Вы можете написать письмо-заявку, если вам нужен спонсор для поддержки ваших запланированных мероприятий или других потребностей. Напишите письмо-заявку, которое убедит спонсора в том, что ваш план стоит поддержать. Кроме того, также в общих чертах объясните, какие преимущества он получит. Научившись писать хорошее письмо, вы сможете увидеть разницу между одобренной и отклоненной заявкой.
Шаг
Часть 1 из 3: Подготовка письма-заявки
Шаг 1. Определите цели
Что конкретно вы хотите получить, ища спонсоров? Что делать, если вы хотите стать спонсором? Чем вы занимаетесь и зачем вам спонсоры? Вы должны быть в состоянии ответить на все эти вопросы, прежде чем писать письмо-заявку.
- Письмо-заявление должно быть написано специально и иметь конкретную цель. Нет смысла писать письмо, в котором непонятно или вы не знаете, чего хотите и почему.
- Найдите ответы на вопрос, почему вам нужно планировать. Заявки на спонсорство, поданные, потому что они хотят достичь определенных целей или мечтаний, обычно легче достигаются. Постарайтесь внушить веру в то, что кому-то нужно поддерживать ваше дело, уделяя время или деньги, объясняя, как его или ее помощь поможет человеку или сообществу.
Шаг 2. Составьте список компаний
Кто будет перемещен, чтобы поддержать ваш план? Есть ли у владельцев компаний личные причины поддержать ваш план? Или есть некоммерческая организация, которая хочет стать спонсором, потому что у нее та же миссия. Кто спонсировал такое же мероприятие? Попробуйте найти дополнительную информацию.
- Запишите названия компаний или людей, которых вы знаете лично, включая людей, с которыми вы работаете. Никогда не пренебрегайте личными отношениями.
- Не стоит недооценивать небольшие компании или предпринимателей, у которых нет торговых точек. Может, они тоже хотят отдать. Имейте в виду, что вы также можете изучить местные компании. Компании из ближайшего окружения обычно видят в отношениях, которые были установлены с сообществом, что-то полезное.
- Если вы работаете в команде, разделите указанную вами компанию на группы, а затем попросите каждого члена связаться с компанией, чтобы каждый делал свое дело.
Шаг 3. Определите, что вы ищете
Есть много форм спонсорских писем. Решите, о чем вы просите, прежде чем писать письмо-заявку.
- Пожертвования могут быть в виде денег или товаров. Раздача предметов в качестве пожертвования означает раздачу материалов или продуктов, которые можно использовать во время мероприятия, вместо того, чтобы просто давать деньги. Иногда пожертвования предоставляются в виде услуг, а не в виде товаров.
- Может быть, вам нужны волонтеры, а не продукты. В любом случае укажите конкретно, что вам нужно.
Шаг 4. Определитесь с вариантами, которые вы хотите предложить
В письме-заявке на спонсорство вы можете предложить несколько различных форм поддержки на выбор. Тем самым вы предоставляете как малым, так и крупным компаниям возможность оказывать поддержку в пределах своих возможностей.
- Определите размер поддержки и льгот. Вы должны объяснить, какие льготы они получат в соответствии с объемом предоставленной поддержки. Люди, которые жертвуют больше, должны получать больше пользы.
- Вы можете предлагать рекламу, публичные объявления о вашей компании или спонсорстве, а также логотипы на веб-сайтах или в рекламных материалах / программах.
Шаг 5. Определите имя человека, который получит письмо
Никогда не отправляйте письмо, адресованное в общем виде «заинтересованным лицам», потому что оно кажется менее личным.
- Обычно это письмо направляют руководителю отдела кадров или управляющему директору. Попробуйте позвонить в компанию или поищите на сайте, кто отвечает за спонсорство. Не сомневайтесь в этом вопросе. Чтобы быть успешным, письмо-заявка на спонсорство должно быть адресовано нужному человеку. Напишите имя и заголовок в правильном написании.
- Также узнайте, есть ли у этой компании / организации политика пожертвований, чтобы вы не теряли время и могли сделать запрос в соответствии с политикой компании.
Часть 2 из 3: Понимание форматов букв
Шаг 1. Изучите образцы писем-заявлений спонсора
Вы можете увидеть примеры этого письма в Интернете, некоторые платные, а некоторые бесплатные. Прочтите эти примеры, чтобы понять формат и содержание.
- Однако не копируйте весь образец письма. Попробуйте составить слова самостоятельно, чтобы ваше письмо казалось личным и легко читаемым.
