Все предприятия, большие или малые, должны отслеживать все свои транзакции. В продаже есть много простых систем финансового программного обеспечения, но вам все равно нужно иметь четкое представление о том, как работают бухгалтерские транзакции. Вы будете вводить все бизнес-операции, такие как получение дохода или оплата счетов, в бухгалтерский журнал, похожий на бухгалтерскую книгу. Здесь вам необходимо собрать различные категории, называемые счетами, и вести запись по дебету или кредиту (в зависимости от увеличения или уменьшения). Примеры будут даны позже. Производители программного обеспечения для бухгалтерского учета также следуют этой формуле при создании своих программ, но для обычных пользователей этот процесс упростился.
Шаг
Часть 1 из 3: Ввод транзакций
Шаг 1. Соберите все документы, касающиеся деловых операций
Эти документы обычно включают квитанции поставщиков, счета за коммунальные услуги (например, воду и электричество), кредитные авизо, выданные клиентам, налоговые отчеты, выданные чеки и информацию о заработной плате. Перед тем, как вести бухгалтерский журнал, проверяйте точность и точность каждого полученного счета-фактуры и платежа. Убедитесь, что все было подтверждено руководителем или владельцем бизнеса, прежде чем вводить транзакции в систему.
Шаг 2. Настройте разные учетные записи или категории для каждого типа транзакции
Учетные записи, которые записываются, например, наличные деньги, запасы, расходы и т. Д. Думайте об этих учетных записях как об отдельных страницах записной книжки или как о строках, перечисленных в личном бюджете. Настройте следующие типы учетных записей:
- В счете продаж или выручки регистрируются все продажи клиентам.
- В расходном счете записываются все деньги, которые компания тратит, например, на управление бизнес-центром, производство и продажу товаров.
- Кроме того, предприятия также должны регистрировать свои активы, такие как денежные средства, дебиторская задолженность (неоплаченные продажи), а также основные средства, такие как здания и оборудование.
- На пассивах регистрируются все деньги, которые предприятие занимает у внешних сторон, такие как банковские ссуды, торговая кредиторская задолженность (например, поставщикам) и заработная плата к выплате (заработная плата, которая уже причитается сотрудникам, но не была выплачена).
- Эти большие категории обычно подразделяются на более мелкие конкретные учетные записи.
Шаг 3. Определите, дебетуется или кредитуется счет
Важно помнить, что каждая транзакция включает дебетовые и кредитные счета, и общее количество дебетов и кредитов должно быть одинаковым. Например, когда вы получаете платеж от клиента, вы должны записывать Денежные средства как дебет, а Дебиторскую задолженность как кредит. При оплате рекламы вы записываете расходы на рекламу по дебету и наличные по кредиту.
- Регистрируйте любые увеличения расходов, активов (таких как денежные средства и оборудование) и дивидендов как дебет и записывайте уменьшение как кредиты. На других счетах, таких как пассивы и доходы, увеличение отражается как кредитование, а уменьшение - как дебет. Эта система учета имеет свою логику и начинает запоминать, используя вашу логику для определения причин «увеличения» и «уменьшения» счетов.
- Имейте в виду, что числа, которые заносятся в журнал по дебетам и кредитам, могут не совпадать, но итоговые суммы должны быть одинаковыми. Например, если покупатель платит за продукт частично наличными и частично кредитом, два счета регистрируются по дебету, а именно «Денежные средства» и «Дебиторская задолженность». В то время как учетная запись, которая ведется в кредит, только одна, а именно Продажи.
- Все компьютерные программные системы упрощают ведение бухгалтерских журналов, вводя все счета в нужные места в журнале.
- Возможно, вам придется создать новое имя учетной записи в журнале, если у вас есть чрезвычайная операция, такая как продажа акций или покупка земли.
Шаг 4. Как минимум дважды проверьте все бухгалтерские проводки, внесенные в журнал
Каждая транзакция будет отображаться в отдельной категории: например, дебетовая на одной стороне журнала, и сумма должна быть равна сумме, которая отображается на кредитной стороне журнала.
Например, вы запишите транзакцию по оплате счета за электроэнергию, введя Счета к оплате на дебетовой стороне 500 000 рупий и Наличные 500 000 рупий на кредите. обязательно укажите номер квитанции и краткое описание в разделе примечаний
Шаг 5. Периодически перемещайте счета журнала в главную книгу
Главная книга - это совокупность всех ваших счетов. Например, в вашей главной книге есть страницы для каждой категории денежных средств, дебиторской и кредиторской задолженности, расходов и т. Д. Затем вы сможете увидеть общую сумму для каждой учетной записи за определенный период времени.
