Отказаться от запроса может быть сложно, особенно если человек, обращающийся с просьбой, является вашим начальником. Даже если вы изо всех сил стараетесь делать все, о чем вас просит начальник, бывают моменты, когда вы не можете и должны сказать «нет». Подумайте о своих причинах и поймите, что вы хотите сказать, прежде чем встретиться со своим боссом. Вместо того, чтобы прямо говорить «нет», попробуйте придумать положительные альтернативные предложения.
Шаг
Часть 1 из 3: Подготовка ответов
Шаг 1. Напишите список причин, по которым вы не можете сделать запрос
Если начальник просит вас взять на себя дополнительную работу или взять на себя задание, когда у вас нет времени или задача выходит за рамки вашей должностной инструкции, полезно перечислить причины, по которым вы должны отказаться от этой задачи. Спокойно и рационально подумайте о проблеме и перечислите причины. Эти заметки помогут вам подготовить ответ своему начальнику.
- Есть простые причины, по которым вы не можете выполнить задание, например, обязательство позаботиться о своих детях или планирование отпуска.
- Если вы не уверены, подходит ли вам это задание, перепроверьте описание своей должности.
- Если у вас уже есть большая рабочая нагрузка и вы не можете согласиться на другую работу, вам нужно хорошо подумать, как с этим справиться.
Шаг 2. Проанализируйте свои приоритеты в работе
Если ваш рабочий график представляет собой проблему, и вы не уверены, что сможете брать на себя дополнительные задания, попробуйте проанализировать свои приоритеты. Считайте новое задание другим и оцените, можете ли вы сменить существующее задание. Просто скажите «У меня нет времени» может заставить вашего начальника усомниться в вашей эффективности и действенности, поэтому, если время - проблема, вам нужно показать, что вы можете расставлять приоритеты и выполнять их вовремя.
- Составьте список дел и отсортируйте его по приоритету и сроку.
- Оцените, сколько времени займет выполнение каждой задачи, и посмотрите, есть ли шанс поработать над новой.
- Создавайте аккуратные и понятные документы, которые можно использовать при разговоре с начальством.
- Это способ «показать» своему боссу, что вы не можете делать то, что вас просят, а не просто «говорить».
Шаг 3. Поставьте себя на место босса
Прежде чем поговорить со своим начальником, важно попытаться поставить себя на его место и понять его и приоритеты компании. Понимание мотивации вашего начальника поможет вам сформулировать лучший ответ. Если вы не выполняете конкретную задачу, потому что это может значительно отразиться на выручке компании, вам понадобится очень убедительный аргумент и альтернатива, чтобы компания не потеряла свой доход.
- Если вы просто хотите перенести встречу из-за предыдущего обязательства, подумайте, как это изменение повлияет на вашего босса.
- Попытка поставить себя на его место поможет вам предвидеть реакцию начальника на вас.
Шаг 4. Подумайте, какой язык использовать
Важно использовать правильный тон голоса и язык, чтобы сказать «нет», не говоря «нет». Помните, важно всегда использовать нейтральный язык и не менять ситуацию. Дело не в вас или вашем боссе, или в ваших отношениях, будь то хорошие отношения или плохие отношения. Всегда указывайте на компанию и на то, как добиться наилучших результатов для бизнеса.
- Скажите что-нибудь нейтральное и объективное, например: «Если я выполню это задание, у меня не будет времени закончить основной отчет на этой неделе».
- Избегайте субъективных и личных ответов. Не говорите: «Я не могу, это слишком много для меня».
Часть 2 из 3: разговор с боссом
Шаг 1. Найдите подходящее время для начальника
Прежде чем поговорить с начальником, вам нужно найти для него подходящее время. Вы, конечно же, не хотите видеть его в напряженное или напряженное время. Возможно, вы хорошо представляете, как он работает, но по возможности проверяйте его распорядок дня на компьютере. Вы должны спросить, есть ли у него свободное время, потому что вы хотите что-то обсудить, в зависимости от культуры и обычаев в вашем офисе.
- Поговорите наедине, если ваша рабочая ситуация позволяет вам поговорить с начальником наедине.
- Обратите внимание на рабочее давление и стиль работы вашего начальника. Если он любит быть активным по утрам, постарайтесь поговорить с ним до обеда.
- Если вы знаете, что он всегда на первом месте, вы можете прийти рано утром, чтобы увидеть его до того, как приедут другие сотрудники.
Шаг 2. Говорите четко и кратко
Когда вы разговариваете со своим начальником, важно быстро изложить свою точку зрения и не избегать неприятностей. Вы должны четко и кратко изложить свою точку зрения. Не ходите по этому поводу, потому что ваш босс подумает, что вы зря теряете время, и вы потеряете симпатию босса.
