Сегодня электронная почта является одним из наиболее часто используемых средств связи, помимо SMS, телефона и приложений для обмена мгновенными сообщениями. Отправка электронной почты стала очень распространенным занятием, поэтому многие люди забывают, как написать хорошее письмо. Хорошее электронное письмо демонстрирует профессионализм и честность в сообщении, поэтому вы должны знать, как его форматировать.
Шаг
Шаг 1. Напишите тему письма
Тема сообщения электронной почты служит кратким описанием содержимого сообщения. Тема вашего электронного письма должна быть точной, чтобы получатель мог понять содержание письма всего в нескольких словах.
- Например, если вы отправляете электронное письмо, связанное с бизнесом, не делайте его длинной темой с излишней детализацией, например: «Мне нравится ваша машина. У нее красивые синие и красивые шины».
- Объясните, что вы имеете в виду, отправив электронное письмо в теме, например «Заинтересованы в покупке синего седана».
Шаг 2. Используйте правильные приветствия
Не начинайте письмо сразу с того, что вы хотите сказать. Используйте общие приветствия, такие как «Доброе утро / день» или «Приветствия». Вы же не хотите, чтобы вас засыпали вопросами незнакомые люди, не так ли? Тот же этикет применим и к электронной почте.
Чтобы сделать приветствие более личным, включите в него фамилию получателя
Шаг 3. Напишите текст сообщения
В зависимости от типа и получателя сообщения вы можете написать его по своему усмотрению.
- Если вы пишете электронное письмо кому-то из ваших близких, вы можете написать его в личном тоне. Однако, если вы пишете деловое письмо, постарайтесь использовать максимально профессиональный язык.
- Также стоит обратить внимание на формат сообщения. Не используйте трудные для чтения шрифт, размер и форматирование и избегайте заглавных букв. В киберпространстве заглавные буквы означают гнев.
Шаг 4. Включите заключительное приветствие, а не просто завершите письмо
Можно использовать заключительное приветствие, такое как «Приветствие» или другое подходящее приветствие.
Вам следует выбрать заключительное приветствие, соответствующее вашему электронному письму. Вы, конечно, не хотите писать «Приветствия» в конце делового электронного письма, потому что это было бы грубо, не так ли?
Шаг 5. Добавьте подпись
Даже если ваш адрес электронной почты включает ваше имя в каждое электронное письмо, которое вы отправляете, мы рекомендуем вам использовать подпись в каждом отправляемом вами электронном письме. В подписи можно использовать обычный текст или изображения (например, логотипы, бренды и т. Д.).
Используйте опцию «Подпись» в веб-почтовом клиенте или у поставщика услуг, которые вы использовали для создания подписи
подсказки
- Помимо форматирования электронной почты, вы также должны использовать соответствующий адрес электронной почты. Отправлять электронное письмо другу детства через «[email protected]» все еще можно, но вы не должны использовать этот адрес электронной почты для отправки деловых писем своему боссу.
- При написании электронных писем соблюдайте правила интернет-этикета. Не отправляйте спам или сообщения неизвестным контактам.
- Дважды проверьте свою электронную почту перед отправкой, чтобы предотвратить отправку нескольких сообщений одному и тому же получателю. Если вы отправляете несколько писем, ваши сообщения могут быть помечены как спам.
