Сводные таблицы - это интерактивные таблицы, которые позволяют пользователям группировать и суммировать большие объемы данных в компактном табличном формате, который упрощает отчетность и анализ. Эти таблицы могут сортировать, вычислять и добавлять данные и доступны в различных программах для работы с электронными таблицами. Excel позволяет легко создавать сводные таблицы, перетаскивая соответствующую информацию в соответствующие поля. Затем вы можете фильтровать и сортировать данные, чтобы найти закономерности и тенденции.
Шаг
Часть 1 из 3: Создание сводной таблицы
Шаг 1. Загрузите рабочий лист, который будет основой для создания сводной таблицы
Сводные таблицы позволяют создавать визуальные отчеты с данными из рабочего листа. Вы можете выполнять вычисления, не вводя никаких формул или копируя ячейки. Все, что вам нужно для создания сводной таблицы, - это рабочий лист с несколькими записями.
Вы также можете создать сводную таблицу в Excel, используя внешний источник данных, например Access. Вы можете вставить сводную таблицу в новый лист Excel
Шаг 2. Убедитесь, что ваши данные соответствуют требуемой сводной таблице
Сводные таблицы не всегда могут быть тем ответом, который вы ищете. Чтобы воспользоваться преимуществами функций сводной таблицы, ваш рабочий лист должен соответствовать нескольким основным критериям:
- Ваш рабочий лист должен содержать хотя бы один столбец с повторяющимися значениями. По сути, это просто означает, что хотя бы в одном столбце есть повторяющиеся данные. В примере, обсуждаемом в следующем разделе, столбец «Тип продукта» имеет две записи: «Стол» или «Стул».
- Рабочий лист должен содержать числовую информацию. Эта информация будет сравнена и сведена в таблицу. В примере из следующего раздела столбец «Продажи» содержит числовые данные.
Шаг 3. Запустите мастер сводной таблицы
Щелкните вкладку «Вставка» в верхней части окна Excel. Нажмите кнопку «Сводная таблица» в левой части ленты «Вставить».
Если вы используете Excel 2003 или более раннюю версию, щелкните меню «Данные» и выберите «Отчет сводной таблицы и сводной диаграммы…»
Шаг 4. Выберите данные, которые вы будете использовать
По умолчанию (по умолчанию) Excel выбирает все данные на активном листе. Вы можете щелкнуть и перетащить, чтобы выбрать определенную часть листа или ввести диапазон ячеек вручную.
Если вы используете внешний источник данных, выберите вариант «Использовать внешний источник данных», а затем нажмите «Выбрать соединение…». Найдите базу данных подключений, хранящуюся на вашем компьютере
Шаг 5. Выберите место для вашей сводной таблицы
После указания диапазона выберите вариант местоположения в том же окне. По умолчанию Excel поместит таблицу на новый лист, который позволяет переключаться вперед и назад, щелкая вкладки в нижней части окна. Вы также можете разместить сводную таблицу на том же листе, что и данные, чтобы вы могли выбрать, какие ячейки разместить.
Когда вы будете удовлетворены своим выбором, нажмите OK. Ваша сводная таблица будет размещена, и интерфейс изменится
Часть 2 из 3: Настройка сводных таблиц
Шаг 1. Добавьте поля строки
Когда вы создаете сводную таблицу, вы в основном сортируете данные по строкам и столбцам. То, что вы добавите в определенном месте, определит структуру таблицы. Перетащите поле из списка полей справа в раздел «Поля строк» сводной таблицы, чтобы вставить информацию о нем.
- Допустим, ваша компания продает два продукта: столы и стулья. У вас есть рабочий лист с номерами (Продажи) каждого продукта (Тип продукта), проданного в ваших пяти магазинах (Магазин). Вы хотите узнать, сколько каждого товара продается в каждом магазине.
- Перетащите поле Store из списка полей в раздел полей строк сводной таблицы. Появится список ваших магазинов, каждый в отдельной строке.
Шаг 2. Добавьте поля столбца
Как и строки, столбцы позволяют сортировать и отображать данные. В приведенном выше примере поле Store добавлено в раздел Row Fields. Чтобы узнать, сколько продано продуктов каждого типа, перетащите поле «Тип продукта» в раздел «Поля столбца».
Шаг 3. Добавьте поле значения
Теперь, когда вы закончили оформление порядка, вы можете добавить данные для отображения в таблице. Щелкните и перетащите поле «Продажи» в раздел «Поля значений» сводной таблицы. Вы увидите свою таблицу с информацией о продажах обоих продуктов в каждом из ваших магазинов со столбцом «Итого» справа.
