Электронная почта по своей природе не так формальна, как письменное письмо. Однако бывают случаи, когда вам нужно использовать более формальный тон при написании электронных писем. Подумайте, кто получатель, а затем выберите правильное приветствие. После этого вы можете придумать формат приветствия и написать вступительное предложение.
Шаг
Часть 1 из 3: учет получателей
Шаг 1. Решите, насколько формальным вам нужно быть
Даже если вы напишете «официальное» электронное письмо, уровень формальности зависит от человека, который его получит. Например, уровень формальности электронного письма лектору отличается от электронного письма с заявлением о приеме на работу.
При первом контакте, на всякий случай, используйте более формальный тон
Шаг 2. Найдите имя получателя
Проведите небольшое исследование, чтобы найти получателей, которых вы не знаете. Знание имени сделает приветствие более личным, даже если вы используете формальную технику.
Шаг 3. Следуйте примеру получателя
Если получатель сначала отправит вам электронное письмо, вы можете скопировать его приветствие. Например, если он использует «Привет» и ваше имя, вы можете ответить в том же стиле, используя «Привет» и его имя.
Часть 2 из 3: выбор приветствий
Шаг 1. Используйте «Уважаемый»
Привет "Дорогой". (за которым следует имя получателя) по какой-то причине очень часто используется. Это приветствие формальное, но не властное, оно настолько знакомо, что не привлекает особого внимания, и это нормально. Вы не хотите, чтобы приветствие выделялось из-за того, что оно неуместно.
Шаг 2. Попробуйте «С уважением», если вы не знаете имя получателя
Это приветствие относительно формально используется в деловых письмах, особенно если вы не знаете имени получателя. Тем не менее, если возможно, лучше сначала найти имя.
Вы также можете использовать «Кому это может быть интересно», если письмо носит формальный характер и вы не знаете имени получателя. Однако это приветствие иногда обижает людей, потому что оно не личное
Шаг 3. Считайте «Привет» или «Привет» в менее формальном письме
Электронные письма обычно кажутся менее формальными, чем письма в целом. Итак, вы можете использовать приветствие типа «Привет» в довольно формальном электронном письме. Например, если вы пишете электронное письмо лектору, особенно тому, с которым вы знакомы, все равно уместно поздороваться.
Шаг 4. Не используйте «Привет»
В полуофициальных электронных письмах допускается «Привет», но «Привет» - совсем другое дело. Это приветствие очень непринужденное, даже в прямой речи. Так что вам следует избегать этого. Даже если вы хорошо знаете своего начальника, избегайте использования «Привет» в электронных письмах, адресованных ему или ей.
Шаг 5. При необходимости используйте заголовок вместо имени
Иногда, когда вы пишете кому-то электронное письмо, вы знаете только его должность в компании или организации. В этом случае просто используйте заголовок вместо имени, например «Уважаемый. Менеджер по персоналу: «Уважаемый. Комитет по найму »или« Уважаемый. Профессор.
Шаг 6. Добавьте приветствие, чтобы сделать электронное письмо более формальным
Если возможно, добавьте «Сэр», «Отец», «Мать», «Доктор». или «Профессор» перед именем получателя для более формального впечатления. Кроме того, используйте свою фамилию или полное имя, а не только свое имя.
Часть 3 из 3. Составьте и отправьте электронное письмо
Шаг 1. Поместите приветствие в первую строку
Верхний ряд занимает выбранное вами приветствие, за которым следует имя получателя. По возможности используйте титул или титул, например «Мистер», «Мать» или «Доктор», а затем укажите свои имя и фамилию.
Шаг 2. Используйте запятые
Как правило, после приветствия следует использовать запятую. В официальном письме вы можете использовать двоеточие, но обычно это слишком формально для электронного письма. Достаточно запятой, но вы можете использовать двоеточие, если пишете вступительное письмо в электронном письме.
Шаг 3. Переходите к следующей строке
У Салама есть свое место на вершине. После этого нажмите клавишу Enter, чтобы перейти к следующей строке. Если вы используете пробелы для новых абзацев вместо отступов предложений, поместите пустую строку между приветствием и первым абзацем.
Шаг 4. При необходимости представьтесь в первом предложении
В первом письме представьтесь, даже если вы знаете получателя в реальной жизни. Предоставляя личную информацию, получателям будет предложено прочитать вашу электронную почту.
- Например: «Меня зовут Джессика Хартоно, я директор по маркетингу в компании ABC». Вы также можете представиться получателю, например: «Меня зовут Рама Сусанто, и я хожу на ваш урок по маркетингу (маркетинг 101 каждый вторник и четверг после обеда)».
- Если вы уже знаете получателя и отправили ему письмо по электронной почте, не стесняйтесь использовать первое предложение в качестве приветствия. Например, «Спасибо за такой быстрый ответ» или «Желаю здоровья».
Шаг 5. Напишите тело письма
Большинство официальных электронных писем напрямую затрагивают суть вопроса. Это означает, что первое и второе предложения должны указывать, почему вы пишете получателю. Помните о своей цели как можно короче.
