Чтобы общаться более эффективно, вы должны уметь передавать вещи конкретно (особенно во избежание двусмысленности предложений или путаницы в разговоре с собеседником). Четкая и описательная информация - письменная или устная - не только поможет вам более четко передать обсуждаемые моменты, но и облегчит их понимание другим человеком. Нет необходимости спешить; Найдите время, чтобы структурировать свое сообщение и воспользоваться преимуществами более конкретного общения.
Шаг
Часть 1 из 2: решение, какую информацию передавать
Шаг 1. Выберите тему, в которой вы хорошо разбираетесь
Чем больше вы знаете о теме, тем легче вам будет передать конкретные факты и цифры.
- Если вы не знакомы с темой, проведите небольшое исследование (прочтите книгу, просмотрите Интернет-страницы и т. Д.), Чтобы вы могли передать или написать о теме более подробно. Чтобы подготовить исчерпывающий письменный или речевой материал, вам необходимо провести небольшое исследование.
- Если вы не уверены в своих силах, попробуйте связать тему с чем-нибудь знакомым. Вы также можете придумать подтему, которую вы понимаете лучше. Например, если вас просят рассказать об изменении климата, попробуйте выбрать один конкретный аспект, который вы понимаете и в котором хорошо разбираетесь, но который попадает в рамки темы изменения климата (например, ваша любовь к белым медведям и влияние изменения климата в их среде обитания).
Шаг 2. Определите свой «призыв к действию»
Этот шаг может показаться сложным, но стоит попытаться сузить фокус ваших аргументов и подчеркнуть цель вашего письма или выступления слушателю или читателю. Другими словами, четко укажите, какие действия следует предпринять читателю или слушателю после того, как он услышал или прочитал ваш аргумент. Независимо от типа материала, который вы выберете (художественная литература или философская аргументация), убедитесь, что вы думаете о том, какую реакцию вы ожидаете от слушателя или читателя. Не забывайте об этом шаге, пока готовите материал.
- «Призыв к действию» - это термин, обычно используемый в мире маркетинга, но его также можно применить к процессу составления письменного или речевого материала. Какой бы ни была ваша тема, подумайте о том, как эссе можно использовать в качестве маркетингового элемента, чтобы передать конкретное сообщение и побудить людей действовать в соответствии с вашими ожиданиями.
- Некоторые общие призывы к действию: сообщить что-то, побудить кого-то что-то сделать, что-то рекомендовать, что-то обсудить, поддержать аргумент, что-то объяснить, что-то проинструктировать и с чем-то бороться.
- Если вы хотите написать о белых медведях и изменении климата, ваш призыв к действию, скорее всего, будет относиться к действиям, которые слушатели или читатели могут предпринять для устранения последствий изменения климата.
Шаг 3. Убедитесь, что вы ответили на вопросы по теме
Какой бы ни была ваша цель (ответить на вопрос, опровергнуть аргумент или выполнить задание), тщательно обдумайте конкретные вопросы, на которые вам нужно ответить по теме. Конечно, вы можете вставить дополнительную информацию, которая все еще актуальна. Но сначала убедитесь, что вы ответили на основные вопросы.
Рассмотрим вопросительное слово, с которого начинается вопрос. Например, если вас попросят описать то, что вы делаете на работе, у вас может возникнуть соблазн объяснить другие вещи, связанные с темой, например, как вы работали на работе или почему вы выбрали эту работу. Эта информация, хотя и интересная и важная для прослушивания, не является основной информацией, которую вам нужно представить. Прежде чем добавлять любую другую информацию, убедитесь, что вы ответили на основной вопрос
Шаг 4. Подумайте о длине вашего письма или выступления
Если вам разрешено написать не более 500 слов или говорить в течение 15 минут, убедитесь, что вы можете передать всю важную информацию и аргументы в этих пределах. Если продолжительность написания или выступления не указана, тщательно подумайте о том, какое сообщение вам нужно передать, какие темы вы хотите поднять и кто ваша целевая аудитория или читатель. Это поможет вам определить продолжительность вашего письма или выступления. Убедитесь, что вся важная информация может быть передана так, чтобы слушатель или читатель не заскучал и не стал слушать.
