В жизни много событий, которые требуют от вас продления времени. Возможно, вам нужно время, чтобы сделать домашнее задание, или у вас проблемы с выполнением рабочих проектов вовремя. В такие моменты у вас должна быть возможность эффективно и надлежащим образом написать письмо с просьбой о продлении времени. Подумайте о своем запросе, например, сколько времени вам нужно и почему? Затем напишите письмо в формальном стиле и отправьте его с помощью трекера, чтобы успокоиться.
Шаг
Метод 1 из 3: Составление содержания письма
Шаг 1. Напишите как можно скорее
Как только вы узнаете, что вам нужно продление, немедленно подготовьте письмо. Вы должны дать получателю как можно больше времени, чтобы определиться с вашей ситуацией. Вам также нужно выглядеть готовым, несмотря на то, что вы просите изменить расписание.
Шаг 2. Определите, сколько вам нужно дополнительного времени
Учтите все факторы и сделайте реалистичный запрос. Если запрошенное время слишком мало, возможно, вам придется попросить о продлении позже. По возможности не следует пропускать сроки. Так что лучше, если ваши расчеты будут немного преувеличены.
- В зависимости от ситуации вы можете рассмотреть это письмо в рамках переговоров. В этом случае рекомендуется попросить больше времени, чтобы еще оставалось место для компромисса и найти золотую середину.
- Измеряйте свою скорость на основе вашего текущего прогресса и того, какая часть еще не завершена. Например, если вы работали над консалтинговым проектом в течение трех месяцев, вы сможете оценить, сколько работы еще не завершено.
- Имейте в виду, что у получателя письма также может быть ограничение по времени. Возможно, у них также есть крайний срок, который теперь следует перенести. Например, преподаватели обычно должны выставлять преподавателям оценки в середине семестра и должны планировать представление студенческих заданий в соответствии с установленным сроком.
Шаг 3. Знать правила
Знайте точный срок, прежде чем просить о корректировке. Не создавайте впечатление, что вы не можете управлять своим временем, прося о продлении, не зная о текущей ситуации. Например, некоторые государственные учреждения требуют, чтобы вы подали запрос в течение 24 часов с момента первого обращения. Если вы не можете его выполнить, можно сказать, что график слишком плотный.
Шаг 4. Включите правдоподобное объяснение
Вы уделяете время составлению письма, и получатель также находит время, чтобы его прочитать. Итак, сделайте это письмо осмысленным. Подумайте о своей настоящей причине и честно передайте ее получателю. Не лгите и не преувеличивайте причины, потому что вы потеряете себя.
- В качестве веского довода можно назвать желание работать основательно и аккуратно. Например, если вы завершаете проект, который влияет на безопасность большого количества людей, указание этого факта в своем объяснении принесет вам пользу.
- Если причин несколько, выберите лучшую. Например, если вы откладываете предложение о работе, скажите, что хотите провести дополнительное исследование затрат на переезд (если это правда), не говорите, что вы также ждете другого предложения.
Шаг 5. Укажите некоторые выбранные детали
Детали придадут нотку достоверности и мастерства в написании. Это особенно важно, если вы пишете правительству или группе людей, с которыми никогда не встречались лично.
- Например, если ваш дедушка умер за два дня до крайнего срока сдачи эссе в колледже, вы можете описать это событие как «чрезвычайное семейное положение», а не просто «чрезвычайное происшествие». Вам также нужно будет упомянуть отъезд вашего деда и некоторую информацию о вашем возвращении домой.
- Подготовьте документы перед подачей заявки. Возможно, вам придется описать свое предыдущее заявление или работу, особенно если вы имеете дело с правительством или другими официальными органами. Демонстрация того, что вы выполнили все этапы процесса до этого момента, пойдет на пользу вашему делу.
Шаг 6. Выберите позитивный стиль и содержание
Никто не хочет читать письмо с жалобой. Вместо этого быстро и четко опишите негативное событие, а затем переходите к положительному решению, о котором вы просили. Например, если вы чувствуете, что ваша начальная зарплата слишком низкая, вы можете написать: «Мне нужно время, чтобы обдумать ваше предложение. Однако я чувствую, что более высокая зарплата позволяет мне работать более эффективно».
Шаг 7. Изучите письмо перед его отправкой
Выделите несколько минут, чтобы перечитать письмо перед его отправкой. Ищите редакционные и типографические ошибки. Запустите на компьютере программу проверки грамматики и орфографии. Попросите вашего близкого друга прочитать это. Не спешите и не пропускайте этот шаг, потому что, если вы сделаете ошибку, вы сочтете себя небрежным, и это может повлиять на конечный результат.
Метод 2 из 3: соблюдение официальных правил написания писем
Шаг 1. Подготовьте титульный раздел
Дата должна быть в правом верхнем углу страницы. Пропустите одну строку под ним, затем напишите адрес, также выровненный по правому краю. Затем пропустите следующую строку и запишите полный адрес получателя, выровненного по левому краю.
