочности
- Не понимаете общей ситуации или почему необходимы изменения
- Отсутствие участия в процессе
- Неуверенность в надежности работы, будущих ролях или требованиях и навыках, необходимых для выполнения будущей работы.
- Неспособность руководства оправдать ожидания относительно внедрения изменений или коммуникации
Шаг 9. Преодолевайте препятствия
Многие жалобы следует разрешать путем улучшения коммуникации или изменения коммуникационных стратегий для решения конкретных проблем. Некоторые жалобы требуют дополнительного подхода, который вы можете включить в план или делегировать руководству, чтобы они могли делать то, что необходимо. Подумайте, какие шаги подходят вашей организации:
- При смене ролей или рабочих процессов сделайте обучение сотрудников приоритетным.
- Если вы прогнозируете низкий моральный дух или стрессовый переходный период, займитесь корпоративными событиями или выплатами сотрудникам.
- Если заинтересованные стороны не заинтересованы в изменении, поощряйте.
- Если заинтересованные стороны не чувствуют себя вовлеченными в процесс изменений, созовите встречу, чтобы собрать отзывы и рассмотреть возможность изменения планов.
Метод 2 из 2: мониторинг изменений проекта
Шаг 1. Определите роль управления изменениями
Составьте список должностей, которые будут назначены для этого проекта. Опишите обязанности и навыки, необходимые для каждой должности. Как минимум, включите менеджера проекта для внесения повседневных изменений и спонсора проекта для отслеживания общего прогресса и принятия важных решений по изменениям.
Для широкого проекта в большой организации разделите роль управления проектом на нескольких человек со специальными знаниями
Шаг 2. Рассмотрите возможность создания панели управления изменениями
В проектах разработки программного обеспечения обычно имеется Совет по контролю за изменениями, состоящий из представителей каждой заинтересованной группы. Именно этот совет утверждает запросы на изменение, а не менеджер проекта и доводит решения до заинтересованных сторон. Этот подход хорошо работает для проектов, в которых участвует несколько групп, и проектов, минимальный объем и цели которых часто требуют переоценки.
Шаг 3. Создайте процесс для реализации запросов на изменение
Когда кто-то из команды изменений придумал следующий шаг, как превратить идею в реальность? Опишите этот процесс с согласия команды. Пример:
- Члены команды заполняют форму запроса на изменение и отправляют ее менеджеру проекта.
- Менеджер проекта вводит форму в запись запроса на изменение и корректирует эту запись по мере внедрения или отклонения изменений.
- Менеджер просит членов команды написать конкретный план и оценить, сколько усилий потребуется.
- Менеджер проекта отправляет план спонсору проекта для утверждения или отклонения.
- Внесите изменения. Заинтересованные стороны регулярно информируются о развитии событий.
Шаг 4. Создайте форму запроса на изменение
Приведенные ниже данные должны включаться каждый раз, когда делается запрос на изменение и вноситься в журнал изменений:
- Дата запроса на изменение
- Номер запроса на изменение, присвоенный менеджером проекта
- Название и объяснение
- Имя заявителя, адрес электронной почты и номер телефона
- Приоритет (высокий, средний или низкий). Для планов управления изменениями в чрезвычайных ситуациях могут потребоваться определенные сроки.
- Номер продукта и версии (для программных проектов)
Шаг 5. Введите дополнительную информацию в примечания к изменениям
Записи об изменениях должны фиксировать решения и их выполнение. В дополнение к информации, скопированной из формы запроса на изменение, вы должны подготовить место для записи следующего:
- Знак одобрения или отказа
- Подпись лица, одобряющего или отклоняющего запрос
- Срок реализации изменений
- Изменить дату завершения
Шаг 6. Следите за важными решениями
Помимо ежедневных заметок, для проекта будет полезно отслеживать важные решения. Эти записи помогут вам отслеживать долгосрочные проекты или проекты, в которых происходит смена руководства. Эти записи также могут помочь в общении с клиентами или высшим руководством. При любых изменениях сроков, содержания или требований проекта, уровня приоритета или стратегии включите следующую информацию:
- Люди, которые принимают решения
- Дата принятия решения
- Краткое изложение причин решения и процесса принятия решения. Включите документы, относящиеся к этому процессу.