- Попробуйте принцип перевернутой пирамиды. В перевернутой пирамиде вся важная информация размещается вверху, а менее важная - внизу. Если вам важна продолжительность концентрации внимания слушателя, научитесь применять этот принцип. Конечно, этот принцип применим не ко всем типам письма или речи. Но, по крайней мере, если вы хотите научиться сообщать некоторые важные моменты, стоит попробовать принцип перевернутой пирамиды.
- Если у вас осталось время (вербальное общение) или страницы (невербальное общение), не добавляйте просто бессмысленные слова. Попытайтесь придумать другую информацию или примеры, относящиеся к вашей теме; передать детали, которые будут полезны слушателю или читателю.
- Предоставьте соответствующую справочную информацию. Неактуальные детали только сделают ваш аргумент менее целенаправленным.
Шаг 5. Приведите пример
Как вербально, так и невербально, оба требуют, чтобы вы выстроили аргумент и привели примеры в поддержку этого аргумента. Помните, что конкретная информация всегда требует проверки.
- Например, в политической речи или научной работе примеры должны быть представлены в прямом и конкретном формате, таком как «Пример…». В то время как в более повседневных жанрах, таких как творческое письмо, примеры представлены в более неявном формате. Например, чтобы объяснить, что ваш персонаж очень разбирается в моде, вам нужно описать, какую одежду она носит или какой у нее любимый магазин одежды.
- Не переборщите с примерами. Если вы приведете слишком много несвязанных примеров, скорее всего, ваши слушатели или читатели забудут вашу основную тему. Избегайте этой возможности, оценив все детали примера, который вы собираетесь представить; убедитесь, что существует четкая связь между приведенным вами примером и вашим основным аргументом.
Шаг 6. По возможности объясните все вопросительные слова
Если ваш материал не очень краткий, подумайте о том, чтобы уточнить вопросы о том, кто, что, когда и где находится в вашем материале. Этот метод особенно важно применять в деловом общении. Если вы чего-то хотите от кого-то, конечно, вам нужно сообщить, что вам нужно, кому это нужно, когда это нужно удовлетворить и где это можно удовлетворить.
Вопросительные слова «как» и «почему» могут быть важны или не важны (в зависимости от содержания вашего сообщения). Тщательно подумайте о том, как слушатели или читатели интерпретируют ваше сообщение; никогда не думайте, что они поймут, если вы им не расскажете
Шаг 7. Не обобщайте тему
Обобщения часто делаются, когда вы не знаете, что еще сказать (обычно это происходит при невербальном / письменном общении). Некоторыми типичными примерами являются предложения «С давних пор…» или «Многие думают…». Эти фразы можно назвать слишком абстрактными и широкими, поэтому их трудно оправдать.
Например, вместо того, чтобы начинать свое эссе со слов: «Технологии делают современную жизнь хуже», вы можете сказать: «По мнению некоторых экспертов, технологии вызывают проблемы в общении между людьми и усиливают у человека чувство одиночества»
Часть 2 из 2: Выбор слов
Шаг 1. Используйте правильные прилагательные и наречия
Описательные предложения обычно помогают слушателю или читателю понять, что вы имеете в виду. Кроме того, такие предложения обычно будет интереснее слушать или читать. Однако не используйте описательные предложения слишком часто; есть опасения, что эти предложения будут фактически излишними и окажут меньшее влияние на слушателей или читателей.
- Подумайте, как слушатель или читатель представит ваш выбор слов. Если ваши слова не создают четкой картины в их сознании, скорее всего, вы выбираете слишком двусмысленные слова. Например, если вы просто скажете: «Этот человек пошел домой», слушателю, скорее всего, будет сложно это представить. Вместо этого попробуйте сказать: «Усталый старик вернулся в свой темный и пустой дом»; такое описание облегчит слушателю или читателю понимание ситуации.
