Независимо от того, каким бизнесом вы занимаетесь, благодарить клиентов - верный способ укрепить отношения и заставить их возвращаться. Каждое написанное вами благодарственное письмо должно быть уникальным, нет точных примеров, но есть рекомендации, которые помогут вам добраться до сути. Если вы хотите узнать, как написать благодарственное письмо в знак признательности клиенту, продолжайте читать эту статью.
Шаг
Часть 1 из 3: составление писем
Шаг 1. Правильно напишите имя клиента в открывшемся разделе
Многие исследования показывают, что большинство сообщений клиентам неэффективны, если имя клиента написано неправильно. Обязательно напишите имя клиента вверху благодарственного письма в соответствии с написанием, которое клиент написал для своего имени.
Шаг 2. Определите причину создания благодарственной записки
Сделайте это как можно яснее. Можно сказать что-то общее, например «спасибо за покупку», но лучше упомянуть, что купил клиент и как это было доставлено. Это напоминает покупателям об их уникальных отношениях с вашим магазином.
- Это ваш шанс искренне поблагодарить вас. Можно добавить несколько цитат о ваших разговорах с клиентами.
- По возможности старайтесь не повторять одно и то же в каждом письме, иначе это будет выглядеть как благодарность, отправленная всем.
Шаг 3. Включите вопросы обратной связи
Письма с благодарностью - отличный способ задать вопросы для обратной связи, чтобы клиенты чувствовали себя хорошо обслуженными. Хорошая последующая обработка часто заставляет клиентов возвращаться, и это хорошо для вашего бизнеса. Не нужно слишком остро реагировать на это, но внимание к потребностям клиентов - важная часть обслуживания.
- Выразите свое ожидание, что покупателям понравятся приобретенные товары, и вы готовы их обслужить, если у них возникнут вопросы или жалобы.
- Спросите, можете ли вы сделать что-нибудь, чтобы клиент чувствовал себя более удовлетворенным.
Шаг 4. Укажите бренд вашего продукта
Лучше всего, если название вашей компании, логотип или другая информация, связанная с вашим брендом, будет напечатана на канцелярских принадлежностях. Это полезно для того, чтобы дать хорошее представление о вашем бизнесе.
- Если вы пишете благодарственное письмо на открытке, не забудьте упомянуть название вашего магазина.
- Если вы используете фирменные канцелярские товары с четко напечатанным логотипом компании, в письме нет необходимости упоминать название вашего магазина.
- Если благодарность отправляется по электронной почте, название компании и логотип должны быть включены под вашей подписью.
Шаг 5. Выберите подходящее заключительное приветствие
Этот раздел должен соответствовать вашим отношениям с клиентами и тому впечатлению, которое вы хотите произвести на свой бизнес. Например, «искренне» иногда слишком формально, чтобы его можно было заменить «приветствием» или другими подходящими неформальными выражениями. Также часто используются другие заключительные приветствия, которые имеют личный стиль, но обычно используются в деловом мире.
Шаг 6. Подпишите письмо от руки
Всегда старайтесь ставить подпись под каждым письмом. Крупным компаниям обычно сложно отображать письма, которые кажутся личными. Даже подпись, сгенерированная компьютером, все же лучше, чем напечатанное имя, потому что создается впечатление, что письмо было отправлено лично.
Часть 2 из 3: Использование правильного стиля
Шаг 1. Не поддавайтесь соблазну снова выделить свой продукт
Вы пишете, чтобы поблагодарить клиента за то, что он совершил покупку вместе с вами, поэтому больше нет необходимости в продвижении. Допустим, вам это удалось. Заставьте клиентов почувствовать себя частью компании.
- Такие фразы, как «мы надеемся, что вы снова совершите покупки в ближайшем будущем», слишком распространены; Лучше избавься от этого выражения. Не говорите того, что вы не сказали бы своим друзьям.
- Не упоминайте о преимуществах товаров, рекламных расписаниях или других вещах, похожих на рекламу.
Шаг 2. Отправьте письмо, используя почтовую марку
Даже если вы отправляете сотни писем, подписные штампы лучше не использовать. Это позволит клиенту узнать, что вы отправили много благодарственных писем, и заставит его почувствовать себя менее особенным. На самом деле ваше благодарственное письмо может превратиться в груду незамеченных писем.
Шаг 3. По возможности пишите адрес от руки
Опять же, чем более личным вы настроите свое благодарственное письмо, тем лучше оно произведет впечатление. Если вы не можете написать это самостоятельно, попросите кого-нибудь написать это. Даже если вы не запишите адрес, покупатели будут впечатлены почерком.
Шаг 4. Укажите свои контактные данные и будьте открыты для общения
Убедитесь, что ваш номер телефона и адрес указаны в письме, и предложите клиентам позвонить, если у них возникнут какие-либо вопросы. Если они позвонят вам, будьте готовы ответить им сразу.
Часть 3 из 3: Использование правильного формата
Шаг 1. Напишите письмо от руки
Распечатать письмо в стандартном формате - все равно что отправить заказчику брошюру. Вместо того, чтобы заставлять клиентов чувствовать себя особенными и ценными, это делает наоборот и вызывает у людей раздражение. Подумайте о том, чтобы сделать личное рукописное письмо с благодарностью.
- Если вам нужно написать много благодарственных писем, попросите сотрудников помочь. Это действительно помогает сэкономить время.
- Если вы не можете подготовить рукописное приветствие, вам нужно найти способ сделать письмо более личным. По крайней мере, в каждом письме должны быть указаны имя клиента и ваша настоящая подпись.
- В некоторых случаях можно отправить письмо с благодарностью по электронной почте. Это можно сделать, если у вас хорошие отношения с клиентом. Главное - убедиться, что письмо написано лично и искренне. Если есть вероятность, что ваше электронное письмо может быть интерпретировано как реклама, лучше всего отправить его вручную.
Шаг 2. Выберите хорошую бумагу для надписей, на которой вы хотите написать благодарственное письмо
И поздравительные открытки, и бумагу для писем можно использовать для написания благодарственных писем в деловой обстановке. Если вам не о чем писать, отличная поздравительная открытка, широко доступная в магазинах канцелярских товаров, может заставить ваших покупателей почувствовать себя особенными. В противном случае используйте хорошую плотную бумагу с логотипом вашей компании на бланке.
- Избегайте обычных типов бумаги для написания благодарственных записок.
- Подберите подходящую открытку для любого делового мероприятия. Если ваш бизнес уникален и непринужден, можно использовать красочные открытки, отражающие душу вашей компании. Не выбирайте карточки с изображениями или сообщениями слишком личного характера.
Шаг 3. Рассмотрите возможность отправки подарка
Если вы хотите выразить больше признательности, вы можете отправить подарок с небольшим приветствием. Это не всегда нужно делать, но это может быть сделано для особых клиентов. Подарки должны быть небольшими и полезными. Предоставьте предмет, который представляет вашу компанию, или что-то совершенно не связанное с этим, но подходящее.
- Небольшие подарки, такие как закладки, магниты, конфеты, футболки или подарочные сертификаты.
- Призы варьируются от 250 000 до 500 000 индонезийских рупий. Обратите внимание, что в некоторых компаниях теперь действует правило запрета подарков.