Если запрос отправляется по электронной почте, вы можете опустить часть даты и адреса и сразу перейти к приветствию. Однако убедитесь, что вы используете эффективный и ясный предмет. Например, если вы отправляете письмо лектору, напишите тему «Запрос на продление срока публикации статьи Анди Видодо по яванской истории»
Шаг 2. Используйте формальное и полное приветствие
Начните с «Уважаемый». Затем следуйте по названию и имени. Например, «Уважаемый. Мистер Баскоро »или« Уважаемый. Миссис Дармавати ". Иногда вам также нужно использовать сложный заголовок, например: «Уважаемый. Профессор Абдуррахман »или« Уважаемый. Раден Виранинграт ".
- Даже если вы знаете получателя неофициально, это письмо все равно является формальным запросом, поэтому стиль и содержание должны быть формальными. Не пишите, например, «Привет, Дон».
- Попробуйте найти конкретного человека, который получит ваше письмо. В противном случае ваше письмо будет выглядеть как письмо формата. Например, «Уважаемый. Raden Wiraningrat "лучше, чем" Для заинтересованных ".
Шаг 3. Используйте форматирование коротких абзацев
Текст письма должен состоять всего из 1–3 абзацев. В большинстве случаев вы можете начать с 1-2 строк, объяснить запрос в 2-4 строки и закончить с помощью 1-2 строк. Если вам необходимо разработать до трех полных абзацев, разделите введение, текст и заключение.
Чтобы открыть письмо, вы можете сказать: «Я Энди Видодо, студент, который посещает ваш урок яванской истории каждый понедельник утром в комнате III-C». Это разбудит память лектора, и ему не придется искать, кто вы
Шаг 4. Обратите внимание на заключительные слова
Не упускайте из виду важность твердых выводов. Используйте это последнее предложение, чтобы переформулировать свое мнение (в одной строке) и поблагодарить получателя за время. Вы можете написать: «Спасибо за ваше время и внимание».
- Закройте письмо официальным приветствием перед своим именем. Некоторые из них - «С уважением», «Искренне» или «Со всем уважением».
- Если вам нужен ответ в течение определенного времени, укажите эту информацию в конце. Вы можете поместить его в строку с благодарностью. Например: «Спасибо за внимание, с нетерпением жду вашего ответа на следующей неделе». При написании этого раздела старайтесь не производить впечатление давления или преследования получателя.
Шаг 5. Введите свое полное имя и подпись
Под надписью «С уважением» оставьте 3-4 строки пустыми. Затем напишите полное имя с выравниванием по левому краю. Используйте пустую строку, чтобы добавить исходную подпись. Если это письмо будет отправлено по электронной почте, вы можете удалить пустую строку и просто ввести имя.
Метод 3 из 3: отправка писем получателям
Шаг 1. Сделайте или сохраните копию вашего письма
После проверки черновика и перед его отправкой сфотографируйте письмо (переведенное в PDF), сохраните черновик в Интернете или сделайте ксерокопию. Возможно, вам потребуется указать дату доставки, если она не совпадает с датой письма. Храните эту копию в надежном месте для личных файлов.
Шаг 2. Отправка стандартной доставкой
Отнесите письмо на почту, передайте клерку или положите в почтовый ящик. Если вам нужна уверенность в том, что письмо получено, обратитесь в службу отслеживания.
Если письмо отправлено по почте, убедитесь, что оно напечатано на качественном принтере с хорошими чернилами. Рукописные письма-запросы, как правило, не принимаются
Шаг 3. Отправьте его по электронной почте
Вероятно, это лучший способ отправить запрос, поскольку он не занимает много времени и очень надежен. Убедитесь, что адрес электронной почты получателя правильный, и укажите свой идентификационный номер, если это необходимо, в теме письма.
- Получатель может видеть день и время, когда вы отправили электронное письмо. Помните об этом, если вы часто пишете по электронной почте поздно вечером.
- Убедитесь, что ваша электронная почта является официальной с тем адресом, который вы используете. Отправляйте из профессионального аккаунта. Пример подходящей учетной записи электронной почты для работы: [email protected].
- Если вы отправляете письмо по факсу, обязательно дождитесь страницы подтверждения, указывающей, что ваше письмо было успешно отправлено и получено.
Шаг 4. Сделайте запрос по телефону вместо письма
Если ваш запрос является срочным или приближается к последней минуте, возможно, стоит спросить его лично по телефону. В этом случае придерживайтесь формальной позиции и последовательно излагайте свою позицию.
подсказки
- Попробуйте написать письмо объемом не более одной страницы. Такое письмо выглядит законченным, но его легко читать.
- Знайте, отправит ли получатель ответ, например письмо с подтверждением.
Предупреждение
- Пообещайте что-нибудь реалистичное. Не позволяйте тратить лишнее время на дополнительные задачи.
- Получите максимум от этого расширения. Не позволяйте вам снова просить о продлении.
- Убедитесь, что вы включили все необходимые форматы. Некоторые организации требуют, чтобы вы использовали формат письма, который они определили.