- Предложение «Он заикается и заикается» содержит повторяющееся наречие, потому что слово «заикание» уже можно интерпретировать как нарушение речи, заставляющее человека говорить с перебоями.
- Если вы не уверены, что используемый язык достаточно информативен, попросите кого-нибудь из ваших близких прочитать и оценить ваше письмо. Спросите их, достаточно ли подробны ваши письма и достаточно ли ясен язык, которым вы пользуетесь.
- Вместо того, чтобы описывать каждый упомянутый вами объект, сосредоточьтесь только на самых важных объектах вашего сообщения.
Шаг 2. Используйте правильное существительное
Не оставляйте своих читателей или слушателей в замешательстве; всегда старайтесь упоминать конкретное имя, титул и местоположение.
Шаг 3. Предоставьте подробную информацию о времени
Убедитесь, что слушатель или читатель может понять наречие времени, которое вы передаете; Вместо того, чтобы говорить «на следующей неделе» или «скоро», используйте более конкретные термины, например «в понедельник» или «до половины пятого».
Шаг 4. Используйте технику письма «покажи, но не говори»
В творческом письме использование описательных слов и фраз основано на пяти чувствах: зрении, обонянии, вкусе, слухе и осязании. Этот метод также полезен для других типов письменной или устной речи, особенно потому, что слушатели или читатели могут «испытать» ситуацию и прийти к своим собственным выводам.
- Например, фраза «Дешон очень счастлив» по-прежнему отсутствует в деталях. Читатели не поймут, какое счастье испытывает Дешон. Вместо этого попробуйте написать: «Дешон почувствовал, как ее сердце екнуло, когда она наконец встретила Эрику. Ему не терпится поделиться со своим старым другом хорошими новостями, которые он только что услышал ». Эти конкретные и конкретные подробности о чувствах Дешона позволяют читателю лучше понять эмоции Дешона.
- Чтобы лучше объяснять вещи, научитесь наблюдать за вещами более подробно. Начните с наблюдения за мелкими деталями своей повседневной жизни; обострите свои пять чувств.
Шаг 5. Знайте, когда перефразировать
Если вы хотите процитировать чужие слова, подумайте о цитировании самого предложения. К сожалению, этот метод работает только в том случае, если цитата ясна и лаконична. Если предложение, которое вы цитируете, слишком сложное или трудное для понимания, попробуйте перефразировать (объяснить его своими словами), чтобы его было легче понять слушателям или читателям.
Диалог - важный элемент, необходимый для развития сюжета и характера в творческом письме. Поэтому убедитесь, что вы пишете это в форме диалога, а не перефразируя
Шаг 6. Расширьте свой словарный запас
Большой словарный запас поможет вам лучше общаться. Чем больше слов вы знаете, тем легче вам будет выбрать слова, которые лучше всего соответствуют деталям, которые вы хотите передать.
- В определенных ситуациях вам может потребоваться сложный выбор слов. Но старайтесь избегать слов, которые не являются общими и трудными для понимания. Помните, что важным элементом коммуникации является сообщение, а не выбор словарного запаса. Вы также должны быть осторожны при выборе технического жаргона; есть опасения, что этот жаргон не знаком слушателям или читателям.
- Языковые словари и тезаурус - это объекты, которые действительно помогают что-то объяснить. Если вы не уверены в словах, которые выбрали, всегда проверяйте значение слов в словаре.
Шаг 7. Избегайте слишком сложных структур предложений
Убедитесь, что вы разместили каждое слово в правильном порядке. Также убедитесь, что вы используете правильную структуру предложения, чтобы ваше сообщение было плавным, ясным и лаконичным. Попробуйте сравнить предложения ниже:
- «Промышленный шпионаж, наряду с все более широким использованием компьютеров для хранения и обработки корпоративной информации, быстро растет». Это сообщение кажется неясным, потому что вставленные предложения фактически сбивают с толку основную идею предложения.
- «Промышленный шпионаж быстро растет с увеличением использования компьютеров для хранения и обработки корпоративной информации». Это сообщение кажется более ясным, потому что основная идея передается в начале предложения.