- Не говорите «да, но …», потому что начальник может просто услышать «да» и подумать, что вы справитесь с работой, если сможете лучше распоряжаться своим временем.
- Вместо отрицательных слов, таких как «но», попробуйте использовать больше положительных слов.
- Например, вместо того, чтобы сказать: «Я знаю, что вы просили меня подготовить этот отчет, но у меня много другой работы», попробуйте сказать что-то вроде «У меня есть идея реорганизовать рабочую нагрузку в этом проекте».
Шаг 3. Опишите свое состояние
Очень важно, чтобы вы четко и эффективно объяснили причины. Если вы не можете убедительно аргументировать это, вероятно, ваш начальник не понимает, почему вы не можете выполнить эту работу. Например, если вас просят сделать что-то, выходящее за рамки вашей должностной инструкции, вы должны объяснить это и быть готовым к объяснению вашей должностной инструкции, если это необходимо. Не раскрывайте сразу описание своей должности, но будьте готовы ее объяснить.
- Если время - проблема, вам нужна реальная и неопровержимая причина, по которой вы не можете выполнить поставленную задачу.
- Выявите другую работу, которая выполняется и является приоритетной. Скажите что-нибудь вроде: «У меня крайний срок для завершения моего весеннего отчета на следующей неделе, так что эта задача может быть затруднительной».
- Постарайтесь подчеркнуть, что если ваш начальник перекладывает задачу на кого-то другого, это принесет пользу этому человеку и компании, подчеркнув, что работа, которую вы выполняете, более важна.
- Объясняйте свою ситуацию ясно и прямо, но никогда в конфронтационной или эмоциональной манере.
Шаг 4. Не оставляйте слишком долго
Если вы сразу обнаружите, что не можете выполнить определенную задачу или что она вам не подходит, не откладывайте слишком долго, чтобы запланировать беседу с начальником. Если вы позволите, будет сложнее реорганизовать работу, которую еще нужно сделать вовремя. Если подождать до последней минуты, уложиться в срок практически невозможно. Ваш начальник не будет вам сочувствовать.
Часть 3 из 3: Предложение позитивных альтернативных предложений
Шаг 1. Предложите изменить свои приоритеты
Когда вы разговариваете со своим начальником, важно не говорить сразу «нет», если вы можете этого избежать. Вместо этого попытайтесь найти способы предложить положительные альтернативы, которые не требуют от вас выполнения задачи, которую вы считаете невозможной. Хороший способ сделать это - предложить своему начальнику помочь вам изменить свои приоритеты. Таким образом вы покажете своему начальнику, что хотите работать максимально продуктивно, и вам станет ясно, что рабочая нагрузка не постоянна.
- Записывайте свою выдающуюся работу и сколько времени у вас ушло на выполнение каждой задачи, чтобы доказать, что вы ее продумали.
- Спросить начальника: «Можете ли вы помочь мне изменить мои приоритеты?» покажет, что вы хотите привлечь его к управлению своей работой.
- Это покажет, что вы цените их мнение и обращаетесь за помощью, чтобы работать более эффективно.
Шаг 2. Порекомендуйте коллегу
Еще один способ предложить позитивные альтернативы простому отказу - порекомендовать коллегу, который мог бы взять на себя дополнительную работу. Это покажет, что вы обдумали задачу и кто для нее больше всего подходит. Ваш босс будет впечатлен тем, что вы подумали о нем и о том, что компании необходимо выполнять работу и не беспокоиться о переутомлении.
- Если вы продемонстрируете здравый смысл и расставите приоритеты в отношении потребностей компании, вашему начальнику будет легче доверять вашему мнению в следующий раз.
- Это также покажет, что вы понимаете, что происходит в офисе, и заинтересованы в развитии ваших коллег.
Шаг 3. Предложите новую схему работы
Если вам поручают выполнить много работы в согласованные часы, это может быть возможностью поговорить с вашим начальником о новых планах работы. Например, если вам приходится долго добираться до работы, что снижает вашу продуктивность, вы можете предложить работать дома один день в неделю, тем самым сократив время в пути.
- Если вы думаете, что более гибкий график работы поможет вам адаптироваться к требованиям рабочего места, не бойтесь поднимать этот вопрос.
- Всегда думайте о культуре на вашем рабочем месте и о том, является ли более гибкая работа жизнеспособной идеей.
- Продумайте все предложения перед тем, как подавать их. Не предлагайте идеи, которые не совсем ясны.
Предупреждение
- Если начальник просит вас сделать что-то незаконное, вы имеете право отказаться. Свяжитесь с властями.
- Сохраняйте спокойствие и говорите нормальным тоном.