- Главная книга записывает информацию по счетам, в отличие от журнала, в котором записываются транзакции. Другими словами, одна транзакция, перемещаемая в главную книгу, будет по крайней мере в двух местах (счетах) в книге.
- Например, денежные поступления от покупателей от продаж будут регистрироваться в журнале как одна операция и признаются денежные средства по дебету и доход по кредиту. при переносе в главную книгу эти записи регистрируются в разных местах: на счетах денежных средств и доходов. Таким образом, вы можете увидеть, как транзакции влияют на каждую отдельную учетную запись.
- Записи в главной книге должны иметь дату, чтобы можно было определить источник транзакции. Некоторые бухгалтеры также включают ссылочный номер, например, в виде серийного номера, чтобы можно было легко отслеживать транзакции обратно в журнал.
Часть 2 из 3: Балансирующие бухгалтерские операции
Шаг 1. Балансируйте главную книгу перед закрытием каждый раз, когда вы вводите бухгалтерскую проводку
Подготовьте пробные балансы и другие отчеты, чтобы убедиться, что номера и счета, записанные для каждой транзакции, верны. Независимо от того, сколько транзакций записано, общая сумма дебетов должна равняться общей сумме кредитов.
Если вы делаете заметки вручную или с помощью компьютерной программы, все числа в дебетах и кредитах будут добавлены, независимо от категории. Общая сумма дебета и кредита должна быть одинаковой
Шаг 2. Проверьте пробный баланс на наличие ошибок
Если дебеты не равны кредитам, вам придется найти ошибки в записях журнала. Фактически, ошибки все равно могут возникать, даже если суммы дебета и кредита совпадают, например, из-за двойной записи или транзакций, введенных на неправильный счет.
- Например, когда вы получаете платеж от клиента, вы, возможно, записали Денежные средства, но забыли записать Дебиторскую задолженность, поэтому журнал выглядит так, как будто дебиторская задолженность все еще не оплачена. Таким образом, сумма по дебету будет отличаться от суммы кредита.
- В некоторых случаях вам может потребоваться отследить записи до начальной записи в журнале, чтобы найти ошибки. Вот почему дату транзакции и / или ссылочный номер необходимо записывать в журнал, чтобы упростить отслеживание.
Шаг 3. Запустите отчеты для отчета о прибылях и убытках, баланса и отчета об изменении капитала
Эти финансовые отчеты можно составлять вручную или с помощью программного обеспечения для бухгалтерского учета. Именно из этих отчетов вы получаете полное представление о своем бизнесе.
- Например, из отчета о прибылях и убытках будет вычтена прибыль, полученная от расходов, понесенных в течение определенного периода времени, и из этого отчета вы знаете, что компания получила прибыль или убыток.
- В балансе отображаются все активы и пассивы компании. Активы компании включают денежные средства, оборудование, землю и дебиторскую задолженность. Обязательства включают кредиторскую задолженность и векселя к оплате.
- Если вы выплачивали дивиденды (вознаграждения) акционерам в предыдущие периоды, вам также потребуется отчет об изменениях в капитале. В этом отчете показана сумма полученной прибыли (не чистая прибыль) за вычетом выплаченных дивидендов. Нераспределенная прибыль представляет собой прибыль, которая реинвестируется в компанию.
Часть 3 из 3: Ведение подробных записей бухгалтерских операций
Шаг 1. Включите краткое описание каждой транзакции, внесенной в журнал
Например, «денежные выплаты за телевизионную рекламу, февраль 2016 года». Таким образом, сумма, причина и процесс записи каждой транзакции будут более ясными.
Шаг 2. Сохраните резервную копию журнала транзакций
Резервные копии необходимо делать на случай ошибок или будущих вопросов. Документацию по всем записям можно подать, введя количество записей и дату журнала в один пакет. Каждый должен иметь возможность искать записи журнала в главной книге, а затем легко получать доступ к резервной документации.
Шаг 3. Храните бумажные копии всей документации не менее года
Сюда входят записи в журнале и бухгалтерские книги, а также все счета-фактуры и другие документы транзакций. Все эти документы необходимы для аудита и налоговых целей.
Шаг 4. Храните документацию в электронном виде не менее семи лет
Сканируйте бумажные документы взад и вперед и храните их в двух электронных ящиках: один для хранения в офисе, а другой - для использования в экстренных случаях. Всегда существует вероятность того, что корпоративные налоги будут проверяться в течение последних нескольких лет, поэтому эти документы необходимо сохранить.
подсказки
- Балансируйте свой дневник каждый день. Следите за всеми ошибками и немедленно исправляйте их. Это настолько важно, что становится одним из первых уроков для студентов-бухгалтеров.
- Обеспечьте перекрестное обучение сотрудников, чтобы понимание системы бухгалтерского учета и того, как вводить транзакции, было известно более чем одному сотруднику.