- Например, если вы знаете, что у директора компании есть опыт, связанный с вашими планами, напишите ему личное письмо. Постарайтесь выяснить предысторию человека или компании, которым вы пишете, и структурируйте контент, чтобы он казался более личным.
Шаг 2. Выберите правильный языковой стиль в соответствии с аудиторией
Однако вам следует написать профессиональное письмо-заявку и не использовать слова, которые используются в повседневной беседе.
- Напишите письмо на бумаге с фирменным бланком с вашим логотипом и названием вашей организации. Это сделает ваше приложение более профессиональным. Если вы подаете заявку на спонсорство для себя, создайте фирменный бланк со своим именем подходящим шрифтом, чтобы он звучал профессионально.
- Если вы пишете письмо для компании или организации, то чем оно формальнее, тем лучше. Если оно адресовано члену семьи или другу, напишите письмо не слишком формальным, но и не слишком случайным, чтобы показаться грубым. Заявки на спонсорство, отправленные через неофициальные адреса электронной почты, обычно менее успешны.
Шаг 3. Используйте стандартный формат делового письма
Письмо-заявка на спонсорство должно быть оформлено в формате делового письма. Используйте правильные буквы, чтобы он выглядел профессионально.
- Начните писать письмо, указав дату, имя спонсора и адрес.
- Пропустите пустую строку, затем напишите: Уважаемый (имя) и закончите запятой.
- Напишите короткое письмо. Достаточно написать спонсорское письмо-заявку на одну страницу, чтобы оно не отнимало у читателя слишком много времени. Перемещенные люди дадут вам минутку на то, чтобы прочитать ваше письмо. Поэтому напишите короткое и понятное письмо на одной странице.
- Отправьте письмо через почтовое отделение или курьером, потому что запрос, отправленный по электронной почте, кажется неважным.
Шаг 4. Закончите письмо благодарственной запиской
В конце письма поблагодарите их за внимание. Пропустите одну строку в конце абзаца и оставьте пустое место для своей подписи.
- Завершите письмо профессиональным и уважительным приветствием, например: Искренне ваш / я. Напишите свое имя и титул, затем подпишите.
- Приложите другие материалы. Также отправьте буклеты вместе с письмом, чтобы дать обзор вашей деятельности или компании. Это может повысить ваш авторитет и заставить получателя чувствовать себя более комфортно, поддерживая вас.
- Если ваша организация была освещена, включите также статьи или новости о том, что вы сделали.
Часть 3 из 3: Уточнение содержания письма
Шаг 1. Напишите хорошее введение
В первом абзаце письма вы должны представить себя, название компании и конкретно описать свои планы. Не пишите ненужных вещей, чтобы читатель сразу заинтересовался содержанием вашего письма.
- Не думайте, что люди уже знают, кто вы и чем занимается ваша организация. Предоставьте объяснение о компании (если адресовано компании) или о себе (если адресовано кому-то). Например: _ - это некоммерческая организация, занимающаяся восстановлением _ и т. Д.
- Подчеркните свои успехи, чтобы показать, что спонсорство не представляет никакого риска. Также объясните, как конкретно вы будете использовать деньги спонсора.
- Во втором или первом абзаце вам следует сразу же подать заявку и объяснить, почему вы спрашиваете.
Шаг 2. Запишите преимущества спонсорства
Чтобы стать спонсором, вы должны суметь убедить компанию или человека в преимуществах, которые они получат от спонсорства. Поэтому объясните в середине письма, какие преимущества принесут им, а не вам.
- Пример: объясните, что преимущество спонсора - это хорошая реклама. Уточните: будет ли это мероприятие освещаться по телевидению? Сколько людей придет? Есть VIP-гости? Если их спонсируют другие крупные компании или конкуренты, будут ли они перечислены?
- Дайте выбор. Компании или люди, желающие стать спонсорами, обычно предпочитают, если есть вариант, соответствующий их потребностям или бюджету.
Шаг 3. Предоставьте убедительные подтверждающие доказательства
Включите некоторые цифры, такие как количество аудиторий или демографические данные, которых они могут достичь.
- Также не забывайте говорить об эмоциональном воздействии спонсорства. Например: короткий рассказ о ком-то, кому будет оказана помощь, может иметь большое значение.
- Объясните, как вы распознаёте спонсорство. Возможно, спонсор получит бесплатную будку во время мероприятия в обмен на спонсорство.
- Предоставьте им важную информацию, необходимую для принятия решения об этом спонсорстве. Не забудьте указать свою контактную информацию и дату получения желаемого ответа. Также прикрепите пустой конверт с маркой и вашим адресом, чтобы спонсорам было легче отправлять ответы.