Для всех вышеперечисленных шагов вы можете перетащить поля в соответствующее поле под списком полей в правой части окна, а не в таблицу
Шаг 4. Добавьте несколько полей в раздел
Сводные таблицы позволяют добавлять сразу несколько полей в каждый раздел, чтобы вы могли более подробно контролировать отображение данных. Используя приведенный выше пример, предположим, вы создали несколько типов столов и стульев. В вашем рабочем листе указывается, является ли предмет столом или стулом (Тип продукта), а также точно, какая модель стола или стула была продана (Модель).
Перетащите поле «Модель» в раздел «Поля столбца». В столбцах теперь будет отображаться разбивка продаж по моделям, а также общий тип. Вы можете изменить порядок, в котором эти метки отображаются, нажимая кнопки со стрелками рядом с соответствующими полями в полях в правом нижнем углу окна. Выберите «Вверх» или «Вниз», чтобы изменить порядок
Шаг 5. Измените способ отображения данных
Вы можете изменить способ отображения значений, щелкнув значок стрелки рядом со значением в поле «Значения». Выберите «Параметры поля значений», чтобы изменить способ расчета значений. Например, вы можете отображать эти значения в процентах, а не в целом, или усреднять их вместо того, чтобы складывать их.
Вы можете воспользоваться этой возможностью, добавив одно и то же поле в поле «Значение» несколько раз. В приведенном выше примере отображается общий объем продаж для каждого магазина. Снова добавив поле «Продажи», вы можете изменить это значение, чтобы отобразить второй «Продажи» как процент от общего объема продаж
Шаг 6. Изучите несколько способов манипулирования ценностями
При изменении способа вычисления значений у вас есть несколько вариантов в зависимости от ваших потребностей.
- Sum (сумма) - это значение по умолчанию для поля значения. Excel сложит все значения в выбранном поле.
- Счетчик - подсчитывает количество ячеек, содержащих данные в выбранном поле.
- Среднее - вычисляется среднее всех значений в выбранном поле.
Шаг 7. Добавьте фильтры
Область «Фильтр отчета» содержит поля, которые позволяют просматривать обзор данных, отображаемых в сводной таблице, путем фильтрации набора данных. Эти поля действуют как фильтры для отчета. Например, установив поле «Магазин», а не «Ярлык строки» в качестве фильтра, вы можете выбрать отдельные магазины для просмотра общих продаж по каждому магазину или просмотреть несколько магазинов одновременно.
Часть 3 из 3: Использование сводных таблиц
Шаг 1. Отсортируйте и отфильтруйте результаты
Одной из ключевых особенностей сводных таблиц является возможность сортировки результатов и просмотра динамических отчетов. Каждую метку можно отсортировать и отфильтровать, нажав кнопку со стрелкой вниз рядом с заголовком метки. Затем вы можете отсортировать список и отфильтровать его, чтобы отображались только определенные записи.
Шаг 2. Обновите свой рабочий лист
Сводная таблица будет автоматически обновляться после изменения основного рабочего листа. Эта возможность важна для наблюдения за вашими таблицами и отслеживания изменений.
Шаг 3. Поиграйте со сводной таблицей
Сводные таблицы позволяют очень легко изменить расположение и порядок полей. Попробуйте перетащить разные поля в разные места, чтобы получить сводную таблицу, которая точно соответствует вашим потребностям.
Отсюда и название «Сводная таблица». Перемещение данных в другое место называется «поворотом». Когда вы меняете направление, данные отображаются
Шаг 4. Создайте сводную диаграмму
Вы можете использовать сводные диаграммы для отображения динамических визуальных отчетов. Ваша сводная диаграмма Готовая сводная диаграмма, поэтому процесс создания диаграммы совсем несложный.
подсказки
- Если вы используете команду «Импорт данных» из меню «Данные», у вас будет больше возможностей для импорта диапазона данных из подключений к базе данных Office, файлов Excel, баз данных Access, текстовых файлов, ODBC DSN, веб-страниц, OLAP и XML / XSL. Затем вы можете использовать свои данные, как список Excel.
- Если вы используете автофильтр (в разделе «Данные», «Фильтры»), отключите эту функцию при создании сводной таблицы. Вы можете снова включить его после создания сводной таблицы.
