Кто сказал, что электронная почта - это самый простой способ общения? На самом деле, написание электронных писем также связано с этикой. Другими словами, стиль языка электронных писем, предназначенных для одноклассников и преподавателей, конечно же, следует различать, особенно потому, что формальное образование - это ворота к потенциальной профессиональной карьере. Вот почему все взаимодействия, которые происходят в нем, должны выполняться профессионально, в том числе при отправке электронных писем. Например, электронные письма всегда следует отправлять с вашего академического адреса электронной почты и всегда следует открывать официальным приветствием. Относитесь к общению как к официальному деловому письму. То есть изложите свою точку зрения ясно, кратко и ясно и используйте хорошую грамматику!
Шаг
Часть 1 из 3: Создание положительного впечатления
Шаг 1. Прочтите программу курса, чтобы узнать ответы на свои вопросы
Как правило, ответы на ваши вопросы содержатся в материалах, предоставленных лектором в начале лекционного процесса. В результате, если вы настаиваете на том, чтобы спросить своего профессора, вы только сделаете вас похожим на несерьезного студента, а также может раздражать лектора тем, что содержание вашего электронного письма отнимает драгоценное время.
- Программа курса обычно содержит информацию о заданиях, сроках подачи заданий, правилах занятий и форматах заданий.
- Если лектор предоставляет только список для чтения, нет ничего плохого в том, чтобы отправить электронное письмо с просьбой предоставить материал, который не объясняется в программе лекции.
Шаг 2. Используйте свой академический адрес электронной почты
Скорее всего, ваш профессор будет получать от десятков до десятков писем каждый день. Вот почему вы должны использовать академический адрес электронной почты, чтобы электронные письма не попадали автоматически в ящик для спама. Кроме того, отправка электронного письма с академическим адресом электронной почты будет выглядеть более профессионально и поможет преподавателям четко определить имя отправителя, тем более что академические электронные адреса обычно включают полное имя студента.
Шаг 3. Включите репрезентативный предмет
Другими словами, убедитесь, что лектор знает содержание вашего электронного письма, даже если он только читает тему. Знание цели вашего электронного письма с самого начала поможет вашему лектору выделить подходящее время, чтобы прочитать его и ответить на него. Поэтому всегда указывайте ясную и лаконичную тему письма!
Например, вы можете написать «Вопросы о недавних заданиях» или «Заключительные эссе»
Шаг 4. Начните письмо с упоминания имени и должности лектора
Независимо от того, насколько важны ваши пожелания, всегда начинайте свое электронное письмо с официального приветствия, как если бы вы писали подобное официальное письмо. Например, начните письмо с письма «Уважаемый. Доктор Джонс », за которым следует запятая. Не забывайте использовать псевдоним, соответствующий предпочтениям лектора, хорошо!
- Если вы не уверены, что данный лектор имеет докторскую степень, просто обращайтесь к нему «мистер Джонс».
- Если вы двое часто общаетесь в личной жизни, нет ничего плохого в использовании более непринужденного приветствия, такого как «Здравствуйте, сэр / доктор. Джонс ".
Часть 2 из 3. Составление содержимого электронного письма
Шаг 1. Четко назовите себя
Поскольку лектор, о котором идет речь, не просто обучает вас, вполне вероятно, что ему или ей нужно напомнить о вашей личности. Поэтому всегда начинайте электронное письмо с указания своего имени, а также названия курса, который собрал вас вместе, и часов лекций, например «Урок маркетинга во второй половине дня».
Шаг 2. Сосредоточьтесь на своей точке зрения
Помните, преподаватели очень занятые люди. Поэтому убедитесь, что содержание вашего электронного письма не запутано, чтобы не отнимать слишком много времени на несущественных вещах. Изложите свою точку зрения кратко, прямо и ясно, избегая неважных или нерелевантных деталей.
Например, если у вас есть вопрос относительно задания, четко сформулируйте его: «Я хочу спросить вас кое-что относительно задания, которое вы дали в прошлый четверг. На самом деле задача должна выполняться группами или индивидуально, верно, сэр / мадам? »
Шаг 3. Пишите полными предложениями
Помните, что эти электронные письма не являются загрузками в Facebook или текстовыми сообщениями вашим сверстникам! То есть всегда используйте полные и формальные предложения, чтобы показать свой профессионализм.
- Например, не пишите: «Материал на последнем уроке был действительно классным, сэр / мадам!»
- Вместо этого попробуйте написать: «Спасибо за последний преподаваемый вами материал, который пролил свет на мое понимание».