- Спросите спонсоров, какого признания они хотят. Например, как они хотят, чтобы их имя выглядело и чтобы его узнавали? Спрашивайте, предлагайте возможности и не предполагайте.
Шаг 4. Объясните предысторию этого занятия
Вы должны подробно описать конкретные действия в поддержку организации и действия, которые вы хотите предпринять.
- Например, если вы хотите написать письмо с просьбой о спонсорстве для благотворительной организации, объясните сборщику средств предысторию, например, когда была основана ваша организация, кто за нее отвечает, кому были присуждены средства, а также любые награды или достижения, которые были достигнуты.
- Покажи, а не просто говори. Не говорите просто о группах или мероприятиях, которые хороши или заслуживают поддержки. Предоставьте подробные подтверждающие доказательства, которые могут убедить, что эта группа или мероприятие действительно хороши и заслуживают поддержки. Доказательства обычно более убедительны, чем превосходные степени.
Шаг 5. Проконсультируйтесь лично
Отправка писем - не лучший способ наладить личные отношения. Хотя это хорошая идея, отправить письмо-заявку на спонсорство, вам необходимо ответить на это письмо лично.
- Попробуйте позвонить или прийти лично, если вы не получили ответа в течение 10 дней. Однако имейте в виду, что многие режиссеры очень заняты, и это может их раздражать. Мы рекомендуем вам записаться на прием или позвонить заранее.
- Покажите, что вы очень довольны этим планом действий. Избегайте негативных разговоров. Не создавайте впечатление, будто вы просите или провоцируете чувство вины, чтобы заставить их пожертвовать деньги.
- Если ответ - «может быть», не стесняйтесь уточнять. Только не торопитесь и не переусердствуйте, потому что они могут отвлечься.
- Не ждите слишком многого. Не думайте, что они собираются пригласить вас на встречу или захотят стать спонсором. Поблагодарите их за внимание.
- Отправьте открытку с благодарностью, если ваш запрос будет удовлетворен.
Шаг 6. Проверьте почту
Возможность получить спонсора будет потеряна, если вы не проверите письмо, которое собираетесь отправить. Письмо с множеством орфографических или грамматических ошибок не является профессиональным письмом. Почему вы включили имя человека / компании в мероприятие, которое не было профессионально подготовлено?
- Проверьте пунктуацию. Многие люди не знают, как правильно использовать запятые или другие знаки препинания. Подобные мелочи здесь очень важны.
- Распечатайте свое письмо, оставьте его в покое, а затем прочтите его через несколько часов. Иногда наши глаза настолько доверяют письму на экране компьютера, что легко не заметить опечатки.
- Отправьте письмо в профессионально выглядящем конверте с достаточными почтовыми расходами или воспользуйтесь хорошей курьерской службой.
Шаг 7. Образец письма:
Фирменный бланк (при наличии) Дата: _
Адрес: _
_
_
Дорогая. Дамы и господа _
Недавно меня пригласили принять участие в мировом конкурсе королевы красоты, который состоится в США в 2016 году. В настоящее время я выбрана как Puteri Indonesia и хочу принять участие в международном конкурсе в следующем году.
В этом письме позвольте мне подать заявку на спонсорство, чтобы я мог принять участие в конкурсе с более чем 100 участниками из разных стран. Мероприятие будет транслироваться по всему миру и, как ожидается, соберет 300 000 человек. Имена спонсоров будут отображаться в этом конкурсе и на веб-сайте организатора конкурса.
Финансовая поддержка может быть предоставлена в соответствии со следующими вариантами:
Rp_ - Название, описание и логотип
Rp_ - Имя и описание
Rp_ - Имя и логотип
Rp_ - Имя
Если вы готовы стать спонсором, жду новостей не позднее _.
Спасибо за внимание, которое вы уделили этому приложению.
Искренне Ваш, подпись
Полное имя
подсказки
- Просите вежливо, не требуйте.
- Ищите информацию, кто принимающий решения кому вы можете позвонить, вместо секретаря или третьего лица.
- Наберите письмо, если ваш почерк не очень красивый, чтобы оно выглядело более профессионально.
- Печатайте буквы на высококачественной бумаге для получения лучших результатов.
- Компании почти всегда просят быть спонсорами. Поэтому объясните, почему конкретная компания подходит для поддержки вашей деятельности.
- Прикрепите форму спонсорства, чтобы ее мог заполнить кто-то из компании, которую вы отправляете по почте.
Связанная статья
- Как написать письмо
- Написать Написать письмо читателя