Шаг 4. Используйте правильный тон электронной почты
При первом обращении к учителю не забудьте использовать профессиональный тон и грамматику. То есть ни в коем случае не используйте смайлы! Если вы отправляли сообщение лектору несколько раз, вам также следует написать письмо более непринужденным тоном, особенно если лектор первым действует неформально (например, отправляет вам смайлики).
Шаг 5. Вежливо представьте свой запрос
На самом деле, довольно многие студенты любят предъявлять требования к своим преподавателям. Не делайте этого, потому что это вам ничего не поможет! Вместо этого изложите свои намерения в форме запроса, с которым ваш профессор может согласиться или не согласиться.
Например, если вы хотите попросить о продлении крайнего срока для отправки заданий, не пишите: «Моя бабушка недавно скончалась, поэтому, пожалуйста, продлите крайний срок для отправки заданий, хорошо?» Вместо этого напишите более вежливое предложение, например например: «Извините, сэр / мадам, эта неделя была для меня очень тяжелой, потому что моя бабушка только что скончалась. Если да, не могли бы вы продлить мне время для подачи документов?»
Шаг 6. Используйте правильную пунктуацию
Если электронное письмо предназначено для одноранговых пользователей, конечно, у получателя электронного письма не будет проблем с неправильным размещением точки или запятой. Однако, если электронное письмо предназначено для учителя, убедитесь, что все знаки препинания расположены в правильном месте.
Шаг 7. Напишите каждое слово с правильным написанием
Несмотря на широкое использование языка текста в Интернете, никогда не используйте его в профессиональной электронной почте! Другими словами, напишите каждое слово в его полной форме, например, «г-н» вместо «г-н». Используйте правильное написание, чтобы ваши электронные письма выглядели более профессионально!
Не забудьте проверить правильность содержания электронного письма с помощью приложения или компьютерной программы для проверки орфографии
Шаг 8. Правильно разместите заглавные буквы
В частности, слова, перечисленные в начале предложений, должны быть написаны с заглавной буквы, как и некоторые типы существительных (например, псевдонимы). Не относитесь к электронной почте как к разговору с текстовыми сообщениями и убедитесь, что вы всегда правильно используете заглавные буквы.
Часть 3 из 3: Завершение электронного письма
Шаг 1. Назовите действия, которые должен предпринять ваш учитель
Другими словами, убедитесь, что ваше желание или просьба четко изложены в конце электронного письма. Например, если вы хотите получить от него ответ, не забудьте об этом сказать. Если вы чувствуете необходимость встретиться с ним, также сообщите об этом.
Шаг 2. Перечитайте грамматику, использованную в письме
Отсканируйте письмо, чтобы убедиться в отсутствии грамматических ошибок. Часто этот процесс помогает обнаружить одну или две незначительные ошибки, которые необходимо исправить.
Шаг 3. Перечитайте письмо с точки зрения учителя
Убедитесь, что ваше письмо не звучит так, будто вы чего-то требуете. Также убедитесь, что ваши намерения изложены прямо, ясно и не окрашены менее важной личной информацией. Такое поведение не только неэффективно, но и непрофессионально.
Шаг 4. Завершите электронное письмо официальным заключительным приветствием
Точно так же, как если вы начинаете свое электронное письмо с профессионального приветствия, сделайте то же самое и в конце электронного письма. Например, используйте официальное заключительное приветствие, такое как «С уважением» или «Приветствую», за которым следует запятая и в конце укажите свое полное имя.
Шаг 5. Отправьте электронное письмо повторно через неделю
После того, как электронное письмо было отправлено, не продолжайте терроризировать своего профессора, ожидая ответа. Однако, если на ваше электронное письмо не ответили в течение недели или более, неплохо попробовать отправить то же письмо обратно, на случай, если он пропустил ваше первое письмо.
Шаг 6. Ответьте на полученный ответ по электронной почте
Получив ответ по электронной почте от лектора, не забудьте ответить, чтобы показать, что вы получили письмо правильно. Например, вы можете просто отправить короткое письмо с благодарностью или, при необходимости, отправить более длинный ответ с теми же правилами написания, чтобы он звучал профессионально. Если на вашу проблему или вопрос нет ответа по электронной почте, попробуйте попросить его встретиться лично.
- Например, вы можете написать: «Спасибо за ответ, сэр / мадам. Увидимся в классе."
- Если вы чувствуете необходимость встретиться с лектором после этого, попробуйте написать: «Я очень ценю ваше мнение по этому поводу. Если хотите, могу я встретиться с вами напрямую, чтобы обсудить это более подробно? »
